วรพจน์ พรหมจักร

1. 2 บทที่ ระบบสารสนเทศเพื่อ การประชาสัมพันธ์เบื้องต้น วรพจน์ พรหมจักร worapojpromjuk@gmail.com

2. ระบบ และระบบสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง วิธีการและอุปกรณ์เครื่องมือที่นำมาใช้กับสารสนเทศทั้งทางด้านการประมวลผลข้อมูล การจัดเก็บ การค้นคืน การเผยแพร่ และการนำไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเทคโนโลยีที่ใช้ในการประมวลผล จัดเก็บและค้นคืนก็คือ คอมพิวเตอร์และโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล ส่วนเทคโนโลยีที่ใช้ในการเผยแพร่ ได้ แก่เทคโนโลยีเพื่อการสื่อสารต่าง ๆ เช่น วิทยุ โทรทัศน์ โทรศัพท์ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ รวมทั้งระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น

3. ความหมาย ระบบสารสนเทศเพื่อการประชาสัมพันธ์ (Information Systemsfor Public Relations) ระบบสารสนเทศเพื่อการประชาสัมพันธ์ หมายถึง การนำเทคโนโลยีสารสนเทศ อันได้แก่คอมพิวเตอร์มาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการสืบค้นฐานข้อมูลให้สามารถจัดหาได้ง่าย คล่องตัวในการปฏิบัติงานด้านประชาสัมพันธ์ และเป็นข้อมูลเพื่อการตัดสินใจในการประชาสัมพันธ์ เช่นระบบสารสนเทศของการดำเนินการประชาสัมพันธ์ ระบบสารสนเทศในการส่งเอกสารข่าวประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

4. ความหมาย ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS : Management Information Systems) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบการรวบรวมและจัดเก็บข้อมูล จากแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวกับองค์การ ทั้งจากภายในและภายนอกหน่วยงาน เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับองค์การ ในการช่วยในการตัดสินใจ ประสานงาน และควบคุมของผู้บริหาร ในอันที่จะดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. โครงสร้างของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงสร้างของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ แบ่งตามลำดับการใช้งาน สามารถแบ่งเป็น 4 ระดับ ดังนี้ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผน นโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง (Top Management) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัติ และการตัดสินใจผู้บริหารระดับกลาง (Middle management)

6. โครงสร้างของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงสร้างของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ แบ่งตามลำดับการใช้งาน สามารถแบ่งเป็น 4 ระดับ ดังนี้ 3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฏิบัติการ และการควบคุมในขั้นตอนนี้ ผู้บริหารระดับล่าง (Bottom management) จะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน 4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ในขั้นตอนนี้พนักงานจะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและป้อนข้อมูลสู่กระบวนการประมวลผล เพื่อให้ได้สารสนเทศออกมานำเสนอต่อผู้บริหาร

7. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ แบ่งออกเป็นระบบย่อยๆ 4 ส่วน ดังนี้ ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System: TPS) ระบบการจัดการรายการ (Management Reporting System: MRS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System: DSS) ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System: OIS)

8. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System: TPS) เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวันขององค์กร เช่น บันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายต่อวัน

9. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบการจัดการรายการ (Management Reporting System: MRS) ระบบนี้ช่วยในการจัดเตรียมรายงานเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ (User) โดยวัตถุประสงค์เพื่อจัดเตรียมข้อมูลให้กับผู้บริหารเพื่อใช้ในการพิจารณาก่อนที่จะตัดสินใจ รายงานที่เตรียมขึ้นมานี้เกิดจากการบันทึกข้อมูลอย่างกว้างในขั้นตอนระบบประมวลผลรายการ (TPS)

10. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System: DSS) ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูล การนำข้อมูลมาใช้ และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่างๆ เช่น ระบบ DSS จะช่วยให้ผู้จัดการที่นั่งอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถนำข้อมูลมาใช้ในการวิเคราะห์และรายงานผลได้ทันต่อความต้องการ

11. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System: OIS) เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในสำนักงาน โดยอาศัยอุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์

12. ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบที่รวบรวม ประมวลผล และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับใช้ในการบริหาร ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการดำเนินงานภายในองค์การ สนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เรียบร้อย ระบบที่จัดเตรียมข้อมูลสำหรับผู้บริหารเพื่อช่วยในการตัดสินใจ ระบบที่ช่วยในการทำงานในสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ OIS จะประกอบด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ และเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงาน

13. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support System: ESS) เป็นระบบที่ใช้ในระดับกลยุทธ์ขององค์การโดยจะมีการพิจารณาข้อมูลทั้งภายในองค์การในส่วนของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ และภายนอกองค์การ โดยพิจารณาข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ภายนอกองค์การและนำมาประกอบการตัดสินใจในปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างหรือรูปแบบที่แน่นอน ดังนั้น ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (ESS)จึงเป็นระบบที่ใช้แก้ปัญหาเฉพาะหน้าหรือใช้ในการวางแผนกลยุทธ์นโยบายองค์กร

14. การรวมความสัมพันธ์ของแต่ละระบบย่อยการรวมความสัมพันธ์ของแต่ละระบบย่อย

15. คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่การพัฒนาระบบสารสนเทศตองคำนึงถึงคุณสมบัติของ MIS ดังต่อไปนี้ ความสามารถในการจัดการข้อมูล (Data Manipulation) ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security) ความยืดหยุ่น (Flexibility) ความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction)

16. คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สรุป ทุกองค์กรต้องการระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ แต่ละระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องราคาแพง ประกอบด้วยคอมพิวเตอร์ ชุดคำสั่ง และอุปกรณ์สนับสนุนที่ทันสมัย แต่ระบบ MIS ที่ดีสมควรต้องเป็นระบบที่เหมาะสมสามารถประมวลและจัดการข้อมูลตามต้องการ และสะดวกในการใช้งาน ตรงตามต้องการ และความสามารถของผู้ใช้ ตลอดจนสามารถพัฒนาศักยภาพให้เหมาะสมกับความต้องการของผู้ใช้ในอนาคต

17. บุคลากรที่เกี่ยวข้องระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการบุคลากรที่เกี่ยวข้องระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หากจะจำแนกตามความสัมพันธ์ของบุคลากรของบุคลากรระดับบริหารกับการใช้งานระบบสารสนเทศออกเป็น 3 ระดับ คือ หัวหน้างานระดับต้น (First-Line Supervisor or Operation Manager) ผู้จัดการระดับกลาง (Middle Manager) ผู้บริหารระดับสูง (Executive or Top Manager)

18. บุคลากรที่เกี่ยวข้องระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการบุคลากรที่เกี่ยวข้องระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

19. การประยุกต์ระบบสารสนเทศเพื่อการประชาสัมพันธ์การประยุกต์ระบบสารสนเทศเพื่อการประชาสัมพันธ์ ระบบสารสนเทศภายในองค์กรการประชาสัมพันธ์ ระบบสารสนเทศบุคลากรภายในองค์กร ระบบสารสนเทศหน่วยงาน ระบบสารสนเทศสื่อมวลชน กล่าวคือฐานข้อมูลสื่อมวลชนจะเป็นเครื่องมือสำคัญที่ทำให้นักประชาสัมพันธ์สามารถจัดส่งข่าวสารไปยังสื่อมวลชนได้อย่างรวดเร็วและทั่วถึง การสืบค้นสารสนเทศทางอินเตอร์เน็ต สารสนเทศด้านการตัดเก็บข่าว (Clipping)