公文線上簽核推廣

1. 花蓮縣政府 公文線上簽核推廣 承辦人員教育訓練

2. 電子公文線上簽核資訊教育訓練 課 程 大 綱

3. 專 案 說 明 專案緣起 配合行政院研考會電子公文節能減紙政策，在現行公文系統上搭配自然人憑證建置線上簽核機制，規劃建置以縣府為中心，集中式的線上簽核公文管理系統，提供市內各級機關公文管理整合服務。 專案目標 • 一、提供不同陳核層級處理流程版本，提供縣府與各級機關與鄉鎮市 • 公所公文簽核應用系統 。 • 二、整合公文電子交換並結合線上簽核機制提供公文相關表單功能。 • 三、系統導入(教育訓練與上線輔導)

4. 系統導入說明 • 專案導入期程

5. 系統規劃說明 • 系統介紹

6. 系統規劃說明 公文整合資訊系統 • 系統介紹 http://gdms.hl.gov.tw/ (大小寫不拘) 使用帳號、密碼登入 帳號：由系統維護人員建立 密碼：6~10碼(含英、數字)

7. 專 案 說 明 - 專案範圍 • 系統範圍 公文整合資訊系統 檔 案 管 理 作 業 系 統 維 護 作 業 承 辦 人 作 業 主 管 作 業 稽 催 管 制 作 業 文 書 作 業 花蓮縣政府 應用軟體共享 硬體資源共構 oo公文製作編輯軟體 二級機關 縣政府 一級機關

8. 公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核? 什麼是公文 線上簽核 ??

9. 公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核? 公文線上簽核─ 將機關內人工傳送的公文以電子方式在網路作業環境下，進行線上傳遞、簽核工作，或稱網路簽核公文。 (文章出處:經營決策論壇/53期/2008.8月 專訪行政院研考會 副主任委員 宋餘俠)

10. 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 哪些公文要做線上簽核??

11. 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 公文適用線上簽核條件 • 公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁） • 保存年限5年以內(含5年) • 附件檔案小於10M • 不適用併案公文

12. 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 ※符合下列任一情況，不適用線上簽核！！ • 府一層決行公文 • 需會辦外機關公文 • 專案列管件 如立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案件 • 、人民陳情案件、訴願案件 • 需蓋用印信 (如大印、關防)公文─例如所有人事表單 • 密件公文(含招標文件) • 會計憑證相關公文 • 附件為實體公文 如：獎狀、設計圖、採購招標文件、 • 立約商履約保證金保管憑証 …等 • 公文案情複雜 依公文複雜程度，由承辦人決定該公文是否使用線上簽核

13. 公文線上簽核說明 -紙本與線上簽核作業差異說明 紙本+電子化公文處理 印出紙本 電子來文 紙本作業方式 完整紙本公文 紙本來文 完整電子化資訊 線上簽核方式 電子來文 紙本作業方式 紙本批核 流程點記錄 紙本檔案 紙本文傳遞 線上簽核 方式 線上簽核 流程點記錄 電子檔案 數位檔案傳遞 +簽核點紀錄與軌跡

14. 公文線上簽核說明 -差異說明 線上簽核，會有哪些改變？

15. 公文線上簽核說明 -線上簽核流程（收發版） • 文書不需將線上 簽核公文列印紙本交由承辦人員 • 承辦人與一、二層主管可執行線上簽核 • 線上簽核決行公文直接將發文/存查公文送文書、檔案室 • 紙本簽核決行公文維持現有作業模式執行發文，統一送文書 分文 線上擬簽、創稿 文書 承辦人 會辦/陳核 會辦 分文 線上批示、決行、文稿修改、退件 受會單位主管 單位主管、 一層主管 文書 發文 存查 檔案室 承辦人

16. 如何進行公文線上簽核 -環境準備 公文線上簽核需要有哪些準備？ • 讀卡機 • 縣府提供各級機關、學校使用之讀卡機 • (各機關請上網至http://ra.hl.gov.tw填報上線前統計，並請文書人員統一列名單核章後送至縣府資訊室領取） • 自然人憑證 • 戶政事務所可辦理批次申辦及核發，申辦費用每張275元，辦理時程約5~7工作天。 • 內政部核發之自然人憑證5年有效期，憑證到期者可免費展期3年。

17. -登入系統 登入頁面說明 正式機 http://gdms.hl.gov.tw/ 測試機 http://gdmstest.hl.gov.tw/ 使用帳號、密碼登入 帳號：由系統維護人員建立 密碼：6~10碼(含英、數字) 測試機帳號密碼 承辦人 c123456789/a12345 主管 d123456789/a12345

18. 系統介面圖示說明

19. 如何進行公文線上簽核 -情境模擬講解 承辦人作業 ㄧ、系統安裝與環境設定 二、來文公文處理(以線上簽核作業說明) 三、線上簽核公文清稿、發文或存查 四、檔案借調 五、線上簽核公文轉紙本作業

20. Windows 7 UAC 設定一

21. Windows 7 UAC 設定一

22. IE8 IE9相容性檢視設定一

23. IE8 IE9相容性檢視設定二

24. IE8 IE9相容性檢視設定三 hl.gov.tw

25. 暫停防毒程式-以卡巴斯基為例

26. 系統安裝與環境設定 請至公文下載區下載下列相關安裝程式: (1)安裝oo_install.exe:包含下列各項軟體:

27. 系統安裝與環境設定 (2-1)自動顯示java軟體安裝 (2-3)自動開啟註冊元件網頁，完成後 會自動關閉 (2-2)自動顯示中華電信HiCOS憑證 軟體安裝

28. 系統安裝與環境設定 (3).登錄公文管理系統:請輸入帳號、密碼

29. 系統安裝與環境設定 首次登入公文管理系統時會出現下列設定(java安全性警告視窗參考下張投影片) 點選解除封鎖

30. 系統安裝與環境設定 如何避免每次開啟公文製作時都會出現JAVA安全性警告視窗?

31. 系統安裝與環境設定 環境變數設定 請點選『是』 環境設定完成後，請點選『是』將電腦重新開機

32. 系統安裝與環境設定 進入公文製作系統會出現下列相關設定: 系統自動更新下載OO(open office)相關參數設定

33. 來文公文處理 ※ 創文(線上簽核) 於公文管理→ 點選公文製作→ 繕打新公文-線上簽核 (1) 來文函覆開啟公文製作系統: 於公文管理系統點選所要函覆辦理之公文

34. 來文公文處理 (2) 開新公文 > 選擇範本 > 函 > 開啟 • ※ 新增:開新公文範本 • ※ 例稿創新稿:開啟舊檔 • (使用『另存文稿』儲存之公文檔案)

35. 來文公文處理 (3)輸入內容:輸入內容:檢查發文機關、地址、承辦人等資訊是否正確。輸入密等設定、檔號(必填欄位)、 主旨說明(必填欄位)、決行層級設定(必填欄位)…等

36. 來文公文處理 (4)設定正副本資訊:如副本需含附件可選擇含附類型 (5)公文內容輸入完畢後點選『修改上傳』，將所編輯之 公文內容自動更新至公文製作主機儲存

37. 來文公文處理 (6)附件管理:附件夾帶(電子檔)，點選附件管理 > 瀏覽 >選擇檔案 > 開啟 > 加入

38. 來文公文處理 (7)會辦設定:點選上方工具列『會辦單位』，點選所要會辦之單位 > 加入 > 確定

39. 來文公文處理 (8)傳送:點選上方『傳送』按鈕送至下一流程 (依據先前設定陳核或會辦流程) 此時會跳出憑證驗證畫面請輸入自然人憑證PIN碼

40. 線上簽核公文清稿、發文或存查 主管簽核後點選『公文簽稿資訊』進入公文製作系統檢視公文 1 2 (1)檢視簽核表:陳核主管後請點閱工具列『簽核表』可查看 主管簽核意見紀錄

41. 線上簽核公文清稿、發文或存查 (2)追蹤修檢視:如主管針對文稿進行修改或批示會產生下列畫面 刪除線-刪除文字 下引線-增加文字

42. 線上簽核公文清稿、發文或存查 (3)清稿:陳核後公文回承辦人並開啟公文製作，使用『清稿』 功能，可將主管修正內容定稿 清稿前 清稿後

43. 線上簽核公文清稿、發文或存查 (4)版本檢視:文稿執行過清稿後系統自動會紀錄版本資訊，並 可使用『版本檢視』功能查看文稿紀錄 檢視修訂記錄 檢視其一版本修改紀錄內容

44. 線上簽核公文清稿、發文或存查 （5）傳閱設定:至公文管理 > 決行公文 > 點選『傳閱設定』 勾選傳閱人員 > 點選加入(箭頭) >　設定

45. 線上簽核公文清稿、發文或存查 (6)傳送至下一關 (7)執行清稿

46. 線上簽核公文清稿、發文或存查 （8）傳送:確認公文無誤，點選『傳送』，如依公文決行設定 　　　送至發文或檔案室 或

47. 檔案借調

48. 線上簽核-來文存查簽辦說明 1 2 3

49. 線上簽核公文轉紙本作業 1 1 2 3 4 5

50. 本文呈現檔 本文呈現檔-可供個位下載檢視或列印 1 3 4 2 2