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公文線上簽核快速手冊

公文線上簽核快速手冊. 100 年 7 月. 公文系統簡介. GDMS 公文管理整合系統為一跨平台之整合系統，使用者可在不同的操作環境中執行。本系統主要是透過圖形化的使用者界面（ GUI ）來進行各項相關資料的處理作業，其包含公文管理、公文製作、線上簽核以及檔案管理等功能，使用者無需切換多個不同的系統操作，僅需使用本系統便可完成所有作業。. 電子公文線上簽核簡介.

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公文線上簽核快速手冊

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Presentation Transcript

  1. 公文線上簽核快速手冊 100年7月

  2. 公文系統簡介 GDMS 公文管理整合系統為一跨平台之整合系統，使用者可在不同的操作環境中執行。本系統主要是透過圖形化的使用者界面（GUI）來進行各項相關資料的處理作業，其包含公文管理、公文製作、線上簽核以及檔案管理等功能，使用者無需切換多個不同的系統操作，僅需使用本系統便可完成所有作業。

  3. 電子公文線上簽核簡介 『電子公文線上簽核』是行政院頒布「電子公文節能減紙推動方案」中至為重要的一環，目的是透過電腦、網路、自然人憑證及讀卡機，讓整個公文簽核流程全程不印出紙本，達到節能減紙效果，方法大概是在公文系統上打好公文，讀卡機插到電腦上，自然人憑證插進讀卡機，按憑證加簽打好的公文後，按傳送鈕把公文送到下一關。

  4. 準備工作 • 要做公文線上簽核需準備下列物品： • 電腦(桌上型電腦、一般筆記型電腦為佳)。 • 自然人憑證(請逕至戶政事務所辦理)。 • 讀卡機(單位若無剩餘讀卡機可至資訊科請領)。

  5. 公文線上簽核的條件(1/2) • 並非所有公文都可以做線上簽核，現階段公文承辦人收到紙本的公文一律以紙本方式辦理，而公文只要符合下列所有條件理應以線上簽核方式辦理： • 附件不包含特殊附件，如書冊、海報、支票、收據等，或其他不易轉成電子檔之附件(簽到簿可掃描成電子檔)。 • 密等等級為普通(含)以下。 • 公文簽核層級為二層決行(含)以下。 • 保存年限在10年(含)以下。 • 辦理方式不需簽辦、會辦(跨科以上)。 • 未經處長以上主管指定紙本陳核。

  6. 公文線上簽核的條件(2/2) • 目前發文對象若無法電子收文，則公文承辦人需自行印出附件交付總發文，但此種情況不算特殊附件，一般仍建議實施線上簽核。

  7. 公文系統帳號申請 • 新進人員行政服務網(GIP)帳號開通後，在系統圖示列表中最左上角可看到”98公文管理系統(新)”，因新進人員尚無帳號故會出現帳號申請畫面，填寫相關資料後按”確定”紐送出申請(一個人可申請多種職稱，如身兼承辦人及登記桌)，送出申請單後請提醒科長核批(科長以上的則需由處長核批)，資訊科收到線上申請單後會於1個工作天內開啟公文帳號，即可開始使用公文系統。

  8. 公文系統第一次登入- ie設定 首先進入IE工具列中的”工具”→”網際網路選項”

  9. 公文系統第一次登入- ie設定 進入”網際網路選項”中的設定

  10. 公文系統第一次登入- ie設定 將設定中勾選”每次查閱畫面時”(若您版本為IE6)或 “每次造訪網頁時”(若您版本為IE8)

  11. 公文系統第一次登入-設定本機儲存區 1. Adobe Flash Player 版本更新 2. Adobe Flash Player 設定本機儲存區

  12. 公文系統第一次登入-設定本機儲存區 • 於錯誤畫面按右鍵，在設定的本機儲存區框中將拉把移至最右邊，設定給予的暫存容量為無限制，如圖所示： 重新進入公文管理系統

  13. Adobe Flash Player 版本更新 在公文管理系統首頁→點選右鍵 點選最後一行關於Adobe Flash Player

  14. Adobe Flash Player 版本更新 若顯示非10.3 版(最新版本)，請進入控制台→選擇新增或移除程式→將Adobe Flash Player移除。

  15. Adobe Flash Player 版本更新 • 輸入Flash Player下載網址： http://get.adobe.com/flashplayer • 取消勾選納入下載項目 • 點選立即下載 • 按一下資訊列，選擇安裝 ActiveX 控制項 • 按一下安裝 • 等待安裝完成即可

  16. Adobe Flash Player設定本機儲存區 • 在公文系統首頁→點選右鍵→設定

  17. 線上簽核－創稿發文(1/15) 公文製作→繕打新公文選取創稿之公文格式(目前僅針對函、 書函 、開會通知單實施線上簽核)

  18. 線上簽核－創稿發文(2/15) 注意事項： • 密件公文（需輸入密等及解密條件或保密期限之公文） • 會辦公文（非本科室內會，需跨科室呈核之公文） • 附件為實體（為實體或無法掃瞄成電子檔之附件，如：CD 、 海報） 仍需走紙本簽核

  19. 線上簽核－創稿發文(3/15) • 選擇檔號(右上方檔號文字點一下)後按確定，系統會自動代入保存年限

  20. 線上簽核－創稿發文(4/15) • 繕打主旨、說明

  21. 線上簽核－創稿發文(5/15) 增加附件→左方附件欄位→ 方法一：在附件欄位的空白處連點2下 方法二：右邊點選迴紋針夾文件的圖示

  22. 線上簽核－創稿發文(6/15) 開啟附件上傳視窗→選擇附件上傳檔案→完成添加附件

  23. 線上簽核－創稿發文(7/15) 3. 分別點選正本、副本的按鈕可選擇單位，可選擇群組，或是群組裡的子單位。

  24. 線上簽核－創稿發文(8/15) • 過憑證蓋職章（將自然人憑證卡插入讀卡機） （1）右上方憑證→輸入PIN CODE

  25. 線上簽核－創稿發文(9/15) （2）右上角會顯示倒數，點選工具頁籤→加蓋職章

  26. 線上簽核－創稿發文(10/15) 選擇職章→點選要蓋章的位置

  27. 線上簽核－創稿發文(11/15)

  28. 線上簽核－創稿發文(12/15) 5. 管理頁籤→創文取號→右下角會出現條碼 1 2 3

  29. 線上簽核－創稿發文(13/15) 6. 管理頁籤→線上簽核

  30. 線上簽核－創稿發文(14/15) 選擇左手邊續辦對象後按確定→線上簽核作業完畢

  31. 線上簽核－創稿發文(15/15) 線上簽核作業完畢

  32. 線上簽核－來文函轉(1/6) 線上簽核公文→主旨上點兩下

  33. 線上簽核－來文函轉(2/6) 點選來文辦理→選擇函、書函或開會通知單

  34. 線上簽核－來文函轉(3/6) 選擇檔號→管理頁籤→來文辦理（此為取號動作）

  35. 線上簽核－來文函轉(4/6) 正副本單位點選非來文單位（此為函轉與函復不同之處）

  36. 線上簽核－來文函轉(5/6) 過憑證蓋職章

  37. 線上簽核－來文函轉(6/6) 存檔→公文傳送，呈核給長官

  38. 線上簽核－來文存查(1/6) 線上簽核公文→點選主旨→原文重現

  39. 線上簽核－來文存查(2/6) 點選左下角「來文辦理」→並且選擇公文擬辦單

  40. 線上簽核－來文存查(3/6) 系統選擇：意為是否要將來文本文及附件，自動建立為目前您所選的公文版之附件。 來文及來文之附件， 自動會顯示於附件的欄位中。

  41. 線上簽核－來文存查(4/6) 選擇檔號→管理頁籤→來文辦理（此為取號動作）

  42. 線上簽核－來文存查(5/6) 過憑證蓋職章

  43. 線上簽核－來文存查(6/6) 存檔→公文傳送，呈核給長官

  44. 線上簽核－來文函復(1/6) 線上簽核公文→主旨上點兩下

  45. 線上簽核－來文函復(2/6) 來文辦理→選擇函、書函或開會通知單

  46. 線上簽核－來文函復(3/6) 選擇檔號→管理頁籤→來文辦理（此為取號動作）

  47. 線上簽核－來文函復(4/6) 正本單位點選原來文單位（此為函轉與函復不同之處）

  48. 線上簽核－來文函復(5/6) 過憑證蓋職章

  49. 線上簽核－來文函復(6/6) 存檔→公文傳送，呈核給長官

  50. 轉紙本作業(1/2) • 收文 • 點選公文管理-線上簽核公文 • 點選公文主旨，判斷此筆公文是否適合走線上簽核 • 若不適合即選擇關閉原文重現回至線上簽核公文作業 • 點選對應公文號之『轉紙本』按鈕 • 於系統自動開啟的新視窗中，將收文公文印出 • 轉紙本完成

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