AGENDA

1. APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL Propuesta Febrero de 2009

2. AGENDA Antecedentes Objetivos Alcance y organización del trabajo Equipo de trabajo Calificaciones de B.O.T. Propuesta Económica

3. EL ACOMPAÑAMIENTO APUNTARÁ A FORTALECER LOS ELEMENTOS DE PLANEACIÓN YA PRESENTES EN LA SNR Pág. - 2

4. AGENDA Antecedentes Objetivos Alcance y organización del trabajo Equipo de trabajo Calificaciones de B.O.T. Propuesta Económica Pág. - 3

5. OBJETIVOS Objetivos específicos • Apoyar a la entidad a formular el plan estratégico a 5 años para la entidad • Apoyar a la entidad a desdoblar los planes de acción correspondientes a las diferentes dependencias • Apoyar a la entidad en la implantación inicial y transferencia de la operación del sistema de seguimiento gerencial Objetivo general Apoyar a la Superintendencia de Notariado y Registro en la formalización de su plan estratégico 2009-2013 y la implantación de su sistema de seguimiento gerencial

6. AGENDA • Antecedentes • Objetivos • Alcance y organización del trabajo • Equipo de trabajo • Calificaciones de B.O.T. • Propuesta Económica

7. FASES Duración total = 3meses ¾ mes 1 ¼ mes 1 mes Lineamientos de visión compartida Sistema de seguimiento gerencial Planes de acción Fase 1 Fase 2 Fase 3

8. FASE 1- LINEAMIENTOS DE VISIÓN COMPARTIDA Duración total = 3meses ¾ mes 1 ¼ mes 1 mes Lineamientos de visión compartida Sistema de seguimiento gerencial Planes de acción Fase 1 Fase 2 Fase 3 Apoyar a la entidad en: Actividades • Entrevistas (#8-10 directivas en Bogotá) y encuestas (vía web a segundo nivel y oficinas) de diagnóstico organizacional con base en los componentes de: • Misión • Visión compartida • Estructura • Procesos • Taller 1: 1 día completo con participación de directivas tanto del orden nacional como regional para establecer: • DOFA organizacional • Principales retos por superar • Metas a 2013 • Consolidación de conclusiones del taller • Herramientas de información • Habilidades • Compromiso Productos terminados • Documento con conclusiones del taller con lineamientos de visión

9. FASE 2- PLANES DE ACCIÓN Duración total = 3meses ¾ mes 1 ¼ mes 1 mes Lineamientos de visión compartida Sistema de seguimiento gerencial Planes de acción Fase 1 Fase 2 Fase 3 Apoyar a la entidad en: Actividades • Diseño de metodología y esquema de trabajo para formulación de planes de acción por área (#8-10) en coordinación con MIJ • Apoyo a cada área para el desdoblamiento de los planes de acción por área con: • Metas principales (PAGs) • Componentes y actividades • Niveles de responsabilidad • Prioridad de esfuerzos para definición de cronograma • Presupuesto y fuentes de financiación • Presentación de plan estratégico de la entidad ante Comité Directivo del estudio Productos terminados • Documento con plan estratégico de la SNR 2009-2013 Pág. - 8

10. FASE 3- SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL Duración total = 3meses ¾ mes 1 ¼ mes 1 mes Lineamientos de visión compartida Sistema de seguimiento gerencial Planes de acción Fase 1 Fase 2 Fase 3 Apoyar a la entidad en: Actividades • Diseño del sistema de seguimiento gerencial con documentación de: • Cuadro de mando estratégico (ver ejemplo) • Procesos para su aplicación (tiempos, responsables, formatos en Excel y Powerpoint) • Capacitación a “dueño” del sistema de seguimiento gerencial (Oficina de Planeación, Asesor de Dirección, u otro definido por la Dirección) • Apoyo al “dueño” del sistema para la realización de la 1era medición mensual • Presentación ante Comité Directivo del estudio del 1er informe mensual de seguimiento gerencial Productos terminados • Documento con 1era medición del sistema de seguimiento gerencial Pág. - 9

11. AGENDA • Antecedentes • Objetivos • Alcance y organización del trabajo • Equipo de trabajo • Calificaciones de B.O.T. • Propuesta Económica

12. ESQUEMA ORGANIZACIONAL SUGERIDO Y DEDICACIÓN DE TIEMPO % SNR • Ministro • Viceministro de Justicia • Superintendente • Superintendentes delegados • Secretario General B.O.T. Comité Directivo del estudio Director Gerente de enlace(1) • Daniel Aldana - dedicación parcial • Dedicación parcial Consultor senior (planeación estratégica) Mauricio Agudelo – 50% Analista Ingeniero Industrial/ economista - 100% Se recomienda que sea un funcionario de alto nivel. Pag - 12

13. AGENDA Antecedentes Objetivos Alcance y organización del trabajo Equipo de trabajo Calificaciones de B.O.T. Propuesta Económica

14. CONCENTRACIÓN DE NUESTROS PROYECTOS 51 proyectos desde nuestra fundación en 2002 Distribución por sector Distribución por área funcional www.bot.com.co Pag - 14

15. NUESTROS PROYECTOS Algunos ejemplos de nuestros proyectos Descripción General Rediseño organizacional B.O.T. realizó la reingeniería organizacional para la Alta Consejería para la Reintegración de los desmovilizados, y la acompañó en su implementación inicial. Al cabo de 6 meses la ACR ya estaba funcionando bajo el esquema propuesto con un alto cumplimiento de los objetivos trazados medido a través de un sistema de información gerencial, y pasó de tener el 63% de su gasto nómina concentrado en Bogotá a solo el 27%, con la operación de una red con 29 sedes en todas las regiones del país. Alta Consejería para la reintegración de desmovilizados Arquitectura organizacional / proyección financiera El DNP lidera el Programa de Renovación de la Administración Pública. Por diez meses B.O.T. gerenció el diseño gerencial y financiero, la operación inicial y la institucionalización del Programa, al cabo de los cuales dejó 78 entidades rediseñadas con un enfoque de servicio al ciudadano y unos ahorros anuales estimados en US$150 millones. Departamento Nacional de Planeación Estrategia / Competitividad B.O.T. realizó el diagnóstico del arreglo institucional colombiano para la competitividad, y diseñó el nuevo arreglo cuya aplicación se formalizó por decreto en la creación de la Comisión Nacional de Competitividad (CNC) integrada por el sector público y el sector privado, y la organización del Sistema Nacional de Competitividad. El estudio incluyó la propuesta de rediseño de las oficinas encargadas en el DNP y el MCIT. A continuación la Alta Consejería para la Competitividad con el apoyo del BID contrató a B.O.T para realizar la implementación inicial del Sistema. Tras 4 meses B.O.T gerenció la realización de las 2 primeras sesiones de la CNC, la instalación de 4 Comisiones regionales, y la implantación de un sistema de seguimiento para las metas de competitividad del país en www.snc.gov.co Alta Consejería para la Competitividad Pag - 15

16. NUESTROS PROYECTOS Algunos ejemplos de nuestros proyectos Descripción General Fusión/ estrategia / proyección financiera B.O.T. apoyó a las 2 empresas líderes del sector de servicios jurídicos a definir su estrategia de integración de tal manera que se maximizara la captura de sinergias de ingreso y costo. El proyecto incluyó la valoración financiera de las sinergias, la reingeniería del área de servicios de apoyo y la redefinición de la estrategia y los procesos para las unidades de negocios. 2 empresas de servicios jurídicos Planeación estratégica/ proyección financiera La Universidad El Rosario – una de las tres universidades con más trayectoria en el país – comprometió hace 2 años y medio un gran esfuerzo en el diseño de su proyecto institucional para el año 2020. B.O.T. implantó el modelo financiero y organizacional que aún guía la planeación estratégica a la Universidad. Universidad del Rosario Planeación estratégica / Seguimiento gerencial / Arreglo institucional B.O.T. esta apoyando al Comité de Coordinación Interinstitucional creado para la implementación de la ley de Justicia y Paz, en el ajuste de su estructura y funciones, la formulación de un plan de acción 2009-2010 y la implantación de un sistema de seguimiento gerencial. OIM- Ministerio del Interior y de Justicia Pag - 16

17. NUESTROS PROYECTOS Algunos ejemplos de nuestros proyectos Descripción General Evaluación de proyectos B.O.T. siguió su metodología estándar para realizar la evaluación de los programas de financiación de maestrías y doctorados 1992-2004. La evaluación incluyo la medición de impacto con base en un diseño cuasi-experimental, la conformación de grupos de comparación con postulantes rechazados y beneficiarios de programas comparables, y una propuesta de rediseño de los programas para maximizar su impacto en el Sistema Nacional de Innovación. Colciencias Evaluación de proyectos B.O.T. construyó unas bases de datos a partir de las 468 experiencias de alianzas identificadas y los 51 casos documentos en profundidad y realizó una caracterización de los mismos, una evaluación de los resultados e impactos e identificó algunos factores claves para la conformación de alianzas exitosas entre el sector público, privado y las organizaciones comunitarias, para el caso colombiano Fundación Corona Rediseño organizacional B.O.T. acompañó al Ministerio de Cultura en la revisión y fortalecimiento de las funciones y procesos, la estructura organizacional y la planta de personal del AGN como insumo para lograr el adecuado cumplimiento de su misión de promover la organización, conservación y consulta del patrimonio documental de la Nación y la óptima administración y gestión del Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación Pag - 17

18. ¿QUIÉNES SOMOS? Algunos de nuestros consultores Organización núcleo Organización núcleo Mauricio Agudelo • Daniel Aldana • Consultor senior B.O.T. • MBA con concentración en TICs de University of Strathclyde Glasgow, UK • Asesor de la Alta Consejería Presidencial para el diseño de la estrategia nacional de Competitividad • Amplia experiencia en diseño de planes de negocio • Economista de la Dirección de Infraestructura del Departamento Nacional de Planeación • Economista y MSc. de Uniandes • Socio Gerente B.O.T. • MSc. en Tecnología y Políticas Públicas de MIT • Socio-Gerente de B.O.T. En 51 proyectos en temas de estrategia y reestructuración de empresas privadas y entidades públicas • Consultor McKinsey & Co. en temas de finanzas, estrategia y organizaciones • Asesor Alcaldía de Bogotá - Administración Peñalosa • Asesor BID : conocimientos en políticas de innovación • Profesor MBA e Ingeniería Industrial- Universidad de los Andes Analistas • Ingenieros Industriales y economistas con alto desempeño académico y experiencia en desarrollo de análisis cuantitativos con herramientas estadísticas www.bot.com.co Pag - 18

19. AGENDA Antecedentes Objetivos Alcance y organización del trabajo Equipo de trabajo Calificaciones de B.O.T. Propuesta Económica

20. El valor económico de la propuesta es por COL$ 63 millones más IVA Notas: • La oferta es a valor fijo e incluye todos los honorarios por servicios profesionales, gastos administrativos y otros costos indirectos de la consultoría. • No incluye gastos de logística para la realización de talleres tales como alquiler de salones o refrigerios para los asistentes. Dichos rubros deberán ser costeados por la parte contratante. • La forma de pago sería 25% a la entrega de un plan de trabajo detallado y 25% a la entrega del informe de cierre de cada una de las 3 fases. • La oferta económica tiene una validez de treinta (30) días calendarios, contados a partir de la fecha de su remisión. www.bot.com.co

21. APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL Propuesta Febrero de 2009