文書處理 講義

1. 文書處理 講義 高雄市政府秘書處文書科 科長侯燕嬌

2. 講義大綱 • 壹、公文基本格式 • 貳、公報刊登 • 叁、公文製作 • 肆、公文流程管理

3. 公文基本格式： • 機關全銜及函（稿）：標楷體20號字型 • 行距：固定行高，行距設定為25pt • 受文者、主旨、說明、辦法及內文：標楷體16號字型 • 會議紀錄、報告案、提案…等內容：標楷體16號字型 • 發文日期、字號、速別、密等及解密條件或保密期限、正副本：標楷體12號字型 • 檔號、保存年限及頁碼：10號字型 3

4. 「大簽」格式 科 長 4

7. 角簽–文末簽辦 會辦單位　　　 第一層決行 擬： 一、本案為○○○○○○○○○○。 　二、○○○○○○○○○○○○○○○ 　　　　○○○○○○○○○。 　三、文陳閱後存查。 來文文末簽辦︰角簽 7

10. 「便簽」格式 會辦單位：○○室 擬： 日期、時間寫在職名章下方 科 長 10

11. 一、「會辦單位」填註方式-1 正確位置 會辦單位：會計室 第一層決行 承辦單位　　　　　　　會辦單位：會計室　　　決行 批示語 11

12. 一、「會辦單位」填註方式-2 會辦單位：人事室、會計室（如簽稿會核單） 第一層決行 承辦單位　　　　　　　會辦單位　　　　　　　決行 正確位置 批示語 12

15. 二、「如另簽、如另稿」填註位置 ----------------------- ----------------------- ----------------------- ----------------------- ----------------------- ---------------------- -------- ------------------- ---------------------- ---------------------- ---------------------- -------------------- ---------------------- ---------------------- 如另稿 0723 1100 如另稿 0723 1100 ※來文文末 1 2 1 第1張正面 第1張背面 ----------------------- ----------------------- ----------------------- ----------------------- ----------------------- ---------------------- -------- ------------------- ---------------------- ---------------------- ---------------------- ---------- -------------------- ---------------------- ---------------------- 如另稿 0723 1100 如另稿 1 2 1 0723 1100 第1張正面 第1張背面 15

16. 三、「頁碼編碼」方式 第1張正面 第1張背面 第2張正面 第2張背面 --------------------------------- --------------------------------- --------------------------------- --------------------------------- 1 2 3 4 第1張正面 第1張背面 第2張正面 第2張背面 --------------------------------- --------------------------------- --------------------------------- --------------------------------- 1 2 16

17. 四、「騎縫章」位置 17

18. 貳、刊登電子佈告欄 • 登入http://edit.good.nat.gov.tw/announce/kaohsiung/home.jsp • 連結我的e政府–輸入帳號及密碼 • 使用者角色︰ ﹡管理者–單位管理、消息設定(秘書處資訊人員) ﹡登入人員–發文人員，有張貼公告、公告維護權限， 由各機關指定，報秘書處設定 ﹡一般人員–查詢公告用

19. 登載電子公布欄的範圍 (一)由「全國政府機關電子公布欄」轉載之內容。 (二)緊急公務通報之公文。 (三)機關團體首長到任就職、地址電話變動、年度發文代字號之通知函。 (四)一般公告、通知或函轉已公（發）布之法規命令等屬週知性質事項之 公文。 (五)無機密性之通案：如藝文展覽、文康聯誼、民俗節日、慈善公益或推 廣社會教育終身學習講座等活動通知，法治教育、廉政宣導、人事服 務等。 (六)政府出版品公告週知資訊。 (七)重要活動公告週知之訊息。 (八)機關內部通報性質之訊息。 (九)奉准其他適合公告週知之訊息。

20. 叁、公文製作行文系統判定標準 〈一〉以行文機關間之隸屬關係判斷： 即以是否有〈指揮監督關係〉判定，例如教育局隸屬於 高雄市政府，則教育局與市政府間為上、下行文關係； 高雄市鼓山國小隸屬於高雄市政府教育局，則鼓山國小 與教育局亦為上、下行文關係。 〈二〉以主管業務督導關係判定： 如教育部掌理全國教育行政事務，於職權上有指揮直轄 市及各縣市政府教育行政機關或各級學校，同理，內政 部亦可指揮各地警察及消防機關。

21. 一般公文用語、用字

30. 上行文期望用語

31. 上行文期望用語

32. 平行文期望用語

33. 下行文期望用語

35. 標點符號用法表

37. 函的適用範圍 • 〔各機關間公文往復，或人民與機關間之申請答復時用之 〕，其適用範圍包括︰上級機關之間、同機機關之間、不相隸屬機關之間、人民與機關之間相互使用。用途如下： 一、上行函：下級機關對上級機關有所請示、報告、請求 時用之。 二、平行函：同級機關或不相隸屬的機關互相洽辦、諮商 通報、答復時用之。 三、下行函：丄級機關對下級機關有所交辦、指示、批復 時用之。 四、申請函：民眾對機關或團體有所建議、請求、洽詢或 申辦時用之。

38. 書函的適用範圍 書函： 公務還在磋商、諮詢、協調通報階段，為求簡便，自不必使用函。代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其性質不如函之正式性 ，其適用範圍較為廣泛，凡大事、小事可隨時行文，且不受行文系統與層級之限制，應用起來靈活方便。使用時機如下︰ （一）於公務未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 （二）機關處理簡單性、例行性、固定性、通報性公文時使用 （三）政府機關答復簡單案情時使用。 （四）寄送普通文件、書刊或一般聯繫、查詢，於行文時使用

39. 書函的結構及作法 （一）書函文字、用語均比照函。 （二）書函的結構實務上可視需要採﹝三段式– 主旨、說明、辦法 ﹞或〔條例式〕 ， 但 對上級機關首長行文宜採三段式。

40. 書函與函的區別 （一）使用時機︰公務已達成熟階段時使用〔函〕；尚在磋商 試探階段時使用〔書函〕。 （二）受文對象︰ 〔函〕受文者大都為〔機關〕，對 〔個人 〕亦可； 〔書函〕受文者大都為〔個人〕 ，對 〔機關 〕 亦可。 （三）行文系統︰ 〔函〕行文系統需受層級限制； 〔書函 〕則可直接行文，不受層限制。 （四）署名用印︰ 〔函〕因受行文系統之不同蓋用機關首長職 章或簽字章；〔書函〕蓋機關條戳。

41. 製作要領 • 主旨（何事？）（不可分項）為全文精要，要把握主要意旨簡述以說明行文目的與期望，應力求具體扼要，以不超過60個字為原則， 最後再加期望語 • 說明（為何？ ）（可以分項） ：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名可因公文內容改用「經過」、 「原因」等其他名稱，亦即 一.先敘明創稿或復文或轉文。 二.再敘明來文依據或訴求，並詳細說明原因（即引據、申述、歸結） 三.視主旨之訴求，增加相關之說明。 四.檢視相關之附件（超過一項要編號標示–用見出紙）。 • 辦法（應如何做？ ） ： （可以分項）為簽之重點，須擬具體意見供裁示 例如 有〔甲〕、〔乙〕、〔丙〕數案供裁示時 ，必須於說明段內分析優劣點，不能僅用〔陳核〕、〔請示〕等。或向受文者提出之具體要求無法在主 旨」內簡述時，以本段列舉。本段段名可因公文內容改用「建議」「請求」 、「擬辦」、 「核示事項」等其他名稱。

42. 一般原則 〈一〉應力求「簡–文句少而意義足；淺– 不用奇字、奧字、僻典；明– 不為隱語誇張、 諷刺 ；確– 時間數字精確真實」，亦即語意肯定、用詞堅定﹐內容清晰、完整、簡 潔、具體、精確。 〈二〉注意雙方身分–上行文應謙謹有度，平行文應卑亢合宜，下行文應詞婉義正。 （三）必須讓長官瞭解事項：緣起背景、問題關鍵、法令依據、主要理由、產生作用、經費 負擔等。 （四）以附件附陳有關資料，以減少簽之篇幅。 （五）要有組織、有條理、有連貫。使核閱者易瞭解看懂。 （六）正確巧妙使用〔按語–一段的起頭，如關於、查…；轉接詞–如案經、 嗣經… （七）有關機關意見或相關規定，以摘錄重點或敘明即可，避免層層套敘來文。應絕對避免 使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 （八）正確使用標點符號。 （九）內容複雜時，應儘量採用表格敘述、比較，或作成附件附陳。

44. 機關首長或單位主管對主管業務認為有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦員擬辦（簽、創稿）。機關首長或單位主管對主管業務認為有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦員擬辦（簽、創稿）。 • 訂有辦理或復文期限，應在主旨敘明。

45. 有附件在說明段敘述附件名稱及份數。 • 文稿增刪修改過多者，應送還原承辦員清稿，並將原稿附於清稿後，再陳核判，其已會核會簽者，不必再會核簽。 • 須以副本分行者，應在副本右方列明， 如需附本收受者有作為時，應在說明段敘明。

46. 文稿ㄧ頁以上者應於騎缝處蓋騎縫章或職名章，並於每頁下緣加註頁碼。文稿ㄧ頁以上者應於騎缝處蓋騎縫章或職名章，並於每頁下緣加註頁碼。 • 先簽後稿之公文，函稿左上方註明先簽後稿字樣，裝訂順序為稿在上，簽在下外；其餘文稿裝訂順序為簽、稿、附件 、會辦意見、來文，並用見出紙標示清楚。 • 以稿代簽（有來文者）之公文，承辦員應在原來文的適當位置簽註〔如另稿〕字樣，另在行文函稿左上方註明〔以稿代簽〕–裝訂順序來文在下，行文函稿在上。 • 簽稿並陳之公文，在〔簽〕及〔函稿〕左上方註明〔簽稿並陳〕–裝訂順序簽在上，稿在下。

47. 承辦員對於來文簽擬意見，案情簡單者得於來文空白處適當位置簽擬；如情節較繁、文字較長或須摘錄來文內容，得以A4、A5紙張採另簽方式辦理。承辦員對於來文簽擬意見，案情簡單者得於來文空白處適當位置簽擬；如情節較繁、文字較長或須摘錄來文內容，得以A4、A5紙張採另簽方式辦理。

48. 機關首長或主管因故不能視事，由代理人代為核決時，應先蓋職名章，並在核決位置親自簽名或蓋職名章及註明〔代〕字樣，代為核決文稿者，應負行政及法律責任。機關首長或主管因故不能視事，由代理人代為核決時，應先蓋職名章，並在核決位置親自簽名或蓋職名章及註明〔代〕字樣，代為核決文稿者，應負行政及法律責任。

49. 簽及函稿的撰擬方式 一、擬辦方式：須視案情之繁簡度運用 ﹝1﹞先簽後稿 ◆訂定、修正、廢止法規案件。 ◆有關政策性或重大興革案件。 ◆牽涉較廣會商未獲結論案件。 ◆擬提決策會議討論案件。

50. 先簽後稿範例 簽於oo處oo科 民國o年o 月o日 檔 號 保存年限 主旨：本府98年5月19日第1350次市政會議假本市蓮潭會館舉行乙案，簽請 核示。 說明： 一、為加強市政建設行銷與深化城市意象，本府第1350次市政會議特於蓮潭會館（會議中心）舉行。 二 、為便於各首長共乘公車前往，擬租用公車處大型車輛4輛（去程2輛、回程2輛）於是日集中接 送，請各首 長於是日下午1時40分及1時50分於本府廣場搭乘，回程時間為下午5時40分及5時50 分假蓮潭會館前登車 返回，合署辦公大樓外之機關請自行前往，每部車輛以1小時，計4小時，每1小時864元，合計約需3,456 元。 三、是日市政會議之舉行，除向該館租用場地，作為會議進行之會場，所須費用約為oooo元外（詳如附件並擬 請廠商於會場架設投影機及電視與音響等相 關器材設備，費用約需oooo元（詳如附件二），總計經費共約 ooooo元，擬由事務管理－庶務 管理－業務項下勻支。 擬辦：奉核可後，移請總務科辦理採購相關後續事宜。 會辦單位：總務科 會計室 第一層決行 決行 承辦單位 會辦單位