Cours Master 2

1. Cours Master 2 e-GRH ou comment élaborer un cahier des charges

2. Cours du 23 mars 07 • Objectifs de e-GRH • Planning des cours • Synthèse du cours B3/ FPG 105 • Réfléchir aux sous groupes à former e-GRH

3. Des changements d’emploi du temps et … de salles • le 23 mars et 1er juin de 9h à 12h en salle 31.3.12 mais en juin on ne connait pas la salle • le 6, 27 avril et 4 mai prévu de 14h à 17h en salle 31.3.09 - en fait c'est le matin salle 31.3 12 • le 15 mai et 12 juin de 18h15 à 21h45 en salle 31.3.07 • le 30 juin 2007 de 8h30 à 17h30 en salle 39.2.64 (examen) e-GRH

4. Planning des cours • le 23 mars et 1er juin de 9h à 12h en salle 31.3.12 • le 6, 27 avril et 4 mai de 14h à 17h en salle 31.3.09 • le 15 mai et 12 juin de 18h15 à 21h45 en salle 31.3.07 • le 30 juin 2007 de 8h30 à 17h30 en salle 39.2.64 (examen) e-GRH

5. Objectifs du cours • Elaboration d’un cahier des charges • Reconfiguration des processus d’une des grandes fonctions de la Fonction RH : • Faire un état des lieux de la situation actuelle • Redéfinir les besoins et les tâches e-GRH

6. Système d’information « Le SI est un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes, machines et procédures qui a pour but d’engendrer des flux ordonnés d’informations pertinentes provenant de différentes sources et destinées à servir de base aux décisions » Hugues ANGOT e-GRH

7. Les pôles du système d’information d’une entreprise Fournisseurs Sous-traitants Ventes Clients Tenue et gestion des stocks Achat Production Gestion des RH Comptabilité et Finances Banques Organismes sociaux e-GRH

8. Système d’information :4 grandes actions/ fonctions • Collecte • Traitement • Stockage • Diffusion e-GRH

9. Système d’information et ERP • SIRH : Système d’information pour la fonction RH • ERP est SI • ERP peut avoir une dimension RH • Mais, ERP n’est pas nécessairement SIRH tout comme SIRH n’est pas nécessairement ERP e-GRH

10. Système d’Information et NTIC • IP • Des outils pour : • Consulter de l’information • Gérer de l’information e-GRH

11. De la nécessité de disposer d’informations RH • Immatériel dimension essentielle • Mondialisation des groupes • NTIC= Gain de productivité potentiellement considérable • Effet d’échelle (efficacité) • GRH passe dans la logique « flux d’information » • Rôle accru des compétences e-GRH

12. Pourquoi mettre en place un SIRH (= base RH commune) ? • Homogénéiser la complexité de la gestion des salariés au niveau de groupes éclatés en de nombreuses structures (établissements, filiales…) possédant chacune des logiciels spécifiques, • Intégrer dans un même outil différentes fonctionnalités : paie, temps de travail, formation, entretiens individuels, évolution de carrières, compétences, recrutement…. e-GRH

13. Remise en question de l'organisation • L'informatisation de l'ensemble des procédures d'une entreprise Processus • Redéfinir la façon de travailler : à quoi cela sert, où est la valeur ajoutée ? • Revoir (revisiter) les tâches, les procédures et les fonctions de l'entreprise pour les faire entrer dans un système d'information • Travail de reingénierie (ou reconfiguration) et de création e-GRH

14. Le réingénierie ou la remise en question de l'organisation • Réflexion sur les procédures, les tâches, les missions et les fonctions de la DRH • Attentes et besoins de chacun de ces acteurs par rapport à la fonction RH • Nouvelles possibilités avec un SIRH : Plus, moins, mieux et différent e-GRH

15. Informations Utilisateur Créateur Décideur/ Manager Producteur Organisation Processus Technique Outils

16. Différencier processus et procédures Les processus (progrès) : • "Ensemble des flux d’informations conçues comme actives et organisées dans le temps" • flux • valeur • information Les procédures (procéder) : • "Ensemble de règles d'organisation d'ordre administratif pour parvenir à un certain résultat" • "Ensemble des règles, des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis pour parvenir à une solution juridictionnelle" • "Série de formalités juridiques qui doivent être remplies" e-GRH

17. Des procédures aux processus (Reconfigurer/ reingénierie ) • Modéliser • Remettre à plat • Privilégier le résultat de l’action (=quelle Valeur Ajoutée) et non l’action • Dissocier résultat et habitude • Tout cela nécessite méthode d’intervention= rigueur et systématisation e-GRH

18. A la base de la reconfiguration : l’analyse fonctionnelle • Objectifs de l’analyse fonctionnelle • Répondre à la question « A quoi ça sert ? » • Hiérarchiser les priorités • Etablir le ratio utilité/coût • Analyser la valeur • Une méthode : • Conduire le changement • Impliquer les utilisateurs • Etre précis sur les éléments clés en définissant : • les finalités du service à mettre en œuvre • les contraintes • Les critères mesurables (quantitatifs et/ou qualitatifs) e-GRH

19. L’analyse fonctionnelle doit définir • Périmètre impliqué par le SIRH et en dehors • Procédures actuelles • Processus cibles Modélisation doit permettre d’évaluer le gain temps/qualité e-GRH

20. Modéliser une fonction • Modéliser : Représentation simplifiée • Cela nécessite de modéliser le maximum de procédures en les « revisitant » ---> des processus • Chaque fois des contextes spécifiques e-GRH

21. Le résultat est différent de l’action (habitude) 1- L’action (tache) crée-t-elle de la valeur ajoutée? Non Suppression Oui 2- Cette action (tache) est-elle satisfaisante ? (client et benchmarking) Cette action (tache) est-elle au cœur de votre métier ? Non Non Extern. Oui (Ne rien changer) Peut-on le reconfigurer et l’améliorer (diminution des coûts et délais, augmentation de la productivité, de la qualité…) Oui e-GRH

22. 3 niveaux pour définir les processus et les tâches • Niveau 1 : vision d’ensemble de la fonction Personnel • Niveau 2 : une description de chacune des grandes fonctions • Niveau 3 : une description détaillée de chacune des tâches e-GRH

23. Niveau 1 : vision d’ensemble de la fonction Personnel comprenant • Une cartographie générale sous forme de modélisation des grands flux d’information (=les processus), • Le recensement des informations disponibles (référentiels, bases de données…), • Un vocabulaire et une sémantique. e-GRH

24. Niveau 2 : une description de chacune des grandes fonctions permettant de  • Définir les grandes tâches de chacune des grandes fonctions • Modéliser les processus articulés par les procédures et les tâches de chaque fonction, • Recenser des informations disponibles (référentiels, bases de données…) et les acteurs concernés e-GRH

25. Niveau 3 : une description détaillée de chacune des tâches par • Une analyse fonctionnelle de chacune des tâches • Leurs besoins et leurs productions en interface (en définissant les acteurs concernés et les informations reçues, produites et diffusées) e-GRH

26. Thèmes possibles ? Mobilité Gestion des postes et emplois Pilotage et gestion administrative Gestion des compétences Recrutement Entretien individuel Formation

27. Les étapes d’un projet • Déploiement du progiciel • Paramétrage • Reprise des données • Adaptation du progiciel • Adaptation organisationnelle • Déploiement • Formation des personnes Cahier des charges et choix éditeur et intégrateur Analyse des écarts Spécifications fonctionnelles et techniques Reconfiguration des processus e-GRH

28. Les 4 groupes • Outil de gestion des étapes de recrutement permettant de disposer de tableaux de bord (SPIE 750p) • J Christophe Barat : recrutement • Fabienne Le Cann : DAF/RH PME Ingénierie (Pilotage Administrative, entretien annuel…) • Youssou Seye : formation SSII 400p (tableaux de bord et gestion de compétences) • Gérald Candelle : Alliance Française 233p. • Mise en place d’un logiciel pour des Congés/Absences (SSII, 400p) • Isabelle Moghimi : RRH SSI • Christine Lubat : Administrative Paye, Vinci, (mise en place HR access) 200p • Delphine de La Chapelle : Stagiaire RH Lapeyre, 12 000p (Définition des besoins en Formation) • Sylvestre Borgne : RRH Viaccess, 200p (Reporting, Entretiens annuel) • Mise en place de la gestion du DIF (Reuters, 350p) • Céline Jeunehomme : assistante RH • Myriam El Barch : DRH/Com Marianne, 70 p + 150 pigistes (DIF) • Anne Guérand : Master Recherche mobilité • Jessica Carpentier : Assistante RH, Sitel, 3500p (Formation, entretien annuel) • Isabelle Demailly : Consultante Psychologue dans un cabinet insertion, 10p • Gestion du recrutement (Informatique CDC, 1200p) • Héléne Ravineau : assistante RH, Informatique • Laëtitia Fosse : chargée de formation organisme de formation, 15p • Haby Keita : RRH Office Universitaire de la Presse (DIF sur Hypervision ?) 40p + 200 CD+2500 autres statuts