學校公文書處理

辦理教育部推動十二年國民基民教育 精進國民中小學教學品質計畫學校公文書處理

公文書是一種藝術的表現 台中市政府公文回覆一句「完全不相同」竟然用「迥不相侔」，其中的「迥」(ㄐㄩㄥˇ)字還寫成「迴」字，自己愛賣弄還出錯，胡志強說，這就是官僚心態。

公文書是一種藝術的表現

公文書是一種藝術的表現 太口語化又覺得有點奇怪。例：「請惠予查明見復」。如用口語化就會寫成「拜託查清楚之後告訴我們好嗎？」 • 宜使用較簡潔之半文言語體，不適合用 • 文言文或過於口語化之表達方式。

壹、公文的基本概念 一、公文的意義與必備條件 (一)公文的意義：公文是處理公務的文書，即機關之間處理公務往返之文書或機關與民眾間往返之文書。 (二)公文必須具備的三要件 1.公文內容必須與公務有關。 2.公文處理者，必須至少有一方為機關或團體。 3.必須符合一定的程式(程序及格式) 。

壹、公文的基本概念 機關　機關內部　　內部法人團體人民 Company Logo

壹、公文的基本概念 二、公文程式（程序及格式）：公文從收文、承辦、擬稿、核稿、決行、發文，都有一定的製作、傳遞程序；每一類公文，都有特定的格式。三、公文的種類共分6種 (一)令：發布行政規章；發表人事、任免、遷調、　　　獎懲時使用。 (二)呈：對總統有所呈情或報告時使用。 (三)咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。

壹、公文的基本概念 (四)函：各機關處理公務，有下列情形一之時使用： 1. 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、　　批復時。（下行文） 2. 下級機關對上級機關有所請求或報告時。　　（上行文） 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。（平行文） 4.民眾與機關間申請與答覆時。（平行文） (五)公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定對象有所曉示、宣告、勸戒、請求時使用。

壹、公文的基本概念 (六)其他文書 1.簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 2.開會通知單：召集會議時使用。 3.提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 4.紀錄（議程）：記錄會議經過、決議或結論時使用。 5.書函：於公務未決階段，需要磋商、陳述及徵詢意見、協調或通報時使用，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊、或一般連繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。

壹、公文的基本概念 6.箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回覆公務使用。 7.聘書：聘用人員時使用。 8.證明書：對人、事、物之證明時使用。 9.證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 10.契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 11.定型化表單。（申請書、請假單等） 12.公務電話紀錄：公務上使用電話聯繫、洽詢、通知的通話紀錄。

壹、公文的基本概念 13.手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 14.報告：公務用報告，如調查報告、評估報告；或機關內人員就個人事務有所陳情時使用。 15.說帖：詳述機關掌理事務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。 16.節略：對上級人員略述事情大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。

壹、公文的基本概念 四、公文的行文系統(以學校為例) (一)上行文：兩機關有隸屬關係，下級行文給上級，行文語氣應恭敬。　　　例：學校　　縣政府 (二)下行文：上級機關行文所屬下級機關，語氣宜謙和。 • 　　　例：縣政府　　學校 (三)平行文：同級機關或無隸屬關係的機關或機關與人民間的公文往復，行文語氣宜不卑不亢。　　　例：本校　　其他學校。

壹、公文的基本概念 五、公文的結構（以函為例） (一)發文機關：製作本件公文的機關，應用全銜。 (二)地址、聯絡方式：發文機關的地址及承辦人資料。 (三)受文者：行文對象。 (四)發文日期及發文字號：由收發文單位統一處理。 (五)速別：希望受文機關辦理之速別，有「最速件」、　　「速件」、「普通件」三種。 (六)密等：有「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」四種，如非密件，則不須填註。 (七)附件：必須註明名稱及數量。

壹、公文的基本概念 (八)本文 1.主旨：是全文的精要，說明行文的目的與期望，應具體扼要，不可分項分條。凡案情簡單者，可用「主旨」一段完成。 2.說明：就事實來源或理由，詳細敘述，可分項敘述。 3.辦法：無法在「主旨」中向受文者提出的要求，在本段列舉。可因內容改用「建議」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。 (九)正本：行文之對象填列於此。 (十)副本：涉及之相關機關、單位或個人。 (十一)署名：以發文機關首長在公文最後一行簽署職銜和姓名或加蓋職章。 (十二)印信：為防偽造及變造，公文需蓋用印信或首長簽署。

壹、公文的基本概念

國民教育法施行細則( 民國 103 年 03 月 28 日修正) 壹、公文的基本概念

貳、公文的寫作方式 一、寫作要領（擬辦公文的來源：被動收到他機關的來文或本機關主動去文。） (一)認清對向：收文單位為何？發文單位是那一個？立場確定，才能以適當的語氣及程式寫作。 (二)了解案情：對案情詳加規劃，徹底瞭解，衡情酌理，提出具體要求，即公文的主旨。

貳、公文的寫作方式 (三)解釋清楚：「為什麼要這樣做？」，即公文的「說明」部份，宜條理分明。 (四)措辭簡要：提出具體可行的辦法或建議，提綱挈領，簡潔扼要，清楚表達主題或訴求，即公文中的「辦法」或「建議」。 (五)態度中正平和：上行文要恭謹誠懇，平行文宜不卑不亢，下行文宜溫和真實。 (六)公文用語宜簡鍊，敘述應正確、清晰，擬文要可行，辦文宜迅速。

貳、公文的寫作方式 不當用語舉例 「爾後再有類似情形發生，將嚴懲不貸」(此為威嚇性用語) 「貴處作法令人匪夷所思」(此為批評性、挖苦性用語) 「本部深感遺憾、悲痛」(此為情緒性、感情性用語)

貳、公文的寫作方式 二、常用公文用語 (一)稱謂語－對受文者稱呼或自稱用語 1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」(縣政府稱本校「貴校」)；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。 2.對無隸屬關係之機關：上級稱「大」(本校稱立法院「大院」)，平行稱「貴」，自稱「本」。 3.對機關首長：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」（校長稱縣長「鈞長」；本校同仁稱校長「鈞長」)，自稱「本」或「職」。

貳、公文的寫作方式 4.機關（或首長）對屬員稱「台端」。 5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」，對團體稱「貴」，自稱「本」。 6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。 (二)請示語：請問、請教之衡量用語，如「是否可行」「是否有當」、「是否合宜」、「可否之處」等。

貳、公文的寫作方式 (三)期望及目的語：每件公文都有一定的期望及目的，所以在「主旨」的最後用語，請求對方（受文者）鑒查、核示、辦理或轉行，它含有請求及期望之意。如對上級機關或首長用「請　鑒核」、「請　核示」；對平行機關用「請查照」；對下級機關用「請　查照」、「請　照辦」、「請　辦理見復」等。 (四)准駁語：上級機關對下級機關審核各項規定或平行機關答覆請求時所作的用語叫做「准駁語」包括： 1.允准語－如「應予照准」、「准予備查」、「敬表同意」。 2.駁復語－如「應予不准」、「應予緩議」、「礙難同意」。

貳、公文的寫作方式 三、公文寫作應注意事項 (一)寫「主旨」時，應注意事項 1.內容力求具體扼要，敘述內容不分項，一段完成，用以說明行文目的與期望。 2.以學校行文縣政府為例，稱謂語要用「鈞府」，鈞字前要空一格。主旨段後之期望詞語可套用：「請　鑒核」、「請　核備」、「請　核撥」、「敬請　鑒准核銷」、「敬請　鑒核示復」等。

貳、公文的寫作方式 (二)期望語應空格的寫法、意義及行文層級 • 請　鑒核：請閱鑒核定。（上行） • 請　核示：請核准示知。（上行） • 請　核備：請核准備查。（上行） • 請　備查：請存備查閱。（上行） • 請　核撥：請核准撥付。（上行） • 請　鑒准核銷：請閱鑒並核准報銷。（上行） • 敬請　鑒核示復：請閱鑒核准並回復示知。（上行） • 請　查照：請查明而依照辦理。（平行） • 請　同意惠復：請同意惠予回復。（平行） • 請　查照惠允：請查明同意依照辦理。（平行） • 請　查照辦理見復：請查明依照辦理並回復。　　　　　（平行）、（下行）

貳、公文的寫作方式 (三)在「說明」段內應注意事項 1.若說明段內沒有項目可分，就不必起另外一行，直接從「說明：」後開始敘述。 2.說明段內容可分幾項來說明，其順序應按照一、二、三→（一）、（二）、（三）→1、2、3→ （1）、（2）、（3）等等。其位置要隔行在「明」之下方開始標示起，最多3至5項；宜摘述重點，不宜長篇大論。 3.說明段中，其分項內容過於繁雜或含有表格型態時，則應編列為附件。

貳、公文的寫作方式

貳、公文的寫作方式 (四)公文中「鈞」「貴」「台端」等字之擺放方式 1.如在一行中間，前應空一格。 2.如出現在一行之首，則不必空格。 3.如出現在標點符號之後也不用空格。 (五)公文中一些少見字、古字、符號等應避免使用。如:詧、讎、&、VS.。

貳、公文的寫作方式 (六)數字使用規則:以阿拉伯數字書寫之狀況 1.日期、時間：99學年度、 21世紀、延後2週辦理 2.序數：第2會議室、第6會期、第1階段、第1優先 3.發文字號、編號：府教學字第097001230號函、附件1 4.計量單位、統計數據（百分比、金額、人數、比數等）: 80%、6億3,951萬2,456元、 60人、1:3 5.地址、電話：950台東市中山路360號

貳、公文的寫作方式 6.法規內容之引述或摘述：依○○辦法或施行細則第15條規定辦理。 7.錢幣：應加幣別，金額應用阿拉伯數字寫法，最後一定要加上「元」字。如：新臺幣1億2,345萬6,789元。 8.公文中提及「支票壹紙」、「領據參紙」等，一律改由阿拉伯數字表達，如：支票1紙，領據3紙。

貳、公文的寫作方式 (七)數字使用規則:以中文數字書寫之狀況 1.描述性用語一次補助；一次退休金；三大討論主題；前一年；一分子；第三部門；公正第三人；國小三年級；會計系二年級；第二專長；每一位同仁；一套規範。

貳、公文的寫作方式 2.慣用語（如星期、比例、概數、約數）： 7月21日(一)→7月21日(星期一或週一)；正月初五；　　　三軍部隊；　　　三讀通過；　　　約三、四天；　　二三百架次；　　幾千萬分之一；七千餘人；二百多人。 3.法規制定、修正及廢止案之公文書：例如「修正『事務管理手冊』財產管理第十五點，並自發布日生效。」前述條文有關法規之作業時，其內容數字部分不宜更動。 4.專有名詞：三國演義、伊麗莎白二世、五南書局。

貳、公文的寫作方式 (八)正、副本受文者（行文單位）的寫法 1.校外機關應寫全銜。國科會→行政院國家科學委員會　　　中教司→教育部中等教育司農委會→行政院農業委員會原民會→行政院原住民族委員會 • 環保署→行政院環境保護署新生國中台東縣立新生國中 • 寶桑國小台東縣台東市寶桑國民小學

貳、公文的寫作方式 2.中央機關先寫，地方機關其次，個人再次之。如：教育部、台東縣政府教育處、○○○教授 3.校內單位列最後，但應稱「本校」，不用再寫全銜；而第1個校內單位必定要寫「本校」二字，以後單位可不再寫本校。 4.副本不能排列1、2、3 　　Ｘ副本：1.出納組 2.英語系 3.國語中心Ｏ副本：本校出納組、英語系、國語中心

貳、公文的寫作方式 5.行文正本給「教育部」、副本「教育部高教司」或「教育部顧問室」等，此種寫法會造成一案多文，反而使受文機關內部分文及辦文時間拖延與資源浪費。　Ｘ　正本：教育部　　　　　副本：教育部高等教育司、技職教育司、中等教育司○○○科長　　Ｏ　正本：教育部 6.對上級機關，為示尊重，以不發送副本為宜。

貳、公文的寫作方式 (九)處理附件應注意之事項 1.附件應檢點清楚，隨稿附送，並用「檢送」、「檢附」、「附陳」等字樣敘明附件名稱及份數。 2.附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、… 3.來文過長無法摘敘時，應列為附件。 4.附件以附給正本收文者為主，副本機關或單位如需給附件，應在副本項內之機關或單位名稱後註明(含附件) 。

貳、公文的寫作方式 (十)「附件」在公文的表示方式 1.如主旨、如說明一、………。 2.直接註明附件名稱及數量。 3.附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「發文時附件請洽承辦人洽取」字樣，以利發文單位人員聯絡索取後併公文發出。 4.有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。「附件另寄」亦類此。 5.無。

貳、公文的寫作方式 (十一)撰寫「簽」及「函（稿）」的一般原則 • 「簽」及「稿」的性質 (1)「簽」是幕僚對長官處理公務表達意見，以供上級了解案情，並作抉擇之依據，所以「簽」是　「人對人」的公文。 (2)「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。 • 「簽」與「稿」的關係 (1)先簽後稿：先上「簽」說明案件的處理意見，等長官核示後，再依照指示撰寫公文稿，多使用在法令、政策性、重大興革、重要人事財務案件。

貳、公文的寫作方式 (2)簽稿並陳：簽與稿同時遞送上級核決，使用在下列情況之一： 1)文稿內容需另為說明，或對有關案件以往處理情形須加分析敘述的案件。 2)依法准駁，但案情特殊，須加說明的案件。 3)須限時辦發，來不及先行請示的案件。 (3)以稿代簽：直接以文稿代替「簽」遞送上級核決，用於一般案情簡單，或例行承轉的案件。

公文版面注意事項 • 重要之上行文及獎狀等類文書，均應用 • 墨筆正楷繕寫或打字。 • 避免使用古字或簡體字。 • 不得將首長職稱名字單獨繕寫在一頁 • 一律採用黑色油墨，二頁以上，每頁應編 • 頁次。 • 附件應與公文篇幅一致，並裝訂整齊 • 上行文署名字體大小應與內容相同。

簽之製作方法 簽的本文結構主旨：起首語+本案主要意旨+期望語 (有關、關於、為辦理、簽擬、敬陳)+本案+(簽請核示) 說明：一、依據（引敘語或引述語）－引據 ‧來文機關及文號‧會議提示‧業務需要二、陳述現況及問題(申述) 三、分析利弊因素(申述) 四、承辦單位見解(歸結) 五、如需動支經費，請列明預算科目及數額六、如有附件請列明附件名稱及份數擬辦：提出具體可行方案 (本○○案於奉　核後，將如何……辦理)

簽主旨的結構 主旨：什麼事+如何做(不分項，50-60字內敘畢) 主旨：起首語+本案主要意旨+期望語 簽主旨的作法 主旨：有關「……」一案，簽請核示。 主旨：為辦理「……」一案，簽請核示。 主旨：敬陳「……」計畫，簽請鑒核。簽之製作方法

簽的起首語 ■有關 ■關於■為辦理 ■敬陳 簽的期望語 ■簽請鑒核(簽報長官瞭解並作決定) ■簽請核示(提出擬辦意見給長官核定) ■簽請鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解) ■簽請鈞閱(檢陳有關資料，請長官過目) ■簽請核閱(檢陳有關資料，請長官過目) ■簽請鈞參(提供長官參考) 簽之製作方法

簽的說明結構 說明：一、首先敘明來文機關及文號(如無來文，則說明簽本案的主要目的或依據)，其次說明來文主旨或緣由及訴求。(引據) 二、陳述事實現況或問題。(申述) 三、利弊因素分析及法規依據。(申述) 四、提出承辦單位見解及如何辦理，如需動支經費，其預算科及數額。(歸結) 五、其他補充說明。六、檢附相關附件及參考資料。(附件) 簽之製作方法

簽的擬辦作法結構 提出具體可行方案(即提出本案之具體處理方式)，供長官核裁。 擬辦：是否可行＋擬請鈞長核示。(錯誤) 擬辦：本案於奉核後＋將如何處理。 擬辦：本計畫於奉核後＋將如何處理。 擬辦：奉核可後＋將如何處理。簽之製作方法

簽之製作方法 簽的擬辦作法舉例 擬辦：本案於奉核後，函報縣府核轉交通部申請經費補助。 擬辦：本計畫（方案）於奉核後，影印分送各課室遵照辦理。 擬辦：奉核可後，發函請各部會、縣市政府派員參加。 擬辦：奉核可後，發函該公司於00年00月00日前辦理簽訂契約手續及繳納履約保證金，違者將依政府採購法第101條第1項第7款予以處分。

印信使用規定 如何正確蓋用印信

1 2 3 4 5 國璽關防職章圖記印印信之種類

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