协同工作平台简要使用说明

1. 协同工作平台简要使用说明 2011年6月

2. 技术支持及相关资源 • 技术支持 • 热线电话 客音公司：陈淳勇 13751595506 开发公司：石磊 18688468968 陈伟 13924031586 • 可以通过客户端即时通讯方式向“管理员”寻求帮助 • 可以通过系统中电子论坛的有关板块提交问题和建议 • 相关资源 • 本文档、计算机初始配置说明等可以在系统登录页面下载 • 系统的其他资料将陆续发布到电子论坛有关板块中

3. 系统总体介绍 – 建设目标 • 客音公司协同工作平台是整合客音公司的三大业务模块以及两个支持平台（行政人事、财务）进行协同办公的系统。系统主要实现以下几个方面的建设目标： • 实现与客音公司现有业务系统的数据集成 • 实现与电话会议平台、邮件系统、短信平台、即时通讯等公共办公平台的应用集成 • 实现日常行政办公、协同工作（任务、项目）的制度化、流程化管理 • 提供知识管理、信息发布、信息共享、公共服务等功能

4. 系统总体介绍 – 系统功能区规划 • 系统分以下几大功能区块： • 首 页：系统各区块重要信息的集中展现门户。 • 协同工作：核心功能区块（详见下页介绍）。 • 在线通信：提供即时通讯、融合通讯、邮件、论坛等沟通功能。 • 业务中心：集成业务系统的数据统计图表，提供导航功能。 • 公共服务：提供多种公共服务功能，服务类数据的发布。 • 知识在线：知识管理、知识共享。 • 快乐驿站：办公休闲。

5. 系统总体介绍 – 协同工作区功能 客户管理 下图中红色字体为待建或建设中的功能 个人中心 行政事务 人力资源 工作任务 • 我的待办 • 我的经办 • 我的事务 • 工作日志 • 工作计划 • 我的工资条 • 通讯录 • 日程安排 • 个人常用批语 • 申请报告 • 会议管理 • 请休假申请 • 报销管理 • 外出管理 • 盖章管理 • 合同审批 • 收文管理 • 发文管理 • 借款管理 • … … • 任务管理 • 项目开发管理 • … … • 员工档案管理 • 工资发放管理 • 绩效考核（座席） • 招聘管理 • 员工入职管理 • 员工转正管理 • 员工离职管理 • 员工调动管理 • …… 资源管理 信息发布 统计报表 • 通知公告 • 信息栏目浏览 • 信息发布管理 • … … • 任务统计 • 请休假情况统计 • 出差情况统计 • 报销统计 • 办公用品领用统计 • 申请报告统计 • 收文统计 • 发文统计 • HR有关的统计 • … … • 客户管理 • 客户联系人管理 • 客户活动管理 • 产品管理 • 合同管理 • 办公用品管理 • 固定资产管理 • 号码资源管理 • IP资源管理 • … …

6. 如何访问系统 – 初始化配置 • 要正常使用系统，必须先对自己的计算机进行一些初始化配置： • 系统支持IE6.0及以上版本的浏览器（如使用第三方浏览器，可能部分功能会有异常） • 在IE浏览器中将系统网址设置为可信任站点。 • 下载安装即时通讯客户端程序。 • 下载安装查看流程信息的图形化插件。 初始化配置方法详见《初始化配置手册》（系统登录页面可以下载）

7. 如何访问系统 – 网页方式登录 • 正式系统 • 内网地址：http://10.4.30.48:8888/oa • 外网地址：http://125.93.53.93:8888/oa • 测试系统 • 地址：http://10.4.18.105:8888/oa 测试系统用于新功能发布测试、试用；日常培训、练习等。 为了方便使用，大家请不要修改测试系统的登录密码。

8. 如何访问系统 – 客户端方式登录 • 正式系统提供即时通讯客户端的登录方式。 安装后点击桌面的 图标，可以登录客户端程序（如果出差在外，可以将“使用外网连接”选项勾选后再登录）。 大家可以在网页登录页面上下载客户端程序进行安装，如下图：

9. 如何访问系统 – 登录帐号和密码 • 正式系统 • 登录帐号：每个人的TCL邮箱名 如邮箱是mqh@tcl.com，则登录帐号为“mqh” • 登录密码：默认秘密为123456，登录后请修改为其它密码。 • 测试系统 • 测试系统的登录帐号与正式系统一致。 • 测试系统的登录密码统一为123456。 为了方便使用，大家请不要修改测试系统的登录密码。

10. 客户端程序使用说明 • 登录客户端后，客户端程序最小化在右下角的任务栏中（类似QQ） • 双击图标，可以自动打开IE浏览器进入系统首页（无需再登录） • 在图标上点击右键，可以进入通讯界面、注销或退出客户端

11. 客户端程序使用说明 –客户端设置 • 在客户端通讯界面上部点击设置按钮，可以对客户端进行设置。 注意1：为了消息保密性，聊天记录是保存在每个用户的本地计算机上的（服务器并不保存聊天记录），如果您把右图中“保存交谈记录”的勾选去掉，则无法查看聊天记录。 注意2：用户请进入右图的“个人设置”菜单，上传本人的头像（建议使用大头贴类的本人照片，方便同事直观地找到你）

12. 客户端程序使用说明 – 即时通讯 • 打开客户端通讯窗口，默认进入的是“在线用户”列表。你也可以通过左侧的“组织架构”树找到要交流的用户，单击用户图片可以打开聊天窗口。（注：不在线的用户，其头像是灰色的） • 可以在聊天窗口中邀请其他用户，形成临时讨论组。 • 可以创建群组。 即时通讯功能支持离线消息、离线文件传送等QQ类似功能。 还提供“签阅”消息等特殊功能。

13. 客户端程序使用说明 – 网盘和共享 • 客户端程序提供网络硬盘和文件共享功能。 • 公司有公司共享文件夹 全公司的员工都可以访问，公司指定管理员对其进行权限管理。 • 每个部门有部门共享文件夹 本部门的员工可以访问，部门指定管理员对其进行权限管理。 • 每个即时通讯群组有群组共享文件夹 本群组用户可以访问控制。 • 每个用户有个人文件夹 由用户本人进行管理。

14. 客户端程序使用说明 – 网盘和共享 • 打开对应的共享文件夹，如果您有管理权限，则右键菜单中可以进行“共享”权限设置。 • 要修改共享文件夹中的文件，必须进行签入、签出的操作，提供版本管理和历史版本的查阅功能。 • 可以对自己感兴趣的文件夹进行订阅，当文件夹有更新时，客户端会弹出提醒消息。

15. 客户端程序使用说明 – 融合通讯 • 客户端程序提供方便的打电话、电话会议功能。 • 客户端程序提供方便的发送手机短消息功能。

16. 客户端程序使用说明–电子邮件收发 • 可以在客户端程序中配置自己常用的邮箱，实现新邮件提醒及邮件收发功能。 注意1：为了邮件安全保密性，用户邮箱设置数据是加密保存在每个用户的本地计算机上的（服务器并没有保存）。也就是说，如果您更换了电脑或是在其它电脑上登录客户端，您的邮箱需要重新设置。 注意2：您可以设置多个常用邮箱，但这些邮箱必须是支持IMAP协议的邮箱（IMAP是比POP3更为优越的新邮件协议，现在大部分的邮件系统都支持IMAP）。TCL的邮箱支持IMAP协议。

17. 系统操作模式说明 • 系统的功能很多，但归纳起来，对系统的操作无非以下几种模式： • 处理别人发给我的待办事项 • 客户端程序弹出待办提醒窗口，直接打开待办，办理完毕提交。 • 从系统的待办列表中打开待办事宜，办理完毕提交。 • 我主动启动一个事项 • 登记类：从系统中找到对应的功能，填写表单并保存。 • 流程类：从系统中找到对应的功能，填写表单，选择下一环节处理人并发送。 • 查看系统中的信息、数据 • 找到对应的栏目，查询并查看。 • 下文结合流程有关的操作进行说明。

18. 流程功能使用说明 • 系统中大部分功能都与流程相关联，大家日常操作打交道最多的就是流程有关的功能。可以说，学会使用流程就基本学会了使用系统。 • 系统中的流程是可配置定义的，由系统管理员根据调研的需求预先设置，在使用过程中如发现不合理，请及时向技术支持人员反馈修改。 • 广义地划分，在一个流程中有两种流程角色：启动者和参与者。 • 启动者：流程的发起者。 • 参与者：流程各个环节的处理人。 下面我们针对这两种不同角色，分别进行介绍。

19. 流程功能使用说明 – 启动者 下面我们以合同审批为例进行讲解 • 第一步：申报人进入合同审批管理功能，打开合同审批界面，如下图：

20. 流程功能使用说明 – 启动者 • 第二步：填写合同审批表的基本信息后，请选择要使用的流程。 注：只有当该业务有多个可选流程时，才会出现流程选择框。

21. 流程功能使用说明 – 启动者 • 第三步：保存登记信息后，流程被激活，选择下一步的处理。 • 选择完成后，点击上图中的“确认发送”按钮，流程推送到下一环节处理人的待办事宜中，本环节的办理结束。 注：以上是普遍性操作的示例，就合同审批功能来说，申报人还需上传合同草稿的正文，供后续的审核环节审阅、修改。

22. 流程功能使用说明 – 参与者 参与者在流程活动中可能是多种角色：审核者、审批者、传阅者、办理者等等，其操作模式大体一致。 • 第一步：参与者接收到客户端的待办提醒，直接打开流程事项。 或者，参与者从自己的待办事宜列表中打开流程事项。

23. 流程功能使用说明 – 参与者 • 第二步：查看事项内容、正文、附件，查看各环节处理人的意见，然后填写自己的传阅/审核/审批意见，或填写办理情况/办理结果。

24. 流程功能使用说明 – 参与者 • 第三步：选择下一步处理方式和处理人，并将流程发送到下一处理人。

25. 常用流程功能介绍 • 常用的流程功能如下图： • 下一步：推送流程到下一环节，每个流程都必用的功能。 • 传阅：可以随时启动对本事项或文件的传阅。 • 转办：可以更换当前的处理人（比如，我突然要出差，可以将手上的待办事项转给其他同事处理） • 查看流程信息：可以查看本事项或文件的办理过程。 • 关注流程：对于自己关注的事项或文件，可以设置关注，则每当这个事项或文件在流程中发生了环节的变化，客户端程序会给我提醒消息。

26. 其他说明 • 以上是本文的全部内容。 • 其他更有针对性或更细节的操作说明，如有必要，我们将陆续在电子论坛的有关板块中发布，敬请留意。