Системы потокового ввода документов и данных. Обработка первичных бухгалтерских документов.

1. Системы потокового ввода документов и данных. Обработка первичных бухгалтерских документов. Ольга Морозова Управляющий по корпоративным проектам ABBYY Россия

2. Группа компаний ABBYY FremontABBYY USA ABBYY Ukraine Kiev ABBYY Headquarters/ ABBYY Russia Moscow ABBYY Europe UK ABBYY EuropeGmbH Munich, Germany ABBYY Japan Tokio • Головной офис ABBYY(Россия, Москва) • ABBYY USA(США, Фримонт, Калифорния) • ABBYY Europe(Германия, Мюнхен) ABBYY Europe UK (Великобритания, Бишопс Стортфорд) ABBYY Украина(Украина, Киев) ABBYY Россия(Москва) ABBYY Japan(Япония, Токио)

3. Продукты ABBYY • 5 основных линеек продуктов ABBYY • ABBYY FineReader OCR • ABBYY FlexiCapture/FormReader • ABBYY Recognition Server • Продукты для разработчиков (SDK) • ABBYY Lingvo 20 миллионовчеловек используют продукты ABBYY во всем мире.* 5 миллионов россияниспользуют электронные словари ABBYY Lingvo* *(согласно внутренним исследованиям)

4. Задача массового ввода данных • Ввод и хранение: ручной вариант • ручной труд по вводу данных • хранение данных без привязки к фото-копии документа • большие затраты на хранение и поиск документов • Ввод и хранение: автоматизированный вариант • автоматизированный ввод данных и копий документов в СЭД, ЭА • в одном потоке документы+данные • доступ к данным и копиям документов: быстрый, удаленный, одновременный • в несколько раз более эффективное решение по сравнению с ручным вводом

5. Виды документов с точки зрения их ввода Структурированные документы – формы Слабоструктурированные документы – гибкие формы Неструктурированные документы

6. Структурированные документы - формы Формы с фиксированной разметкой (т.н. «машиночитаемые»): для сбора данных совпадают на просвет заполняются от руки Примеры: заявления обращения жалобы анкеты

7. Слабо-структурированные документы Гибкие формы: представлены данные и текст одинаковые данные, разное расположение разные источники Примеры: приказы и распоряжения служебные записки счета-фактуры платежные поручения акты выполненных работ

8. Неструктурированные документы • Текстовые документы: • изображения и полный текст • для электронных архивов и систем документооборота представлены данные и текст Примеры: • договоры • письма • журнальные статьи

9. Потоковый ввод документов

10. Технологии ABBYYдля потокового ввода документов Технологии ABBYY позволяют реализовать два сценария потокового ввода документов: индивидуальный централизованный

11. Индивидуальный ввод документов Функциональное решение, легкое в развертывании и использовании. Возврат инвестиций до 1 года. Идеально подходит для малого и среднего бизнеса, рабочих групп и отделов

12. ABBYY FlexiCapture 8.0: общая точка входа

13. Централизованный ввод документов

14. Как работает Recognition Server 2.0 Процесс обработки (Workflow) - сценарий обработки документов, при настройке которого задаются приоритеты выполнения, входящая/исходящая папки, параметры обработки, расписание, приоритеты. Сервер осуществляет несколько процессов по обработке и распознаванию одновременно.

15. Потоковый ввод документов средствами ABBYY Recognition Server 2.0 Разделение документов по: Количеству страниц Пустым страницам Штрих-кодам на страницах Объединение нескольких файлов из разных подпапок в один документ

16. ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition Удаленные точки сканирования Центр обработки данных

17. Обработка первичной бухгалтерской документации Востребованность Стоимость ручной обработки одного счета-фактуры или накладной – 25 - 200рублей Пиковое количество документов в конце месяца приводит к «авралу» Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств Одновременно с документом бумажного архива может работать только один сотрудник бухгалтерии Невозможность оперативного поиска документов при запросах из налоговых органов, большие трудозатраты на поиск Обмен в электронном виде только с 15% поставщиков 20% компаний готовы отказаться от поставщика, если тот не предоставляет документы своевременно Риски утери документов Автоматическая обработка – в 5 раз быстрее и дешевле!

18. Ввод счетов-фактур Структура документов одинаковая, а размещение данных - разное

19. Как работает система? Оператор помещает пачку счетов-фактур в автоподатчик сканера и нажимает на кнопку «Сканировать». Дальше ABBYY FlexiCapture все сделает автоматически: отсканирует документы, определит тип документа, выделит нужные поля, распознает их и проконтролирует правильность заполнения.

20. Как работает система? Документы подаются оператору в формализованном виде для окончательного подтверждения правильности ввода и возможной коррекции. Остается нажать кнопку «Экспортировать», чтобы сохранить данные в ERP или файл, а изображение в электронный архив.

21. Результаты в электронном виде

22. Эффективность: пример из жизни Финансовый отдел компании обрабатывает входящие счета-фактуры в количестве 500штук в месяц (1-3 страницы) Ввод вручную требовал: 1 человекна полную занятость. «Аврал» в конце месяца. Ввод с ABBYY FlexiCapture: 1 человек менее чем на 1 неделю в спокойном режиме.

23. Эффект использования системы Увеличение скорости ввода «первички» -- в 5 раз Сокращение количества ошибок и раннее обнаружение неверно оформленных документов Сокращение суммарных расходов на обработку первичных документов более чем на 50% Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств Снижение риска претензий и штрафных санкций налоговых органов благодаря автоматической проверке реквизитов организаций и описаний номенклатур Архив электронных образов позволит найти и распечатать нужные документы за считанные секунды или предоставить электронные копии для отчетности Срок возврата инвестиций в ABBYY FlexiCapture составляет от 3 до 6 месяцев

24. Обработка клиентских документов Альфа-Банк C помощью ABBYY FormReader ежемесячно обрабатывается около 1,5 миллиона страниц клиентских документов. Часть анкет розничного блока банка сканируется только для размещения в архиве (IBM Content Manager). Все сканирование таких анкет осуществляется в Москве в едином центре ввода данных. Анкеты же, требующие быстрой реакции сканируются в регионах и передаются в виде изображений в центр обработки данных в Москве, где происходит их дальнейшая обработка и по ним принимается решение. Кроме того, посредством ABBYY FormReader осуществляется потоковый ввод клиентских досье и расчетных документов корпоративного блока банка для размещения их в электронном архиве.

25. Централизованный ввод документов Проект «Одно окно» Правительства Москвы C помощью ABBYY FormReader обрабатываются все подаваемые гражданами обращения на получение справок, сертификатов, лицензий, заключений и пр. Реализация проекта предусматривает установку 573 рабочих мест. Федеральная служба по финансовому мониторингу C помощью ABBYY FormReader обрабатываются документы финансовой отчетности, поступающие от подотчетных организаций со всей России.

26. Спасибо за внимание! Ольга Морозова Управляющий по корпоративным проектам ABBYY Россия