BANCHMARKING

1. Pertemuan Ke-7 BANCHMARKING

2. Pengertian dan Tujuan Banchmarking Dalam bagian terdahulu sudah disebutkan beberapa kali tentang ”pasaran” atau ”harga pasar” sebagai salah satu acuan bagi perusahaan untuk menetukan tingkat Gaji/Upah Patokan yang akan dijadikan sebagai pedoman (guidelines) untuk membayar karyawan. Dengan kata lain, manajemen atau pimpinan perusahaan harus memiliki informasi tentang harga pasar tersebut. Persoalannya darimana dan bagaimana informasi /data dapat diperoleh, serta informasi seperti apa yang harus diperoleh? Secara sederhana sebenarnya setiap orang atau keluarga sewaktu-waktu juga melakukan banchmarking. Misalnya pada waktu sebuah keluarga pindah dari satu kota ke kota lain dan mereka harus mencari pembantu rumah tangga yang baru, bisanya mereka akan bertanya ke tetangga atau teman sekerja berapa pasaran upah pembantu rumah tangga di daerah baru itu. Demikian pula bila sebuah perusahaan membuka usaha di daerah baru, mereka akan memerlukan informasi, bukan hanya tentang pasaran upah dan gaji, tetapi juga tentang aturan, kebiasaan, dan praktik-praktik yang berlaku di daerah tersebut dalam imbalan karyawan. Jadi banchmarking adalah melakukan survei. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

3. Pengertian dan Tujuan Banchmarking Memang, tujuan sebuah survei imbalan atau dalam istilah yang lebih mentereng disebut banchmarking sebenarnya adalah ”Memperoleh informasi yang akurat tentang tingkat gaji/upah yang berlaku di pasaran dan tentang kebiasaan maupun praktik yang berlaku umum dalam bidang imbalan karyawan untuk digunakan dalam merumuskan kebijakan imbalan yang lebih tepat bagi perusahaan yang melakukan survei.” Tujuan yang besar ini berlaku untuk survei yang dilakukan pada saat sebuah perusahaan melakukan penataan ulang kebijakan dan sistem imbalan mereka, sehingga melakukan survei yang komprehensif. Sedangkan survei yang rutin atau dilakukan secara periodik biasanya lebih ditunjukan untuk memantau perkembangan dalam pasaran gaji/upah dan/atau dalam komponen imbalan lainya. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

4. Pengertian dan Tujuan Banchmarking • Secara rinci apa saja yang biasanya disurvei adalah informasi tentang hal-hal berikut: • KebijakanPokok (Basic Policy) tentangimbalan (conpensation) berlakuumumtetapiterutamapada sector industritertentu • Metode atau teknik yang diigunakan oleh perusahaan lain dalam mengelola imbalan/gaji /upah misalnya teknik evaluasi jabatan yang digunakan, bentuk struktur gaji/upahh, dll. • Besarnya gaji/upah dasar atau pokok dan gaji/upah gross termasuk semua tunjangan, fasilitas dan komponen imbalan alin dari sejumlah jabatan yang dipilih sebagai banchmarking (jabatan patokan) • Komponen-komponen imbalan yang non-finansial seperti hak cuti, kendaraan dinas, dan lain-lain. • Rencana-rencana perusahaan lain untuk masa 1 sampai 2 tahun mendatang dalam bidang imbalan. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

5. Cara Melakukan Banchmarking Ada beberapa pilihan cara untuk melakukan survei atau banchmarking. Pemilihan cara ini tergantung pada berbagai faktor yang akan diuraikan di bawah ini: 1. Dilakukan sendiri Keuntungan dari cara ini antara lain adalan informasi yang kita cari adalah yang kita butuhkan saja. Kedua, informasi tersebut dapat dijamin akurasinya karena kita sendiri yang melakukannya. Ketiga, biayanya, bisa ditekan karena kita melakukan sendiri. Sebaliknya, ada sejumlah kesulitan yang mungkin dihadapi bila kita melakukannya sendiri. Pertama, perusahaan yang kita ajak berpartisipasi mungkin menolak karena kurang percaya pada kredibilitas kita atau tidak ingin memberikan informasi kepada pihak yang dianggap sebagai saingan. Kedua, akan diperlukan tenaga ahli yang bekerja secara penuh karena kegiatan ini harus disajikan secara profesional. Ketiga, walaupun biaya rendah bila dilakukan sendiri, kegiatan ini sangat memakan waktu dan tenaga. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

6. Cara Melakukan Banchmarking 2. Menyewa lembaga konsultan Dengan menggunakan konsultan yang khusus dibayar untuk melakukan survei tersebut semua kekurangan yang dihadapi bila melakukan sendiri dapat teratasi kecuali penolakan dari perusahaan lain yang mungkin tidak bersedia memberikan informasi mereka walaupun kepada konsultan. Tetapi cara ini juga ada kekurangannya. Pertama, biiaya bisa mahal karena tarif konsultan biasanya dihitung per jam. Kedua, adanya bahaya bahwa perusahaan akan ketergantungan terus ke pada pihak lain. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

7. Cara Melakukan Banchmarking 3. Berpartisipasi dalam survei yang dilakukan perusahaan lain Apa yang dilakukan oleh perusahaan adalah ”melayani” permintaan informasi yang diajukan oleh perusahaan lain yang di kenal, dengan syarat memperoleh hasil surveinya nanti. Biasanya ini terjadi dalam lingkukgan industri yang pimpinan perusahaannya dan/atau Direktur/Manajer SDm-nya sudah kenal satu sama lain. Walaupun demikian cara ini juga mempunyai beberapa kekurangan. Pertama, informasi yang diterima belum tentu yang kita butuhkan pada saat itu. Kedua, penyajian informasi mungkin harus ditafsirkan atau proses ulang datanya agar sesuai dengan yang kita butuhkan. Ketiga, kualitas dan akurasi informasinya kadang-kadang diragukan Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

8. Cara Melakukan Banchmarking 4. Berpartisipasi dalam survei yang dilakukan oleh biro Konsultan Dalam pilihan ini perusahaan bergabung dengan sejumlah besar perusahaan lain yang mungkin tidak dikenal dan mensuplai data serta informasi kepada sebuah biro konsultan yang akan mengolah data tersebut dengan teknik mereka sendiri, secar lebih profesional. Hasilnya dengan penafsiran kemudian dibagikan kepada semua peserta atau kadang-kadang dibarengi dengan sebuah presentasi lisan untuk memberi penjelasan langsung. Biro konsultan yang masih aktif secara rutin melakukan survei tersebut adalah Hay Associates yang berkedudukan di Jakarta dan Corporate Resource Group (CRG) yang berbasis di Singapura. Biaya untuk turut sebagai peserta memang tidak besar, tetapi karena ditetapkan dalam US$ untuk banyak perusahaan kelas menengah dan kecil akan cukup terasa berat dan kekurangan lainnya sama dengan nomor 2.3 yaitu informasi yang kita peroleh mungkin bukan yang kita butuhkan. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

9. Cara Efektif Melakukan Banchmarking Dari uraian tersebut disimpulkan bahwa cara terbaik untuk memperoleh informasi dari pasar adalah dengan melakukan sendiri pengumpulan dan pengelolaan informasi tersebut. Kesulitan-kesulitan yang disebutkan di atas dapat disingkirkan asalkan survei tersebut dilaksanakan dengan mengikuti langkah-langkah persiapan yang baik. Dalam tahap persiapan ini terdapat sejumlah kegiatan yang mutlak harus dilakukan dengan benar dan sempurna dan akan diuraikan di bawah ini. 1. Tahap Pembangunan Hubungan Jauh-jauh hari survei dipersiapkan ada baiknya bagian sumber daya manusia sudah membuat daftar perusahaan yang akan diminta berpartisipasi. Kemudian ada baiknya karyawan didepartemen sumber daya manusia yang akan bertanggung jawab melakukan survei berkenalan secara informal denga calon counterpart-nya dip perusahaan-perusahaan tersebut, apabila sebelumnya tidak dikenal. Perkenalan bisa dilakukan melalui kontrak langsung melaui telepon atau dengan menghadiri pertemuan organisasi/asosiasi profesi di mana mereke bergabung. MingkinasosiasisepertiAsosiasiManajemenSumberDayaManusia (MASM) Indonesia. Dalamprosesperkenalantersebutsecara informal bisadismpaikanrencanauntukmelakukanbancbmarkingtersebut. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

10. Cara Efektif Melakukan Banchmarking 2. TahapanPersiapan Dalamtahapini yang harusdilakukanadalahmenyiapkansemuasaranadanprasarana yang diperlukanuntukmelaksanakansurvei yang terdiridarihal-haldandokumenberikut: itu biasanya disebut bancbmark jons). Jabatan-jabatan yang dipilih bisa 3 atau 4 jabatan untuk setiap bidang atau fungsi, sehingga bila di perusahaan ada 5 fungsi, maka diperlukan kira-kira 20 jabatan. Siapkan atau buatkan uraian jabatan singkat (maksimum 1 halaman) untk setiap jabatan yang dipilih tersebut. Bila ada 20 jabatan, berarti harus ada 20 uraian jabatan. Conth uraian jabatan ringkas untuk keperluan survei di muat pada akhir bagian ini Buat/siapkan formulir kuesioner. Pertama yang bersifat umum, yaitu berkisar tentang kebijakan dan system imbalan yang digunakan.kedua, kuesioner khusus yaitu untuk memperoleh informasi spesifik tentang imbalan yang berlaku untuk setiap jabatan yang dijadikan patokan. Dengan demikian bila ada 20 jabatan bancbmark. Maka harus dipersiapkan 20 formulir kuesioner untuk setiap perusahaan peserta. Contoh formulir kuesioner ini juga dapat dilihat di akhirr bagaian ini. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

11. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

12. Cara Efektif Melakukan Banchmarking 3. Pengumpulan dan Pemrosesan Data serta Penyajian Informasi Setelah mendapat informasi tentang kesediaan perusahaan yang diajak untuk berpartisipasi, surat resmi tersebut dikirimkan bersamaan dengan folder yang berisi formulir kuesioner dan Uraian Jabatan. Pengiriman tersebut sebaiknya diantarkan oleh kurir dan kepada nama dan alamt orang yang menjadi counter part. Sehari atau dua hari setelah formulir tersebut di terima oleh perusahaan peserta, segera dilakukan hubungan per telepon secara pribadi untuk mencek dan sekalian menanyakan kapan formulir/kuesioner yang sudah diisi dapat diambil. Seharusnya peserta diberi batas waktu misalnya 2 minggu, karena bila tidak, survei tersebut dapat terancam gagal atau tertunda cukup lama sehingga hasilnya tidak terlalu berguna lagi. Selain itu, segera setelah formulir dikirimkan kepada peserta, penanggung jawab survei harus mengisi semua kuesioner spesifik dan kuesioner umum dengan data informasi tentang perusahaan sendiri. Kuesioner yang sudah terisi lengkap ini nanti harus dijadikan “penukar” bagi kuesioner yang diisi oleh setiap peserta. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

13. Cara Efektif Melakukan Banchmarking • Siapkan semua formulir dan uraian jabatan tersebut sebanyak jumlah perusahaan yang akan diminta berpartisipasi. Sebanyak dokuen tersebut dicetak dengan kualitas yang baik dan dimasukan ke dalam folder untuk memberi kesan professional dan credible. • Siapkan surat pengantar yang ditandatangani oleh seorang kabatan senior perusahaan (Direktur SDM) yang ditujukan kepada rekan sejawatnya di perusahaan itu. Dalam pengalaman penulis, untuk mebuka pintu perusahaan nasional/perusahaan keluarga, penulir harus meminta bantuan Presiden Direktur untuk menulis surat kepada Presiden Diirektur di perusahaan tersebut. Di dalam surat resmi tersebut harus ditegaskan kembali hal-hal berikut. Pertama, bahwa informasi yang dikumpulkan akan dijaga kerahasiannya dan tidak diberikan kepada pihak yang tidak berkepentingan dan tidak diberikan kepada pihak yang tidak berkepentingan. Kedua, semua peserta akan memperoleh satu set dari hasil survei tersebut yang telah diolah dalam bentuk “matang”. Ketiga, nama perusahaan peserta tidak akan disebutkan tetapi hanya akan menggunakan kode kode tertentu. Setiap peserta hanya akan tahu kode perusahaanmasing-masing dank ode perusahaan penyelenggara survei. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

14. Menggunakan Banchmarking Hasil utama dari survei imbalan yang biasanya langsung dimanfaatkan adalah mengenai besaran tingkat upah/gaji. Hasil survei tersebut digunakan sebagai pembanding untuk besaran tingkatgaji/upah yang sekarang, apakah di atas pasaran, di abwah pasaran atau di sekitar pasaran. Dengan analisis seperti itu, pimpinan perusahaandapat memutuskan apa yang akan dilakukan dengan besaran tingkat gaji/upah di perusahaan sendiri. Bagaimana cara memanfaatkan informasi pasar tersebut ditunjukan dengan ilustrasi grafis pada akhir dari bagian ini Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

15. Contoh: Uraian Jabatan Ringkas untuk Keperluan Survei Imbalan Menggunakan Banchmarking Contoh Uraian Jabatan Ringkasan untuk Keperluan Surpai Imbalan • K O D E : 105 • Jabatan : RESEARCH OFFICER (R.O) • (Ada kalanya disebut: Marketing Research Offecer, • Research Excutive, dsb) • MELAPOR • KEPALA : MARKETING RESEARCH MANAGER • KUALIFIKASI : 1. Sarjana Bidang Ilmu Sosial, Psikologi atau Ekonomi • Pengalaman Kerja, 4-6 tahun dalam bidang Research • Diharapkan juga menguasai teknik statistic • TUGAS – TUGASNYA: • Membantu atasan dalam mengumpulkan data/informasi untuk kebutuhan pemasaran seperti data outlet, kelompok konsumen, media periklanan, kegiatan pesaing, dll • Membantu melaksanakan riset pasar. • Mengkordinir pewawancara, frup diskusi, dan pengisian kuesioner. • Kadang-kadang membantu membuat instrument survei sesuai petunjuk atasan • Menghitung dan mentabulasi data dari komputer. • Memberikan laporan dan uraian ringkas informasi yang diperoleh dari riset. Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

16. Kuesioner untuk Survei Jabatan Nama Jabatan: Nomor/Kode: Nama jabatan tersebut di perusahaan ini: Usia rata-rata pemegang jabatan ini: Masa kerja rata-rata: DATA PENGHASILAN BULANAN (DALAM RIBUAN RUPIAH) 1. Gaji Pokok Rp. ................ 2. Tunjangan rutin Bulanan 2.1 Rp. ................. 2.2 Rp. ................. 2.3 Rp. ................. 2.4 Rp. ................. 3. Tunjangan dalam bentuk nama/fasilitas agar diberi nilai uang (rata-rata): 3.1 Transportasi mobil dinas Rp. ................. 3.2 Makan Rp. ................. 3.3 Pengobatan Rp. ................. 4. Tunjangan Hari Raya Keagamaan 1. ......................................... Rp. ................. 2. ......................................... Rp. ................. 3. ......................................... Rp. ................. 4. ......................................... Rp. ................. 5. ......................................... Rp. ................. 6. ......................................... Rp. ................. 8. ......................................... Rp. ................. JUMLAH PENGHASILAN Rp. ................. RANGE GAJI: Minimum Rp. ................. Maksimum Rp. ................. Gaji Aktual/Real untuk jabatan ini: Terendah Rp. ................. Tertinggi Rp. ................. Rata-rata Rp. ................. Jumlah bawahan langsung jabatan ini: ............. Jumlah bawahan selueuhnya........ Manaj. Pengupahan dan Perburuhan

17. Diskusi Tugas Pribadi Manaj. Pengupahan dan Perburuhan