Séminaire des nouveaux directeurs de formations de recherche 27 mars 2007

1. Séminaire des nouveaux directeurs de formations de recherche27 mars 2007 Département des Affaires Financières (DAF)

2. SOMMAIRE • Organisation de l’activité financière • Le budget de l’Inserm : élaboration, exécution • Les achats : règles et procédures • La gestion des contrats de recherche Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

3. Le département des affaires financières Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

4. Les ordonnateurs Inserm Directeurs de Formations : personnes responsables de marchés (PRM) Un ordonnateur principal : le Directeur Général Au siège ordonnateurs délégués (+DU si délégation signature ADR) 13 ordonnateurs secondaires : les ADR Dans les ADR Délégation de pouvoir Délégation de signature Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

5. Les délégations Ordonnateurs Comptables Ordonnateurs délégués : directeurs de départements du siège Un ordonnateur principal : le Directeur Général Un agent comptable principal Au siège 13 ordonnateurs secondaires : les ADR Dans les ADR 13 agents comptables secondaires, chefs des services financiers les ACS-CSF Délégation de pouvoir Délégation de signature Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

6. BUDGET PRIMITIF 2007 : Total = 612 M€ 36 % 3 % 4 % 1% 56 % Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

7. Recettes prévisionnelles 2007 par type de ressourcestotal : 612 M€ Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

8. Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

9. SEPTEMBRE • Demande de moyens des unités • budget récurrent acquis pour 4 ans • crédits exceptionnels • équipements mi-lourds • travaux d’entretien immobilier Arbitrage dotations récurrentes et exceptionnelles par Direction Générale NOVEMBRE Notification et attribution dotations par DAF DECEMBRE/JANVIER JANVIER/FEVRIER • Arbitrage équipements et travaux d’entretien par Direction Générale • Notification immédiate par DAF Instruction budgétaire des unités Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

10. SAFIr SystèmeAutomatiséFinancierdel’Inserm Outil unique de gestionbudgétaire et comptable de l’établissement • Progiciel de gestion intégrée – Oracle Applications • Partageable par tous les acteurs de l’établissement • Accès personnalisé aux différentes informations (laboratoires, ADR, siège …) • Contrôles et restitutions en temps réel Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

11. Inscription aux formations IP-PO • Contact de l’ASR (Administrateur Safir en Région) Pré-requis : • Maîtriser les fonctionnalités de SAFIr • Bien définir son circuit Achat (acteurs, circuit de validation) • Connaître et savoir exploiter toutes les restitutions d’informations possibles voir les documents joints pour informations plus détaillées SAFIrpermet la gestion et le suivi financier des ressources allouées au laboratoire • Utilisation de deux modules Oracle Applications • IP (Internet Procurement) pour la gestion de demandes d’achat • PO (Purchase Order) pour la gestion des commandes • Personnalisation du circuit Achat en fonction des besoins de chaque structure • Accès à des éditions (suivi budgétaire, contrats de recherche, commandes/factures …) Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

12. LES ACHATS : réglementation – responsabilité • L'Inserm est soumis aux principes du code des marchés publics et de la directive européenne (bientôt à l'ordonnance de 2005 sur les achats scientifiques) : • Liberté d'accès à la commande publique • Transparence des procédures d'achat • Égalité de traitement des candidats • La réglementation spécifique aux achats scientifiques ne supprimera pas ces obligation fondamentales • Le DU est personne responsable des marchés (PRM) pour les achats scientifiques inférieurs à 90 K€ HT : • Centralisation des besoins • Contrôle du respect de la réglementation dans le laboratoire • Le processus achat débute avec l'identification et la définition précise du besoin ponctuel (équipement) ou régulier (consommables) Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

13. LES ACHATS : procédures, outils, organisation • Les procédures d'achat garantissent la sécurité juridique de l'Inserm et de ses agents • Plusieurs seuils conditionnent le degré de publicité et de mise en concurrence (montant par besoin et non par BC !) : • 0-15 K€ HT : publicité par tout moyen, mise en concurrence, négociation • 15-90K€ HT : publicité sur le web achat, mise en concurrence, négociation • Au-delà de 90K€ HT : procédure formalisée (le DU n'est plus PRM) • Les outils de l'achat : • Web achat : publicité, infos réglementaires, infos fournisseurs • SAFIr : commandes, suivi des seuils • La direction d'une unité comprend également l'organisation de son approvisionnement et de ses modalités d'achat • Informations complémentaires • cf. dossier joint • responsables achats ADR Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

14. Le financement de projets par contrats • Diverses catégoriesde contrats: • Les contrats de prestations • Les subventions de recherche sans contrepartie(notifiées par décision, lettre ou contrat) • Les contrats de collaboration de recherche • Les contrats de licence sur ressources propres (RP) : organismes extérieurs ou sur subvention pour charges de service public (SE) : Inserm Contrats Inserm : AIP, PNR ou Avenir… Financés Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

15. Le chiffrage des demandes financières • Vers un chiffrage de projet à coût complet • Intégration des frais généraux et frais indirects • Prise en compte de la TVA non déductible sur dépenses • Prise en compte de la taxe sur les salaires • Informer systématiquement et immédiatement ADR des demandes de subventions et de contrats Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

16. Contrats et TVA RECETTE • Une TVA collectée (19,6%) sur la recette s’il y a une contrepartie exigée par le financeur • Définition d’une contrepartie : • Au sens général de l’économie du contrat, exécution d’une prestation pour le financeur • Une participation à la propriété des résultats, une utilisation des données pour les besoins propres de l’organisme Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007