שיקולים בבחירת תוכנות לניהול ידע

שיקולים בבחירת תוכנות לניהול ידע אורי גינזבורג CTO ROM Knowledgeware Ltd. urig@kmrom.com

נקודת מוצא למרות שאנו בעלי ניסיון של שנים ברכישת תוכנות מחשוב- לא טריוויאלי לבחור תוכנות לניהול ידע

לא טריוויאלי- תקציבית צורכי ניהול הידע מרובים ואילו התקציב מוגבל (בד"כ מדובר בשורה תקציבית אחת לכלל צורכי ניהול הידע)

לא טריוויאלי- הבנת הצורך להנהלות לא ברור, פעמים רבות, שלא מדובר ב- "אחד כלי לניהול ידע שעושה הכל"

לא טריוויאלי- מיתוג גם כשלא רלוונטי יש הרבה פתרונות "כאילו" לניהול ידע Disk Storage Messaging Scanner

לא טריוויאלי- בלבול מכוון בין גבולות ספקים אם אני צריך תכנים מובנים ומנוע חיפוש עדיף לקנות- מנוע חיפוש? כלי לניהול תוכן? או אולי- פורטל? הספקים מנסים להציג מצב שרכישת הפתרון המוצע על ידם הנו מענה כולל לניהול ידע

אז מה עושים?

פתרון לא שלם ראשית: יוצאים מנקודת הנחה שלא קונים את כל מה שהארגון צריך

אם הארגון קטן (עד 500 איש) כפי הנראה נסתפק בפתרון מרכזי אחד. בארגונים גדולים יותר ניתן לשקול מספר פתרונות, אך גם אלו ממומשים בהדרגה.

לכן- צריך לאתר את הבעיות המרכזיות האמיתיות של הארגון. אלא להבין איפה ניתן לתת קפיצת מדרגה לארגון ביחס לקיים ולהתמקד רק שם הרבה פעמים מדובר טכנולוגית בפשרה כואבת לתת את דוגמת גלעם בלי להזכיר אותם בשמם

הערות אזהרה לא לרוץ למה שאופנתי – האם אתם באמת זקוקים לפורטל? לא לרוץ למה שנשמע קל- קהילות רק לקבוצות של 40+ לא לרוץ למה שנשמע "פסגת הידע"- מאגר תובנות, רק אם יש כאלו וניתן לנהלם

ולכמה טיפים פרקטיים מאד בתחום תוכנות ניהול הידע

הכירו את משפחות הכלים הבסיסיות וסווגו את המותג למשפחה המתאימה • כלי ניהול מסמכים • כלי ניהול תכנים • כלי ניהול תכנים עם אוריינטציה למנהלת מידע • פורטלים ארגוניים • כלים לניהול לקחים ותובנות • כלי למידה • כלים ייעודיים • מנועי חיפוש • ועוד.

הסתכלו רק על הצרכים הפונקציונאליים בטווח הקרוב פלוס כיוון שצורכי ניהול הידע מרובים ומשרתים מטרות רבות, רשימת הצרכים ארוכה עד מאד ומכסה בדרך כלל את כל יכולות הכלים והרבה מעבר לכך. אל תתפתו להשוות את כל התכונות- יקח הרבה זמן ומאמץ ולאו דווקא תגיעו לתוכנה הנכונה לארגון. התמקדו בצרכים לשנתיים הקרובות. הכלים ממילא משתנים ועוד שנתיים יעשו הרבה יותר

חפשו שרשים רוב מוצרי התוכנה לניהול ידע מתיימרים לבצע הרבה אל תאמינו לאנליסטים המצביעים על חברות חזקות בתחום! החברות חזקות, אך יתכן שבתחומים אחרים. בדקו מהיכן צמחה התוכנה ותלמדו על מקור חוזקתה האמיתי

אין ספק מועדף כולל ארגונים נותנים לקחת החלטות אסטרטגיות לגבי ספק מועדף, החלטה שמשפיעה על כלל החלטותיהם, ללא שנתנו את הדעת לגבי מוצרי התוכנה בניהול ידע אותם הם צריכים לארגונם. אל תוותרו על החלטה- לגבי מוצרי ניהול הידע המרכזיים

הישן משפיע על החדש במקומות בהם ישנה תוכנה רלוונטית מרכזית אליה יש להתממשק – (ניהול מסמכים, ERP, CRMוכו) זהו הפרמטר העיקרי בהחלטה על התוכנה העתידית כל השאר רק תנאי סף תומכים

וותרו לפעמים על כלי חדש במידה והתכנים האמורים להיות מנוהלים בכלי החדש, מנוהלים כבר בחפיפה לא מבוטלת, בכלי אחר (מדובר בעיקר בתכני מלל ולא נתונים)- שיקלו בכובד ראש לעשות שימוש בכלי הקיים ולא לרכוש כלי חדש מנהלת <-> כלי ניהול תוכן <-> קהילה <-> פורטל

אי שלמות צאו מתוך הנחה שרוב המוצרים לא בשלים ורחוק מלהיות מושלמים כאשר אתם מתעניינים אצל ממליצים, תבקשו לשמוע רשימת קשיים מרכזיים בעבודה עם התוכנה

וכמה טיפים אחרונים תלויי סוג הכלי

פורטל השאלות המרכזיות המשפיעות על בחירת הכלי: • עד כמה צריך קהילות ופורומים? (קבוצות גדולות ובשלות) • עד כמה נדרשת אינטגרציה לנתונים? (Job related potal) • עד כמה נדרש לנהל תכני מלל מובנים?(פורטלים רוחביים גדולים) • עד כמה נדרש לבזר חלק מתהליכי ההקמה לאתרים?

מנועי חיפוש השאלות המרכזיות המשפיעות על בחירת הכלי: עד כמה נדרש לאחד חיפוש על מקורות מידע שונים? • האם יש צורך לשמר הרשאות של המקורות? האם יש כלל אפשרות לעשות חיפוש של מנוע חיצוני בתוך המאגרים הייעודיים? • עד כמה באמת נדרש חיפוש לשוני? • האם יש צורך בחוקים עסקיים והבנה מתקדמת של הטקסטים? • מהו מרחב התוצאות הצפוי? עד כמה נדרש ארגון אוטומטי שלו?

כלים לניהול תוכן השאלות המרכזיות המשפיעות על בחירת הכלי: • עד כמה צריך לנהל מידע מובנה? • מהו הצורך העיקרי של הכלי: • אתר חיצוני • אתרים ומידע פנימי • מנהלת מידע (שירות לקוחות) • On-line documentation

ואם הצלחנו בבחירה, יש לזכור שהטכנולוגיה הנה רק פרמטר אחד בהצלחת המערכתויש לקוות שהאחראים על יתר הפרמרטיםעושים את מלאכתם נאמנה

אורי גינזבורג טלפון: 03-5117779054-2168777דואר: urig@kmrom.comאתר: www.KmRom.comהעיתון: 2know.KmRom.com

שיקולים בבחירת תוכנות לניהול ידע