Bab 3: Pengurusan PenyepaduanProjek

1. Bab 3:Pengurusan PenyepaduanProjek Course Technology 2001

2. Kunci Kepada Kejayaan Projek: Pengurusan Penyepaduan Projek Yg Baik • Pengurus projek perlu menyelaras semua bidang pengetahuan sepanjang kitar hayat projek • Byk pengurus projek baru bermasalah untuk melihat “gambaran umum” dan mahu fokus kepada terlalu banyak butiran (Lihat kes pembukaan) • Pengurusan penyepaduan projek tidak sama dengan penyepaduan perisian. Course Technology 2001

3. Proses Pengurusan Penyepaduan Projek • Pembangunan Perancangan Projek : menggabungkan hasil proses perancangan lain ke dalam dokumen yg konsisten – perancangan projek • Perlaksanaan Perancangan Projek : menjalankan perancangan projek • Kawalan Perubahan Bersepadu : menyelaras perubahan dalam keseluruhan projek Course Technology 2001

4. R3-1. Gambaran Pengurusan Penyepaduan Projek Note: The PMBOK Guide includes similar charts for each knowledge area. Course Technology 2001

5. Rajah 3-2. Kerangka Pengurusan Penyepaduan Projek Fokus kepada menggabungkan semua faktor untuk mencapai kejayaan projek! Course Technology 2001

6. Pembangunan Perancangan Projek • Perancangan projek adalah dokumen yang digunakan untuk menyelaras semua dokumen perancangan projek • Tujuan utama untuk memandu perlaksanaan projek • Perancangan projek membantu pengurus projek dalam mengetuai kumpulan projek dan menilai status projek • Persembahan projek patut diukur dengan rancangan dasar projek (baseline). Course Technology 2001

7. Atribut Perancangan Projek • Perancangan sepatutnya dinamik. • Perancangan sepatutnya fleksibel. • Perancangan patut dikemaskini selaras dengan perubahan yang berlaku. • Perancangan memandu perlaksanaan projek. Course Technology 2001

8. Unsur Umum Perancangan Projek • Pengenalan atau gambaran projek • Penerangan tentang bagaimana projek diselaraskan • Proses pengurusan dan teknikal mengenai projek • Kerja untuk dilakukan, jadual dan maklumat belanjawan Course Technology 2001

9. Jadual 3-1. Contoh Perancangan Pengurusan Projek Perisian Course Technology 2001

10. Analisa Pemegang saham • Analisa pemegang saham mendokumenkan maklumat penting (sensitif) tentang pemegang saham seperti • Nama dan organisasi pemegang saham • Peranan dalam projek • Fakta unik tentang pemegang saham • Tahap pengaruh dan minat dalam projek • Cadangan untuk mengurus hubungan Course Technology 2001

11. J 3-2. Contoh Analisa pemegang saham Course Technology 2001

12. Perlaksanaan Perancangan Projek • Perlaksanaan perancangan projek melibatkan pengurusan dan perlaksanaan kerja yang diterangkan dalam perancangan projek • Majoriti masa dan wang dihabiskan untuk perlaksanaan • Bidang aplikasi atau projek memberi kesan ke atas perlaksanaan projek kerana produk dihasilkan semasa fasa perlaksanaan. Course Technology 2001

13. Apa Yang Silap? • Ramai orang beranggapan negatif terhadap perancangan kerana pengalaman lalu. Pengurus kanan memerlukan peancangan, tetapi tiada siapa yang pastikan bahawa perancangan diikuti. • Cth: pengurus projek mengatakan bhw dia akan berjumpa pengurus projek lain dalam masa 2 bulan utk mengulas perancangan, jadual rapi dibuat untuk perjumpaan itu. Perjumpaan itu dibatalkan kerana urusan lain. Perjumpaan seterusnya diubah kerana sebab peribadi. Dalam masa 2 bulan, perjumpaan masih belum dibuat. • Mengapa ahli projek patut mengikuti perancangan projek jika pengurus projek sendiri tidak mengikut perancangannya? Course Technology 2001

14. Kebolehan Penting Untuk Perlaksanaan Projek • Kebolehan pengurusan umum seperti kepimpinan, komunikasi dan politik • Pengetahuan dan kebolehan produk(lihat cth“What Went Right?”) • Penggunaan alat dan teknik khas Course Technology 2001

15. Alat dan Teknik untuk Perlaksanaan Projek • Sistem Penguatkuasaan Kerja : kaedahuntuk menentukan bahawa orang yang berkelayakan membuat kerja pada masa yang betul dan mengikut turutan betul • Perjumpaan Ulasan Status: perjumpaan kerap digunakan untuk bertukar maklumat projek • Perisian Pengurusan Projek: perisian khas untuk membantu dalam menguruskan projek Course Technology 2001

16. Kawalan Perubahan Bersepadu • Kawalan perubahan bersepadu melibatkan mengenalpasti, menilai dan menguruskan perubahan sepanjang kitar hayat projek (“kawalan perubahan keseluruhan”) • Tiga objektif utama kawalan perubahan: • Pengaruh faktor yang mengakibatkan perubahan utk menentukan bhw ia berfaedah • Tentukan bhw perubahan telah berlaku • Urus perubahan sebenar bila dan di mana ia terjadi Course Technology 2001

17. Rajah 3-3. Proses Kawalan Perubahan Course Technology 2001

18. Kawalan Perubahan Keatas Projek TM • Pandangan dahulu: Kump projek patut berusaha untuk buat apa yg telah dirancang mengikut belanjawan yg ditetapkan • Masalah: pemegang saham jarang bersetuju tentang skop projek, dan anggaran masa dan kos tidak tepat • Pandangan moden: Pengurusan projek adalah proses komunikasi dan perundingan yg konstan • Penyelesaian: Perubahan berfaedah dan kump projek patut merancang utk perubahan Course Technology 2001

19. Sistem Kawalan Perubahan • Proses formal yang didokumen yang menerangkan bila dan bagaimana dokumen projek rasmi boleh diubah • Terangkan siapa yang berkuasa untuk buat perubahan dan bagaimana membuat perubahan • Melibatkan majlis kawalan perubahan, pengurusan konfigurasi dan proses untuk komunikasi perubahan Course Technology 2001

20. Majlis Kawalan Perubahan (MPK) • Sekumpulan orang bertanggungjawab untuk meluluskan atau menolak perubahan pada projek • Menyediakan panduan untuk menyediakan permintaan perubahan, menilai dan uruskan implementasi perubahan yang diluluskan • Melibatkan pemegang saham dari seluruh organisasi Course Technology 2001

21. Membuat Perubahan Yang Sesuai Dengan Masa • Sesetengah MPK hanya bertemu sekali sekala, mengambil masa yang terlalu lama untuk perubahan berlaku • Sesetengah organisasi mempunyai polisi untuk perubahan yang sensitif- iaitu masa • “polisi 48 jam” bolehkan ahli kump projek utk membuat keputusan, kemudian mereka ada 48 jam untuk mengubah keputusan dan mendapat persetujuan pengurusan atasan • Wakilkan perubahan ketahap paling rendah, semua orang diberitahu tentang perubahan Course Technology 2001

22. Pengurusan Konfigurasi • Tentukan bhw produk dan penerangannya lengkap dan tepat • Tumpukan kepada pengurusan teknologi dengan mengenalpasti ciri-ciri rekabentuk fizikal dan fungsian • Pakar pengurusan konfigurasi kenalpasti dan dokumenkan keperluan konfigurasi, kawal perubahan, rekod dan laporkan perubahan dan audit produk untuk tentukan bhw keperluan dipenuhi Course Technology 2001

23. Jadual 3-3. Cadangan Untuk Mengawal Kawalan Perubahan Penyepaduan • Lihat pengurusan projek sebagai proses komunikasi dan rundingan konstan • Rancang untuk perubahan • Bangunkan sistem kawalan perubahan, trmasuk Majlis Kawalan Perubahan (MKP) • Gunakan pengurusan konfigurasi yg baik • Takrifkan prosedur untuk membuat keputusan tentang perubahan kecil • Gunakan laporan persembahan bertulis dan lisan untuk kenalpasti dan urus perubahan • Gunakan perisian pengurusan projek dan lain-lain untuk membantu mengurus dan komunikasi perubahan Course Technology 2001