第六章秘书与会务工作

第六章秘书与会务工作 教学目的：掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作，熟悉拟定会议方案，了解会务工作的基本内容及工作程序。教学重点、难点：会议筹备工作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程序与方法；案例分析。教学方法：案例教学、讨论式教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。教学时数：理论5课时实训7课时

. • 情景案例1：波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会，参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘秘书打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘秘书一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘秘书马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘秘书心急如焚……

. • 思考：假如你是刘秘书，如果放映机在十点十分还未送到，应该如何处理? 假如你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?2、召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排?

. • 情景案例2 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。思考：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

第一节会议概述 • 一、什么是会议？会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。

. • 二、会议要素： 1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。 2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。 3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

. • 三、最基本的会议要素会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。

. • 四、会议的种类 1. 按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议； 2. 按会期分：定期会议和不定期会议； 3.按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等； 4. 按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等； 5. 按议题性质：专业性、专题性、综合性等； 6. 按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)等； 7.按会议采用的媒介分：电话会议、电视会议、计算机会议 8.按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。

. • 五、会议的申报与审批（一）会议申报与审批的形式一是口头申报形式。二是书面申报形式。三是会议申报形式。

. • （二）会议审批的原则精简从严的原则。 “一枝笔”的原则。

. • 六、会议有什么作用？（一）会议的积极作用 1．交流信息 2．发扬民主 3．增强友谊 4．统一认识，协调行动 5．带动消费，促进经济

. • (二)会议的负面作用。 1．造成时间、精力的浪费 2．金钱的浪费 3．信息的重复、浪费 4．滋长不正之风

第二节会前秘书工作 • 指导会务工作的原则有哪些？ 1、准备充分； 2、组织严密； 3、服务周到； 4、确保安全。

. • 会务工作流程:会前—会中—会后会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查

. • 会议筹备方案案例： • 可信公司技术训练专题研讨会 • (筹备方案) • 一、会议主题 • 为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。 • 二、会议的时间、地点 • 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。 • 三、参加会议人员 • 公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。 • 四、会议议程 • 会议由主管副总经理主持。 • 上午： (1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。 (2)培训部总监专题发言。 (3)生产部总监专题发言。 • 下午： (1)分组讨论。 (2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。 • 五、会议议题： • (1)技术训练与提高企业综合竞争力。 (2)技术训练与技术创新。 (3)如何提高技术训练的质量。 (4)技术训练方法的再讨论。 • 六、会场设备和用品的准备： • 准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。 • 七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。 • (1)总经理的工作报告。 (2)培训部、生产部总监的专题发言稿。(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。 (4)副总经理的总结报告。 • 八、会议服务工作：由行政部综合协调。 • (1)会议通知。 (2)会议日程表。

. • 一、制定会议计划与预案 1.会议预案（大中型会议） 2.会议计划（小型会议） 3.会议经费预算（成本意识）会议成本= X+2J*N*T 式中N----表示显性成本的总和；J—-与会者平均工资的3倍（以小时计）；N—-参加会议的人数； T—-会议的时间（以小时为单位）。 J为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。

. • 会议经费的主要内容 *文件资料费： *邮电通讯费用： *会议设备和用品费： *会议场所租用费： *会议办公费： *会议宣传交际费： *会议住宿补贴费： *会议伙食补贴： *会议交通费： *其他开支：

. • 二、拟定会议议题、议程和日程（一）安排会议议题：会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。（二）安排议程与日程

. • 三、确定与会人员和制法证件 • 四、会议文件资料的准备 • 五、会址选择及会场布置确定会议时间和地点。会场布置。1.气氛、色调应与会议内容相称。 2.桌椅摆放应符合会议要求。 3.按照不同惯例排列与会人员席位。 • 六、会务工作及会前检查（一）会务工作分工：1.秘书组、2.总务组、3.宣传组、4.保卫组（二）会前检查：

第三节会间秘书工作 • 一、会间秘书服务（一）会议的接站、报到与签到 1.接站工作 2.报到工作 3.签到工作（二）会议记录工作（三）会间的保卫工作（四）会间食宿、车辆、娱乐等服务工作

. 二、会间信息的收集与编发（一）会间信息的收集、传递与反馈（二）会间信息的编发与宣传

. 三、会间的组织协调与引导工作（一）会场外的组织协调（二）会场内的辅助引导

. • 四、处理会议突发事件 1、处理人员问题 2、处理场地问题 3、处理设备问题 4、处理资料问题 5、处理健康与安全问题 6、处理行为问题

. • 五、会议应急方案的制定会议应急方案的制定程序为：预测情况——准备应对备选方案——讨论会议紧急情况——确定会议应急方案。 1、预测不可预知的情况。会议应急方案的制定首先要根据会议的具体情况认真分析此次会议哪些地方容易出问题，并能够确切地知道筹备者可以采取哪些措施缓解和解决问题。 2、提前准备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，准备好备选的场地、备用的设备和资料等。并在会议的筹备阶段不断对各种突发情况进行复查和调整。 3、在会议正式召开前，要组织一次专题性的筹备检查会，重点讨论会议中可能出现的紧急情况和危机。 4、在应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会，大家把问题考虑得越全面，措施制定得越有创造性，会议的成功就越有保证。

第四节会后秘书工作 • 一、会后事务引导离场，清理会场做好与会者离会的服务工作发布会议消息 • 二、拟写会议纪要 • 三、整理会议文件资料和归档 • 四、会议总结和催办

补充：会见与会谈 • 一、会见、会谈的含义 • 会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。 • 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。

. • 二、会见、会谈的区别 • 1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。 • 2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。

. • 三、秘书安排会见、会谈工作的具体操作了解意图；准备资料；确定参加人员；确定时间和地点；座次安排；场所布置；迎送工作。

第六章 秘书与会务工作