Projektteknik

1. Projektteknik • Introduktion til kurset (indhold, form og målsætninger) • Introduktion af deltagerne • Weekendens program

2. Kurset • Form (teori, eksempler, gruppearbejde og diskussion) • Indhold (bred introduktion til Logical Framework og projektcyklusen v. Joel, samt til partnerskab v. Lene) • Modul I Introduktion: • At skabe et overblik blandt deltagerne omkring Logical Framework processen, at introducere til centrale begreber og definitioner.

3. Kurset Modul II Problemanalyse og målformulering: At give deltagerne en generel forståelse for betydningen af en interessent analyse, samt en bedre forståelse og erfaring med udviklingen af problemtræer og måltræer. Kendskab til centrale begreber og definitioner (problem, årsag/virkning, mål) og værktøjer (gruppearbejde, kort, facilitering, problemtræ og måltræ)

4. Kurset Modul III LFA matrixen: At give deltagerne en generel forståelse for LFA Matrixen, dens struktur, indhold og logik. Kendskab til centrale begreber (resurser, aktivitet, resultat, delmål og mål, indikatorer, forudsætning, antagelser og monitorering samt evaluering) og værktøjer (brug af kort, gruppeprocesser og matrix).

5. Kurset Modul IV Projektstyring: Målet er at give deltagerne et overblik over projektets livscyklus, kritiske beslutningspunkter, formålet med monitorering, evaluering og kommissorier som styringsredskab. 3 værktøjer: kommissorium, tidslinier og evalueringsmatrix.

6. Kurset Modul V Partnerskab: Formålet er at give deltagerne en bedre forståelse for styrker og svagheder ved en partnerskabstilgang.

7. Weekendens program Lørdag den 27. marts 2004:10.00 – 12.30 Modul I: Introduktion til Logical Framework (LFA)12.30 – 13.30 Frokost13.30 – 17.00 Modul II: Problemanalyse og målformulering 19.30 – 22.00 Modul V: PartnerskabSøndag den 28. marts 20049.30 – 12.00 Modul III: LFA Matrixen12.00 – 13.00 Frokost13.00 – 16.00 Modul IV: ProjektstyringKursus afslutning og evaluering

8. Hvad er Logical Framework? • Problemorienteret tilgang til udviklingsprojekter. • En proces, der skaber klarhed og sikre en vis logik og konsistens i projektdesign. • En proces, der bygger ejerskab, enighed og som anerkender den enkelte aktørs ekspertise. • Et antal værktøjer til facilitering af LFA processen • At skabe et hurtigt overblik over et komplekst projekt.

9. LFA processen • Identifikation af problemfelt • Interessent analyse • Problemanalyse • Mål identifikation • Interventions valg/strategi valg • LFA Matrix • Produkter • Udvikling af aktiviteter (og resurser) • Indikatorer (og data kilder) • Forudsætninger og antagelser

10. LFA logikken • Vi kender rejsens mål – fx ’styrkelse af spejderbevægelsen i Rwanda’ • Vi kender projektets bestemmelsessted eller delmålet fx ’udvikling af organisatorisk kapacitet på bevægelsens decentrale kontorer i Rwanda’ • Vi ved, hvad projektet skal opnå – vores produkt - for at vi kommer til bestemmelsesstedet – fx opbygning af regnskabsmæssige og deltagerinvolverende kompetencer’ • Vi ved, hvilke aktiviteter projektet må indeholde, for at vi opnår vores resultater – fx træning og nye systemer. • Da vi kender de nødvendige aktiviteter, ved vi hvilke og hvor mange resurser, der er nødvendige for projektet skal blive en succes.

11. LFA logikken Mål Tid Antagelser Delmål Antagelser Produkt Antagelser Aktivitet Forudsætning Resurser

12. 1. Problemfelt • Problemfeltet hjælper de involverede med at fokusere de kreative energier på en overordnet problemstilling. • Problemfeltet tydeliggøre desuden, at vi kun arbejder med en del af virkeligheden. • Problemfeltet hjælper os med at afgrænse ’interessent’ gruppen. • Værktøjer: e-mail, mini-konferencer, evalueringer mm.

13. 2. Interessent analyse I • Repræsentation af de forskellige virkeligheder. • Repræsentation af forskellige ekspertiser. • Nødvendigheden af kompromiser – magt, kultur og lokale traditioner. • Værktøjer: interessent kortlægning

14. 2. Interessent analyse II • Centrale spørgsmål i en interessent kortlægning: • Hvem er afhængige af projektet? • Hvem har en interesse i projektets resultater? • Hvem er modstander af projektet? • Hvem har en indflydelse på projektet?

15. 3. Problem analyse I • Mål: at skabe et overblik over de eksisterende problemstillinger indenfor problemfeltet og disses indbyrdes sammenhæng. • Fokus på etablering af årsags-virkning sammenhænge. • Identifikation af kerneproblem. • Etablere en fælles opfattelse af problemer og deres indbyrdes relationer. • Værktøj: faciliteret workshop, card-storming, gruppearbejde, plenum diskussioner

16. 3. Problem analyse II Hvordan defineres et problem: ’en eksisterende negativ tilstand’ Aldrig som en fraværende løsning fx ’manglende uddannelsesmuligheder for unge’.

17. 3. Problem analyse III - case • Brainstorm på problemer indenfor problemfeltet. • Etabler enighed om at alle kort forstås af hele gruppen (reformuler om nødvendigt). • Etabler relaterede klynger af problemer. • Diskuter jer frem til konsensus om et kerneproblem (prøv jer frem, det lykkes sjældent første gang). • Byg træet ved at spørge til årsager til kerneproblemet (bliver til træets rødder) og virkninger (bliver til træets grene). • Parker kort, der ikke kan placeres. • Reformuler om nødvendigt kortene så konsistens holdes. • Tilføj nye kort, hvis der opstår årsag – virknings huller. • Læs: A skyldes/virkning B som skyldes/virkning C som skyldes …

18. 3. Problemtræ - eksempel Årsag Årsag Virkning Virkning

19. 4. Mål identifikation I • Mål kan defineres som: • ’en fremtidig positiv tilstand’ • Mål kan være retningsangivende eller SMART(e). • I LFA formuleres mål ved at omformulerer problemtræet’s negative tilstande til positive tilstande fx ’negative hiv/aids stereotyper’ vendes til ’accepterende attitude i forhold til hiv/aids inficerede’ • Værktøj: måltræ – etablering af middel til mål logik – gruppearbejde og plenum diskussion.

20. 4. Mål identifikation II • Mål er centrale for a give projektet retning; mål fungerer ofte som et samlings- eller fokuspunkt. • LFA har to mål-niveauer: det overordnede mål og delmål. • Det overordnede mål defineres i LFA som: • ’det projektet vil bidrage til, men som ikke opnås i projekt perioden’ • Delmål defineres som: • ’den situation der forventes ved projektets afslutning’ • Delmål bør være mere SMART(e) end de overordnede mål.

21. 4. Mål identifikation III – case • Lav jeres problemtræ til et måltræ. • Reformuler årsag – virknings sammenhænge til middel – mål relationer, omskriv (i konsensus) om nødvendigt for at sikre konsistens i måltræet.

22. 4. Måltræ - eksempel Mål Mål Middel Middel

23. 5. Interventions analyse • Der skal vælges mellem de forskellige interventions muligheder i måltræet. • Identifikation af mulige strategier relateret til de enkelte interventionsmuligheder. • Vælg med udgangspunkt i de respektive organisatoriske styrker, interesser og muligheder (fx politiske og resursemæssige betragtninger) samt omkostninger. • Værktøj: matrix fx på mål, strategi, målgruppe og omkostninger på den ene side og projekt interventioner på den anden side.

25. 7. Produkt • Produkter i LFA terminologi kan defineres som: • hvad projektet kan garantere som et resultat af de igangsatte aktiviteter. • Et produkt er fx. ’træning udført’, men ikke ’forbedret performance blandt spejderne i lokalcentrene i Rwanda’. • Der er som regel flere produkter, der peger hen imod et delmål. • Formulering af produkter: så specifikt som mulige; produkterne må være nødvendige for at projektet opnår delmålet.

26. 8. Aktiviteter • Aktiviteter kan defineres som: • de processer, der er nødvendige for at opnå de ønskede produkter. • Mange aktiviteter relatere sig til et produkt (som regel). • Hvis et delmål eksempelvis er, at forbedre kapaciteten i en politisk organisation i Mozambique, med et produkt formuleret som erfaringsudveksling mellem Nord/Syd omkring ’best practice’ kan aktiviteterne være; • Studietur (med under aktiviteter fx identifikation af deltagere) • Seminar (med under aktiviteter fx deltagere identifikation) • Andet …

27. 9. Indikatorer • En indikator bruges til at måle på projekt forhold. • Der tales om proces indikatorer og om effekt indikatorer. • Indikatorer bør være så SMART(e) som muligt. • Eksempelvis træning: En proces indikator træningsaktivitet kunne være ’underskrevne deltagerlister fra alle træningsaktiviteter, med mindste 15 deltagere fra minimum 8 forskellige organisationer’ mens en effekt indikator ville gå mere på, hvorvidt træningen også blev brugt i de respektive organisationer som fx ’regnskaber der overholder aftalte standarder og som afleveres til tiden’. • Det andet centrale aspekt relateret til indikatorer er hvorfra data skaffes

28. 10. Forudsætninger og antagelser • Forudsætninger er de forhold der skal være på plads for at projektets resurser kan omformes til aktiviteter (eksempler kunne være en formaliseret samarbejdsaftale, der specificere rapportering og arbejdsdeling, blandt meget andet). • Antagelser er vigtige situationer, beslutninger og forhold, der må være tilstede, for at projektets logik holder. Antagelser skal monitoreres, da de er helt centrale for projektets succes (fx deltagelse på DUFs u-leder kursus, ekstern finansiering mm). • Antagelser og forudsætninger identificeres af interessent gruppen og til dels gennem problemanalysen.

29. LFA svagheder • Tids- og resursekrævende. • Ikke velegnet i situationer præget af forandringer. • Spændetrøje. • For lidt fokus på proces og for meget på resultater. • Undervurdering af projektets organisering/organisationen. • Konsensus vs. konflikt accepterende (magt). • Vi har ikke altid tilstrækkeligt med viden (hvornår ved vi, om vi ikke ved nok?).

30. Projekt cyklus • En måde at tænke projekter på – som en proces over tid med typiske aktiviteter relateret til definerbare faser i en livscyklus. • En proces af kritiske beslutninger: ’stop-go’ • En måde at styrke læring og styre de forskellige aktiviteter i projektets livscyklus. • Mit fokus: livscyklusen, kommissorier og evaluering….

31. Projekt cyklus Ide Evaluering Formulering Implementering Monitorering

32. Kommissorier • Kommissorier som et helt centralt styringsredskab i projektets livscyklus • Kommissorier medvirker til jeres interne afklaringsproces – hvad, hvordan og hvornår vil vi … • Kommissorier kan bruges internt såvel som eksternt.

33. Monitorering • Monitorering kan defineres som: • Den periodiske vurdering af projektets implementering • Monitorering er nødvendigt for 1. at vurdere om projekter følger den oprindelige plan og 2. for at vurdere om projektet har den ønskede effekt (eller negativ effekt) og som udgangspunkt for læring. • Udgangspunktet er udviklingen af indikatorer, der siger noget om projektets målopnåelse. • Det andet centrale aspekt relateret til monitorering er hvorfra data skaffes

34. Evaluering I • Evaluering som en læringsproces: • Der findes forskellige typer af evalueringer – ekspert vs. procesorienteret evalueringer. • Ekspertevalueringen: det eksterne blik på projektet. • Fokusområder for ekspert evalueringen: mål-effektivitet, omkostnings-effektivitet, bæredygtighed, effekt og relevans. • Problemer: ejerskab, evaluerings fokus (hvad evalueres). • Procesevalueringen: afklaring på opfattelser og ny meningsskabning. • Fokus områder for procesevalueringen: fastsættes typisk af de involverede. • Problemer: tidskrævende, ukendt fokus.

35. Evaluering II Kommissorium som styringsredskab: Evaluerinsgsmatrix:

36. Projektcyklus tidslinie: