Mobile Service System

1. Mobile Service System macht SAP R/3 mobil

2. SAP R/3 Mobile Office Front/Service Office Front Office Service Office Mobile Service System Kunde Back Office Mobile Office Serviceleistung Kundendienstlösung für SAP R/3 Mobile Office Back Office SAP R/3 Notes Domino Notes Domino Drucker Mobile Service System

3. Automatische Replikation übers Telefon (ISDN, Modem, Handy Asynchroner oder synchroner Datenabgleich Daten für alle Außendienstmitarbeiter Daten für Außendienst- Mitarbeiter „X“ Daten Daten Daten Mobile Service System

4. Daten Daten Daten Benutzer X Daten Benutzer X Mobile Service System Datenabgleich von Lotus Notes in Pylon Pro und umgekehrt

5. Mobile Service System • Zielsetzung: • Verkürzung der Durchlaufzeit der Serviceaufträge von der Annahme • bis zur Fakturierung • Verbesserung des Arbeitsablaufs bei der Auftragsbearbeitung und Disposition der Servicetechniker • Aktuelle Objektinformation vor Ort bei optimaler Mobilität

6. Mobile Service System • Lösung: • Eine mobile offline R/3 Anbindung auf Basis von Notebook und • Palm Pilot für Servicetechniker • Anforderung: • Integration von Palm Pilot, Lotus Notes und SAP R/3

7. Mobile Service System • Software: • Lotus Notes Domino Server, Client • PylonPro • R/3 System ab Release 3.0 wird vorausgesetzt • Hardware • Notes Server • Notebook • Koffer • Palm Pilot • Handy, Kabel • GSM-Adapter • Telefon / Modem • Mobiler Drucker

8. Front-Office Service Office SAP R/3 Mobile Office Back Office Mobile Service System

9. R/3 Front-Office Service- Office Erfassung von Serviceaufträgen und Übermittlung an das R/3 Service-Office Back-Office • Verteilung und Freigabe der Aufträge durch den Einsatzleiter • Rückmeldung an R/3, bei Auftragsabholung durch Außendienst Mobile- Office Abholen und Ausführen der Aufträge durch den zuständigen Außendienst-MA und anschließende Daten-Rückgabe an R/3 Einspielen der Daten ins R/3 Back-Office und Nachbearbeitung der Auftragsdaten (kaufmännische Abwicklung) Alle Daten werden via SAP R/3 SD-Aufträge in den Standardablauf eingespielt, berechnet und gebucht Mobile Service System

10. Kunde Front-Office und Service-Office Außendienst Bedarfsmeldung Einsatzleiter verteilt Aufträge AD begibt sich zum Einsatzort Mobile Service System

11. Front-Office Leitstand Erfassung am Telefon durch Innendienst Wer / PLZ / Kunden-Nr. Maske Auftragserfassung erscheint (Auftraggeber, Kunde) Meldungserfassung – Text nicht standardisiert Erfassung des Terminwunsches Objekt aufrufen Teile Skizze Garantie Auftrag erfasst Erfassung von Serviceaufträge: Alle Daten bezüglich Auftraggeber und Serviceobjekt werden erfasst bzw. aus R/3-Daten ergänzt. Der Auftrag geht nun automatisch ins Service-Office über. Mobile Service System

12. Mobile Service System Optimiert auf die Bedürfnisse eines Callcenters

13. Mobile Service System Kundendaten aus dem R/3-System Weiße Felder: Für MSS änderbar

14. Mobile Service System Text für gemeldete Störung etc.

15. Mobile Service System

16. Service Office Aufträge nach Auswahlkriterien sortieren (Zeit, Daten, Ort, PLZ) Terminänderungen, Monteur zuordnen, Zusatzinfos, Aufträge beurteilen und auswerten Umverteilung von Aufträgen Splitten von Aufträgen Rückgabe von Aufträgen Wartung – Aufträge für die Wartung erzeugen • Der Einsatzleiter nimmt alle dispositiven Tätigkeiten vor. Freigegebene Aufträge werden zyklisch vom eigens hierfür installierten Notes-Server abgeholt und als Notes-Dokumente abgelegt. • Ermittlung des Notes-Users über die Identifikation des jeweiligen Mitarbeiters und Eintragung als aktueller Bearbeiter in den Auftrag. • Gleichzeitig erfolgt eine Statusmeldung an R/3, dass der Auftrag von Notes abgeholt wurde  Schließung der Informationskette, d.h. jeder am Auftrag beteiligte Partner ist über den aktuellen Status des Auftrages informiert. Mobile Service System

17. Mobile Service System

18. Mobile Service System

19. Mobile Service System Kundendaten aus dem R/3-System Weiße Felder: Für MSS änderbar

20. Jeder Service-Mitarbeiter holt regelmäßig die zugeordneten Aufträge ab (Notes Replik), gleichzeitig erfolgt eine Aktionsquittierung an SAP R/3 • Der Service-Mitarbeiter bearbeitet nun seine Aufträge und notiert die Arbeitsschritte und Ergebnisse direkt auf dem Notebook oder dem Palm Pilot (via Hotsync). • Nach Ausführen des Auftrags kann der Kunde die Arbeitsergebnisse auf dem Palm Pilot mit seiner Unterschrift quittieren. • Rückmeldung der Daten via Notes-Server (ISDN, analog oder GSM) an R/3Aufträge Palm, Notebook, Drucker, Handy, Kabel, GSM-Adapter Aufträge abholen: Alle Infos mit Meldung, Status, Art des Auftrags, benötigte Materialien, Infos zu Garantie oder Wartungsvertrag Aufträge ausführen vor Ort und Bericht erfassen auf dem Notebook oder dem Palm mit Tätigkeitsschlüssel, Ersatzteile, Arbeitszeiten Tätigkeitsbericht auf dem Palm vom Kunden abzeichnen lassen und Bericht drucken Mobile Office Rückgabe der durchgeführten und erfassten Aufträge Mobile Service System

21. Mobile Service System Einspielen der Daten ins R/3 Back-Office und Nachbearbeitung der Auftragsdaten durch den zuständigen kaufmännischen Mitarbeiter oder direkte Übergabe an die bestehende Serviceanwendung. Aufnahme der durchgeführten Aufträge mit den erfassten Daten. Aus dem MSS-Auftrag in einen SAP Service-Auftrag überführen. (Bestehendes System in R/3), Selektion aller Aufträge, kaufmännische Entscheidung ob eine Rechnung gestellt wird. (Wer?) Back Office

22. Mobile Service System

23. Mobile Service System

24. Mobile Service System • Vorteile: • Sehr praxistauglich, durch Einbindung der Anwender in die Entwicklungsphasen • Nur drei Customizing-Tabellen • Kurze Einführungszeit • Verfügbar für Release 4.0B und Release 4.6C • Reduzierung der Durchlaufzeit (Annahme bis Fakturierung) • Aktuelle Informationen für alle Beteiligten • Wochenberichte in R/3 auf Basis der Arbeitszeiten

25. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit macht SAP R/3 mobil