Arbeitshilfen für die Verwalterpraxis

1. Arbeitshilfen für die Verwalterpraxis Mehr Zeit für das Wesentliche Peter Gerhardt, März 2011

2. Hatten Sie Zeit für die wichtigen Dinge? Oh, eigentlich wollte ich …. … mich mehr um meine Beiräte kümmern … Akquise betreiben, neue WEG´s gewinnen … mich und meine Mitarbeiter schulen … Honorarerhöhungen gezielt durchsetzen … Versammlungen besser vorbereiten … die Arbeitsabläufe verbessern … wieder mal einen alten Freund treffen … … aber habe im klein-klein des Tagesgeschäfts einfach nicht die Zeit gefunden.

3. Zeitdiebe Störfaktoren und Zeitdiebe: • Chef, Vorgesetzter • Mitarbeiter/Kollegen • Nörgelnde Eigentümer • Unkoordinierte Meetings • Fehlende Ziele • „Nein“-Blockade • Arbeitsweise/-abläufe • Organisation/Ablagesysteme • Veralterte IT • Internet/Email/twitter/Multitasking • Perfektionismus

4. Eisenhower - Prinzip Jeden Vorgang nur einmal „anfassen“ und sofort über die weitere Bearbeitung entscheiden. Dwight D. Eisenhower Wichtigkeit Dringlichkeit

5. Was machen Erfolgreiche anders? Wichtigkeit Dringlichkeit

6. Das haben wir immer so gemacht … Prozess- erleichterung Prozess- veränderung Prozess- verschönerung Hoher Zeit- und Ressourceneinsatz … anstatt Prozess-Eliminierung

7. Bei uns ist alles anders … Eine Weisheit der Dakota-Indianer: „Wenn du entdeckst, dass du ein totes Pferd reitest, steig ab.“ Doch wir Manager versuchen oft andere Strategien: • Wir besorgen uns eine stärkere Peitsche. • Wir wechseln die Reiter. • Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten." • Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren. • Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet. • Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde. • Wir bilden eine Task Force, um das tote Pferd wiederzubeleben. • Wir schieben eine Trainingseinheit ein, um besser reiten zu lernen. • Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an. • Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist. • Wir kaufen Leute von außerhalb ein, um das tote Pferd zu reiten. • Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden. • Wir machen zusätzliche Mittel locker, um die Leistung des Pferdes zu erhöhen. • Wir entwickeln ein Motivationsprogramm für tote Pferde. • Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist. • Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden. • Wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein. • Wir strukturieren um, damit ein anderer Bereich das tote Pferd bekommt.

8. Abläufe konventionell Heizkostenabrechnungzuordnen Heizkostenabrechnungarchivieren Heizkostenabrechnungkopieren Heizkostenabrechnung verbuchen Abrechnung versenden Rechnungen der Messdienste verbuchen Arbeitsprozesse beim Verwalter Abrechnung erstellen Ablesung durchführen Betriebskostenabrechnung erstellen Nutzer- und Kostenlisten ausfüllen Versenden derMietnebenkostenabrechnung Listen versenden Nachzügler koordinieren Zwischenablesung

9. Wege der Abstimmung Übersicht der möglichen Wege um Abrechnungsdaten zu tauschen Komplettangebote Dienstleister übernimmt Aufgaben im Kundensystem Integrierte BK-Lösungen Effizienz der Prozesse Online- Lösungen Elektronischer Datentausch Automatisierte Dateneinspielung in Techem- und Kunden-EDV Datentausch von Daten mittels Papier Datenmengen / Wohneinheiten

10. Datentausch – effizient, schnell und sicher • Der elektronische Transfer der Daten spart Zeit, Papier und Geld: • Sie übermitteln alle erforderlichen Daten direkt aus Ihrer Verwaltungssoftware an Techem. • Einzige Voraussetzung: Ihre wohnungs-wirtschaftliche Verwaltungssoftware unterstützt den Datentausch. • Ausführliche Analyse aller Anbieter liegt vor • Hohe Datensicherheit - Daten werden verschlüsselt übertragen • Der Datentausch funktioniert nach den Standards der ARGE (Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V.).

11. (Begehungsreihenfolge von Techem) Einmalige Vorbereitung • In der Software des Kunden werden alle Objekte und deren Wohnungen bzw. Mieter in den Stammdaten geführt. In Abhängigkeit von der verwendeten Software werden numerische oder alphanumerische Bezeichnungen benutzt. • Auch in der Techem Software werden alle Objekte und deren Wohnungen unter einer numerischen Bezeichnung geführt. • Beispiel Ordnungsbegriff: • 0001155550010 • Techem Niederlassung • Liegenschaftsnummer • Nutzernummer

12. A-Satz Abstimmung (periodisch) • 1. Nutzerlisten aus ERP-System des Kunden an Techem senden • Nutzernummer • Nutzername • Anschrift • Geschoss • Nutzfläche • Damit alle relevanten Informationen zwischen beiden Systemen ausgetauscht werden können, muss jeder Nutzernummer Ihrer Software die entsprechende Techem Nutzernummer zugeordnet werden. • Bei Bestandsveränderungen ist immer ein A-Satz Austausch erforderlich! 2. Die Nutzer-nummern werden anhand der Listen manuell in die Techem Stamm-daten übernommen • 3. Techem erstellt einen A-Satz • Satzart • Kundennummer • Ordnungsbegriff • Nutzernummer • Abrechnungsart • 4. A-Satz in ERP-System einlesen • Fehlerprüfung durchführen • Fehlermeldungen mit Techem besprechen • ggf. erneute Übergabe der Nutzerliste und berichtigten A-Satz einlesen

13. Techem.Portal

14. Datentausch – so funktioniert es • Nach einem einmaligen Datenabgleich folgt jährlich: Techem Ihre Verwaltungssoftware Prüfung & Plausibilitäts-kontrolle, Zusammen-führung mit Ablesewerten Datenübermittlung in elektronischer Form • Übermitteln Erstellung der Heizkosten-abrechnung, elektronische Übermittlung der Ergebnisse • Erstellen & Einspielen Einspielen & Verbuchen der Abrechnungsergebnisse Druck Mietnebenkostenabrech-nung mit Ergebnissen aus der Heizkostenabrechnung Druck der Heizkostenabrech-nung und Versand an Sie • Drucken Zusortieren der Heizkosten-abrechnung, Versand der kompletten Mietnebenkosten-abrechnung an die Bewohner • Versenden

15. Datentausch – im Softwaretool

16. Zeitersparnis bei der Datenübermittlung: Zeitersparnis beim Einspielen in die Verwaltungssoftware: 1 Min. x 450 Wohnungen30 Min. x 30 Liegenschaften 1 Min. x 450 Wohnungen2 Min. x 30 Liegenschaften 1.350 Min. = 22,5 Std. 510 Min. = 8,5 Std. Zeit sparen mit dem Datentausch Das Kundenbeispiel: Ein Kunde verwaltet 30 Liegenschaften mit insgesamt 450 Wohnungen. Unterm Strich spart der Kunde in unserem Beispiel über 30 wertvolle Arbeitsstunden.

17. Vorteile Komfortlösung Datentausch • Mehrarbeiten vermeiden • Manuelles Übertragen der Daten entfällt • Mieterschreiben per Knopfdruck vervollständigen und ausdrucken • Abläufe optimieren • Fehlerquellen vermeiden • Rückfragen der Bewohner schnell beantworten (Archiv) • Weitere Vorteile • Spezialisierte Systemberater stehen zur Verfügung • Der Datentausch ist für Sie kostenlos

18. Beratung und Unterstützung • Serviceangebot umfasst • Bewertung aktuelle Software • Unterstützung Software Auswahl bei Umstellung • Analyse Datenmodell • Vorbereitung Datenmigration • Übernahme der Daten • Schulung der Mitarbeiter • Nachbetreuung und Anwenderhilfe

19. Datentausch Abläufe HKA mit Datentausch Heizkostenabrechnungzuordnen Heizkostenabrechnungarchivieren Heizkostenabrechnungkopieren Heizkostenabrechnung verbuchen Abrechnung versenden Rechnungen der Messdienste verbuchen Arbeitsprozesse beim Verwalter Abrechnung erstellen Ablesung durchführen Betriebskostenabrechnung erstellen Nutzer- und Kostenlisten ausfüllen Versenden derMietnebenkostenabrechnung Listen versenden Nachzügler koordinieren Zwischenablesung

20. Datentausch Abläufe HKA mit Datentausch und Funk Heizkostenabrechnungzuordnen Heizkostenabrechnungarchivieren Heizkostenabrechnungkopieren Heizkostenabrechnung verbuchen Abrechnung versenden Rechnungen der Messdienste verbuchen Arbeitsprozesse beim Verwalter Abrechnung erstellen Ablesung durchführen Betriebskostenabrechnung erstellen Nutzer- und Kostenlisten ausfüllen Versenden derMietnebenkostenabrechnung Listen versenden Nachzügler koordinieren Zwischenablesung

21. Es ist nicht wenig Zeit , die wir zur Verfügung haben, sondern es ist die viele Zeit, die wir nicht (richtig) nutzen. Seneca, römischer Philosoph

22. Clever Energie sparen - ganzheitlich • Techem Energiemanagement ist mehr als Verbrauchserfassung und -abrechnung. • Techem bietet die gesamte Dienstleistungskette rund um die Themen Energie und Wasser. • Kontakt • www.techem.de • oder jetzt direkt auf der Veranstaltung. 22