ERP 系統之導入

ERP系統之導入 曾渙釗　主講

大綱 一.ERP軟體評選－選擇ERP軟體的步驟－成立ERP軟體評選小組二.ERP系統之導入程序－成立ERP系統導入小組－ERP系統導入的步驟三.ERP系統導入的績效評估－資料的正確性－企業整體績效之評估

一. ERP軟體評選 －選擇ERP軟體的步驟－成立ERP軟體評選小組

為何要導入ERP系統？ • 因為許多公司已導入使用 • 因為同業競爭對手也已經導入 • 提高客戶滿意水準 • 提高市埸占有率 • 提高生產效率 • 降低成本 • 降低存貨 • 提高資訊整合 • 提高決策能力 • 問題：1.上述何者是貴公司所要的？ 2.如果導入ERP系統就可得到所要的？

現況未來導入ERP的願景(vision) 考慮的項目 客戶服務 銷售／行銷 工程／研發設計 品質管理 生產管理 物料／存貨 人力資源 財務／會計 採購 其他

ERP系統的來源 自行開發 ‧可量身訂做 ‧開發時間長 ‧成本高 ‧要有自行開發系統的人才和能力委外 ‧可量身訂做 ‧開發的時間長 ‧成本高 ‧要有足夠的人才和能力 ‧無法完全瞭解和滿足使用者的需要購買套裝軟體 ‧導入時間短 ‧無法完全滿足使用者的需要各種來源都有其優缺點

哪一套ERP系統最好？ 1.適用性－適合我們的產業嗎？ 2.公司的營運規模 3.所需的功能 4.使用者的人數 5.成本／預算 6.參考同業使用的是那一套＊必須要先瞭解自己的需求，才能找到合適的系統問題：選擇ERP系統時應考慮上述何者為最重要？

成品階 原料階成品階原料階產品策略您的公司採取下列何種產品策略？ 1.存貨生產(Make-to-Stock) • 預測 • 配銷性存貨 • 生活日常用品、家電產品 • 2.訂單生產(Make-to-Order) • 專業生產(Project Manufacturing) • 多種少量 • 製程控制 • 特殊機械、成衣、訂製產品

成品階 半成品階原料階產品策略(續) 3.訂單裝配(Assembly-to-Order) 訂單組裝(Build-to-Order) • 多種少量 • 模組化 • 筆記型電腦、汽車、比薩一家公司可能有二種以上的產品策略

製造程序 • 零工(Job Shop) 一次只生產一個，多種少量特殊機器，輪船，飛機，衣服 • 批次(Batch) 一次生產的量稍多，種類較少西藥，飲料，化學製品

製造程序(續) • 重複(Repetitive) 相同的產品，大量生產，種類有限汽車，家電產品 • 連續加工(Continuous Process) 相同的產品，24小時不停生產，種類少石化產品，鋼鐵，玻璃問題：貴公司的製造程序屬於上述何者？

種類數量種類 vs. 數量零工批次重複連續

資訊技術(IT)的策略 1.架構Structure 組織的架構有多大？有哪些分支機構？同一地區，國家？語言，貨幣，財務報表，管理報表 2.資料庫Database 關聯式資料庫Relational Database

資訊技術(IT)的策略(續) 3.客製化Customization 要求多少程度符合公司的作業？ 100%，90%，80%．．． 4.資訊控制的程度誰可以接觸那些資訊？集中，分散＊使用者必須先瞭解自己的需求

ERP選擇的步驟 1.成立ERP評選小組 2.凝聚共識，產生願景 3.產生各功能面的需求清單 4.產生合適的軟體廠商名單 5.產生提案，要求廠商提供方案

ERP選擇的步驟(續) 6.挑選出最合適的廠商 7.檢討廠商提供的方案 8.選擇最後三家 9.廠商提供軟體示範 10.選出最合適的軟體 11.議價，簽約，採購，導入實施

1. 成立評選小組 • 各主要功能部門代表 • 中階以上主管，負有權責 • 高階主管提出此小組的期望及願景 • 外部顧問 • 推選一位小組領導者，最好非MIS/IT部門主管

2. 凝聚共識，產生願景 • 瞭解現況及問題 • 目前的作業流程，步驟及所花的時間 • 我們未來想成為什麼樣的公司？ • 如何改進目前的作業流程？例如：快一點　　　好一點　　　省一點 • 各部門的願景，再加以整合

3. 選擇所需的功能模組 □11. 存貨管理 □12. 倉儲與料帳管理 □13. 人力資源管理與薪資 □14. 品質管理 □15. 總帳 □16. 應收帳款AR □17. 應付帳款AP □18. 固定資產 □19. 產品成本 □20. 電腦整合製造CIM □21. 其他 □ 1. 預測 □ 2. 銷售與訂單管理 □ 3. 配銷需求規劃DRP □ 4. 主生產排程MPS □ 5. 物料需求計畫MRP □ 6. 產能需求計畫CRP □ 7. 現場控制SFC □ 8. 採購與供應商管理 □ 9. 用料表BOM □10. 工程資料管理PDM

客戶關係管理 CRM 企業績效評估工程製造執行系統多廠生產 MES 資訊科技先進生產排程系統 APS 供應鏈管理品質管理企業人力資源維修管理整合財務功能售後服務企業資源規劃（ERP）的架構製造資源規劃 (MRP Ⅱ) • 銷售∕需求規劃 • 生產計畫 • 主生產排程 MPS • 物料需求計畫 MRP • 產能需求計畫 CRP • 存貨管理 IM • 現場控制 SFC • 應收∕應付帳款 AR/AP • 成本 • 總帳 GL • 人力資源 HR

軟體廠商名單 A公司軟體名稱 B公司軟體名稱 C公司軟體名稱 4. 搜集軟體廠商資料 • 取得軟體廠商名單 • 瞭解各軟體適用的產業別，例如進銷存 • 功能，特性(feature)，複雜性適合大型或中小型製造等

4. 搜集軟體廠商資料(續) • 技術平台作業系統 operation system 資料庫 database 程式語言 coding language • 成本軟體／硬體／維護／昇級由初次評估挑選出5-8家

5. 產生合適的軟體廠商名單 • 發函（RFP）給軟體廠商，請提供軟體相關的資訊 • 邀請軟體廠商作簡報 • 由軟體評選小組提出問題 • 瞭解各軟體的強處和弱點 • 確認自己的需求，分成 • 必須有 must have • 最好有 nice to have • 不需要 don’t need • 將自己的需求與軟體的強弱互相匹配，例如〝必須有〞與軟體的強處結合

6. 提案書Request for Proposal 內容包括： 1.介紹本身的營業性質 2. ERP系統的目的 3. 挑選的標準功能，適用性，成本，導入的計畫 4.聯絡人，職稱，聯絡方法 5.商業模式，包括特性和功能，預期未來的經營方式 6.軟體廠商回函模式 7.硬體，軟體的環境，現在和未來

軟體軟體功能 A B C D 4 5 2 3 1. 預測 3 4 1 2 2. 銷售與訂單管理 7. 挑選出最合適的軟體廠商 • 作各軟體功能之比較，利用評分表，例： • 挑選最合適的三家作簡報，示範 • 詢問其他使用者（reference check）

8. 檢討廠商的方案 • 特別強之處 • 弱點 • 需要澄清之處 • 有懷疑之處

9. 選擇最後三家 • 更詳細的評估 • 各功能詳細的瞭解 • 參考使用廠商的意見 • 是否容易導入 • 軟體廠商的支援是否良好

9. 選擇最後三家(續) • 軟體的品質 • 功能面是否完整 • 是否有程式上的bug，是否有效解決 • 文件的品質 • 軟體廠商提供的教育訓練 • 參考使用廠商的滿意度， • 是否願意推薦給他人？

10. 軟體示範 • 各功能面的介紹 • 使用一個示範的資料，如生產個人電腦，自行車… • 建20～30料號，名稱，用料表 • 建3～5客戶 • 建3～5家供應商 • 建前置時間，批量，成本等資料

10. 軟體示範(續) 從接客戶訂單，或訂單變更 • 工程設計，變更 • 生產計畫 • 物料計畫 • 採購計畫 • 材料發出 • 工令 • 成品入庫 • 出貨 • 應收，應付帳款

11. 選出最合適的軟體 • 不是功能最多，成本最高的最好 • 軟體的功能，特性適合程度 • 軟體廠商的支援 • 容易導入 • 彈性，可隨著企業未來10年之經營環境改變 • 技術上的風險 • 價值（全面導入的成本vs.對公司的總體利益）

12. 進入簽約 • 軟體本身的成本/價格 • 教育訓練費用 • 技術支援 • 文件 • 版本更新，維護 • 其他費用 • 付款方法 • 付款條件

問題討論 當貴公司在評選ERP軟體時，可能會發生的問題？ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

二. ERP系統導入的程序 －成立ERP系統導入小組－ERP系統導入之步驟

ERP成功導入的12步驟 1. 成立ERP導入專案小組 2.確定新系統要達成的績效目標 3.擬定較詳細的計畫 4.專案成員之教育 5.評估目前資料庫之完整性 6.安裝新硬體，如有必要

ERP成功導入的12步驟 7. 安裝新軟體 8. 使用者的教育訓練 9. 訓練〝會議室領航員〞 10. 確保資料連結成功及準確性 11. 第一個模組/產品/工廠上線使用 12. 持續改善

1.成立ERP導入專案小組 • 多數軟體評選小組成員成為導入專案小組的成員 • 組織上級指導委員會(Steering Committee) • 指導委員會至少每月聚會一次，或二週一次 • 提供較長期的策略願景 • 指導和支持 • 提供足夠的資源（人，物，時間，場地…） • 批准和監控導入的預算 • 解決衝突

1.成立ERP導入專案小組(續) • 專案小組由8～10人組成，6人以下太少， 12人以上太多 • 專案領導(Team Leader)最好不要來自 IT/MIS部門 • 必要時，可聘請外來顧問參與，提供諮詢及指導

2.確定新系統要達成的績效目標 如何藉由此套系統的導入而成為高績效的團隊？提高整體的經營績效 • 如期交貨，依照客戶要求的日期，由____％提高至______％ • 接單到出貨，由____小時，提高至____小時 • 存貨金額降低，由＄________降低到＄________ • 存貨週轉率，由一年_____次，提高到_____次 • 產出時間，從投入到產出，由____天降到____天 • 不良率，由______PPM降低到______PPM • 毛利率，提高_______％＊不是為了導入ERP系統而導入，而是為了企業的營運更好

3.擬定較詳細的導入實施計畫 那些模組（module）或功能要先導入？ • 銷售，訂單管理，預測 • 存貨，倉儲 • 工程資料，用料表 • 物料需求（MRP），主生產排程（MPS） • 採購，供應商管理 • 生產計畫，作業排程 • 會計

3.擬定較詳細的導入實施計畫(續) • 先後優先順序，及所需的人力和時間 • 應收帳款，應付帳款，總帳 • 人力資源，薪資 • 決策支援系統 Decision Support • 品質 • 及時生產（JIT） • 導入的策略

4.專案成員之教育 • 教育—原理和觀念的瞭解和認知， • 並知道〝為何〞（why），例如： • 為何要導入ERP？ • ERP如何運作？ • ERP可帶來什麼好處？ • 如何使ERP順利運作？ • 如何衡量ERP的績效？ • 主要是中、高階主管

4.專案成員之教育(續) • 訓練—ERP系統的實地操作 • 知道〝如何做〞（how），例如： • 如何輸入資料 • 如何輸出資料 • 如何利用系統作每日的決策，例如發出訂單 • 資料的更新和維護 • 存貨異動的處理 • 主要是中階主管及執行作業的人員 • “ If you think education is expensive, try ignorance.” “如果你認為教育是花錢的，試看看無知。”

5.評估目前資料庫之完整性 • 原有基本的資料是否正確，並予以更正。例如：料號本身用料表的數量前置時間庫存數工程資料逾期採購或製造工單 • 新的系統所新增的資料例如：看板及時生產（JIT）

6.安裝新硬體 • 是否要添購電腦硬體以增加資訊處理的能力？ • 是否由大型主機（mainframe）改變成個人電腦（PC）的環境？ • 電腦硬體的成本及安裝計畫

7.安裝新軟體 • 新軟體的作業系統(operation system)安裝 • 新ERP應用軟體(application system)安裝

8.使用者的教育訓練 擬定詳細的教育訓練計畫，包括那些課程，那些人員參加，時數，必要時要考試認證。譬如： ERP教育訓練計畫由各部門主管指派

9.〝會議室領航員〞之教育訓練 會議室領航員(The Conference Room Pilot)的教育訓練 • 產生一個以該公司的環境相似的測試環境 • 針對公司運作的環境，針對各主要功能，例如從接單到出貨的流程，檢討其作業方式 • 畫出流程圖（flowchart），看ERP系統如何運作 • 修改作業流程使其更順暢

9.〝會議室領航員〞之教育訓練(續) • 依照新的流程做出文件（document）， • 並訂出政策（policies）和程序(procedures） • 預設不良或系統無法運作時，如何由人工來接替 • 安全方面的規定，規定那些授權的人可以讀取那些資料 • 向上級簡報，以獲得批准和支持 • 交由各部門擬出更細的作業流程，政策和程序

10.確保資料連結成功及準確性 確保新舊系統在資料(data)方面的轉換沒有問題。 • 原有那些資料 • 原有系統沒有提供的資料 • 由人工重新輸入 • 或由程式轉換 • 測試資料的正確性和完整性

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