第三章账务处理系统

第三章账务处理系统 • 通过本章的学习，使学生理解会计软件中总账系统的基本功能，熟练掌握总账系统的初始化、日常会计处理、出纳管理、账簿管理及期末处理的各项操作。

概述账务处理系统基本内容框架初始设置期末处理日常处理出纳管理

第一节账务处理系统概述 • 一、账务处理系统概述 • 账务处理系统是整个会计核算软件的核心，它以会计凭证为原始数据，通过凭证的输入和处理，完成记账、算账、对账、转账、结账、账簿查询及数据管理等功能。 • （一）总账系统功能概述 • 用友 V8.50总账系统适用于各类企事业单位进行凭证管理、账簿处理、个人往来款管理、部门管理、项目核算、出纳管理和期末处理等账务处理。

（二）总账系统与其他系统的主要关系 • [总账管理]系统是U8系列产品的核心产品，可单独使用，也可与U8系列其他产品模块同时使用，如下图所示： • 总账系统接收应收、应付系统、存货核算、固定资产、工资管理系统、成本核算系统生成的凭证；向报表、决策支持系统、财务分析系统提供财务数据生成财务报表及其他财务分析表；财务分析系统向系统提供预算数，对总账系统中的填制凭证进行预算控制。

（三）总账系统的操作流程 • 1、新用户操作流程 • 2、老用户操作流程

第二节账务处理系统初始设置 • 一、总账系统启用 • （一）根据单位的具体情况，采用不同应用解决方案 • 1、对于业务较小的小型企业 • 2、对于业务较复杂的企业 • 3、对于机构设置较复杂的企业 • 4、对于往来业务较多的企业

（二）总账系统的启用 • 单击“开始”/“程序”/“用友ERP－U8”/“财务会计”/“总账”，进入“总账”注册界面，输入操作员，选择账套和操作日期，单击“确定”。

二、系统参数设置 • 总账初始化时首先进行业务处理控制参数设置，它决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。 • 在总账初始化中需要设置业务控制参数包括：制单控制、凭证控制、外币核算、预算控制、账簿打印格式控制、会计日历控制以及其他参数控制。企业应根据实际情况，在建立账套之前正确选择适合于本企业的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的。

（一）凭证选项设置 （二）账簿选项设置（三）会计日历（四）其他选项

三、数据权限分配 • 在“总账系统”界面，单击“设置”/“数据权限分配”，选定欲设置权限的用户，单击“授权”，选择相关的会计科目，输入完毕单击“保存’。 • 【提示】必须在系统管理中定义角色或用户，并分配完功能级权限后才能在这里进行“数据权限分配”。

数据权限分配包括：记录权限分配和字段权限分配。前者是指对具体业务对象进行权限分配。使用前提：在“数据权限控制设置”中选择控制至少一个记录级业务对象。后者是对单据中包含的字段进行权限分配。数据权限分配包括：记录权限分配和字段权限分配。前者是指对具体业务对象进行权限分配。使用前提：在“数据权限控制设置”中选择控制至少一个记录级业务对象。后者是对单据中包含的字段进行权限分配。

四、金额权限分配 • 本功能用于设置用户可使用的金额级别，对业务对象提供金额级权限设置：采购订单的金额审核额度、科目的制单金额审核制度。在设置这两个金额权限之前必须先设定对应的金额级别。对如下业务对象提供金额级权限设置：采购订单的金额审核制度、科目的制单金额额度在设置这两个金额权限之前必须先设定对应的金额级别。在“总账系统”界面，单击“设置”/“金额权限分配”，单击“增加”，输入用户编码，用户名称，级别，输入完毕单击“保存”。

五、期初余额录入 • 为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。 • 在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。

（一）录入基本科目余额 • 在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。 • 如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是在年中建账，则可录入启用当月（如4月）的期初余额及年初未用的月份（即1月至3月）的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。

注意： • （1）如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。 • （2）非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。 • （3）出现红字余额用负号输入。 • （4）修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。 • （5）凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。

（二）录入个人往来科目余额 • 如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统打开的“个人往来期初”对话框中输入相关信息。 • （三）录入项目科目余额 • 如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开的“项目参照”对话框中输入相关的信息。

（四）录入单位往来科目余额 • 如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则需在系统打开的“客户往来期初”或“供应商往来期初”对话框中输入相关的信息。

（五）调整余额方向 • 在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方向的功能，即在还未录入会计科目余额时如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将期初方向调整。

（六）试算平衡 • 期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成。

第三节日常账务处理 • 在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。本章以一般的会计业务流程为线索，结合具体业务介绍日常会计业务处理的各项基本操作。 • 日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。

审核总账科目余额输出发生额文件明细账正式凭证临时凭证文件输入记账输出文件银行日记账未达账项文件银行存款余额调节表银行对账单文件输入对账

一、填制凭证 • 记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而在实际工作中，必须确保准确完整地输入记账凭证。 • 产生记账凭证的途径有三种：一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；二是先由人工编制记账凭证，再输入计算机；三是计算机自动生成的机制凭证。 • 凭证输入采用键盘输入、软盘引入、网络传输和自动生成机制凭证四种方式，键盘输入是最常用的形式。

（一）增加凭证 • 记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。

1、输入凭证头部分 • 填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录入。此项操作对于录入各种类型的凭证，其操作步骤都是类似的。 • （1）由于系统默认凭证保存时，不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现“凭证假丢失”现象。如有特殊需要可将其改为不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。 • （2）在“附单据数”处可以按Enter键通过，也可以输入单据数量。 • （3）凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。

2、输入凭证正文部分 • 企业应根据具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。 • （1）正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。 • （2）会计科目可通过科目编码或助记码输入。 • （3）科目编码必须是末级的科目编码。 • （4）金额不能为“零”，红字以“－”号表示。如果方向不符，可按空格键调整金额方向，按<=>键可根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。

3、输入辅助核算信息 • 当输入具有辅助核算的科目时，要求输入相应的辅助信息。 • （1）当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，若不输入“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输入个人名称自动输入其所属的部门。 • （2）其他辅助核算科目可以参照录入。

（二）修改凭证 • 为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误凭证进行修改。 • 注意： • （1）若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。 • （2）若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。 • （3）如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。 • （4）外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

（5）错误凭证的“无痕迹”修改 • 无痕迹修改是指不留下任何曾经修改的线索和痕迹。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改： • ①对已经输入但未审核的机内记账凭证可通过凭证的编辑输入功能直接进行修改或删除(但操作员只能修改自己填制的凭证，且凭证编号不能修改)。 • ②已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，如果软件有取消审核的功能，先通过凭证审核功能取消审核后，再通过凭证的编辑输入功能进行直接修改。

（三）冲销凭证 • 若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改。针对此类凭证的修改，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行更正,即有痕迹修改。错误凭证的有痕迹修改是指留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的。 • 如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制单”中的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。 • 【提示】制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。 • 【说明】通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。

（四）作废及删除凭证 • 日常操作过程，若遇到非法凭证需要作废时，可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证作废。 • 【说明】 • （1）账簿查询时，找不到作废凭证的数据。 • （2）若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 • （3）只能对未记账的凭证作凭证整理。 • （4）已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。

（5）作废凭证仍保留凭证内容及编号，显示“作废”字样。（5）作废凭证仍保留凭证内容及编号，显示“作废”字样。 • （6）作废凭证不能修改，不能审核。 • （7）在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。 • （8）如果作废凭证不想保留时，则可以通过[凭证删除／整理]功能，其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。

二、审核凭证 • 审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。其目的是防止错误及舞弊。 • 屏幕审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。

【说明】 • （1）在确认一批凭证无错误时可以单击“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。 • （2）作废凭证不能被审核，也不能被标错。 • （3）审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。 • （4）执行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张”、“上张”、“下张”、“末张”按钮翻页或按“查询”按钮重新输入条件查找其他待审核凭证。

审核凭证包括出纳签字、审核员审核凭证和主管签字三个方面。审核凭证包括出纳签字、审核员审核凭证和主管签字三个方面。 • （一）出纳签字 • 为加强企业现金收入与支出的管理。出纳人员可通过[出纳签字]功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。

（二）审核凭证 • （三）主管签字 • 为加强对会计人员制单的管理。常采用经主管签字后的凭证才有效的管理模式。因此系统提供“主管签字”的核算方式，即其他会计人员制作的凭证必须经主管签字才能记账。

三、记账及取消记账 • 记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。 • 在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账。 • 在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等。

（一）记账 • 记账凭证经审核及出纳签字后，即可以进行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。 • 【说明】（1）未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。 • （2）作废凭证不需审核可直接记账。 • （3）在设置过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击“取消”，取消本次记账工作。

（4）记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。（4）记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。 • （5）在记账过程中，不得中断退出。

（二）取消记账 • 如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再进行记账。

四、凭证、账簿查询 • 企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账操作之后，就形成了正式的会计账簿。 • 为了能够及时地了解账簿中的数据资料，并满足对账簿数据的统计分析及打印的需要，在总账系统中，系统提供了强大的查询功能，包括基本会计核算账簿的查询输出、各种辅助核算账簿及现金和银行存款日记账的查询和输出。整个系统实现总账、明细账、凭证联查功能。

（一）凭证查询 • 凭证查询用于查询已记账及未记账的凭证。 • （二）总账查询 • 总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以查询所有各级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。 • 【说明】（1）如果需查看明细账还可在“总账查询”窗口中单击“明细”按钮。 • （2）如果需查询包含未记账凭证的总账，则应选中“包含未记账凭证”复选框。 • （3）可将查询条件保存到“我的账簿”中。

（三）发生额及余额表查询 • 发生额及余额表查询与总账查询基本相似，余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。 • （四）明细账查询 • 本功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。

第四节出纳管理 • 出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具，它主要可以完成现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理，进行银行对账以及对长期未达账提供审计报告。 • 一、现金、银行日记账查询 • （一）概念：日记账是指现金和银行存款日记账。在日常业务处理过程中，通过记账功能就能直接完成日记账的记账操作。日记账的作用只是用于查询和输出现金和银行存款的账务资料。 • （二）功能：现金日记账及银行存款日记账查询功能既可以查询某一天的现金或银行存款日记账也可以查询某一个月份的现金及银行存款日记账。

【说明】 • （1）在“现金日记账”中，如果本月尚未结账，显示“当前合计”、“当前累计”；如果本月已经结账，则显示“本月合计”、“本年累计”。 • （2）查询日记账时还可以用鼠标双击某行或按“凭证”按钮，查看相应的凭证，按“总账”按钮可以查看此科目的三栏式总账。 • （3）银行存款日记账的查询与现金日记账的查询操作基本相同。 • （4）在“总账系统”窗口中单击“出纳”菜单中的“资金日报”或执行“出纳管理”“资金日报”命令查询或输出现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。

二、支票管理 • 系统为出纳员提供了“支票登记簿”功能，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。只有在“会计科目”中设置银行账的科目才能使用支票登记簿。 • 【提示】当需要使用支票登记簿功能时，请在“结算方式”设置中对需使用支票登记簿的结算方式在“票据管理标志”前打勾。

三、银行对账 • （一）概念：银行对账是货币资金管理的主要内容，是企业出纳员的最基本的工作之一。为了能够准确掌握银行存款的实际金额，了解实际可以动用的货币资金数额，防止记账发生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。 • （二）步骤：银行对账一般通过以下几个步骤完成：录入银行对账期初、录入银行对账单、银行对账、编制余额调节表和核销已达账。

第三章 账务处理系统