1 / 25

Handläggarutbildning DFS Dokumentflödessystem

Handläggarutbildning DFS Dokumentflödessystem. Målsättning för handläggarutbildningen. Utbildningen är till för dig som ska handlägga ärenden med handlingar och arbetsdokument i DFS diarieföringsmodul.

lynna
Download Presentation

Handläggarutbildning DFS Dokumentflödessystem

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Handläggarutbildning DFS Dokumentflödessystem Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-30

  2. Målsättning för handläggarutbildningen • Utbildningen är till för dig som ska handlägga ärenden med handlingar och arbetsdokument i DFS diarieföringsmodul. • Du ska efter utbildningen (m h a handläggarmanualen) kunna arbeta med dina tilldelade ärenden i systemet. • Du får också se hur man söker efter information i DFS. Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  3. Program DFS-handläggarutbildning 13:00 Presentation av DFS inom LU - Varför? Hur? Översikt av DFS-systemet Begrepp och behörighetsroller inom DFS-systemet Handläggargränssnittet Demo 1 – digital handling Demo 2 – pappershandling 14:30 Kaffepaus Demo 3 – rapporter Demo 4 – makulera felaktig handling Handlingar och arbetsdokument Demo 5 – arbetsdokument (Office add-in) Demo 6 – sök 16:00 Avslutning Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  4. Varför ska vi diarieföra? Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  5. Diarieföring • Lagkrav:SekrL §15:2 • Inkomna eller upprättade handlingar • När? • Unik beteckning? • Vem? • Vad? • __________________________________________ • Ordning – att kunna finna handlingar • JK-balansen Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  6. Formulär Websidor Elektroniska dokument Word, Excel etc. Utskrifter Fotografier Grafik Video Pappersdokument Verksamhets- Applikationer t.ex. Fakturor, ritningar, avtal E-post Databaser Fax Dokumenthantering DFS Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  7. Begrepp i DFS diarieföringsmodul • Serie – en serie med ärenden för viss organisatorisk enhet inom LU • Ärende – ett ärende har en eller flera handlingar • Handling – en handling kan bestå av ett eller flera ”dokument” • Inkomna / upprättade handlingar • Pappershandlingar • Elektroniska handlingar • skannat dokument • e-mail via Outlook • e-mail postat till en registratorsradress • uppladdad fil från egen dator (Word, Excel, PowerPoint, pdf m fl) Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  8. Strukturen och behörigheter Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  9. Behörigheter i DFS • Rollen ”Registrator” – kan se alla ärenden inom egen serie • Skapa • Tilldela • Administrera • Avsluta (ad acta) • _________________________________________________________________ • Rollen ”Handläggare” – kan kombineras med se-behörighet i egen serie • Administrera • Ej avsluta • Rollen ”Handläggare Plus” på ärende - kan kombineras med se-behörighet i egen serie • Administrera • Tilldela • Avsluta (ad acta) • Ny roll ”Utökad handläggare” på serie – måste ha se-behörighet i egen serie • Skapa • Administrera • Avsluta (ad acta) • Ej sekretess Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  10. Ärende och handling Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  11. Starta DFS • Öppna webbläsare (t.ex. Explorer) • https://dfs.adm.lu.se • Logga in • Användarid: Lucat-id • Lösenord: • Logga ut • Personligt / Logga ut Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  12. Hjälp • Frågetecken i aktivt fönster ger onlinehjälp • Handledning • Kortkommandon ”Ctrl+r” • LU Service Desk tel: 29000 e-mail: servicedesk@ldc.lu.se Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  13. Skärmbildens uppbyggnad • Navigationslisten • till vänster • tar dig till olika delar av systemet • rubrikknapp (grå) – startsida för funktionen • funktionsknapp (bild) – olika varianter av funktionen • Rubriks- och funktionslisten • upptill med rubrik och funktionsknappar • tar dig till olika funktioner i valt objekt, t.ex. ett ärendekort • Informationsfönstret • stora ytan mitt i • visar objekt/fönster du valt, t.ex. ett handlingskort Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  14. Demo 1 • Handlägga ärende med ny handling från egen dator • Kontrollera befintliga uppgifter / handlingar på ärendekortet • Lägg till ny handling i ärendet • Obligatoriska uppgifter på handlingskortet • Ladda upp fil från egen dator • Lägg till bevakningsdatum för ärendet Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  15. Demo 2 • Handlägga ärende med pappershandling • - Kontrollera befintliga uppgifter / handlingar på ärendekortet • Lägg till ny handling i ärendet • Obligatoriska uppgifter på handlingskortet • Dokument från skanner (ev. via Outlook) • Lägg till två bevakningsdatum för ärendet • Skicka mail till den andra handläggaren • Skriv ut ärendeblad och lämna ärendet till registrator Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  16. Kaffepaus Hur många ärenden har vi i vårt diarium? Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  17. Digitalt diarium 1990 – Förvaltningen 1994 – Kanslier 2007 – DFS 307 003 17/9 2008 Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  18. Demo 3 • Rapporter • Rapporter • Rubrikknapp ”Rapporter” i navigationslisten • Välj Serie • Välj rapport • Välj Handläggare eller Alla • Välj Avdelning eller Alla • Välj Period • Generera rapport Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  19. Demo 4 • Makulera felaktig handling, mm • Kontrollera befintliga uppgifter / handlingar på ärendekortet • Makulera felaktig handling i ärendet • Skriv först in varför handlingen makuleras (i Informationsrutan) • Makulera handlingen • Lägg till ny handling • Visa hur registrator ser den makulerade handlingen i inkorgen Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  20. Demo 5 • Arbetsdokument • Ladda upp arbetsdokument från egna datorn • inifrån DFS-systemet till ärendet • direkt ifrån Word (eller Excel) om Office Add-in installerad • Se länk på Ärendekortet! • Arbeta med dokumentet – flera versioner • Fastställ arbetsdokumentet – blir ny handling i ärendet Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  21. Paus Kortpaus (5 min) Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  22. Demo 6 • Sök-funktioner • Via ärendekort • tomt ärendekort för att skriva in sökbegrepp • förstoringsglaset ”Sök” i funktionslisten • I ärende • ”sökbyggare” – ange sökvillkor och välj kolumnrubriker • förstoringsglaset ”Sök” i funktionslisten • I dokument • fritextsökning och sök i alla fält • Bevakningsdatum • för ”dina” ärenden - där du är tilldelad som handläggare • Öppna ärenden • alla icke avslutade - där du är tilldelad som handläggare Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  23. Sök-funktioner • Sökbyggaren • I ärende – ”Sökbyggaren • sätt sökvillkor genom att välja i listboxarna ovanför vita strecket • i den andra från vänster: välj objekt (t.ex. Ärende) • i nästa listbox: välj typ av information om objektet (t.ex. Ärendemening) • ange därefter själva sökvillkoret (t.ex. innehåller) och sökparameter (t.ex. doktorand) • välj vad som ska skrivas ut genom att välja bland kolumnrubrikerna i listboxarna under vita strecket (det går att få fram flera kolumner genom att ändra antalet i rutan uppe till höger) • välj sorteringsordning genom att klicka på de svarta rutorna så att de blir upp- eller nedpilar • (forts. följer) Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  24. Sök-funktioner • Prova hur många träffar sökningen ger genom att klicka på knappen ”Visa antal” • Ändra ev. antalet ”Max. träffar” för att få fram alla träffar • Klicka på knappen Visa träfflistan (eller förstoringsglaset ”Sök” i funktionslisten) • Finesser: • Sökvillkor kan anges på flera rader och kombineras med OCH/ELLER samt INTE • Spara undan sökvillkoren – diskettknappen i funktionslisten • Exportera resultatet till Word eller Excel – knappar i funktionslisten Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

  25. Bra länkar • http://www.lu.se/dfs • http://www.lu.se/legal • http://forvaltningskunskap.nu

More Related