採購模組

1. 採購模組

2. Session Agenda • Stage 0: 簡介 (Introduction) • Stage 1: 貨幣 與 經費 (Currencies and Budgets) • Stage 2: 書商 (Vendors) • Stage 3: 訂購 與 預扣 (Ordering and Encumbering) • Stage 4: 發票 (Invoicing) • Stage 5: 驗收 與 催缺 (Arrival and Claiming) • Stage 6: 訂購日誌 (The Order Log) • Stage 7: 服務 (Services)

3. Stage 0: 簡介(Introduction)

4. 開啟採購/期刊 模組 在採購/期刊 模組,您可以選擇六個的當中任一個頁籤: • 訂單頁籤 • 發票頁籤 • 管理頁籤 • 訂單索引頁籤 • 期刊頁籤 • 查詢頁籤 直接對期刊標題做存取 直接對訂單 與 發票做存取 註: 您可以利用曾經使用此模組處理過的標題來直接存取資料. (例:此訂單為誰而產生)

5. 操作功能列(畫面最下方) 下圖顯示操作端與伺服器正在連線中下圖顯示操作端未與伺服器連線 當資料從伺服器下載至操作端時,會顯示一條從左至右之紅色虛線 • (按滑鼠右鍵) • 重新登入,變更秘碼及權限 • 畫面語言設定 • 連接至其它資料庫 • 列印選項 • 離開系統 開啟其它模組: 編目, 流通 ,館際互借,管理

6. 選擇資料庫 • 欲連接至管理資料庫可按下“檔案(A)”連線至… • 您亦可在畫面最下方的操作功能列,點選"資料庫"的圖示後,按滑鼠右鍵後再進行更改. • 您可在此視窗的最上方看到目前正在連線的資料庫及伺服器等訊息.

7. 匯入表單 • 當您連接到欲使的資料庫時,系統會檢核您是否使用的是最新版本的輔助檔案. • 若這些輔助檔案與個人電腦裡的檔案不同,則系統會下載最新的檔案至個人電腦(依據參數設定). 右方圖示即 匯入表單時的圖示

8. 採購前的必要工作 • 書目記錄 (在編目模組, 或 採購/期刊模組) • 書商定義 • 經費定義 • 貨幣定義

9. 採購流程圖說明 書目紀錄 書商 傳送 發票 訂單 發票細目 發票細目 發票細目 預支 付款 預算 驗收 ( 或 催缺)

10. 採購程序 • 產生/取得 書目記錄 • 開始產生訂單, 對經費進行預扣 • 產生相關單冊 (自動, 非必需的) • 訂單發送 • 產生訂閱檔(非必需的, 只有期刊才需要) • 發票登記 與 付款 • 驗收登記 • 催缺

11. 採購記錄 書目記錄 一書目可有許多訂購檔 一訂購檔僅能有一供應商 Order record Order record 訂單 供應商 一訂購可設定多種經費的未付款項 一訂購單可有多的發票 一供應商可寄出多種發票 經費 發票 一經費可付多種發票 一發票可分擔在不同經費中

12. 採購類型 • 圖書(M) , , ... • 持續性訂購(O) ... • 期刊(S) , ...

13. Stage 1: 貨幣 與 經費(Currencies and Budgets)

14. 檢核貨幣 • 在管理頁籤, 檢核您本地的貨幣是被定義為“當地”貨幣. (例:此種貨幣的匯率會定義為1.00*). • 以下圖為例, 新臺幣定義為當地貨幣. * 基於alephe/aleph_start : setenv local_currency所定義.

15. 管理系統內所使用的貨幣 • 貨幣管理功能可讓您: • 新增或刪除貨幣. (注意: 您不能移除使用中的貨幣) • 修改匯率. • 新增匯率. • 刪除匯率.

16. 經費管理 • 經費乃用於訂單的預扣與發票的付款. • 經費可定義為”年度(annual)經費”,如此可讓系統在”年終服務(end-of-year Service)”執行後, 自動為未來一年產生新經費,並且將相關資料移轉至新的經費內. • 經費亦可能與某些特殊的分館或訂購單位有關,可特別註明於目標代碼內(object codes) (例: CDs). • 亦可因應不同的財政產生不同權限的經費.

17. 查詢經費

18. 查詢經費 經費篩選器在畫面的左上區塊,可以讓您使用不同的條件查詢到經費: • 瀏覽(Browse) – 輸入經費代碼的第一個字. • 關鍵字(Find) – 輸入經費代碼內的任一個字. • 完全相同(Find Exact) – 輸入與經費代碼完全相同的字. • 萬用字元搜尋(Wildcard search) - B*-2009 會找到所有開頭是 B 結尾是 -2009為經費代碼的經費資料. • 經費群組(BudgetGroup)可使用的群組: 經費狀態, 年度. • 查看授權(View Authorized) - 顯示至少有一種允許使用者使用的經費.

19. 產生一個新經費 • 在管理頁籤, 產生一個新經費,使用以下代碼, • (例:層級 1 :ZOOLOGY1): • ZOOLOGY1-2009 … • ZOOLOGY12-2009…

20. 產生一個新經費 • 若要產生一個年度經費,則 為必填欄位

21. 經費表單 • 經費代碼(Budget Code) • 年度經費(Annual Budget) (在經費資訊 2)如果這個經費是年度經費,代碼請照此格式: BUDGETNAME-YEAR (例:ZOOLOGY-2009).(最長可容納50個字元)另,請鈎選“年度經費(Annual Budget) ” • 有效起迄日(Valid From/To)輸入該經費的有效起迄日.通常起日為一月一日,迄日為十二月三十一日. • 經費狀態(Budget Status)設定 ‘AC’ (有效的-Active). 如果設定 ‘NA’ (無效的-Non-active), 此經費不能被使用之.

22. 經費表單 • 超過/低於 預扣 的最大值(Max.Over/Under Encumbrance)是超出或低於預扣的最大值. • 超過/低於 實扣 的最大值(Max.Over/Under Expenditure)是超出或低於實扣的最大值.

23. 經費表單 • 以百分比表示(Expressed as Percentage)若鈎選此選項,則表示所有數值乃以百分比表示. • 預扣/實扣不能超額(Limit to 'Under' Exp./Enc.)若鈎選此選項,則最大的 預扣/支出 額度必需小於經費之結餘值.

24. 經費表單 例: 若: 1.經費結餘=1000 2.超過/低於 實扣 的最大值(Max. Over/Under Expenditure) = 20 3.有鈎選以百分比表示(Expressed as Percentage) 則: 4.1.有鈎選”預扣/實扣不能超額( Limit to ‘Under’ Exp./Enc.)” ANS : 最大可支出值為800. 4.2.沒有鈎選”預扣/實扣不能超額( Limit to ‘Under’ Exp./Enc.)” ANS : 最大可支出值為1200.

25. 經費表單 例: 若 1.該經費結餘=1000 2.超過/低於 預扣 的最大值 (Max. Over/Under Encumbrance) = 20 3.沒有鈎選”預扣/實扣不能超額( Limit to ‘Under’ Exp./Enc.)” 則: 4.1有鈎選以百分比表示(Expressed as Percentage) ANS : 則最多可預扣值為1200 4.2沒有鈎選以百分比表示(Expressed as Percentage) ANS : 則最多可預扣值為1020

26. 針對一筆經費進行撥款 • 在管理頁籤, 選擇一筆欲進行撥款的經費後,點選“交易處理” 頁籤,可再點選“分配經費”以進行撥款,亦可點選“移轉”,將別的經費的金額撥入或撥出.

27. 各式經費交易 在交易頁籤可看到以下各式經費交易,若鈎選ALL,則出現全部交易,若只想看其中一種交易,則只需鈎選該種交易,再按下“篩選條件”鈕即可: • 首次撥款-Initial allocation (ILC) • 追加經費-Allocation (ALC) • 上年度移轉-Carryover from last year’s budget (CRO) • 移轉-Transfer (TFR) • 預扣-Encumbrance (ENC) • 發票(實扣)-Invoice (INV).

28. 檢核經費結餘 • 在管理頁籤,選擇一筆欲檢核的經費. • 點選“結算” 頁籤,以檢核該筆經費.

29. 檢核經費結餘 名詞解釋: • 實際餘額Actual balance • = 總撥款Total allocations – (已付金額paid + 未付發票款unpaid invoices) • 可用餘額Free balance • = 總撥款Total allocations – (已付金額paid + 未付發票款unpaid invoices+ 預扣encumbrances)

30. 經費結餘 撥款/移轉 Allocations/ transfers only 預扣 Encumbrance added 登記發票 Invoice registered 付款發票 Invoice paid

31. 經費層級 • 您可能為了報表或是其它目的以產生經費的層級. • 您可在” 採購/期刊 模組”和”Invoice Report (acq-10)”裡看到經費層級的設定及報表. • 若您要使用上層經費,則請在上層經費內填入經費代碼,並在”此發票乃使用上層經費”的鈎選欄打鈎.

32. 經費權限 1.使用滑鼠右鍵按下右下方的鑰匙圖示 2.看到左圖時, 點選“設定館員權限(P)” 3.看到右圖時, 點選“經費使用(B)”

33. 經費權限 4.請選擇管理資料庫 5.可針對任一個經費進行“撥款”, “轉移”, “預扣”, “實扣” 的權限修改,新增,刪除.

34. 物件代碼 於經費的第二個頁籤”經費資訊2”的物件代碼可限定該筆經費之用途. 一筆經費最多可設定20個物件代碼. 另可在經費的第三個頁籤”結算”的”Object Codes”頁籤內看到以各物件代碼分類的結算金額.

35. 物件代碼 • 如果物件代碼的使用是必備的(根據您的系統館員設置),那麼物件代碼必須被指派給發票細目,也必須符合被指派給經費的物件代碼. • 如果您不選擇任何物件代碼, '全部(All)'將自動被打勾.

36. 物件代碼 • 若所限定的物件代碼與發票細目上所選定的物件代碼相左,則系統會提示無法使用該筆經費.

37. Stage 2: 書商 (Vendors)

38. 產生一個新的書商 在管理頁籤, 欲產生一個新的書商,請點選書商頁籤後,按下新增按鈕,例:TOP-BOOKS1: TOP-BOOKS1 … … TOP-BOOKS12

39. 產生一個新的書商 必備欄位

40. 產生一個新的書商 必備欄位

41. 書商表單 • 書商代碼(Vendor Code) 此為唯一值,您可在“書商名稱(Vendor Name)”欄,輸入書商的全名. • 書商狀態(Vendor Status)設定 ‘AC’ (有效的-Active). 如果設定 ‘NA’ (無效的-Non-active), 此書商不能被使用之. • 貨幣 1(Currency 1)此為該書商所使用的貨幣的預設種類.最多可設定四種. 另可在發票區修改該發票所使用的貨幣種類.

42. 書商表單 • 折扣符號/折扣百分比(Terms Sign / Terms Percent)輸入 + 或 - 符號以標示某一書商的訂單是否有額外的費用或折扣.例:在折扣符號內填入“-”,在折扣百分比內填20,則每筆訂單,系統都會在應付金額處自動帶入原價打八折之金額. • 訂單送達方式(Order Delivery)這是圖書館寄發訂單給書商的方式 . (清單/信件).

43. 書商表單 • 信件格式(Letter Format)這是一份將為書商產生之預設的訂單,除非在採購訂單表格裡另有指定,否則該訂單會在您點選訂購清單畫面上的寄送 (Send)按鈕時出現. • 發送信件/清單方式(Letter Send Method / List Send Method) 可選擇之發送方式如下: 列印(Print) 電子郵件(Email) 電子資料交換(EDI (Electronic Data Interchange))

44. 書商表單 • 寄件方式 1 (ACQ)/運送緩衝天數 1- Delivery 1 (ACQ) / Delivery Delay 1 • 寄件方式4 (SER)/運送緩衝天數 4-Delivery 4 (SER) / Delivery Delay 4 • 針對每一種寄件方式方式,同時輸入運送緩衝天數.在這個欄位裡的資料是提供系統計算訂單的E.D.A.之用(estimated date of arrival-為預估貨品到達日的縮寫).寄件方式欄位1-3是為採購記錄之用;而寄件方式欄位4-5則為期刊記錄用.必須填入寄件方式1或是寄件方式4.

45. 書商地址 • 您最多可輸入五種地址.(至少要輸入一種) • 若只輸入其中一種,則其它未填入的地址均以該填入的地址為準.

46. 書商地址 • 在此頁籤,您可直接寫電子郵件給您的書商.

47. 書商地址 • 於第三個頁籤尚可指定所寄出的電子郵件的狀態: • H – 只有附件 • P – 只有電子郵件主體 • B – 電子郵件主體加上附件

48. 書商 分館/訂購單位 • 可針對不同的書商加以設限其是否只能針對某些 • 分館/訂購單位 進行服務. • 若不特別鈎選,則表示不加限制.

49. Stage 3: 訂購 與 預扣 (Ordering and Encumbering)

50. 追踪訂單 • 有三種方式提供您追踪訂單: • 直接查詢:選擇了“查詢欄位” 後,再輸入 “檢索字詞”. • 查詢頁籤:使用書目關鍵字進行瀏覽/查詢. • 訂單索引頁籤:使用訂單關鍵字進行查詢.