USING COMPARATIVE MEASURES TO BENCHMARK PERFORMANCE

1. USING COMPARATIVE MEASURES TO BENCHMARK PERFORMANCE

2. FOKUS PEMBAHASAN Penggunaan “banchmarking” oleh publik agencies dan program untuk membandingkan Kinerja mereka dengan yang yang lainnya Kegunaan dari statistik “banchmarking” serta bagaimana cara melakukannya Apa saja kesukaran dalam perbandingan inter “agency” atau program, dan bagaiman mereka dapat dihindari

3. Public Sector Benchmarking Empat (4) Dasar Pembanding untuk menghasilkan informasi kinerja Dibandingkan dengan kinerja terdahulu Membandingkan kinerja aktual dengan kinerja standar/target Membandingkan kinerja subunit antara sebuah agencies atau program Membandingkan kinerja dinas/departemen atau program dengan dinas/departemen atau program yang lain

4. Public Sector Benchmarking Penggunaan Benchmarking mengacu pada perbandingan antar program atau agensi (dinas/departemen) dibagi dua 1. Corporate-style Benchmarking 2. Statistical Benchmarking

5. Corporate-Style Benchmarking • Berfokus secara langsung sehingga • disebut “best practice”pada pendekatan • ini biasanya organisasi berfokus pada • proses pemberian layanan, misalnya: • rekruitmen pegawai program kerja • kesejateraan, • managemen kasus dalam unit • stabilisasi krisis.

6. Corporate-Style Benchmarking Suatu organisasi mempelajari dan mengadopsi praktikterbaik dari suatu agensi yang mempunyai “high performing” pada area tertentu - Benchmarking partners melalui konsultasi, kunjungan, pertukaraninformasi. Pendekatan pada best-practices approach, harussecarahati-hati untuk mengkapitalisasi secarapenuhbentukkhusus ini pada Bencmarking.

7. Statistical Benchmarking Mencakup pengumpulan data untuk set ukuran kinerja yang sama untuk organisasi atau program yang serupa (Untuk menetapkan kinerja agensi tertentu sebagai program yang dapat dibandingkan). Berasal dari dua cara yang berbeda: • Kelompok organisasi atau program dengan sukarela/setuju mengajukan suatu program yang diberikan set ukuran kinerja secara umum (based reguler).contonnya kepuasan pasien dan kriteria lainnya sebagai kinerja bancmark rumah sakit publik.

8. Statistical Benchmarking 2. Pemerintah kabupaten dalam sebuah negara boleh mengajukan perjanjian kerjasama untuk melaksanakan set indikator kinerja. Perlu diperhatikan bahwa apabila Statistik bencmarking hanya fokus pada satu proses spesifik, hanya merupakan pendekatan tingkat awal (surface-level) yang hanya memberikan data pembanding. Namun jika fokus pada keseluruhan program akan menjadi pendekatan yang komprehensif.

9. Tujuan Statistical Benchmarking • Menyediakan standar/ukuran kinerja bagi organisasi terhadap organisasi lain yang serupa untuk menafsirkan kinerja terhadap organisasi yang lain dan sekaligus melihat range kinerja dengan parameter khusus. • Membangun kerangka untuk menghadapi tantangan dengan tujuan yang feasible, target kinerja, standar layanan untuk jangka pendek atau menengah. • Melihat praktik terbaik, mengadaptasi strategi,untuk memperbaiki kinerja agensi.

10. Empat Langkah SB: • Identifikasiukuran yang akan digunakan oleh agensi atau program, yaituapa yang akan diukur dan akan seperti apaukurantersebut (ukuranterstandarisasi dalam bentukpersentase, rasio,dll). • Mengembangkandefinisiindikator-indikatoroperasional yang tepat yang akan digunakan oleh seluruhpartisipan. Meliputi :panduan yang jelas untuk mengimplemetasikannya dan keseragamanprosedurpengumpulan dan pemrosesan data dan menghitungukuran.

11. Empat Langkah SB: 3. Mengumpulkan dan pelaporan data secara periodik atau tahunan. 4. Menggunakan data pembanding untuk menilai kinerja program atau agensi tertentu, menset target atau standar, indetifikasi star performers, investigasi praktik terbaik yang tepat.

12. Problem and Challenges in Benchmarking • Proses benchmarking seperti diuraikan dalam list yang terdahulu adalah secara langsung seperti mengukur kinerjanya sendiri, prosesnya tidak selalu kelihatan sederhana. • Sebagai tambahan perhatian tentang bagaimana perbandingan data akan digunakan dan apakah program boleh jadi dihukum bagaimanapun juga untuk kinerja yang secara relatif kurang, ada sejumlah permasalahan lebih metodologis yang membuat tantangan khusus akan benchmarkers. • Meliputi pertanyaan mengenai ketersediaan elemen data umum, permasalahan dengan keandalan data, dan variasi dalam program dan lingkungan operasi mereka

13. Problem and Challenges in Benchmarking • Ketersediaan Data, membutuhkan waktu dan upaya. Upaya pengumpulan data memerlukan kos yang tinggi, komitmen terhadap hal ini tidak selalu mudah dicapai. • Keandalan Data Pembanding, perbandingan antar agensi atau program, hanya valid jika seluruh partisipan menggunakan prosedur pengumpulan data yang konsisten. • Perbedaan Kondisi Pengoperasian, entitas beroperasi di lingkungan yang berbeda, kadang merasa mereka menjadi subjek pembanding yang tidak fair karena beroperasi dalam kondisi yang lebih sulit dari yang lain.

14. Avaliability of Data • Agensi seringkali disibukkan dengan usaha benchmarking yang mencoba untuk bersandar pada ketersediaan data yang ditempatkan berasal dari sumber tradisional sebagai catatan agensi. • Data ini diberi utamanya untuk mengukur resources, outputs, dan efficiency, tetapi seringkali tidak mengukur real outcomes atau customer satisfaction, meskipun secara pasti dapat dimengerti kebutuhan yang membatasi pengeluaran pada tambahan waktu dan resources menurut apa yang dimaksud usaha pengumpulan data yang telah banyak permintaannya, melakukan pembatasan kegunaan dari perbandingan data.

15. Avaliability of Data • Contoh yang paling jelas akan survei pelanggan tersedia untuk menentukan apakah kondisi hasil tertentu sudah meningkatkan atau tingkat responden dicukupi dengan pelayanan yang telah diterima. • Ketika agensi individual memutuskan untuk memulai atau memperkuat sistem pengukuran kinerja, memerlukan perhatian sendiri hanya dengan waktu dan sumber daya yang dilakukan untuk mengumpulkan data kebutuhannya sendiri

16. Avaliability of Data • Kesuksesan benchmarking  dua atau lebih agensi harus memutuskan bahwa usaha pengumpulan data tambahan ini berharga cost, dan persetujuan ini tidak selalu mudah dicapai. • Kadang-kadang, mitra benchmarking akan mulai lebih dibatasi dasarnya. Data sharing yang secara relatif mudah dihasilkan untuk meluaskan sistem dengan lebih menuntut data mitra yang diyakini bahwa perbandingan ukuran kinerja adalah menguntungkan.

17. Reliability of Comparative Data • Keadalan data adalah isu kritis dalam pengukuran kinerja. Dalam memandang perubahan kinerja over time, evaluasi kinerja aktual terhadap target, atau perbandingan kinerja terhadap unit organisasi atau kelompok pelanggan. • Benchmarking lebih lanjut ditambahkan karena perbandingan antara agensi atau program valid hanya tingkat yang semua partisipan mempekerjakan prosedur pengumpulan data yang konsisten.

18. Reliability of Comparative Data • Contohnya sejumlah kabupaten yang ingin memperbandingkan cost per mile dari jalan yang dibiayai, tetapi beberapa menggunakan data lane-miles dari jalan lokal untuk menghitung perbandingan ini sedang yang lain menggunakan centerline-miles.

19. Variation in operating conditions • Salah satu permasalahan kritis dalam pengukuran kinerja benchmarking terhadapa perbedaan agensi atau program adalah bahwa entitas ini sering berfungsi dalam lingkungan operasi yang sangat berbeda. • Beberapa boleh merasakan  mereka diperlukan untuk perbandingan secara tidak wajar sebab mereka beroperasi dalam kondisi yang lebih sulit dibandingkan dengan yang lain • Contohnya beberapa program pelayanan masyarakat bekerja dengan pelanggan lebih sulit, beberapa juvenile justice departments bekerja dalam komunitas yang kurang mendukung, dan beberapa program kesejahteraan beroperasi dalam pasar tenaga kerja lokal yang banyak lebih lemah dibanding tempat lainnya

20. Strategies to Improve Comparative Measures • Explanatory Variable, jika critical environmental variables (faktor eksternal diluar kendali program yang dapat mempengaruhi kinerja) berbeda dengan benchmarking partner, maka dianggap sebagai explanatory factors dalam mengintepretasi data. Solusi: Memasukan catatan penjelas dalam penyajian format laporan data dan menjelaskan pengaruhnya.

21. Explanatory Variables • Penting untuk mengidentifikasi critical environmental variables diluar faktor external sebuah kontrol program yang dapat mempengaruhi kinerja. • Jika benchmarking khususnya berbeda dalam kaitan dengan variable lingkungan kritis, ini boleh memerlukan perhitungan faktor yang bersifat menjelaskan dalam menginterpretasikan perbandingan data kinerja.

22. Strategies to improve…(continue) • Peer Group, membatasi ukuran kinerja pembanding pada agensi atau program yang relatif sedikit dan mempunyai kesamaan kondisi operasi. • Recalibrated Measures (menyesuaikan kembali ukuran). • Adjusted Performance Measures, secara statistis ukuran kinerja disesuaikan untuk menghitung pengaruh satu atau lebih environmental or explanatory variable.

23. Recalibrated Measures Indikator kinerja Dapat dikalibrasi Untuk Mempertimbangkan Perhatian Variabel Lingkungan Perbandingan angka Kejahatan antar kota pejabat-pejabat kota Atlanta diminta mempertimbangkan banyaknya jumlah pengunjung dan orang yang pulang pergi kerja kedalam dan keluar kota untuk bekerja

24. Apabila angka kejahatan hanya berdasarkan pada populasi penduduk, maka pada kondisi di Atlanta memiliki keterangan yang negatif  hal ini karena banyaknya penduduk atlanta yang bekerja di luarkota pada siang hari. Hal ini bisa dilihat pada gambar 13.3.

26. Tabelmenunjukkanjumlahkejahatan yang dilaporkan per 1000 diperkirakan pada populasidisiang hari. • Atlanta memiliki jumlahangka yang paling tinggi pada bagian 1 kriminal per 1000 penduduk. Ketikaindikatordikalibrasi pada dasarperkiraansiang hari, atlantaberada di bawah Baltimore, Shreveport, dan Tucson,  sehingga agaknyamerubahkesan Atlanta sebagai kota dengan banyak sekalitingkatkejahatan, tetapisehubungan dengan area lain dengan persentase yang lebihtinggitingkatkejahatanyaitu pada orang-orang yang hidup di bawahtingkatkemiskinan.

27. Recalibrated Measures • Organisasi tidak dapat sering menggunakan variable lingkungan yang mempengaruhi pengukuran kinerja untuk mengkalibrasi original indicators, tetapi ketika mereka dapat suatu pendekatan langsung sampai ditujukan pengaruh masing-masing variabel.

28. Adjusted Performance Measures • Sekarang terdapat perhatian substantial dalam penyesuain pengukuran kinerja secara statistik untuk mencatat pengaruh satu atau lebih lingkungan atau variabel explanatory. • Contohnya rumah sakit publik • menginginkan penyesuaian perbandingan data pada ukuran-ukuran lamanya orang yang dirawat di rumah sakit dan tingkat kematian, dengan mempertimbangkan perbedaan jumlah dalam berbagai perlakuan dari kondisi penyakit pasien.

29. Beberapa administrasi rumah sakit khawatir jika fasilitas-fasilitas mereka akan nampak lebih rendah dalam hal efisiensi dan kualitas terhadap penyedian perawatan ketika alasan riil untuk rata-rata yang tinggal lama dan tingkat kematian yang tinggi adalah pada saat mereka sedang menjaga pasien dengan berbagai penyakit yang lebih serius.

30. Adjusted Performance Measures • Untuk menciptakan penyesuaian ukuran kinerja, model regresi dikembangkan untuk nilai prediktif pada indikator kinerja yang dipertanyakan sebagai fungsi variabel-variabel atau variabel lingkungan • Nilai yang diprediksi, yang mewakili permasalahan pada masing-masing tingkat kinerja akan terlihat jika kinerja semata-mata ditentukan oleh beberapa faktor explanatory

31. Adjusted Performance Measures • Nilai residual kemudian dihitung sebagai perbedaan antara nilai yang diobservasi dengan nilai yang diprediksi. • Nilai residual ini kemudian dipertimbangkan sebagai ukuran kinerja yang disesuikan, agar mewakili masing-masing unit kinerja sehubungan dengan rata-rata industri yang disesuaikan untuk variabel lingkungan

34. Prospek benchmarking • Tujuan benchmarking  membandingkan kinerja dengan agensi lain atau program lain dengan tujuan melakukan improvement • Melakukan benchmark harusnya tidak susah, kenapa?  karena mempunyai “dasar hukum” untuk saling melihat data • Yang harus diperhatikan apa?  reliabilitas data dan perbedaan kegiatan operasi • Sehingga  metodologi pembandingan harus diperhatikan

35. Benchmarking juga menimbulkan masalah:  membuat grup lain “terlihat lebih buruk” • Namun cara ini (benchmarking) adalah yang termudah untuk melakukan improvement • Untuk melakukan benchmarking kita perlu mbandingkan benefit (apakah benchmarkin mampu memacu improvement) vs cost (apakah benchmarking menghasilkan penalti bagi yang berperforma buruk)

36. Dapat di download di: • www.suhardi.ubb.ac.id