Электронные архивы:

1. Электронные архивы: Терминология и понятийный аппарат

2. Терминология и понятийный аппарат • Архив: Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, учет, хранение и использование архивных документов • Архивный документ: Документ, имеющий ценность, сохраняемый или подлежащий хранению в архиве [СТБ П 2059-2010. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения] • Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника [Закон «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»]

3. Терминология и понятийный аппарат

4. Терминология и понятийный аппарат • постоянное хранение архивных документов - бессрочное (вечное) хранение; • временное хранение архивных документов - хранение архивных документов государственными органами, а также предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности в создаваемых ими ведомственных или межведомственных архивах в течение периода, установленного настоящим Законом [Закон «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»] • временное хранение архивных документов – хранение архивных документов юридическими лицами в течение периода, установленного настоящим Законом [Проект новой редакции Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»]

5. Терминология и понятийный аппарат • Оригинал документа: документ, созданный впервые • Подлинник официального документа: первый или единственный экземпляр официального документа • Копия документа: документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их [СТБ П 2059-2010. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения] • К государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь также относятся: • … копии архивных документов на правах подлинников [Закон «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»]

6. Что понимают под «электронным архивом»? • Систему оперативного хранения электронных копий документов, сопровождающих бумажные оригиналы • Систему оперативного хранения документов и информационных ресурсов, изначально созданных в электронном виде • Комплекс электронных копий (сканов) бумажных архивных документов • Архив организации (ведомственный архив), способный хранить в том числе и документы в электронном виде • Специализированный архив организации или государственный архив для хранения электронных документов

7. Кое-что из нормативной базы: • Документы в электронном виде в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству, передаются в архив организации в целях накопления, обеспечения сохранности, организации их учета и использования [Инструкция об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации (утверждена Постановлением Министерства юстиции от 30.06.2010 № 36)]

8. Кое-что из нормативной базы: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»: • электронный документ– документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостностьиподлинность; • электронная цифровая подпись– последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности.

9. Кое-что из нормативной базы: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» Статья 19: • Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Статья 20: • Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

10. Кое-что из нормативной базы: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» Статья 21. Хранение электронных документов • Ведомственное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Беларусь об архивном деле. При приемеэлектронных документовна ведомственное и постоянное хранениедолжна устанавливаться ихподлинность. При ведомственном и постоянном храненииэлектронных документов должна быть обеспечена ихцелостность.

11. Кое-что из нормативной базы: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» • Целостность электронного документа– свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения и (или) дополнения. • Подлинность электронного документа– свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительнойэлектронной цифровой подписью (электронными цифровыми подписями).

12. Спасибо за внимание! • http://archives.gov.by • vn@archives.gov.by • 260-24-45 Вячеслав Леонидович Носевич кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации (БелНИЦЭД)