Giorgetta Bonfiglio-Dosio

1. GiorgettaBonfiglio-Dosio Strumenti di gestione dell’archivio corrente inteso come sistema (seconda parte) (Venezia, 24 marzo 2014)

2. Le attività di gestione documentale • Sono strettamente connesse alle attività amministrative • Sono dinamiche: stratificazione di metadati descrittivi parallela alla stratificazione dei documenti • Hanno rilevanza giuridica: costituzione, attestazione, estinzione di diritti soggettivi • Sono regolate da norme, standard, buone pratiche: sono obbligatorie (come ribadito da dpcm 3 dic. 2013)

3. Normativa di riferimento • L. 241/1990 e succ. modif. DPCM 28 ott. 1999 (D’Alema) • DPCM 31 ott. 2000 • DPR 445/2000 • D. lgs. 196/2003 • D. lgs. 42/2004 e succ. modif. • D. lgs. 82/2005 e succ. modif. • DPCM 3 dic. 2013 e 5 allegati

4. R.D. 25 gennaio 1900, n. 35 «Approvazione del regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni centrali» Rilevanti messaggi ancora attuali, se debitamente “tradotti” Un importante riferimento normativo del passato

5. Eredità metodologiche del RD 35/1900 • Divieto di alterazioni volontarie • “tracciabilità” degli interventi • Documento principale e allegato • Necessità della registrazione • Concetto e definizione di fascicolo • Concetto di smistamento • Concetto di formalità del documento

6. Strategie di ricerca accolte dalla recente normativa • Riprendere le metodologie degli ultimi due secoli (registratura) • Analizzare la loro persistente validità organizzativa e gestionale • Applicarle nel contesto digitale • Osservare la normativa vigente • Tenere presenti le esigenze del soggetto produttore

7. Attività obbligatorie per legge • Registrazione (capturing nel sistema) • Classificazione • Gestione • Conservazione INVITO METODOLOGICO: pensare sempre a che cosa servono in modo da effettuarle in modo critico e non meramente esecutivo • Individuate e studiate anche dalla teoria archivistica come necessarie • Trattate anche dagli standard internazionali

8. Registrazione • Sul “registro” di protocollo • Su altri “registri” (repertori) = memorizzazione delle informazioni essenziali del singolo documento in grado di individuarlo in modo univoco e di poterlo sostituire in caso di perdita accidentale o volontaria Serve ad attestare in modo inoppugnabile che: 1) quello specifico documento è presente nel sistema 2) è entrato a una data determinata

9. Caratteristiche del registro di protocollo È atto pubblico(Cassaz. Pen. V 6 ott. 1987) Gli effetti giuridici di un atto anche di provenienza privata decorrono dalla data archivistica attestata dal registro di protocollo (NB legge 241/90) È atto pubblico di fede privilegiata(TAR Campania I Napoli 26 feb. 1991, n. 24)

10. DPR 445/00, art. 53 registrazione di protocollo «La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni» • numero di protocollo A/I • data di registrazione A/I • mittente/ destinatario I • oggetto del documento I • impronta del documento trasmesso per via telematica • [numero degli allegati] I • [descrizione degli allegati] I

11. Numero di protocollo(art. 57 TUDA) «Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno» • Come si cita un documento di una pubblica amministrazione? Prot. 0327452/2014

12. concettualmente • registrazione a protocollo = atto di “nascita” del documento all’interno del sistema • numero di protocollo = nome di battesimo: identificativo univoco

13. Art. 55 Segnatura di protocollo = apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. • Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile (logica numerica del digitale, ma non solo). Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa Va effettuata contestualmente alla protocollazione.

14. Elementi della segnatura _____________________________________________ AOO . . . . . . . . . . . . . . . . . . – Registratura Anno . . . . Titolo . . . Classe . . . Fascicolo . . . _____________________________________________ N. . . . . . . giorno mese anno _____________________________________________ UOR CC RPA ______________________________________________

15. Dpcm 3 dic. 2013, art. 9 – Formato della segnatura di protocollo Le informazioni apposte o associate ai documenti informatici, registrati nel registro di protocollo, negli altri registri di cui all’articolo 53, comma 5, del Testo Unico, nei repertori e negli archivi, nonché negli albi, negli elenchi e in ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti con le modalità descritte nel manuale di gestione, mediante l’operazione di segnatura di cui all’articolo 55 del Testo Unico che ne garantisce l’identificazione univoca e certa, sono espresse nel seguente formato: a) codice identificativo dell’amministrazione; b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea; c) codice identificativo del registro; d) data di protocollo secondo il formato individuato in base alle previsioni di cui all’articolo 20, comma 2; e) progressivo di protocollo secondo il formato specificato all’articolo 57 del Testo unico.

16. La registrazione di protocollo, la segnatura e l’individuazione delle informazioni necessarie devono essere effettuate dal sistema in unica soluzione secondo le indicazioni fornite dal dpcm 3 dic. 2013

17. metadati minimi del documento informatico • Identificativo: univoco e persistente (sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al documento informatico in modo da consentirne l’identificazione. DublinCore: identificare il documento secondo un sistema di identificazione formalmente definito. Es: UniformResourceIdentifier (URI), il DigitalObjectIdentifier (DOI) e l’International Standard Book Number (ISBN) • Data di chiusura: momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile • Oggetto: breve riassunto del contenuto del documento. DublicCore: “Description” che può includere un riassunto analitico, un indice, un riferimento al contenuto di una rappresentazione grafica o un testo libero del contenuto. • Soggetto produttore: soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico • Destinatario: soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico.

18. Che cosa protocollare? Art. 53 comma 5 del DPR 445/2000 «Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione»: devono essere elencati nel MdG

19. Art. 54 TUDA Informazioni annullate o modificate «1. Le informazioni non modificabili di cui all’art. 53 … sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. 2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione»

20. Art. 56 TUDA «Le operazioni di registrazione e le operazioni di segnatura di protocollo, nonché le operazioni di classificazione, costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni»

21. Criticità riscontrate sul campo Registrazione • Differenti tipi di registrazione: registro di protocollo e repertori (a che cosa servono e a che logiche rispondono): vanno indicati nel MdG • Quali documenti registrare? • Come rilevare le informazioni descrittive? • Nomi di persona e di istituzioni • Oggetto • Allegati

22. Riferimento a una riflessione condivisa maturata sul campo • Un esempio di strumento pensato come supporto condiviso per il funzionamento di un sistema: AURORA (= Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Redazione delle Anagrafiche), progetto archivistico promosso dall’Archivio generale di Ateneo dell’Università degli Studi di Padova, volto a formulare uno standard per la registrazione delle informazioni sul protocollo

23. Ma anche strumenti usati negli archivi storici • ISAAR (CPF) = International Standard ArchivalAuthority Record forCorporate Bodies, Persons and Families • > NIERA (Norme Italiane per l‘Elaborazione dei Record di Autorità archivistici di enti, persone, famiglie)  

24. Regole tecniche 3 dic. 2014 INDIVIDUAZIONE UNIVOCA di MITTENTE e DESTINATARIO • Cognome • Nome • Codice fiscale Facile per le persone, più difficile per le istituzioni COMUNQUE SEMPRE operazione critica

25. oggetto • Il sistema della registratura è più difficile rispetto a quello della copiatura integrale del documento • Bisogna • capire correttamente il messaggio del documento • estrarre le informazioni essenziali • analisi + sintesi = il maggior numero di informazioni possibili con il minor numero di parole (+ con -) Esaustività sostitutiva < libri iurium

26. 5 W + 1 H: del giornalismo • Who? • What? • Where? • When? • Why? • How? • Chi ? • Che cosa? • Dove? • Quando? • Perché? • Come ?

27. allegati Aneddoto: “sovrintendentizia” con indicato «Allegati: vari» Che meraviglia! • Nell’allegato quasi sempre c’è la sostanza dell’atto • Se non c’è una descrizione puntuale, possibilità di introdurre falsi • Necessità di descrizione puntuale non ristretta all’indicazione numerica • Agevolati da • definizioni amministrative • tecnologie

28. Registro di emergenza • Art. 63 «Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documen-tali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema» ./.

29. Sempre sull’emergenza 2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione 3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente ./.

30. Dopo l’emergenza • La sequenza numerica utilizzata su un registro di emer-genza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei do-cumenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea. • Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, uti-lizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

31. La l. 241/90 (generalista) può essere letta in chiave archivistica Concetti di: economicità, efficacia e pubblicità [trasparenza] Tempi predeterminati del procedimento la pubblica amministrazione deve procedere su binari predefiniti, certi e comunicati al cittadino, onde evitare prevaricazioni e arbitri > Necessità di disporre di uno strumento giuridico che attesti la data certa di inizio di un procedimento (protocollazione)

32. Nella maggioranza dei casi è possibile: determinare quali tipi di documenti è necessario produrre per portare a termine un procedimento • fissare regole e procedure • soddisfazione dell’utenza • itinerari formativi per il personale • “pensarsi/ripensarsi addosso” • organizzare meglio l’attività • razionalizzare flussi di lavoro e impiego di risorse • semplificazione

33. inoltre • il procedimento deve concludersi con l’adozione di un provvedimento espresso (funzione dei documenti e dell’archivio) • I documentiscritti(anche quelli digitali), per avere valenza giuridico-probatoria, devono rispondere a determinate caratteristiche formali • La forma scritta è garanzia di trasparenza

34. Altre esigenze soddisfatte dal protocollo • Facoltà, riconosciuta dalla legge agli aventi diritto, di intervenire nel procedimento, di prendere visione degli atti e di presentarememorie e documenti • Possibilità per i cittadini di utilizzare l’autocertificazione • Acquisizione, in originale o in copia, da parte del RPA dei documenti, già in possesso della pubblica amministrazione • Accertamento d’ufficio, da parte del RPA, dei fatti, stati e qualità

35. inoltre • Esigenze di comunicazione e pubblicità (con forme di comunicazione qualificate e solenni, ove richieste dalla legge) • Obbligo di motivare adeguatamente ogni provvedimento amministrativo: la motivazione deve indicare i presuppostidifatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell’amministrazione, in relazione alle risultanze dell’istruttoria

36. Comunicazione e pubblicità • PEC • Albo on-line • Sito istituzionale • “Portali” Vanno regolamentati

37. Perché classificare? La registrazione a protocollo dà la sequenza cronologica dei documenti Ma è necessario organizzare logicamente i documenti ~ file manager/albero delle directory

38. Finalità della classificazione(Direttiva D’Alema) • Definizione dei criteri di formazione e organizza-zione dei fascicoli, dei dossier e delle serie dei do-cumenti tipologicamente simili (circolari, verbali, registri contabili, etc.) • Reperimento dei documenti in relazione all’insieme della produzione documentaria riferita ad una specifica attività o ad un procedimento ammini-strativo • Realizzazione delle operazioni di selezione dei do-cumenti archivistici ai fini della loro conservazione ovvero della loro distruzione

39. Attività di classificazione TUDA art. 52, comma f) «garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato» TUDA art. 56 … le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni

40. Titolario di classificazione Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate(dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.

41. Caratteristiche del titolario • Si sviluppa su più livelli (struttura ad albero): titolo, classe, sottoclasse, categoria, sottocategoria (si raccomanda di attivarne al massimo 3) • È atto di organizzazione e strumento amministrativo-gestionale> va deliberato dall’organo o ufficio preposto all’organizzazione • È ricavato dall’analisi delle funzioni/attività • Ha carattere di astrattezza: prevede quello che può esserci > va costruito prima, non dopo • È generale, ma non generico: esigenze lessicali connesse alla tecnicità giuridica • Deve essere omnicomprensivo

42. Sempre sul titolario Non può essere retroattivo: organizza il futuro, non il passato Deve essere stabile, ma dinamico(quindi va modificato, sempre con atto di organizzazione, ogni volta che variano le funzioni dell’ente) NB la classificazione è un’operazione di reductio ad unum: ricondurre ad unità significa riconoscere gli attributi condivisi da entità differenti

43. Il titolario è obbligatorio 1) DPR 445/2000: art. 50 Ciascuna amministrazione deve stabilire un piano di classificazione 2) Regole tecniche 3 dic. 2013, art. 5 comma m): “sistema di classificazione” integrato con il piano di selezione

44. Criticità della classificazione • “giustificare” la necessità di classificare (aspetti amministrativi e anche tecnologici) • Come costruire un titolario di classificazione? • Analisi delle attività e delle funzioni • Esigenze logiche stringenti (anche lessicali) • Semplicità che non significa semplicismo • Come addestrare all’uso del titolario

45. Aspetti psicologici della classificazione • L’operazione della classificazione è una forma di dominio sulla realtà, qualunque essa sia (naturale/artificiale, fisica/incorporea, etc.) • Classificare significa costituire, trovare certezze (ruolo delle serie di telefilm) • Classificare significa essere sicuri di ritrovare qualcosa cui teniamo nel posto in cui lo abbiamo collocato, nel posto che gli abbiamo assegnato • La classificazione è operazione trasversale a tutte le discipline

46. “i calzini del principe Carlo”

47. Pensare è classificareRiccardo Ridi (2001): http://www.iskoi.org/doc/pensare.htm Riprende le riflessioni di George Perec, Pensare/classificare (1989)

48. classificazione Forma di gestione delle informazioni /documenti • A monte: regola d’oro 1 : 1 > 1 argomento/informazione : 1 documento Forma di gestione dell’informazione e della comunicazione all’interno di un’organizzazione e da e per l’esterno • Problema di linguaggio > standard e accordi La collocazione delle entità nei diversi contenitori si basa (direttamente o indirettamente, ma in modo determinante) sulla individuazione di differenze di rilievo tra le entità stesse, cioè su processi di distinzione > teoria degli insiemi/minimo comun denominatore

49. Libro del genesi, 1 1 In principio Dio creò il cielo e la terra. 2 La terra era informe e deserta e le tenebre ricoprivano l'abisso e lo spirito di Dio aleggiava sulle acque. 3 Dio disse: «Sia la luce!». E la luce fu. 4 Dio vide che la luce era cosa buona e separò la luce dalle tenebre 5 e chiamò la luce giorno e le tenebre notte. E fu sera e fu mattina: primo giorno. 6 Dio disse: «Sia il firmamento in mezzo alle acque per separare le acque dalle acque». 7 Dio fece il firmamento e separò le acque, che sono sotto il firmamento, dalle acque, che son sopra il firmamento. E così avvenne. 8 Dio chiamò il firmamento cielo. E fu sera e fu mattina: secondo giorno.

50. 9 Dio disse: «Le acque che sono sotto il cielo, si raccolgano in un solo luogo e appaia l'asciutto». E così avvenne. 10 Dio chiamò l'asciutto terra e la massa delle acque mare. E Dio vide che era cosa buona. 11 E Dio disse: «La terra produca germogli, erbe che producono seme e alberi da frutto, che facciano sulla terra frutto con il seme, ciascuno secondo la sua specie». E così avvenne: 12 la terra produsse germogli, erbe che producono seme, ciascuna secondo la propria specie e alberi che fanno ciascuno frutto con il seme, secondo la propria specie. Dio vide che era cosa buona. 13 E fu sera e fu mattina: terzo giorno.