Migreren naar DMSforSharePoint TM Bart van Wanroij bart.vanwanroij@epona epona

1. MigrerennaarDMSforSharePointTM Bart van Wanroij bart.vanwanroij@epona.com www.epona.com V 2.0

2. Agenda • Wie is Epona? • Wat is SharePoint? • Wat is Epona DMSforSharePoint? • 30 minuten doelen: • 1e doel: migreren van H: naar HTTP: • 2e doel: migreren van PST naar HTTP: • 3e doel: goed zoeken…niet op de agenda! • Project aanpak

3. Epona - The Company • Established in 1993 – Privately Held • Offices in Rotterdam, Amsterdam, Frankfurt, New York • Multiple SharePoint Solutions & Mission Critical Applications • Epona DMSforSharePointTM Document Management for All Lines of Business • Epona DMSforLegalTM Document Management for Law Firms • Epona SharePoint Email FilerTM Content • Epona Contact ManagerTM Contact Management (CRM) for Law Firms (SQL based) • Specialists in software development – multiple verticals • 55 Epona Employees • 17 developers building custom applications for Legal, Medical, Financial, Government • Software sales throughout Europe (with recent sales in North America) • 165,000 Licensed Users Globally • Partnerships with Microsoft, Cisco, Adobe, DocsCorp, Litera, WorkShare (pending)

4. Epona Clients – References(All Software Solutions)

5. Epona Technology Partners • Technology Partners verify the efficacy and intelligence of design

6. Epona – Communities • Epona sponsors the leading Technology Organizations

7. Wat is SharePoint precies? • Bestanden Net als File Server • Extra Velden Net als Database Server • Zoekmachine Net als Google

8. SharePoint als document management platform? • SharePoint 2010 built-in features, capabilities, and savings • Document WorkFlow Capability with user notifications - software cost: $0 • Enterprise Content Management/Records Management - software cost: $0 • Intranet and Extranet Site capability (secured documents) – software cost: $0 • Portability - Offline content access (Microsoft WorkSpace 2010) – software cost: $0 • Document Comparison built into Microsoft Word - additional software cost: $0

9. DMSforSharePoint has no “Middle Tier” Utilizing only Microsoft Technology DMSforSharePoint provides a Direct Connection between SharePoint and MS Office • Faster, More Reliable, SharePoint Power – Providing True “Seamless” Integration

10. Right Click Subscribing to Projects or Users

11. Familiar Project Centric Organization • Project Centric Folders • Content Inherits Metadata • SharePoint Document Collections Supported • Recent Documents supported • View by Client or Project • Resides in the Outlook Tree • End-user editable views

12. User Driven Customized Views • Native Outlook Views Supported • Create Category Groups • View by Client or Project • End-user editable views • Persistent or Custom Views

13. Recent Documents Support - Outlook SharePoint Metadata Fields Outlook Columns Sortable

14. Recent Documents Support – MS Office

15. Easy & Intuitive Search for Content from within Outlook Use Advanced Search • Use Outlook Search Bar • Full Text Search • Metadata Search • Across all SharePoint Sites • Or in Specified Projects • Supports FAST Search

16. Automatic E-mail Management Capability Click: “Send” Browse: to Location Click: Ok “Luggage Tag” added Reply: Automatically Saved

17. E-mail Management - ManuallyFiling from Within a Message Filing Bar Browse/Search Indicator Bar • Use Filing Bar to Search/Browse for Location • Click File to Save to SharePoint • Once Filed “Yellow” Indicator Bar Displays

18. E-mail Management - ManuallyFiling E-Mail In Bulk Browse/Search Filing Bar Click to File Multi-Select • Multi-Select E-Mail to be moved/copied • Use “File Bar” to select Sharepoint Location • Click File to store content in SharePoint

19. Easily E-mail Content or Links

20. Versions of documents as needed

21. Comparing Documents and Versions • Native Office Version Compare • Retrieve from SharePoint or Locally • Save to SharePoint or Locally • Also integrated with….

22. Right Click for: Document Information & Permissions/Security

23. Support for meta data store • DMSforSharePoint supports the use of the new SharePoint 2010 Meta Data Taxonomy Store Office support Outlook Support

24. Doel 1: H: naar HTTP: • Wat zijn de verschillen tussen H: en HTTP:? • LAN workspace Intranet / Home workspace • Network file system Database file system • Disk based Database based, disk based • File Properties File and Metadata properties • Not Indexed Search Services • No State Workflow Services • Offline folders SharePoint WorkSpace

25. Bouw een SharePoint farm • Architectuur tips: • Minimaal 2 Web Front Ends • SQL database apart • Veel geheugen WFE en SQL • Ifilters voor PDF en MSG • Search server apart en frequent incrementeel zoeken • Site ontwerp aanpassen aan: • Hoeveelheden gegevens / BLOB vs RBLOB • Backup strategie • Scope bij het zoeken • Permissies model

26. Recept voor een Site ontwerp Managed path, eg /clients Multiple content databases ROOT Client Metadata Clients Site Collection Inheritance Projects Project Metadata Site Inheritance Emails DocLib Documents Inheritance Folders Inheritance • http://sharepoint.com/clients/1234/65433/Documents 7-8-2014

27. Provisioning & Permissions • Hoe worden Sites aangemaakt? • Externe systemen • Migratie proces • Templates voor Site Collecties, Sites, Document Libraries • Permissies • Wie stelt het wanneer in? • Model: open of gesloten • Op welk niveau instellen • Groepen • Breken van overerving • Performance impact van gedetailleerde permissies • Mark as Private voorziening

28. Migratie files - hulpmiddelen • SharePoint Explorer weergave • File Importer • Client toepassing • Rechten op de File Server? • Server versie • Windows gebruiker instellen? • Migratie tools • Hummingbird.. • Autonomy, ea

29. Migratie van Papier?

30. Preview en Edit in Outlook

31. Doel 2: PST naar HTTP • Overwegingen: • Persoonlijke e-mail Zakelijk document • Alles opslaan Alleen overeenkomsten op afstand • Contract bindend Totstandkoming relevant • +1 GB per user per jaar Weggooien na 3 jaar? • MSG alleen opslaan Contact apart en MSG apart opslaan • Verzonden e-mail opslaan Alleen ontvangen e-mail opslaan • SMTP in/uit journaliseren User discretion project centric opslaan • Migratie moment schoon 10 Gb PST history mappen en import

32. EmailManagement • Als je besluit *.msg bestanden op te slaan in SharePoint: • Eenvoudige werkwijze, dus integratie in Outlook • Sent mail zowel als Inbound mail • Gebruiker is de beslisser • MSG en contract opslaan, MSG bevat relevante metadata • MSG Ifilters, recursief bijlagen doorzoeken • Bij voorkeur AutoFiling inzetten • Openbare Mappen Exchange uitzetten, één plek voor e-mail • Combinatie met retentie/archief policies Outlook mailboxen • Denk aan op tijd wissen van informatie

33. MSG/PST migratie tools • Gebruik een tool die recursieve folders kan migeren • Handmatig voor een groot deel • De-Dupliceren van e-mail op bestemming • Plaats geen PST file in SharePoint, maar de inhoud • Enorme groei SharePoint databases tijdens migraties PST

34. Doel 3: Zoeken – niet op agenda • Tips & Tricks: • Aparte Search server • Gratis Foundation server samen met Search Express • Search databases 30% van de grootte echte data • 64-bit Ifilters PDF+, MSG, VSD • Faceted Search van Standard Search Server • Previews met Hit Highlighting van FAST Search • Tekstherkende PDF bestanden vanaf de scannerzie Adobe Epona customer case

35. Faceted Search

36. Explore the DMSforSharePoint value • MigratieaanpaknaarDMSforSharePoint • Presenteren – Demonstratie 2 uur • Proof of Concept on site 8 uur • Pilot project 24 uur • Productie project > 120 uur Gemiddeldedoorloopiijd DMS migratie is: 6 – 9 maanden

37. DMSforSharePoint by Epona • Presentatie gegeven door Bart van Wanroij, Epona