Integriteitsrisicoanalyse

1. Integriteitsrisicoanalyse Stevige basis voor een goed functionerende en integere organisatie Dieter Vanhee Beleidsmedewerker organisatieontwikkeling Afdeling HR- en Organisatiebeleid Departement Bestuurszaken Integriteitsevent 10 april 2014 Leuven

2. Inhoud 1. Belang 2. Stappenplan 3. Succesfactoren 4. Meer informatie

3. 1. Belang • Organisatiebeheersing VO • Leidraad interne controle/organisatiebeheersing • Handreiking integriteit • Zicht op risico’s en maatregelen • Fundament voor het integriteitsbeleidsplan

4. 2. Stappenplan • Stap 1: Samenstellen van een werkgroep • Projectleider • Multidisciplinaire werkgroep met kennis rond functies en processen binnen de organisatie, organisatiebeheersing, communicatie en integriteit

5. 2. Stappenplan Stap 2: Integriteitsscan: verzamelen van relevante informatie en gegevens • Lijst van functies • Lijst van kwetsbare functies • Lijst van processen • Eventueel eerdere (integriteits)risicoanalyses  Samenbrengen relevante bestaande info en checken correctheid

6. 2. Stappenplan Stap 2: Integriteitsscan: verzamelen van relevante informatie en gegevens Integriteitsrisicoanalyse kan starten obv functies of processen in de organisatie  evenwaardig!

7. 2. Stappenplan Stap 2: Integriteitsscan: verzamelen van relevante informatie en gegevens Keuze voor functies of processen hangt af van: • Wat er al beschikbaar is in de organisatie • Context van de organisatie. Bvb. organisatie in verandering baseert zich best op wat meest stabiel blijft. Is informatie niet beschikbaar, dan zelf info verzamelen, bijvoorbeeld door interviews van mensen in organisatie, brainstorm, workshop, zelfevaluatie, checklists, …

8. 2. Stappenplan Stap 3: Risico’s binnen kwetsbaarheidsmatrix • Opmaak potentiële risico’s. Voorbeeld:

9. 2. Stappenplan Stap 4: Maatregelen oplijsten en kritisch bekijken • In kwetsbaarheidsmatrix per risico maatregelen aanvullen • Drie types maatregelen: Preventief Detectief Reactief

10. 2. Stappenplan Stap 4: Maatregelen oplijsten en kritisch bekijken • Preventieve maatregelen (niet-exhaustief): • Regelgeving • Charters en codes • Arbeidsreglement • Eedaflegging • HR-beleid • Voorbeeldig leiderschap • Informatiebeheer • Specifieke maatregelen per type proces bvb. vier-ogenprincipe, dubbele handtekening, functiescheiding

11. 2. Stappenplan Stap 4: Maatregelen oplijsten en kritisch bekijken • Detectieve maatregelen (niet-exhaustief): • Meldkanalen binnen entiteiten: leiddinggevende, personeelsvertegenwoordiger, vertrouwenspersoon, klachtenmanager • Meldkanalen op VO-niveau: Audit Vlaanderen, Spreekbuis, Vlaamse Ombudsdienst • Externe meldingskanalen: politie, procureur • Audit en controle: onderzoek door Audit Vlaanderen, Rekenhof, externe auditfirma’s • Opvangen signalen via personeelspeiling • Processpecifiekedetectieve maatregelen

12. 2. Stappenplan Stap 4: Maatregelen oplijsten en kritisch bekijken • Reactieve maatregelen (niet-exhaustief): • Opstart integriteitsbeleid indien dit ontbreekt: preventief, detectief en reactief • Remediëringsbeleid: training, begeleiding • Intern sanctiebeleid: waarschuwing, berisping, overplaatsing, schorsing, ontslag • Extern sanctiebeleid: vervolging

13. 2. Stappenplan Stap 4: Maatregelen oplijsten en kritisch bekijken • Maatregelen kritisch bekijken • Kwaliteitscheck: Duidelijk? Transparant? Open? Volledig? Tegenstrijdig? Actueel? Duurzaam? Efficiënt? • Toepassingscheck: Gekend? Toepasbaar? Aanvaardbaar? Toegepast?

14. 2. Stappenplan Stap 5: Prioriteiten bepalen • Kans op risico’s. Voorbeeld:

15. 2. Stappenplan Stap 5: Prioriteiten bepalen • Impact bij voordoen risico. Voorbeeld: • Voorbeeld:

16. 2. Stappenplan Stap 5: Prioriteiten bepalen • Weging van scores: Kans x impact = risicoscore Voorbeeld:

17. 2. Stappenplan Stap 5: Prioriteiten bepalen • Risicoafdekking door bestaande beheersmaatregelen. Voorbeeld:

18. 2. Stappenplan Stap 6: Actieplan • Klemtoon op matige/hoge risicoscores met gedeeltelijke/onvoldoende risicoafdekking • Principes van projectmanagement • Acties op korte, middellange en lange termijn • Periodieke controle en bijsturing • Integriteitsrisicoanalyse regelmatig herhalen

19. 2. Stappenplan Voorbeelden: http://www.bestuurszaken.be/integriteitsrisicoanalyse/voorbeelden ingedeeld volgens: • De omvang van de entiteit (0-100, 101-200, 201-500, 501-1000, +1000) • Departement/agentschap • Toegepaste methodiek risicoanalyse integriteit • Zijn beschikbaar: Audit Vlaanderen, dept. EWI, dept. OV, Dept. WVG, ALV, VAPH, De Scheepvaart, W&Z, Dept. MOW, VLM.

20. 3. Succesfactoren • Draagvlak en steun binnen ganse organisatie; • Positief voorbeeldgedrag van het management; • Communicatie over het doel van de integriteitsrisicoanalyse; • Multidisciplinaire werkgroep; • Kwetsbaarheidsmatrix; • Het oplijsten en kritisch bekijken van maatregelen; • Zorgvuldig wegen van de risico’s en de impact van mogelijke risico’s; • Objectieve risicoafdekkingsgraad maatregelen; • Maken en uitvoeren van een actieplan; • Tijd, mensen en middelen; • Regelmatig de cyclus van integriteitsrisicoanalyse herhalen.

21. 4. Meer informatie • Websites en contact? http://www.bestuurszaken.be/integriteit http://www.bestuurszaken.be/integriteitsrisicoanalyse http://www.bestuurszaken.be/organisatiebeheersing dieter.vanhee@bz.vlaanderen.be kristien.verbraeken@bz.vlaanderen.be • Ondersteuning? Het agentschap voor overheidspersoneel (AgO) biedt u begeleiding bij uw risicoanalyse: agoadviseert@vlaanderen.be