Case: Kommunens poolbilar

1. Case:Kommunens poolbilar Ledarutveckling över gränserna: Jill Ekdahl Aneby kommun Cecilia Karlsson Vimmerby kommun Ronny Örnros Hultsfreds kommun

2. Uppdraget Utredning av hur många av kommunens bilar som är bokningsbara och förslag kring effektiv hantering av bilar att använda i tjänsten, behov av ansvarig som tar hand om bilarna, nyttjandegrad för ekonomi mm. Jämför olika enheter inom kommunen – resultat. Hur gör andra kommuner? Magnus Färjhage, kommunchef Vetlanda kommun

3. Siffror nuläge 2012 • Kommunens fordonspark • Totalt antal bilar: 142 st • Ägda bilar: 60 st • Leasade bilar: 82 st • Alla kostnader för leasade och ägda bilar • Ca 5,5 miljoner kr är den totala kostnaden för leasade och ägda fordon.

4. Siffror nuläge 2012 • Kortidshyra (Hertz) • Kommunens totala hyreskostnad är 264 600 kr • Milersättningskostnad för egen bil • Ca 2 553 018 kr betalar kommunen ut till kommunanställda som kör med egen bil. De kör en stäcka på ca 77 365 mil. Det motsvarar 19 varv runt jorden eller sträckan Vetlanda-Jönköping ToR5 158 gånger.

5. Reflektioner • Frågor gällande respektive förvaltning • Hur ser fordonsparken ut? • Hur fördelas kostnaden för bilhyrning? • Vilka kör med egen bil? • Är bilar bokningsbara? • Hur sköts och servas bilarna?

6. Hur ser fordonsparken ut? • Kommunledningsförvaltningen • Leasade : 0 st • Ägda: 1 st • Tänkbara bilar för bilpool: 0 st • Barn- och utbildningsförvaltningen • Leasade : 7 st • Ägda: 4 st • Tänkbara bilar för bilpool: 2 st • Miljö- och byggförvaltningen • Leasade : 1 st • Ägda: 2 st • Tänkbara bilar för bilpool: 1 st • Socialförvaltningen • Leasade : 16 st • Ägda: 3 st • Tänkbara bilar för bilpool: 4 st (ingen uppfattning om arb.enhet och öppenvård)

7. Hur ser fordonsparken ut? • Tekniska kontoret • Leasade: 4st • Ägda: 44 st • Tänkbara bilar för bilpool: 0 st • Vård- och omsorgsförvaltningen • Leasade : 54 st • Ägda: 5 st • Tänkbara bilar för bilpool: 2 st • Kultur- och fritidsförvaltningen • Leasade : 0 st • Ägda: 1 st • Tänkbara bilar för bilpool: 1st När förvaltningarna fått frågan om tänkbara bilar till bilpool har frågan avseende tillgång till bil väckt oro.

8. Hur fördelas kostnaden för bilhyrning? • Kommunledningsförvaltningen • 17 700 kr av 29 000 kr i budget • Barn- och utbildningsförvaltningen • 23 600 kr av 0 kr i budget • Miljö- och byggförvaltningen • 600 kr av 0 kr i budget • Socialförvaltningen • 106 900 kr av 95 000 kr i budget

9. Hur fördelas kostnaden för bilhyrning? • Tekniska kontoret • 4 100 kr av 0 kr i budget • Vård- och omsorgsförvaltningen • 106 500 kr av 11 000 kr i budget • Kultur- och fritidsförvaltningen • 5 200 kr av 5 000 kr i budget

10. Vilka kör med egen bil 2012? • Kommunledningsförvaltningen • 9 364 mil med en kostnad av 309 012 kr • Barn- och utbildningsförvaltningen • 24 587 mil med en kostnad av 811 357 kr • Miljö- och byggförvaltningen • 1 480 mil med en kostnad av 48 833 kr • Socialförvaltningen • 2 789 mil med en kostnad av 92 023 kr

11. Vilka kör med egen bil 2012? • Tekniska kontoret • 8 044 mil med en kostnad av 265 465 kr • Vård- och omsorgsförvaltningen • 30 705 mil med en kostnad av 1 013 254 kr • Kultur- och fritidsförvaltningen • 396 mil med en kostnad av 13 074 kr • Total summa som kör med egen bil • 77 365 mil med en kostnad av 2 553 018 kr (kommunanställda)

12. Total kostnad för hyra och egen bil Budget för bilhyra 2012 var 140 000 kr som överskreds med 89 % till 264 600 kr Budget för reseersättningar 2012 var 1 034 920 kr som överskreds med 197 %till 3 073 863 kr (inkl alla resor) Kostnaden för användning av egen bil 2012 var ca 2 553 018 kr (33 kr/mil) (bara kommunanställda)

13. Är bilar bokningsbara? Det finns olika metoder att boka bilar inom olika enheter och förvaltningar. Allt från papperssystem till internt bokningssystem på intranätet. Men det finns inget system (kultur) som gör att bilarna kan bokas över förvaltningsgränserna.

14. Hur sköts och servas bilarna? Ansvaret ligger på den enskilda förvaltningen och sköts oftast av någon utsedd anställd på förvaltningen. Skötsel sker på olika sätt inom olika förvaltningar. Det finns inget centralt ansvar för kommunens bilar.

15. Reflektioner på frågorna Många av kommunens fordon är ägda istället för leasade vilket påverkar den totala fordons-kostnaden. Vi ställer oss frågande ur miljö- och säkerhetsaspekt att bruka äldre bilar i tjänst. Ur de presenterade siffrorna kan vi se ett behov av utökad tillgång till bil för stadshusets personal. Detta för att öka den ekonomiska effektiviteten. Vi upplever att det saknas rutiner och struktur hur förvaltningarna handskas med sina bilar. Exempel tvätt, bokning, skadehantering.

16. Reflektioner på frågorna Vi anser att kostnaden för reseersättningar och hyrbil är en för stor del av den totala resekostnaden. Den uppgår till ca 34 % av den totala fordons- och resekostnaden. Det finns öppningar inom flera förvaltningar att använda en del av sina bilar i en bilpool, men det finns en stark oro att bilar i poolen inte ska vara tillräckligt tillgängliga för verksamheterna.

17. Ekonomi • Milkostnad för kommunen: • Egen bil: • 33 kr/mil(18,50 kr ej skattepliktigt+10,50 kr skattepliktigt+38% PO) • Leasingbil • Mellanklass: 26 kr/mil (3 300 kr/mån, 2 000 mil/år, 14 kr/liter, 0,7 liter/mil, 3 000 kr försäkring) • Hyrbil: • Liten klass: 36 kr/mil(170 kr/dag, 14 kr/mil, , 14 kr/mil, 10 mil, 0,7 liter/mil) • Mellanklass: 57 kr/mil(245 kr/dag, 25 kr/mil, 14 kr/mil, 10 mil, 0,7 liter/mil) • Om man kör över 17 mil blir det ca 10 kr/mil billigare på vardera hyra av bil pga att man går över till den fasta dygnshyran)

18. Bilpool i Hultsfreds kommun • Central bilpool med 7 bilar • Infördes 2004 • Olika bilstorlekar för olika ändamål • Varje bil körs ca 2 500 mil/år (ekonomiskt gynnsamt efter ca. 1 500 mil/år. • Kan bokas via centralt bokningssystem av alla anställda i kommunen men nyttjas mest av kommunhusets personal. • Central bilservice, ca 2 dagar/månad av en utsedd person. • Nyckelhantering i receptionen.

19. Bilpool i Hultsfreds kommun • Sedda effekter av bilpool • Fungerar mycket bra med sänkta kostnader och bättre tillgång till fordon. • Minskad CO2-utsläpp tack vare modernare bilar. • Bättre trafiksäkerhet. • Mycket bättre utnyttjande av fordon, beläggningsgraden är hög. • Service och fordonsskötsel som tvätt, städning och påfyllning av vätskor fungera mycket bra. • Vidare referensperson för Hultsfreds kommun, Michael Leijonhud. Han har varit delaktig i hela omorganisationen av bilar/bilpool.

20. Förändringsförslag • Central bilpool • Fördelar • Ekonomisk.De fasta kostnaderna sjunker då fler använder bilen. Respektive förvaltning betalar bara för det man kör, inte när bilen står still. Det blir ett billigt bilägande för kommunen! • Miljövänlig. Nya bilar är mindre miljöpåverkande än äldre där man kan välja storlek på bil efter behov. • Trafiksäker. En ny bil är säkrare än en gammal bil • Organisation. En bilpool medför bättre organisation, rutiner och struktur. • Nackdelar • Planering. Akut tillgänglighet till bil kan minska

21. Bilpool i Vetlanda kommun • Vi bedömer att: • Det finns behov av en central bilpool med hänvisning till de antal resor som sker med egen eller hyrd bil. Leasingbilar är det billigaste alternativet. • Det behövs en central resurs som hanterar daglig drift av bilar. • Det föreligger behov att utreda vidare om det finns tillräckligt med fordon i verksamheterna för att tillgodose det dagliga behovet av fordon. • Kommunens resepolicy inte följs.

22. Bilpool i Vetlanda kommun • Vårt förslag är att: • Bilpoolen ska placeras i anslutning till stadshuset • Nycklar och bensinkort administreras av receptionen. • Daglig skötsel görs ev av Tekniska kontoret eller någon annan serviceorganisation. • Bilpoolen ska utrustas med olika bilstorlekar som passar olika ändamål. • I poolen bör det finnas bilar som bara kan bokas för en kortare period (3 tim). • Kommunens ”nya” elbilar bör ingå i poolen. • Poolens bilar ingår i ett centralt bokningssystem som alla har tillgång till. • Cyklar ska kunna bokas centralt för kortare resor. • Kostnaden för bilpoolen ska bäras av de som nyttjar bilarna.

23. Andra reflektioner Flera förvaltningarna kan inte redogöra varför man överskrider budgeten för bilhyra eller reseersättning. Helhetssynen för kommunens resor och fordon saknas, därför måste kommunen gå vidare och utreda frågan djupare. Vi har fått uppfattningen att kulturen är att man ska nyttja egen bil då det ”anses vara billigast”. Hur hanterar kommunen försäkringsärenden som gäller egna bilar? Över 40% av kommunens bilar är 3 år eller äldre vilket påverkar miljö- och säkerhetsaspekten och kostnaden för service och underhåll. Av de 60 ägda bilarna är 24 st 10 år eller äldre. Alternativet med personalbil har vi inte tittat på. Men Uddevalla och Härryda använder sig av det alternativet. I Hultsfred har de valt att inte gå vidare med detta med hänvisning att det kan uppfattas som orättvist.