第二章会计软件的初始化设置

第二章会计软件的初始化设置 • 通过本章的学习，使学生理解会计软件初始化的涵义与任务，熟练掌握初始化设置中各项工作的操作。

1 4 2 3 账套管理新建账套、修改账套、删除账套、年度账管理基础设置部门档案设置、职员档案设置、往来单位设置、会计科目设置、项目档案设置、凭证类别设置、收付结算设置账套数据备份及恢复账套数据备份、账套数据恢复操作员管理用户与角色、财务分工基本内容框架

由于商品化会计软件具有通用性的特点，使得各单位在开始使用软件时，首先要针对本单位的业务性质及会计核算与财务管理的具体要求对它进行具体设置，这种工作称为系统初始化。初始化包括两个部分：系统管理和基础设置。

新用户操作流程 初始化的业务流程：启动系统管理以系统管理员Admin身份登录新建账套增加用户、角色设置角色、用户权限启用各相关系统

老用户操作流程 初始化的业务流程：启动系统管理以账套主管注册登录建立下一年度账结转上年数据启用各相关系统进行新年度操作

第一节账套管理 • 一、新建账套 • 建立账套，即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首次使用总账系统时，应根据企业的具体情况进行账套参数设置。 • 主要包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数。账套参数决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。

(一)设置账套信息 • 设置账套信息包括录入账套号、账套名称、账套路径及启用会计期。

以系统管理员注册，单击“账套”菜单中“建立”即可新建账套。以系统管理员注册，单击“账套”菜单中“建立”即可新建账套。

（二）输入单位信息 • 输入单位信息包括输入单位名称、单位简称、单位地址及法人代表等相关信息。

（三）确定核算类型 • 确定核算类型包括本币代码、本币名称、本币类型、行业性质及账套主管。

（四）确定分类信息 • 如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算。

（五）确定编码方案 • 确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度。

（六）确定数据精度 • 数据精度是指定义数据的小数位数。由于各单位对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应不同的需求，系统提供了自定义数据精度的功能。

二、修改账套 • 经过一段时间运行，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。 • （一）注册 • 若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在“系统管理” 中更换操作员。

（二）修改账套 • 以要修改账套的账套主管的身份注册后，单击“账套”菜单中的“修改”选项，进入“修改账套”对话框。修改完成后，如果确认已修改的内容，应单击“完成”按钮，否则单击“放弃”按钮，放弃已经进行的修改操作。

以账套主管注册“系统管理”，在“账套”菜单中单击“修改”即可修改或查看账套信息。以账套主管注册“系统管理”，在“账套”菜单中单击“修改”即可修改或查看账套信息。

三、删除账套 • 在账套输出时，选择删除账套，在“删除当前输出账套”前的方框单击打勾。只有系统管理员才有权进行账套输出。

四、年度账管理 • 每个账套中一般存放不同年度的会计数据，为方便管理，不同年度的数据存放在不同的数据表中，称为年度账。年度账套的管理是由账套主管来完成的。 • 对不同核算单位、不同时期的数据需要设置相应的系统路径。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。

【提示】账套和年度账的区别 • 账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成。首先有账套然后才有年度账，一个账套可以拥有多个年度的年度账。对于拥有多个核算单位的客户，可以拥有多个账套(最多可以拥有999个账套)。

第二节账套数据备份及恢复 • 一、账套数据备份 • 会计数据备份即账套输出，是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前输出账套的功能。

二、账套数据恢复 • 会计数据恢复即账套引入，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。

第三节操作员管理 • 一、用户与角色 • （一）角色管理 • 角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色。角色管理包括账套中角色的增加、删除、修改等维护工作。

（二）用户管理 • 主要完成本账套用户的增加、删除、修改等维护工作。 • 思考：用户和角色有何区别？ • （1）用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属那一个角色，则其自动具有该角色的权限。

（2）一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。（2）一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。 • （3）若角色已经在用户设置中被选择过，系统则会将这些用户名称自动显示在角色设置中的所属用户名称的列表中。 • （4）只有系统管理员有权限进行本功能的设置。

二、财务分工 • 财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明细权限设置。 • 操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。 • 明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核、科目制单及明细账查询打印权限进行设定。

（一）增加操作员权限 • 由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在设置操作员和建立该核算账套之后，可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置。

（二）修改操作员权限 • 修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除操作员权限。 • 1、设定或取消账套主管 • 账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃的操作，首先在“操作员权限”左边窗口中选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在界面右上角选择账套，最后选中旁边的“账套主管”复选框。

2、删除操作员权限 • 系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除。

第四节基础设置 • 一、部门档案设置 • 部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。部门档案需按照已定义好的部门编码级次原则输入，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。

二、职员档案设置 • 职员档案主要用于设置要进行个人核算的往来个人的名称以及其它模块所涉及的职员名称，即记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性。

三、往来单位设置 • （一）客户档案 • 企业如果需要进行往来管理，那么必须进行将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案卡片包括“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四张选项卡。

注意： • （1）客户档案必须在最末级客户分类下增加。 • （2）客户分类编码必须唯一。 • （3）客户分类编码必须与所设定的编码级次结构相符。 • （4）客户编码、名称和简称必须输入，其余可以忽略。“联系”选项卡内容可以为空。 • （5）销售管理系统或应收账款核算系统启用后，“信用”选项卡中的应收余额由系统自动维护。 • （6）输入各项内容后，必须单击“保存”按钮，否则表示放弃。

（二）供应商档案 • 企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中需要处理的供应商户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。

注意： • （1）供应商档案必须在最末级供应商分类下增加。 • （2）若无供应商分类，则将供应商归入无供应商分类。 • （3）关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的操作步骤。

四、会计科目设置 • 设置会计科目就是将会计科目逐一地按系统要求描述给系统。您可根据系统特点，充分利用计算机处理的优势，对原有手工科目进行优化组合。软件事先给您预设了一级会计科目，只需要进一步设定其他低级科目即可。

财务软件中所采用的一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定；而明细科目，各使用单位则可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定。具体设置原则如下：财务软件中所采用的一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定；而明细科目，各使用单位则可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定。具体设置原则如下： • 第一：会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需要从总系统中取数的，必须设立相应的科目。 • 第二：会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级科目，而没有上级科目；既要设置总账科目又要设置明细科目，用来提供总括和详细的会计核算资料。

第三：会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除；如使用不能增设下一级明细科目。会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度的规定，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。第三：会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除；如使用不能增设下一级明细科目。会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度的规定，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。 • 第四：设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目。

（一）增加会计科目 • （二）修改会计科目 • （三）删除会计科目 • 如果某些科目目前暂时不用或不适合企业科目体系的特点，可以将其删除。 • 【提示】如果科目已制单或已录入期初余额，则不能删除。 • 被指定为现金银行科目的会计科目不能删除；如果想删除必须先取消指定。

（四）指定会计科目 • 指定会计科目是指定出纳的专管科目。将库存现金科目设为现金总账科目，将银行存款设为银行总账科目，只有设置成指定科目，才能执行出纳签字功能，才能查看库存现金和银行存款日记账。 • 【提示】一般情况下，库存现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

（五）设置辅助核算标记： • 一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。

注意： • （1）管理费用应设成部门核算。 • （2）生产成本设成项目核算。 • （3）应收账款设成客户往来核算。 • （4）应付账款设成供应商往来核算。 • （5）其他应收款设成个人往来核算。 • （6）辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类。

五、项目档案设置 • 为了满足企业的实际需要，在计算机账务系统中，借助于计算机处理数据的特点，设计了项目核算与管理功能模块，为企业定义了多个种类的项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分级管理。通过该功能模块，不仅可方便地实现对部分成本费用和收入的按项目核算，而且为这些成本费用及收人情况的管理提供了快速方便地辅助手段。因此，系统要求在建立会计科目时，先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。

（一）定义项目大类 • 项目大类即项目核算的分类类别。如：主营业务收入按产品项目核算，其项目大类可定义为产品核算。 • （二）指定核算科目 • 指定核算科目就是具体指定需按此类项目。 • （三）定义项目目录 • 定义项目目录是将各个项目大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据。

注意： • （1）必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后，才能定义项目和目录。 • （2）如果使用存货核算系统，可以在此选择“使用存货目录定义项目”，即使用存货系统中已定义好的存货目录作为项目目录。 • （3）项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如：在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程。

（4）一个项目大类可以指定多个会计科目，一个会计科目只能指定一个项目大类。 • （5）不能隔级录入分类编码。 • （6）若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。 • （7）不能删除非末级项目分类。 • （8）标识结算后的项目将不能再使用。

六、凭证类别设置 • 在电算化方式下同手工方式下一样，可根据企业管理和核算要求，将会计凭证进行分类编制，系统提供了设置凭证类型的功能，便于管理、记账和汇总。但是，无论如何分类，都不会影响记账结果。第一次使用总账系统首先应正确选择凭证类别的分类方式。 • (一）选择凭证类别 • 在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别，如凭证、付款凭证、转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。系统提供了常用的分类方式，可供选中。

第二章 会计软件的初始化设置