CONTROL DE REGISTROS

1. CONTROL DE REGISTROS

2. La norma ISO 9001:2000 establece seis (6) procedimientos que deben ir documentados, a saber: Elaboraci�n de Documentos Control de Registros Control de Documentos Acciones Preventivas y Acciones Correctivas Producto No conforme Auditorias Internas

3. Procedimiento Control de Registros La norma ISO 9001 en el numeral 4.2.4 establece que la organizaci�n debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles para la identificaci�n, el almacenamiento, la protecci�n, la recuperaci�n, el tiempo de retenci�n y la disposici�n de los registros.

4. Dando cumplimiento a este requisito, la Corporaci�n cuenta con el procedimiento para Control de registros, identificado con el c�digo SI-P-02, que pueden consultar en Corponet, en la ruta: Corponet/ ISO/certificaci�n misional/Mapa de procesos/Sistema de gesti�n Integral/SI-P-02 Procedimiento Control de Registros

5. Qu� es un Registro? Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desempe�adas. La informaci�n en �stos consignada se debe poder demostrar con base en las actividades efectuadas o los resultados alcanzados de acuerdo a los objetivos planteados para el Sistema de Gesti�n de la Calidad. Un registro se puede diligenciar en medio f�sico o magn�tico.

6. CONDICIONES GENERALES Para la inclusi�n de nuevos formatos en el sistema de control de registros, se debe dar cumplimiento al Procedimiento de Elaboraci�n de documentos SI-P-01 y al Procedimiento de Control de Documentos SI-P-03.

7. Independientemente del medio de presentaci�n (impreso, magn�tico, electromagn�tico, fotograf�a, etc.), los registros deben estar completamente diligenciados, ser legibles y coherentes con el tiempo y la actividad a que correspondan.

8. Ning�n registro en medio impreso (manuscrito espec�ficamente) se debe generar a l�piz.

9. Cuando se presenten errores en los registros, el error deber ser tachado (no se debe ni borrar, ni eliminar, ni hacerlo ilegible) y el valor correcto deber ser escrito al margen. Estas alteraciones deben ser firmadas o visadas por la persona que hace la correcci�n.

10. El L�der de proceso es responsable de mantener actualizado el control de registros de su �rea o proceso y debe informar al Coordinador Nacional de Calidad los cambios que ocurran.

11. Los registros que se conserven en medio magn�tico se les debe establecer el sistema de backup y de protecci�n contra virus garantizando la integridad de la informaci�n, durante los tiempos de retenci�n establecidos.

12. Para Controlar los Registros Tenga en Cuenta: Identificaci�n: Los registros se identifican con la informaci�n b�sica que permite relacionarlos con el proceso o actividad de donde se originan los datos. Generalmente esta informaci�n se diligencia en el encabezado de los formatos, informes, tablas y otros tipos de registros.

13. Almacenamiento: En cada �rea se establece el lugar de almacenamiento para el archivo de gesti�n que se va a utilizar para guardar el registro, bien sea f�sico (en carpetas, folders, unidades de almacenamiento), o electr�nico (carpetas electr�nicas).

14. Recuperaci�n: De acuerdo a la ruta de ubicaci�n definida en el Listado Maestro de Registros SI-F-03. (archivos de gesti�n, archivo central )

15. Tiempo de Retenci�n: El tiempo de retenci�n de los registros del Sistema de Gesti�n de la Calidad se define en el Listado Maestro de Registros SI-F-03 y en las Tablas de Retenci�n Documental.

16. Protecci�n: Las zonas de almacenamiento deben garantizar la protecci�n contra la humedad, polvo y elevadas temperaturas (fuentes calor�ficas y luz solar) de los registros que evidencian la operaci�n del SGC

17. Disposici�n: Los registros que cumplan los tiempos de conservaci�n se destruyen diligenciando un acta de destrucci�n firmada por el �rea responsable de los registros y el responsable de gesti�n documental, siguiendo lo establecido en las Tablas de Retenci�n y en los procedimientos del proceso de Gesti�n Documental.

18. RECUERDA QU� LO QUE NO EST� ESCRITO� NO EXISTE!!