แนะนำวิธีใช้งานระบบ TOT e-Conference

1. แนะนำวิธีใช้งานระบบ TOT e-Conference

2. แนะนำการใช้งาน Yamaha PJP-20UR กับระบบ TOT e-Conference 2

3. ส่วนประกอบของอุปกรณ์ 1. ปุ่ม MIC ZONE เพื่อเลือกทิศทางการรับเสียง จากไมโครโฟน 2. ปุ่ม ปิดเสียงของลำโพง 3. ปุ่ม ลด/เพิ่มเสียง 4. ปุ่ม ปิดการรับเสียงจากไมโครโฟน 5. ลำโพง 6. ไมโครโฟน 7. ไฟแสดงการทำงานของไมโครโฟน 8. ไฟแสดงสถานะว่าลำโพงถูกปิดอยู่ 9. ไฟแสดงสถานะว่าไมโครโฟนทุกตัวปิดอยู่ • หลังจากเสียบอุปกรณ์เข้ากับ Port USB ของคอมพิวเตอร์ควรจะตรวจสอบดังนี้ • ตรวจสอบไฟแสดงการทำงานของไมโครโฟน (หมายเลข 6)ว่าติดครบอยู่หรือไม่ • ตรวจสอบไฟแสดงสถานะของลำโพง (หมายเลข 8) ว่าดับอยู่หรือไม่ • ซึ่งถ้าไฟติดจะไม่มีเสียงออกจากลำโพง 3

4. สิ่งที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติก่อนใช้งานระบบ TOT e-Conference ให้ติดตั้งค่าลำโพงและไมโครโฟน Yamaha JPJ-20 URบน Windows ดังนี้ ตั้งค่าลำโพงในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Window 7 ไปที่ Control Panel Hardware and Sound Sound 4

5. สิ่งที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติก่อนใช้งาน ระบบ TOT e-Conference ให้เพิ่มความดังของลำโพงที่ส่งออกจากคอมพิวเตอร์ 5

6. สิ่งที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติก่อนใช้งานระบบ TOT e-Conference การตั้งค่าไมโครโฟนให้เป็น Yamaha PJP-20UR 6

7. สิ่งที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติก่อนใช้งานระบบประชุมทางไกลออนไลน์สิ่งที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติก่อนใช้งานระบบประชุมทางไกลออนไลน์ การปรับระดับเสียงไมโครโฟน Yamaha PJP-20UR 7

8. สิ่งที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติก่อนใช้งานระบบประชุมทางไกลออนไลน์สิ่งที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติก่อนใช้งานระบบประชุมทางไกลออนไลน์ การตั้งค่าลำโพงและไมโครโฟนในเครื่องที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Window XP ไปที่ Control Panel Sound And Audio Device 8

9. สิ่งที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติก่อนใช้งานระบบประชุมทางไกลออนไลน์สิ่งที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติก่อนใช้งานระบบประชุมทางไกลออนไลน์ การเพิ่มระดับเสียงลำโพงและไมโครโฟน Yamaha PJP-20UR 9

10. วิธีการใช้งาน TOT e-Conference สำหรับ Room Admin และสมาชิก 10

11. สิ่งที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติก่อนใช้งานระบบ TOT e-Conference โปรดตรวจสอบอุปกรณ์และอินเทอร์เน็ตให้พร้อม ดังนี้ ตรวจสอบการเชื่อมต่อของอินเทอร์เน็ตให้อยู่ในสถานะ Connected ตรวจสอบสายเชื่อมต่อของ Web Camera ว่าต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์หรือไม่ กรณียังไม่ได้ติดตั้ง Driver ของ Web Camera ให้ทำการติดตั้ง Driver ก่อน ตรวจสอบสายเชื่อมต่อของหูฟังและไมโครโฟน ว่าเชื่อมต่อหรือไม่ ตรวจสอบสถานะของเสียง (Volume) ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ หากอยู่ในสถานะ Mute ให้คลิกเครื่องหมาย หน้า Muteออก 11

12. เข้าหน้า Web Login คลิกเลือกห้องประชุม เข้าสู่ห้องประชุม เข้าใช้งาน ง่ายๆ เพียง 3 ขั้นตอน www.tot-econference.com 12

13. การ Login เพื่อเข้าใช้งาน 1. พิมพ์ URL: http://www.tot-econference.com 2. คลิกเลือกเมนู >เข้าสู่ระบบ 3. Login โดยใส่ Username และPasswordแล้วคลิกปุ่ม Submit 1 2 13

14. ระบบจัดการ 3 ระบบ • เข้าสู่ หน้าก่อนเข้าห้องประชุม มีระบบจัดการ 3 ระบบ ดังนี้ • User Management • คือ ระบบแก้ไขข้อมูลสมาชิก (User Profile) • File Management • คือ ระบบบริหารจัดการไฟล์ข้อมูล • Conference • คือ ระบบการประชุม สามารถเข้าประชุม • ตามห้องที่ได้รับสิทธิ 14

15. การแก้ไขข้อมูลของสมาชิก (User Management) เลือกเมนู User Management >User Profile แก้ไขข้อมูลตามความต้องการ แล้วคลิกปุ่ม Submit เพื่อบันทึกข้อมูลที่แก้ไข 15

16. ระบบจัดการไฟล์ข้อมูล (File Management) สามารถดูรายการไฟล์ที่มีอยู่ในห้องประชุม รวมถึงการ Upload ไฟล์ที่จะนำเสนอ โดยเลือก เมนูFile Managementซึ่งจะแบ่งเป็น 3 เมนู ดังนี้ File Upload การ Upload ไฟล์ เข้าสู่ห้องประชุม 16

17. ระบบจัดการไฟล์ข้อมูล (File Management) File List แสดงรายการไฟล์ทั้งหมดที่ User นั้น มีการ Upload File Share แสดงรายการไฟล์ที่อนุญาตให้สมาชิกท่านอื่น Download ได้ 17

18. ระบบการประชุม (Conference) 1. เข้าสู่ห้องประชุม โดยเลือกเมนู Conference> Room 2. คลิกเลือกห้องประชุมที่ต้องการ 2 1 3. เมื่อเข้าห้องประชุมแล้ว จะปรากฏหน้าต่าง ขออนุญาตรับภาพและเสียงเข้าสู่ระบบ ให้คลิก Allowเพื่ออนุญาต 3 18

19. การใช้งานเมนูต่างๆ ในห้องประชุม สามารถดูคำอธิบายการใช้งานแต่ละเมนูได้ โดยคลิก เมนู Help ด้านบน เมื่อสมาชิกเข้าห้องประชุม จะเปรียบเสมือนเป็น Guest ซึ่งจะไม่สามารถแสดงภาพตนเองให้สมาชิกอื่นเห็นได้ ต้องให้ Room Admin เป็นผู้เลือกแสดงภาพสมาชิก 19

20. สิ่งแรกที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติเมื่อเข้าไปในห้องประชุมแล้วสิ่งแรกที่ผู้ใช้งานควรปฏิบัติเมื่อเข้าไปในห้องประชุมแล้ว เมื่อเข้าสู่ห้องประชุมแล้ว ให้เตรียม Set ค่าอุปกรณ์เชื่อมต่อในระบบ ให้ตรงกับอุปกรณ์ที่งานในขณะนั้น โดยไม่ต้องรอให้ Admin เป็นผู้แจ้ง เลือกค่ากล้องให้เป็น Logitech Webcam C500 เลือกค่าไมโครโฟนให้เป็น YAMAHA PJP-20UR 20

21. การควบคุมการประชุมของ Room Admin 1. คลิกเมนู Admin 2. พิมพ์ Passwordของ Room Admin แล้วกด OK (Password ของ Room Admin ถูกกำหนดค่าโดย Domain Admin) 3. คลิกเมนู PeopleListจะจำนวนและแสดงรายชื่อสมาชิก ที่เข้าห้องประชุมโดย - สมาชิก จะมีสัญลักษณ์เป็น ภาพกล้อง - Room Admin จะมีสัญลักษณ์เป็นภาพคน 4. คลิกที่ภาพคนและกล้องหน้ารายชื่อ เพื่อแสดงภาพ ให้สมาชิกเห็น 1 3 2 4 21

22. การควบคุมการประชุมของ Room Admin 5. คลิกที่รูป จะปรากฏปุ่มควบคุม 3 ปุ่ม 5.1 ปุ่ม ปิด/เปิดไมโครโฟน 5.2 ปุ่มอนุญาตให้นำเสนอเอกสาร 5.3ปุ่มเลือกจำนวนภาพให้สมาชิกแต่ละท่าน มองเห็นภาพวิดีโอได้ 6. กรณี สมาชิกขออนุญาตพูด จะปรากฏปุ่ม Request ที่ด้านบนของเมนู ให้กดปุ่ม Request จะแสดงชื่อสมาชิกที่ขอพูด หากอนุญาตให้กด OK ไม่อนุญาตให้กด Cancel 7. การเชิญสมาชิกออกจากห้องประชุม ให้คลิกเลือกชื่อสมาชิก ที่เมนู People List แล้วคลิกที่เมนู Drop User 5.1 5.2 5.3 6 7 22 5

23. การพิมพ์ข้อความสนทนา (Text Chat) ส่งข้อความเฉพาะ 1. คลิกเมนู Text Chat 2.การส่งข้อความปกติ เป็นการส่งข้อความให้สมาชิกทุกคนเห็น โดยพิมพ์ข้อความที่ต้องการส่ง แล้วกด Send 3. การส่งข้อความเฉพาะ แบบ Private โดยเลือกชื่อสมาชิกที่ต้องการส่งข้อความไปถึง แล้วพิมพ์ ข้อความ หลังจากนั้นกด Private ข้อความจะถูกส่งไปยังบุคคลที่เลือก 1 ข้อความปกติ 3 ข้อความเฉพาะ 2 2 23

24. การนำเสนอเอกสาร เมื่อ Room Admin อนุญาตให้นำเสนอเอกสาร ให้ทำตามขั้นตอน ดังนี้ 1. เลือกเมนู Presentation 2. กด Selectเพื่อเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการนำเสนอ 3. กดปุ่ม Load เอกสารขึ้นสู่หน้าจอ 4. กรณีที่สมาชิกทำการ Upload ไฟล์เอกสารขณะกำลังประชุม ให้สมาชิกผู้นำเสนอกดปุ่ม (Reload)เป็นการ Update ก่อนเลือกไฟล์เอกสาร 5. เมื่อนำเสนอเอกสารเสร็จแล้วให้กดปุ่ม End (การนำเสนอเอกสาร Admin จะอนุญาตให้นำเสนอได้ครั้งละ 1 ท่าน เท่านั้น) 24

25. การนำเสนอเอกสาร 1 5 4 2 3 25

26. ปุ่มเครื่องมือควบคุมการนำเสนอเอกสารปุ่มเครื่องมือควบคุมการนำเสนอเอกสาร การนำเสนอวิดีโอ (Video Presentation) ตัวอย่างการนำเสนอ ไฟล์วิดีโอ สกุล .FLV ทำเช่นเดียวกับการนำไฟล์เสนอเอกสาร 26

27. การดูวาระการประชุม (Agenda) สมาชิกสามารถดูวาระการประชุมได้ โดยคลิกเมนู Agenda Admin สามารถสร้างวาระการประชุมได้โดยพิมพ์วาระการประชุมลงในAgenda แล้วกด Saveเพื่อบันทึกวาระการประชุม สำหรับ Admin 27

28. การขออนุญาตพูด (Want Talk) กรณี Admin ไม่ได้เปิดไมโครโฟน สมาชิกสามารถขออนุญาตพูดได้ดังนี้ 1. คลิกปุ่ม Want Talk 2. เมื่อ Admin อนุญาตให้พูด จะสังเกตเห็น ไฟของ MICเปลี่ยนจากสีแดงเป็น สีเขียว 2 1 การเลือกกล้อง/ ไมโครโฟน/ ปรับความดังของเสียง คลิกเมนู Setting เลือกกล้องให้ตรงกับที่ใช้งานอยู่ เลือกไมโครโฟนให้ตรงกับที่ใช้งานอยู่ และปรับเพิ่มความดังของไมโครโฟน เมื่อเสร็จสิ้นการประชุม ให้ Logoutออกจาก ห้องประชุมทุกครั้ง 28

29. ปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไขปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไข • Login เข้าระบบไม่ได้ • - ตรวจสอบการเชื่อมต่อของ Internet • - พิมพ์ Username หรือ Password ไม่ถูกต้อง • - ตรวจสอบที่แป้นคีย์บอร์ดว่าเลือกภาษาถูกต้องหรือไม่ • - ตรวจสอบชื่อ Username ว่าซ้ำกับ User อื่นหรือไม่ • กล้อง Web Camera ไม่แสดงภาพ • - ตรวจสอบการเชื่อมต่อของของสาย USB • - เลือกกล้องให้ตรงกับที่ใช้งานอยู่ 29

30. ปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไขปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไข ภาพกระตุกหรือภาพสะดุด - อาจมี Bandwidth ไม่เพียงพอ ให้ตรวจสอบทั้งขา Upload และ Download เสียงกระตุกหรือขาดหาย - อาจมี Bandwidth ไม่เพียงพอ ให้ตรวจสอบทั้งขา Upload และ Download - แจ็คเสียบไมโครโฟนอาจสกปรกหรือเสื่อมคุณภาพ - ผู้พูดอาจอยู่ไกลไมโครโฟน หรือใช้ไมโครโฟนจากกล้อง Web Camera (ให้ทำการDisable ไมโครโฟนจากกล้อง Web Cameraแล้วเปลี่ยน ค่าไมโครโฟนเป็น Yamaha PJP-20 UR) 30

31. ปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไขปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไข มีเสียงสะท้อน (Echo) - ใช้ลำโพงและไมโครโฟนของเครื่อง PC หรือ Notebook ไม่ปรากฏไฟล์ที่ต้องการนำเสนอ - ตรวจสอบว่าได้ U ploadไฟล์แล้วหรือยัง หาก Upload แล้ว ให้กดปุ่ม (Reload)ก่อนทำการเลือกไฟล์ที่จะนำเสนอ การหลุดออกจากระบบบ่อยครั้ง - ตรวจสอบสัญญาณอินเทอร์เน็ต ปัญหาอื่นๆ - ติดต่อเจ้าหน้าที่ ทีโอที 31

32. บริษัท ทีโอที จำกัด (มหาชน) ฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์มัลติมีเดีย โทรศัพท์ 0 2575 8194, 0 2505 7826, 0 2568 2752, 0 2568 2604-6 โทรสาร 0 2575 9409 e-Mail: support@tot-econference.com