Presentation

1. Projektet Nytt Ekonomikoncept Göteborgs Stad Presentation • Maj, 2011

2. Innehåll • Bakgrund • Mötesplatsens omfattning • Gränssnittet mellan Rappet och NEKK • Konceptmålbild • Färdplan • Informationstillgång i NEKK under införandet • Projektorganisation, Etapp 3 (hösten 2011) NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

3. Inledning (1/2) • BAKGRUND • Göteborgs Stad har under flera år genomfört ett målinriktat arbete i syfte att samordna och effektivisera ekonomiprocesser och systemstöd, bl.a. genom samordning av fakturahantering och införandet av en gemensam huvudbok för stadens förvaltningar, vilket underlättar för det fortsatta arbetet. Det finns även en uttalad ambition att förbättra förutsättningarna för och kvaliteten i ekonomisk planering, uppföljning och analys. Därför startades projektet Nytt Ekonomikoncept (NEKK) upp under hösten 2009. VAD BETYDER NEKK? Med nytt ekonomikoncept menar vi en bärande idé om en helhetslösning - där system och teknik bara är en del bland flera för att åstadkomma önskvärd verksamhetsnytta. NEKK fokuserar förutom på system även på att vidareutveckla grundläggande strukturer och modeller, processer och arbetssätt som systemet ska stödja. Därutöver ska NEKK aktivt medverka till att människor, kompetenser, roller, organisation samt rådande kultur utvecklas i den riktning som gör det möjligt att få ut så mycket nytta av förändringen som möjligt. Detta synsätt påverkar genomförandet av projektet och införandet av nytt ekonomikoncept. NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

4. Inledning (2/2) • RESULTATET AV INTRODUKTIONSSTUDIEN • I introduktionsstudien framkom att dagens situation kännetecknas av: • Hög grad av administrativa inslag i Göteborgs Stads processer. • Brister i informationstillgång medför arbetssätt med hög grad av kontroll, komplettering och sammanställning vilket minskar utrymmet till analys. • Fragmenterade systemkarta vilket medför att kompetens binds till administrativa uppgifter på bekostnad av stöd till verksamheten. • Saknas ett gemensamt utdatagränssnitt – idag hänvisas de flesta mottagare av ekonomisk information till redovisningen i huvudboken. • Synsätt och processer för framtagande av den lokala budgeten eller prognosen skiljer sig åt och bristen på verktyg har inneburit en flora av olika excellösningar. • Studien visade på ett behov av ny funktionalitet i form av utvidgat systemstöd för budget, prognos, uppföljning och analys (upphandlas under 2011) liksom ett nytt ekonomisystem (upphandlas enligt plan under 2012). NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

5. Mötesplatsens omfattning NEKK:s och mötesplatsens primära syfte är att tillhandahålla kvalitetssäkrad information som stöd till ekonomisk budget och uppföljning och därmed ett underlag till ekonomi-styrningen. Beslutsstöd Mötesplatsen ska i ett första steg ge möjligheter till uppföljning av väsentliga styrbegrepp från både ekonomi och personal som underlag till verksamhetens styrning och ledning. 1 Utvidgat beslutsstöd Mötesplatsen ska i steg 2 även ge möjligheter till uppföljning av andra väsentliga styrbegrepp och styrparametrar från verksamheten. 2 Portal – ingår ej i NEKK-projektets nuvarande uppdrag. NEKK och mötesplatsen ska också kunna skapa förutsättningar till och vara en del av ett framtida kommungemensamt informationsgränssnitt som knyter ihop den information som behövs för ledning och styrning i ett vidare perspektiv. 3 NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

6. Gränssnittet mellan Rappet och NEKK Budget- och uppföljningsprocessen NEKK Finansiell budget, prognos och uppföljning Rappet Verksamhetsplanering och uppföljning Användaren ska kunna ta ut data (ekonomisk samt viss verksamhets- och personaldata) från NEKK för att använda i Rappet. NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

7. Konceptmålbild NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

8. 2012 2014 2013 2011 Färdplan Etapp 2 Etapp 3 Etapp 4 Etapp 5 Etapp 6 Etapp 7 Etapp 8 Etapp 9 Krav- och upphandling Införande Krav och behov Kontrakt Annons Kravspec Upphandl. formalia Upphandling Steg 1: Systemlösning för budget, upp- följning, prognos & analys Överlämning Förberedelser mottagarorganisation Förberedelser Piloter Införande fas 1 Överlämning Datalager Förberedelser Införande fas 2 Pilot • Horisonten • Personec Datalager Datalager • Verksamhet • Nytt EK-system Krav- och upphandling Införande Krav och behov Steg 2: Systemlösning för ekonomihantering Kravspec Upphandl. formalia Upphandling Annons Kontrakt Överlämning Förberedelser mottagarorganisation Införande i faser Förberedelser Piloter Tidplanen är uppgjord utifrån kända förutsättningar och kan komma att förändras. NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

9. Informationstillgång i NEKK under införandet FAS 1 (2012) Datainsamling och presentation Ett urval av målgrupper FAS 2 (2013) Utvecklade modeller och workflow Bredare målgrupp FAS 3 (2014 och senare) Utfall (2011 och 2012) – hämtas från Horisonten Utfall (2013) – hämtas från Horisonten Utfall – hämtas från nytt ekonomisystem Budget (2012) – hämtas från Horisonten Prognos (2013) – skapas enbart i NEKK Budget FINANSIELL INFORMATION Prognos (2012)* – skapas i NEKK Budget (2014) – skapas enbart i NEKK Prognos Budget (2013)* – skapas i NEKK Lönekostnader per individ Övrig personalinformation & nyckeltal (t.ex. sjukfrånvaro) Årsarbetare/arbetad tid PERSONAL- INFORMATION Annan Kompassinformation (t.ex. semesterlöneskuldslista, retrolista) Anställningsinformation för budget och prognosmodul Förberedande arbete att definieraoch kvalitetssäkra de mått som ska ingå Ett urval avverksamhetsmått VERKSAMHETS- INFORMATION * Skapas i BUPA-verktyget i takt med att förvaltningarna ansluts enligt en övergångs-strategi där Horisonten är officiell källa för central rapportering under hela 2012. NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

10. Projektorganisation, Etapp 3 (hösten 2011) STYRGRUPP Beslutsforum PROJEKTGRUPP Koordinering, planering, kommunikation Referensgrupp EKONOMI UPPHANDLING BUPA INFÖRANDE BUPA MOTTAGAR-ORGANISATION Arbetar med kravställning och förbereder för upphandling av nytt ekonomisystem 2012. Genomför upphandlingsarbetet av systemlösning för budget, prognos, uppföljning och analys utifrån vald upphandlingsform. Förbereder strukturer, processer och utdatapaket för förvaltningarna i införandets första fas. Utformar framtida mottagande av NEKK – drift, förvaltning och vidareutveckling. Omfattning, Utformning, planering Förvaltnings-organisation Lösning NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

11. Kontakt nekk@stadshuset.goteborg.se NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05