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档案管理软件 ( 世纪科怡 ) 的操作之一. 恩施州档案局 李鹤诚. 第一节 软件安装 （例：V3.2.1单机版） 第二节 全宗管理、实体分类、档号格式 第三节 档案目录录入和查询 第四节 报表调整与打印 第五节 数据备份与恢复、导出与导入 第六节 档案原文扫描与图片挂接 第七节 档案目录数据合并 、 目录数据批量修改 第八节 问题与解决方法 第九节 文件管理中文件自动归档、模块中添加录 入字段 、制作发文汇集录入模块. 第一节 软件安装 （例： V3.2.1 单机版）.
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档案管理软件(世纪科怡)的操作之一 恩施州档案局 李鹤诚 • 第一节 软件安装（例：V3.2.1单机版） • 第二节 全宗管理、实体分类、档号格式 • 第三节 档案目录录入和查询 • 第四节 报表调整与打印 • 第五节 数据备份与恢复、导出与导入 • 第六节 档案原文扫描与图片挂接 • 第七节 档案目录数据合并、目录数据批量修改 • 第八节 问题与解决方法 • 第九节 文件管理中文件自动归档、模块中添加录 • 入字段、制作发文汇集录入模块
第一节 软件安装（例：V3.2.1单机版） • 该软件适应运行平台Windows9x/me/nt/2000/xp操作系统。 • 安装步骤示意图： • 1、将单位购的档案管理科怡软件V3.2.1单机版“数据库安装盘”，放入电脑光盘内运行； • 2、双击电脑桌面上此图标； • 3、打开光驱内容
7、 点红框中“Browse…”更改档案管理软件安装路径
8、修改软件安装路径 • （未修改示意图样）（已修改示意图样）
9、修改软件安装路径后，继续点“Next>”下一步9、修改软件安装路径后，继续点“Next>”下一步
12、正在进行安装，等安装完毕后点“Finish”完成。12、正在进行安装，等安装完毕后点“Finish”完成。
13、取出光驱内“数据库”光盘，将“产品光盘”放入其中运行；双击桌面上“我的电脑”图标和打开“产品光盘”13、取出光驱内“数据库”光盘，将“产品光盘”放入其中运行；双击桌面上“我的电脑”图标和打开“产品光盘”
17、将软件“序列号”填入红框中，然后点“下一步”17、将软件“序列号”填入红框中，然后点“下一步”
18、更改安装路径。（推荐大家将科怡软件安装在D盘或者其它盘符上）18、更改安装路径。（推荐大家将科怡软件安装在D盘或者其它盘符上）
19、将软件默认的路径修改，建议：将科怡软件产品盘安装在D盘或者其它盘符中；19、将软件默认的路径修改，建议：将科怡软件产品盘安装在D盘或者其它盘符中；
21、正在安装，稍后，直接点“完成”档案管理软件安装完毕，从光驱中取出“产品光盘”21、正在安装，稍后，直接点“完成”档案管理软件安装完毕，从光驱中取出“产品光盘”
二、实体分类设置 • “实体分类”必须根据自己单位的文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（即“三合一”制度）来进行软件实体分类设置。
例如：×××××局 ■－Ｗ 文书文件材料 □－Ｗ01 党群类 □－Ｗ02 综合类 □－Ｗ03 劳动人事类 □－Ｗ04 业务类 ……… ■－Ｋ 科技文件材料 □－Ｋj 基建类 □－Ｋk 科研类 □－Ｋs 设备、仪器类
■－Ｚ 专业文件材料 □－◇－Ｚk 会计文件材料 ●－Ｚkb 财务报告类 ●－Ｚkp 会计凭证类 ●－Ｚkz 会计账簿类 ●－Ｚkq 其他类 □－◇－Ｚs 审计文件材料 ●－……… □－◇－Ｚa 案件文件材料 ●－………
■－Ｓ 声像文件材料 □－Ｓz 照片类 □－Ｓy 录音类 □－Ｓx 录像类 • ■－Ｄ 电子文件材料 □－Ｄc 磁盘类 □－Ｄg 光盘类 • ■－ＳW 实物文件材料 □－ＳWj 奖品、奖旗类 □－ＳWy 印章类 □－ＳWz 字画类 □－ＳWq 其它类
2、选定全宗名称后，点“增加”，在类目序号后输上文书档案代号“W”，在类目名称后输入“文书文件材料”，然后“保存”；2、选定全宗名称后，点“增加”，在类目序号后输上文书档案代号“W”，在类目名称后输入“文书文件材料”，然后“保存”；
3、选定“W 文书文件材料”点“增加”，进行下一步，在“类目序号和名称”后，输上W01和党群类，然后续点“保存”；
4、又选定“文书文件材料”点“增加”和“保存”，进行其他的分类号与类别设置，直到设置完文书档案的分类号与类别。4、又选定“文书文件材料”点“增加”和“保存”，进行其他的分类号与类别设置，直到设置完文书档案的分类号与类别。
5、文书档案的分类与类别都设置完后，选定全宗名称（单位名），点“增加”和“保存”进行下一个门类的设置，同上文书档案设置一样，将其他门类档案全部设置完毕。5、文书档案的分类与类别都设置完后，选定全宗名称（单位名），点“增加”和“保存”进行下一个门类的设置，同上文书档案设置一样，将其他门类档案全部设置完毕。
三、 档号设置 • 根据《湖北省机关档案工作业务建设规范》、《湖北省归档文件整理实施细则》和恩施州档[2012]7号文件要求进行单位档案管理软件档号格式设置。 • 机关档案档号编制方法： • 文书、科技、专业、照片档案的档号4部分组成；录音、录像、电子、实物档案的档号由3部分组织，各部分中间用“—”分隔。
文书档案的档号结构有两种，立卷（传统方法）整理的档案档号结构为：全宗号—目录号—案卷号—页（件）号；（简化方法）以件为单位整理的档案档号结构为：全宗号—门类及年度号—类别及保管期限号—件号。 文书档案的档号结构有两种，立卷（传统方法）整理的档案档号结构为：全宗号—目录号—案卷号—页（件）号；（简化方法）以件为单位整理的档案档号结构为：全宗号—门类及年度号—类别及保管期限号—件号。 • 科技档案的档号结构为：全宗号—分类及项目号—案卷号—件（页）号 • 专业档案、会计档案的档号结构为：全宗号—分类及目录号—案卷号—页号或件号
照片档案的档号结构为：全宗号—分类及保管期限号—册号—张号。 照片档案的档号结构为：全宗号—分类及保管期限号—册号—张号。 • 录音、录像、电子、实物档案的档号结构为：全宗号—分类号—盘（件）号。 • 全宗号填写本级国家综合档案馆赋予的立档单位编号。分类号用拼音字母编制，其中，门类号用大写字母，类别用汉字标识。目录号、项目（设备）号、年度、案卷号、件（盘、页）号用阿拉伯数字编制。 • 各类档案的档号设置方法举例(示意图)如下：
