“ aProgresar para microempresas” MÓDULO 4: TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN: TECNOLOGÍAS INFORMATICAS APLICADAS EN LOS NEGOCI

1. “aProgresar para microempresas” MÓDULO 4: TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN: TECNOLOGÍAS INFORMATICAS APLICADAS EN LOS NEGOCIOS 2010 “Santander, tierra de retos”

2. Currículo - resumen Sandra Cristina Sanguino Galvis. Magíster en Administración de Tecnología de Información - ITESM (México). Ingeniera de Sistemas - UNAB. Especialista en Tecnologías Avanzadas para el Desarrollo de Software – UNAB. Directora Maestría en Administración UNAB-ITESM. Director de proyectos de desarrollo e implantación de tecnologías de información por más de 12 años. Docente-Consultor-Investigador, experiencia en al área de base de datos. Experiencia con herramientas (Oracle Server, SQL Server, MySql, Postgres). Coordinadora Académica del curso en formación en base de datos con certificación Oracle dentro del marco del proyecto inteligente (Agenda de Conectividad COLOMBIA) – UNAB. Dirección del proyecto de Implantación del Sistema de Información de Talento Humano “SARA” para la Universidad Autónoma de Bucaramanga. Líder técnico de los proyectos de implantación del sistema de información bibliográfica ISIS para: Corporación de Defensa de la Meseta de Bucaramanga - CDMB, Colegio de la Presentación Bucaramanga, La Turena, Finsema, Biblioteca Pública Gabriel Turbay.

3. MÓDULO 4: • TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN: TECNOLOGÍAS INFORMATICAS APLICADAS EN LOS NEGOCIOS • Contenido Temático • Marco conceptual de las TIC • Nuevas tecnologías: ERP, CRM, SCM, Portales Web, Herramientas colaborativas, Web 2.0-3.0 • Beneficios de las TIC en los negocios • Niveles de apropiación de las TIC en la microempresa • Conectividad: clientes, proveedores, redes de negocios • Decisiones de inversiones en TIC: compra, arriendo, servicio • Taller 1: el e-mail aplicado a los negocios • Taller 2: portales web con oportunidades empresariales

4. INTRODUCCIÓN “Con la globalización, las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) han tenido un papel fundamental en el nivel de competitividad de todas las economías. Los estudios realizados en la última década han demostrado que la diferencia de productividad entre los países tiene mucho que ver con la utilización de las TIC. La utilización de las TIC en las empresas ha llevado a realizar de una manera más eficiente todos los procesos. Esto se puede explicar por la facilidad de inserción en la economía global, que permite adoptar mejores tecnologías y aprovechar economías de escala.” Tomado de: Política para la promoción en el acceso y uso de TIC en micro, pequeñas y medianas empresas colombianas.

5. OBJETIVO Sensibilizar a las microempresas participantes en el uso y aplicación de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en su campo de actividad, con el objetivo de que puedan apropiarse de soluciones tecnológicas que beneficien su negocio.

6. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC • TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN • El conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas herramientas (software y hardware), soportes de la información y canales de comunicación relacionados con el almacenamiento, procesamiento y transmisión digitalizados de la información. (González Gisbert). • POR QUÉ UTILIZAR TI? • Profundos cambios en la sociedad: globalización y desafío de la competitividad • Creciente complejidad de los mercados lleva a la necesidad de cooperación y de desarrollo de nuevos mecanismos asociativos. • Nuevas formas organizacionales • Cambios en el mercado de trabajo • Cambios en el sistema educativo y de capacitación del talento humano

7. SOFTWARE • DE GESTIÓN MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC SOFTWARE “Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de una computadora digital; comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos del sistema, Llamados hardware.” http://es.wikipedia.org/wiki/Software • Sistemas operativos (para estaciones clientes y servidores) • Servicios de comunicaciones (red y seguridad de la misma, correo, mensajería, telefonía, etc.). • Servicios de data (bases de datos) • Servicios de aplicaciones (dependen de la arquitectura prevista). • Ofimática • Publicación de contenidos (por web o interna simple) • Clientes de comunicaciones (chat, correo, VoIP, etc.) • Desarrollo de software, herramientas de CAD, control de proyectos, multimedia, etc. • Ventas, Almacén, Contabilidad, Finanzas, Personal, etc. (los famosos ERPs) – Sistemas de Información • Software de inteligencia de negocios (Datamining, SIGs) • Atención al cliente (CRMs, POS, etc.) • Trabajo colaborativo, flujo de documentos, etc.

8. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC • Cómo se toman las decisiones en una organización? a través de la información proporcionada por los Sistemas de Información • SISTEMAS DE INFORMACIÓN (software) • Es un conjunto de elementos que interactúan entre si. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: • Los programas que producen diferentes tipos de resultados. • Los datos que son introducidos en el sistema • El equipo computacional • El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información

9. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC • SISTEMAS DE INFORMACIÓN (software) • Un sistema de información definido técnicamente es un conjunto de componentes interrelacionados que recopilan, procesan, almacena y distribuye información para soportar la toma de decisiones y el control en la organización. (Laudon & Laudon) • “Disposición de componentes integrados entre sí cuyo objetivo es satisfacer las necesidades de información de una organización”. • “Disposición de personas, actividades, datos, redes y tecnología integrados entre sí como con el propósito de apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de una empresa, así como satisfacer las necesidades de información para la resolución de problemas y la toma de decisiones por parte de los directivos de la empresa”.

10. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC SISTEMAS DE INFORMACIÓN Tomado de: http://iteso.mx/~adrianay/

11. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC SISTEMAS DE INFORMACIÓN – Clasificación Tomado de: http://www.unap.cl/~setcheve/siiqq/Page32.html

12. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC • SISTEMAS DE INFORMACIÓN – DATO Vs. INFORMACIÓN • Cambios sociales han creado estructuras económicas y sociales grandes y complejas (grandes organizaciones) • Estas organizaciones necesitan integrar el uso de su información para el planeamiento y control. • Una organización como sistema transforma entradas de recursos, bienes, información y servicios para obtener un producto. • Qué recolecta la organización? Datos

13. DATO INFORMACION INTERPRETACION Y USO • MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC • SISTEMAS DE INFORMACIÓN – DATO Vs. INFORMACIÓN • Desde hace mucho tiempo, los datos se han registrado en varios medios (papel, piedra, etc.) con el fin de dejar constancia de un fenómeno o idea; a estos datos se les ha dado una interpretación para convertirlos en información útil. • DEFINICIONES • Dato: La descripción de estos fenómenos, a través de ellos obtenemos información del mundo real • Información: Cualquier aumento de conocimiento obtenido a través de la interpretación y uso de datos.

14. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC SISTEMAS DE INFORMACIÓN – DATO Vs. INFORMACIÓN Imagen: José Hernández Orallo

15. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC • SISTEMAS DE INFORMACIÓN – BASES DE DATOS • Los datos constituyen los bloques de construcción de la información • La información se utiliza para que revele el significado de los datos • La información adecuada, pertinente y oportuna es la clave para una buena toma de decisiones • La buena toma de decisiones es la clave para la supervivencia organizacional en un ambiente global” • [Rob; Coronel, 2004]

16. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC • SISTEMAS DE INFORMACIÓN – BASES DE DATOS • Conjunto de datos relacionados entre sí. • Representa algún aspecto del mundo real, en ocasiones llamado Minimundo o Universo de Discurso Datos útiles Recolectados y Base de Almacenados Datos

17. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC SISTEMAS DE INFORMACIÓN – BASES DE DATOS

18. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC HARDWARE “Corresponde a todas las partes físicas y tangibles de una computadora: sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos; sus cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado; contrariamente al soporte lógico e intangible que es llamado software.” http://es.wikipedia.org/wiki/Hardware

19. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC • REDES – CANALES DE COMUNICACIÓN • (http://tics-perez2.blogspot.com/2008/10/conectividad-redes-locales-red-internet.html) • Conectividad: es la capacidad de un dispositivo (un PC, • periférico, PDA, móvil, robot, electrodoméstico, coche, etc.) • de poder ser conectado (generalmente a un PC u otro • dispositivo) sin la necesidad de un ordenador, es decir en forma autónoma. • Red de Pc’s: también llamada red de ordenadores o red informática es un conjunto de equipos (computadoras y/o dispositivos) conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro método de transporte de datos, que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, impresoras, etc.) y servicios (acceso a internet, e-mail, chat, juegos), etc. • Protocolo de red: también Protocolo de Comunicación es el conjunto de reglas que especifican el intercambio de datos u órdenes durante la comunicación entre las entidades que forman parte de una red.

20. MARCO CONCEPTUAL DE LAS TIC • REDES – CANALES DE COMUNICACIÓN • (http://tics-perez2.blogspot.com/2008/10/conectividad-redes-locales-red-internet.html) • Red PAN (Personal Area Network) Red de área local (LAN)

21. NUEVAS TECNOLOGÍAS: ERP, CRM, • SCM, PORTALES WEB, • HERRAMIENTAS COLABORATIVAS, WEB 2.0 • ERP: Enterprise Resource Planning System • SCM: Supply Chain Management • CRM: Customer Relationship Management • Internet, Intranet, Extranet • Portales corporativos (corporate portals) • Portal del empleado B2E (Intranet) • Web 2.0, 3.0 • Comercio electrónico • Redes sociales (Social Media Marketing)

22. ERP • Enterprise ResourcePlanningSystem (prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.) • Son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Tomado de: http://www.unap.cl/~setcheve/siiqq/

23. ERP http://pymecrunch.com/wp-content/uploads/erp.jpg

24. ERP Implantación de un ERP, consejos (http://www.slideshare.net/ealegre/como-negociar-un-contrato-erp-486707) Entender el valor real de su solución: Ni arduos debates sobre gastos y descuentos menores, que alargan la negociación del contrato de implantación durante meses, ni asumir que el retraso en el acuerdo del contrato no afecta a los objetivos de la empresa. Los negociadores han de entender cuando es el momento de dejar las discusiones sobre demandas que sólo afectan a los aspectos financieros a corto plazo, para centrarse en los objetivos a largo plazo de la empresa . Considerar el momento de negociar: Muchos clientes potenciales se encuentran con ofertas más favorables hacia el final de un trimestre o un año fiscal . Ofrecer cerrar un acuerdo en el trimestre en curso a cambio de descuentos o servicios de valor añadido, puede acelerar el proceso de negociación . Obtener asesoramiento externo: Considerar formar un equipo de garantías que pilote el proceso de negociación . Es altamente recomendable incluir en el equipo un abogado con experiencia en TIC para aportar su visión tecnológica en la interpretación del contrato. Pedir referencias sobre el proveedor a sus propios clientes puede ayudar a plantear preguntas y temas importantes.

25. ERP Implantación de un ERP, consejos (http://www.slideshare.net/ealegre/como-negociar-un-contrato-erp-486707) Descifrar el lenguaje técnico-jurídico: La comunicación entre el comprador y el vendedor es generalmente cálida y amigable, hasta que llega el momento de abordar el contrato. Muchos clientes expresan su frustración al enfrentarse a la fría e impersonal jerga técnico-jurídica en letra diminuta de las cláusulas del contrato. En lugar de afrontar la lectura del contrato a la defensiva, es recomendable aprovechar la oportunidad para plantear preguntas sobre las razones qué existen detrás de dicho lenguaje. Pensar en relaciones a largo plazo: Las conversaciones se suelen romper cuando las partes se centran en objetivos a corto plazo. Muchos proveedores ofrecen descuentos o servicios adicionales a cambio de referencias o publicación de los casos de éxito con sus clientes. Abordar la negociación del contrato con una actitud positiva , en la que ambas partes vean crecer su negocio a largo plazo, siempre ayuda a suavizar las negociaciones. Acordar métricas a cumplir: La mayoría de los conflictos entre clientes y proveedores tienen que ver con disputas sobre el rendimiento, la velocidad de respuesta, disponibilidad del sistema y otros factores medibles. Sin objetivos medibles , los usuarios finales de un sistema sólo pueden informar de experiencias subjetivas . En el proceso de negociación, los clientes y proveedores pueden prevenir futuras frustraciones al llegar a acuerdos con el proveedor sobre métricas que desencadenen escalado de los problemas y respuestas de servicio adecuadas.

26. ERP Implantación de un ERP, consejos (http://www.slideshare.net/ealegre/como-negociar-un-contrato-erp-486707) Especificar la formación: Algunos proveedores impresionan a sus potenciales clientes con casos de éxito que remarcar las mejoras en la fabricación, distribución, suministro, ... Sin embargo, si los objetivos específicos de formación no están incluidos en el contrato, la empresa nunca será capaz de alcanzar ese nivel de éxito . Para evitar esto, los contratos deben especificar los miembros del equipo que han de recibir formación en todos los aspectos de la solución. Definir el protocolo de emergencia: Los expertos alertan a los clientes a visionar escenarios de desastre que involucren pérdidas de datos críticos para la organización. Cualquier proveedor profesional debe ayudar al cliente a elaborar un plan de continuidad para su sistema. Un buen contrato de implantación de una solución TIC debe documentar que acciones tomará el proveedor si el cliente activa el protocolo de emergencia . Protegerse de vaivenes del mercado: Generalmente, las soluciones más populares e implantadas ofrecen mejor estabilidad tecnológica, respaldada por una amplia gama de profesionales locales. El seguimiento de los estándares tecnológicos , actuales y futuros, y la proximidad de los implantadores son factores a tener en cuenta en la elección del proveedor. De esta forma, si un proveedor cierra sus puertas, otro proveedor puede fácilmente intervenir para hacerse cargo de un contrato de mantenimiento.

27. ERP Implantación de un ERP, consejos (http://www.slideshare.net/ealegre/como-negociar-un-contrato-erp-486707) Respetar al proveedor: Todos los que se sientan en la mesa de negociación son seres humanos, y por tanto tienen, como mínimo, el derecho al respeto . Visualizar al proveedor, no tan sólo como un socio tecnológico, sino como un socio del éxito del negocio, es un paso importante para lograr acuerdos y consolidar relaciones a largo plazo. Comunicar al proveedor, clara y abiertamente, necesidades, presupuesto, retos, metas, etc., es la mejor manera de alcanzar acuerdos donde las dos partes salgan ganando (win-win) .

28. ERP Software licenciado – comercial • SAP® Business One (http://web.heinsohn.com.co/www/) • Oracle JD Edwards Solución ERP (http://www.amazing.com.co/) • SIIGO – ERP – Bucaramanga (http://www.profitline.com.co/) • PSl – ERP (http://www.psl.com.co/) • OASIS World-Class Software Sistema ERP (http://www.oasis.com.co/) • EMYA-ERP (http://www.emya-informatica.com/) • Catálogo de software - Colombia (http://www.catalogodesoftware.com/categoria.aspx?cid=98)

29. ERP Software libre (http://el-directorio.org/Software) • Aria-ERP: Este proyecto ofrece módulos de contabilidad, inventario y nómina en lenguaje PHP (Aplicación en Inglés/Licencia GPL). Funcionalidad limitada. Estado intermedio de desarrollo. • CK-ERP: Este proyecto ofrece una serie de módulos de tipo ERP, disponibles desde PhpGroupWare (Aplicación en Inglés/Licencia Libre). No es un ERP propiamente dicho, sino una serie de plugins para PhpGroupWare. Funcionalidad limitada. Estado de desarrollo avanzado. • ERP5: Este proyecto ofrece una solución para aplicaciones críticas ERP/CRM/MRP/SCM/PDM basada en Zope (Aplicación en Inglés/Francés/Licencia GPL). Se encuentra en una fase inicial de desarrollo. • Facturalux: Software de facturación de código libre (Aplicación en Español/Licencia GPL). Funcionalidad parcial. Este proyecto se encuentra en una fase media de desarrollo. • openXpertya: Software ERP y CRM, B2B, B2C, EDI y OLAP de código libre (Aplicación en Español adaptada especialmente para el mercado hispano/Licencia LPO basada en dual CDDL/LGPL). Enteramente en español. Solución empresarial global. Incluye solución de comercio electrónico a cuatro niveles (B2B, B2C, B2E y soporte del estandard EDI). Este proyecto se encuentra en un estado avanzado. • TinyERP: TinyERP es un programa de gestión empresarial orientado a empresas con entre 5 y 50 puestos de trabajo. Implementa funcionalidades como Ventas, Compras, Stock, Contabilidad, Tesorería y algunos más. Dispone de funcionalidad para la generación de impresos vía PDF, HTML y permite exportar datos a otros programas como OpenOffice o MS-Excel. El programa es multilingüe. La traducción al español es todavía incompleta pero puede ser adaptada fácilmente. El programa está hecho con Python, PyGTK y PostgreSQL. Internamente usa un modelo workflow. Su arquitectura es en principio 3 capas, es decir, cliente, servidor de aplicaciones y servidor de base de datos. La comunicación entre cliente y servidor se realiza vía XML-RPC. • WebERP: Este proyecto ofrece una interfaz web en lenguaje PHP para el manejo financiero de empresas (Aplicación en Inglés/Licencia GPL). Este proyecto tiene una funcionalidad limitada y se encuentra en una fase intermedia de desarrollo. Posibilita una solución fácil y rápida para empresas descentralizadas con pocas necesidades.

30. SCM (http://www.sap.com/) • SAP: SupplyChain Management se ocupa de la planificación, ejecución y administración de eventos que a menudo interfieren en la excelencia de la cadena de suministro, lo que le permite manejar las redes de cadenas de suministro de forma más eficaz y llegar a los clientes con mayor efectividad. BENEFICIOS: • Reducir Costes • Aumento de la automatización, optimizando los procesos de pedidos y otras funciones de gestión. • Integración con e-marketplaces, permitiendo una comparación global de los proveedores fácil y rápida. • Rentabilidad en la nivelación de la oferta y la demanda a través de herramientas de planificación integradas. • Reducir stocks, sin disminuir su capacidad para atender una demanda inesperada. • Colaboración con los partners para optimizar la planificación y la ejecución de la estrategia en la cadena de suministro más allá de las fronteras de su empresa.

31. SCM

32. CRM • CRM, Administración de la Relación con el Cliente (CustomerRelationship Management) Es una metodología para identificación, adquisición y retención de clientes, permitiendo a organizaciones administrar y coordinar interacciones de cliente a través de canales múltiples, departamentos, líneas de negocios y geografía. El Software de CRM proporciona una gran cantidad de beneficios a la organización (Siebel1, 2003) logrando con esto, mantener una relación estable con la cadena de relación de clientes, otorgando un mayor resultado, con menores costos, entregándolos en el tiempo acordado y con una alta calidad. Algunas empresas vendedoras de soluciones de CRM: • Siebel http://www.siebel.com/ • SAP CRM http://www.sap.com/solutions/crm/index.asp • Oracle http://www.oracle.com/applications/customermgmt/ http://www.sappiens.com/castellano/articulos.nsf/Negocio-e/Tecnolog%C3%ADas_de_Informaci%C3%B3n_para_e-Business_(ERP,_SCM,_CRM,_KM,_BI)/50DC44DBE17765EEC1256F7B00626589!opendocument

33. CRM

34. CRM

35. CRM

36. CRM

37. CRM

38. CRM

39. INTERNET, INTRANET, EXTRANET

40. PORTAL • “Un portal de Internet es un sitio Web cuyo objetivo es ofrecer al usuario, de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios, entre los que suelen encontrarse buscadores, foros, documentos, aplicaciones, compra electrónica, etc. Principalmente están dirigidos a resolver necesidades específicas de un grupo de personas o de acceso a la información y servicios de una institución pública o privada”. • El término portal tiene como significado puerta grande, y precisamente su nombre hace referencia a su función u objetivo: es, por lo general, el punto de partida de un usuario que desea entrar y realizar búsquedas en la Web u obtener información importante de él.

41. PORTAL Un portal opcionalmente podría ofrecer: • Servicios de búsqueda: que incluye mecanismos de búsqueda, directorios y páginas amarillas para localizar negocios o servicios. • Contenidos: es decir, información de varios temas como noticias, deportes, pronósticos de clima, listas de eventos locales, mapas, opciones de entretenimiento, juegos, ligas a estaciones de radio y a otros sitios con contenido especial en ciertas áreas de interés como coches, viajes y salud entre otros. • Facilidades de comercialización: anuncios clasificados para trabajos, coches y casas; subastas, pequeños agregados de vendedores y ligas a otros sitios que también se dedican a la venta.

42. PORTAL Tipos de portales: • Portales horizontales: también llamados portales masivos o de propósito general, se dirigen a una audiencia amplia, tratando de llegar a toda la gente con muchas cosas. Como ejemplo de portales de esta categoría están Terra, AOL, AltaVista, UOL, Lycos, Yahoo, MSN, entre otros. • Portales verticales: se dirigen a usuarios para ofrecer contenido dentro de un tema específico como puede ser un portal de música, empleo, inmobiliario, un portal de finanzas personales, arte o de deportes. • Portales diagonales: se trata de una mezcla entre el portal horizontal y el vertical. Se trataría de portales que utilizan redes sociales o aplicaciones generalistas como Facebook, Linkd, Flickr o YouTube… complementados con contenidos y/o utilidades dirigidas a un público muy concreto.

43. PORTAL http://www.slideshare.net/guest49def1e/portales-y-tiendas-virtuales-presentation

44. PORTAL CORPORATIVO

45. PORTAL CORPORATIVO http://www.systemico.com.co/

46. PORTAL DEL EMPLEADO B2E (INTRANET)

47. PORTAL DEL EMPLEADO B2E (INTRANET)

48. PORTAL DEL EMPLEADO B2E (INTRANET)

49. PORTAL DE CLIENTES / SOCIOS DE NEGOCIOS / PROVEEDORES (EXTRANET) La extranet es el resultado de una de una las necesidades de las empresas en poseer un sistema de comunicación mas rápida entre sus socios comerciales que permita mejorar el suministro de la información que amplié la relación con sus clientes y proveedores.

50. PORTAL DE CLIENTES / SOCIOS DE NEGOCIOS / PROVEEDORES (EXTRANET) Aspirantes