Maakuntakirjastokokous

1. Maakuntakirjastokokous Tuula Haavisto 21.9.2009

2. Sisältö Maakuntakirjastojen tulevaisuus, diat 3-6 Kirjastojärjestelmät nyt! ad hoc –raportti, dia 8 Kirjatin ohjausryhmä, diat 9-10 Tampereen kaupunginkirjaston tiimit 11-32

3. Maakuntakirjastojen tulevaisuus • Ristiriitaisia tendenssejä: • Ainoa lakisääteinen kirjastoverkon muoto • Kirjastoalan ainoa keskitetysti rahoitettu verkkotoiminto • Yleisten kirjastojen neuvoston organisoitumisperuste VS. • kimpat ja seutukirjastot kilpailevina yrityksinä • ei mainintoja valtion strategioissa • ei uusia avauksia vuosikymmeniin

4. Maakuntakirjastovelvoitteet nyt ja jatkossa • Maakuntakokoelma – rapautumassa, kapeutumassa? • Painettu kokoelma karttuu edelleen vielä pitkään • Muut tallennemuodot eivät yksiselitteisesti velvoitteen piirissä (esim. äänikirjaversiot) • Verkkoaineisto – suhde Kansalliskirjaston otoksiin? • Digitointi – Pirkanmaalla ei painopiste • Kaukopalvelu – verkko muuttanee rajusti • Kimpat ja verkkoluettelot osin korvanneet maak.kston • Edelleen tarvetta: osaaminen, jos hankalampi pyyntö • Uusia työmuotoja tulossa, maak.kirjaston rooli? • Alueellinen koulutus ja maakuntakirjastokokoukset • Edelleen tarvetta

5. Verkostoitumista tarvitaan joka tapauksessa • Toiminnan kehittäminen, uudet toimintamuodot • Osaaminen, osaamisen jakaminen • Kokoelmayhteistyö (esim. PIKI-selvitys 2007, Helmet-alueen keskitetty elokuvien hankinta) • varastointi, kuljetukset • Verkkopalvelut (esim. tuleva PIKI-portaali) • Hallinnollinen pärjääminen vaikeutuvissa oloissa • Miten verkostoituminen organisoidaan? • Maakuntakirjastovelvoitteita ajantasaistamalla? • Suosimalla seutukirjastoja? • Vapaaehtoisella yhteistyöllä?

6. Valtion näkökulma • Opetusministeriön lukuisissa 2000-luvun strategioissa ja sen myötä hallitusohjelmissa tunnistetaan verkostoitumisen hyödyllisyys ja tarve, mutta ei oteta kantaa sen muotoon • toisaalta vuoden 2010 alusta valtionavustus maakunta-kirjastotoimintaan tulee nykyistä näkyvämmäksi • OPM:n uusin kirjastostrategia (tähtäin v:ssa 2015) toteaa, että alueellinen kirjastotoiminta arvioidaan samalla kun valtio arvioi muutakin alueellista ja kunnallista toimintaa • Tanskassa suuri hallinnollinen muutos v. 2007: kunnat kasvatettiin vähintään 30 000 ja keskimäärin 50 000 asukkaan kokoon ja maa jaettiin viiteen hallinnolliseen alueeseen; maakuntakirjastot erikoistuivat eri osaamisiin

7. Pirkanmaan näkökulma • Mitä menetettäisiin, jos maakuntakirjastotoiminta lakkaisi? • Mikä voisi korvata sen?

8. Kirjastojärjestelmät nyt! Ad hoc -raportti kesällä 2009 • Katsaus ennen kaikkea yleisten kirjastojen järjestelmien kehitykseen, nykytilaan ja tulevaisuuden näkymiin • Keskipisteessä ovat perinteiset integroidut kirjastojärjestelmät, lisäksi raportissa avataan kirjastojen verkkopalveluita ja kaikenlaisten verkkopalvelujen keskinäisiä yhteyksiä • Raportin tarkoitus: [verkkopalveluissa on tulossa] 'suuria muutoksia, joissa yleisten kirjastojen tulisi toimia yhteisen linjan mukaan. Linjan määrittely edellyttää tietoa, ja tässä raportissa sitä pyritään jakamaan‘ • Tekijät Marja-Rii Jokinen, Mace Ojala ja Tuula Haavisto • www.kirjastot.fi/kirjastoala/julkaisut/kirjastojarjestelmat_nyt (pdf) • wiki-muotoinen muokattava versio osoitteessa wiki.kirjastot.fi/index.php/Kirjastojärjestelmät_nyt! 

9. Ohjausryhmä Kirjatille Miksi perustetaan? • määrittelemään Kirjatin tavoitteet ja toiminta-ajatus • määrittelemään kohderyhmä • arvioimaan Kirjatin nykymuodossaan; sekä sisältö että laajuus (Kirjatti on iso, n. 600 sivua) • määrittelemään suhteet valtakunnalliseen lasten kirjastoportaaliin Okariinoon sekä PIKI-portaalin muihin lastensivuihin ; Okariinolle on ehdotettu Kirjatin sisältöjen ottamista mukaan yhtenä elementtinä, Pirkanmaan panoksena sen kehittämiseen • nimeämään projektiryhmän eli toteuttajat • Toive ohjausryhmän perustamisesta kantautunut aika ajoin myös Kirjatin nykyisestä tekijäryhmästä.

10. Huomioon otettavaksi Kirjatin jatkossa • PIKI-portaalin lastensivujen kohderyhmäksi määritelty ne, jotka osaavat lukea (n. 8-13 v), Kirjatin kohderyhmä tätä nuoremmat ja sisältö sen mukaisesti • toiminnoilla ja tehtävillä liittymäkohta kirjastoon ja sen toimintaan (lukemiseen, tiedon etsimiseen tms.) • Kirjatti saatava teknisesti läpinäkyväksi ja yhteen toimivaksi muun PIKI-portaalin kanssa; onnistuneeko myöskään mahdollinen Okariino-yhteistyö Kirjatin nykytekniikalla? • päivitysvastuun jakaminen nykyistä laajemmalle (nykytekniikalla toteutettuna vie paljon työaikaa) • Kirjatin eri osioiden käyttöaste vaihtelee suuresti

11. Tampereen kaupunginkirjaston tiimit • Tiimit luotiin osana isompaa organisaatiouudistusta (joka oli osa kaupungin toimintamallin muutosta) • tiimit ovat prosessiorganisaation työrukkanen • Tiimit korvasivat aiemmat työryhmät • tiimit kaikilla strategisesti tärkeillä alueilla • järjestelmällisempi vastuu tärkeimmistä toimista • väliaikaisia työryhmiä tarvitaan silti • Tiimit kokoavat yhteen ja laittavat jakoon eri yksiköissä samaa työtä tekevien kokemuksen ja osaamisen

12. Mitä organisaatiouudistuksella tavoiteltiin? • Reaktio kolmeen ilmiöön: • Maailma ympärillä muuttuu: aineisto, käyttäjät, internet… aika ajoin on tarkistettava, että vastaamme maailman huutoon oikein • Kaupunki järjestelee tekemisiään uudelleen  prosessityö ja tuote-ajatteluun siirtyminen vaikuttavat työn järjestämiseen • Kirjaston organisaatio on vuosien mittaan muuttunut pala palalta (esim. alueuudistus, uudet toimet), tiimeistä haettiin seuraavaa palaa linjakkaan kokonaisuuden rakentamiseksi • Sama asia toisin sanoin: haetaan vastausta kysymykseen ‘miten jokaisen oma ja henkilökunnan yhteenlaskettu osaaminen kannattaa nykymaailman aikaan saada asiakkaiden käyttöön?’

13. Tampereella toimitaan prosessiorganisaation termein • toimintaa tarkastellaan asiakkaan saaman palvelun näkökulmasta: mitkä ovat tuotteet ja miten ne tuotetaan • puhutaan ydinprosesseista, joiden hyötyjinä ovat käyttäjät, ja organisaation sisäisistä tukiprosesseista, joiden hyötyjiä ovat työntekijät • ydinprosessit tuottavat käyttäjälle päätyviä tuotteita • joko ydin- tai tukiprosessi voi olla avainprosessi eli elintärkeä kehittämiskohde • esim. kirjaston verkkotyö on osa tukiprosessia, mutta samalla avainprosessi • ydin- ja tukiprosessit voivat jakautua alaprosesseihin • prosessinomistaja keskeisessä asemassa

14. Kirjaston uusi organisaatio • Aloitettiin panemalla vuoden 2008 alkupuolella vuonna 2006 tehdyt prosessikuvaukset ajan tasalle  • Kirjastolla on 2009 alusta kaksi organisaatio-kaaviota; ovat osin yksi yhteen, osin eivät: • Linjaorganisaatio = esimies-alais-organisaatio (työvuorot, lomat jne.) • Prosessiorganisaatio tuottaa tuotteet ja palvelut; sen osana toimivat tiimit • Tiimi voi olla tuotetiimi T (suoraan tuotevastuussa) tai kehittämistiimi K • Myös nimikemuutoksia tehty ja lisää on tulossa

16. Ydinprosessit keväällä 2006

17. Kirjaston prosessit keväällä 2008

18. Tiimien toiminta, versio 1 • Tiimit vastaavat tuotteiden ja toiminnan kehittämisestä Tampereen kaupunginkirjastossa. Tuotetiimin erottaa kehittämistiimistä talousnäkökulma: sen tuottamalle tuotteelle lasketaan hinta. • Tiimissä on pääsääntöisesti 5-7 jäsentä. Johtoryhmä valitsee jäsenet prosessinomistajan/aliprosessinomistajan esityksestä. • jäsenten edustettava parasta ammatillista osaamista asiasta • ryhmän jäsenet vakinaista henkilökuntaa, hoitajia tai virkailijoita; alueet ja muu kirjastoverkko hyvin edustettuina • työryhmän jäsenyys huomioidaan toimenkuvassa • kesken kauden voi erota, mikäli työtehtävät muuttuvat oleellisesti. Johtoryhmä myöntää eron. • sama henkilö voi olla enintään kahden tiimin jäsen • pääsääntö on, että tiimin on kokoonnuttava vähintään kolme kertaa vuodessa

19. Tiimit, jatkuu • Toimeksianto • Johtoryhmä antaa kahdeksi vuodeksi kerrallaan toimeksiannon, joka perustuu kirjaston strategiaan ja vuosisuunnitelmaan. Tiimien tehtävät ja valtuudet määritellään tiimikohtaisesti. Vastuuhenkilö mukana määrittelyssä, tämä on yhteistyöprosessi. • Tiimit laativat kokouksistaan muistiot, jotka julkaistaan kirjasto-Loorassa. Kullakin tiimillä on oma työtila kirjasto-Loorassa.

20. Tiimit jatkuu, ajankäyttö • Johtoryhmä määrittelee puitteet jäsenen työajan käytölle osana toimeksiantoa. Tiimin vastuuhenkilöllä on oikeus sopia jäsenten lähiesimiesten kanssa tiimin työhön käyttävästä työajasta. • Normaalisti tiimityöhön käytettävään aikaan lasketaan: • kokoukset • koulutukset ja tutustumiskäynnit tiimin työalalta • valmistelu • viestintä omaan yksikköön • ’itse työ’, jos se kuuluu tiimin luonteeseen • Jos tulossa on enemmän työaikaa vievää toimintaa, siitä sovitaan linjaesimiehen ja tiiminvetäjän kesken erikseen. • esim. osallistuminen chat-tietopalveluun • Tiiminvetäjät selvittivät ensi töinään, paljonko työaikaa jäseniltä kuluu tiimityöskentelyyn. Vertauskohtana oli aiempien työryhmien vaatima aika.

21. Tiimin tehtävät oman työalueen suhteen • Toteuttaa kirjaston strategiaa ja vuositavoitteita • Kehittää yhtenäisiä työskentelytapoja • Koordinoida työalueensa asioita ja yhteistyötä • Tehdä yhteistyötä tarvittavien muiden toimijoiden kanssa, ml. kirjaston muut tiimit • Tarjota foorumi kokemusten jakamiselle • Tunnistaa koulutustarpeita ja tehdä koulutusta koskevia aloitteita • Esitellä ajankohtaisia asioitaan kirjaston kokouksissa ja kunkin jäsenen omassa työyksikössä • Raportoida prosessinomistajalle ja/tai ktj:lle, laatia vuosittain työsuunnitelma ja raportti • Tehdä tarvittaessa tunnistettujen asiakastarpeiden pohjalta aloitteita ja ehdotuksia johtoryhmälle

22. Tiimit, toimihenkilöt • Vastuuhenkilö (ali)prosessinomistaja • vastuu tiimin toiminnasta ja toimeksiannon toteutuksesta • kutsuu tiimin koolle • toteutusten seuraaja ja raportoija • tiedotusvastuu koko kirjastotoimen tasolla • koordinoi alatiimien ja työryhmien toimintaa. Niiden vetäjät raportoivat aliprosessinomistajalle (=vastuuhenkilö) • Sihteeri valitaan vuodeksi kerrallaan tiimin jäsenistä. Tiimi valitsee sihteerin. • laatii muistiot ja vastaa jakelusta • avustaa vetäjää kokousten valmistelussa • Tiimit voivat perustaa työryhmiä tai alatiimejä, jotka kehittävät laatua, toimintaa tai osatuotetta

23. Avointen kirjastopalvelujen prosessiprosessinomistaja kstotoimen ap.johtaja (henkilöstö)

24. Kohderyhmäpalvelujen prosessiPros.omistaja kirjastotoimenjohtaja

25. Kokoelmaprosessi, prosessinomistaja kokoelmapäällikkö

26. Verkkopalveluprosessi, omistaja verkkopäällikkö (ent. kirjastotoimen ap.joht.)

27. Viestintäprosessi, prosessinomistaja tiedotussihteeri

28. Hallintoprosessi, prosessinomistaja kirjastotoimenjohtaja

29. Kinkkinen pala: verkkotyö • Kirjastolla verkossa kolmenlaista toimintaa • kirjastoluettelo PIKI-yhteisjärjestelmässä (sähköinen asiointi) • kuntayhteistyö tuo omat haasteensa • muut verkkopohjaiset palvelut ja aineistot (mm. tietokannat, Kirjatti) • tiedotus, viestintä • Lisäksi Internet on yleensäkin yksi tietolähteistä • Vuorovaikutuksellisuus tuo mukaan vielä yhden (vaikeasti haltuun otettavan) elementin • Verkkosivujen uusiminen 2009-2011 • PIKI-kirjastot mukaan  PIKI-verkkokirjasto-käsite laajenemassa • Apuja ESR-projektista Tietoyhteiskunnan tilat ja sisällöt (yli 30htkk + teknistä ja sisällöllistä tukea) • Yhteydet valtakunnallisiin portaaleihin ja palveluihin

31. Kokemuksia tiimien toiminnasta • Lähteneet hyvin käyntiin • Koettu innostaviksi ja hyödyllisiksi foorumeiksi • Syöttävät aineistoa esimiesneuvotteluihin, henkilökuntafoorumille ja johtoryhmälle sekä koko kirjaston yhteisiin koulutuksiin • Työhyvinvointitiimin paperi EVVK – Työhyvinvointi tavoittaa sinutkin juuri nyt tällaisella kierroksella • Tiimikohtaisia opintoretkiä, koulutuksia, ristipölytystä jne.

32. Muuta asiaan liittyvää • tuotteet ja niiden hinnoittelu valmistumassa • tämä vaihe ei tiimien vaan joryn vastuulla • viestinnän ja verkkopalvelujen käytännön organisointi edelleen avoinna • toimenkuvia uusittu ja uusitaan • kirjaston (henkilöstön) osallistumisjärjestelmä uusittiin • asiakasosallistumisjärjestelmä uusitaan 2009-2010 • kirjastoa pyydetty kaupungin uuden toimintamallin asiakasulottuvuuden toteuttamisen koekaniiniksi, etenee 2009-2010 • seutukirjastoselvitys luvassa vuonna 2010