Projet « Formation créditée en administration des municipalités »

1. Projet « Formation créditée en administration des municipalités » Présentation du 17 mai 2013

2. Dans le cadre des projets financés par le Fonds régional de soutien à l'action concertée et à l'innovation (FRACI) de la TECA Projet déposé par les Services de la formation continue des Cégeps de La Pocatière, Lévis-Lauzon, Beauce-Appalaches , Thetford

3. Présentation • Description et historique du projet (Christian Plouznikoff) • 2. La conception du programme avec la collaboration des Associations du monde municipale (Michael Schmouth) • 3. Le programme de formation (Lise Garneau) • 4. Période de questions

4. Description et historique du projet • Hiver 2010 : Constat • Les employés, les officiers et les élus des municipalités doivent assumer leurs tâches selon le Code municipal et la Loi sur les cités et villes en étant formés sur le tas et en ayant accès à des ateliers et des formations spécialisées par leurs associations: UMRCQ, ADMQ, COMAQ, ADGMQ, FMQ, UMQ, GRHMQ, ADGMRCQ, COMBEQ; certaines de ces formations sont certifiées par la SOFEDUC. • Rencontre du 24 mars 2010 avec la sous-ministre de l’Éducation • (Mme Christiane Barbe), l’ADGMQ, l’ADMQ et l’ADGMRCQ pour sensibiliser le MELS au besoin d’une formation en administration de niveau Cégep tenant des besoins spécifiques du milieu municipal.

5. Description et historique du projet • Formation existante dans le domaine municipale : • Collège des administrateurs de société (CAS) avec Université Laval, la FQM et l’UMQ : formation en gouvernance municipale pour les élus municipaux et administrateurs d’organismes municipaux • ENAP :programme court de 2e cycle en management municipal • UQAM : certificat en gestion des services municipaux • Pas de programme de formation aboutissant sur un diplôme de niveau collégial par le MELS (ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport) : AEC ou DEC • ADMQfinalise un programme de formation pour décembre 2010 de gestionnaires municipaux (titre de GMA grades 1, 2 et 3 de l’ADMQ) avec une approche RAC (reconnaissance des acquis et des compétences) élaborée en collaboration avec le Cégep de Sorel-Tracy

6. Description et historique du projet • Mai à novembre 2010 : Consultation auprès des Associations du monde municipal pour avoir leur avis sur un projet de formation créditée en gestion et gouvernance des municipalités de niveau Cégep en référence à l’AST sur les gestionnaires municipaux (à réactualiser) : • définir et faire valider avec la collaboration des instances municipales : UMRCQ, ADMQ, COMAQ, ADGMQ, FMQ, UMQ, GRHMQ, ADGMRCQ, COMBEQ, etc. les compétences et les connaissances pour les employés et les officiers municipaux voir pour des élus; • définir la plateforme et la structure pour supporter ces modules de formation à distance. • Automne 2010 : lettres d’intention et d’appui de : MRC de Kamouraska, MRC L’Islet, MRC de Bellechasse, MRC des Appalaches, MRC de Beauce-Sartigan, MRC de Nouvelle-Beauce, Ville de La Pocatière, Ville de Lévis, Ville de Montmagny.

7. Description et historique du projet • Dépôt d’un projet de demande d’appui auprès de la Table Éducation de Chaudière-Appalaches (Directions des Cégeps, Direction des Commissions scolaires, Direction régionale du MELS, Direction régionale Emploi-Québec, Université…); projet qui dressera un portrait : • des tâches, fonctions, compétences et connaissances pour les employés, officiers municipaux et les élus (communes et spécifiques) en administration municipale; • des compétences et connaissances pour l’administration municipale de niveau collégial versus niveau universitaire; • des formations existantes pour la gestion et gouvernance des municipalités; • de la plateforme et les modalités pour diffuser ces formations innovantes créditées en présentiel et à distance (synchrone et asynchrone). • Mars 2011 : accord de la TECA pour un appui financier au projet de 34 972 $

8. Description et historique du projet • Déroulement du projet • Mai 2011 : Présentation du projet aux associations: UMRCQ, ADMQ, COMAQ, ADGMQ, FMQ, UMQ, GRHMQ, ADGMRCQ, COMBEQ ainsi qu’à la SOFEDUC • Mai à octobre 2011 : Recueil, compilation des données, des besoins en formation, intégration des formations existantes, analyse, validation des hypothèses et des données, etc. avec les associations municipales et autres partenaires (cégeps – universités) • Novembre 2011: Validation du portrait et des fonctions de travail • Hiver 2012 : Rédaction du programme par approche par compétences • Juin 2012 : Validation du contenu du programme par les Associations du monde municipal • Automne 2012 : Promotion de l’AEC Techniques en administration municipale • Février 2013 : 1re cohorte pour l’AEC Techniques en administration municipale

9. La conception du programme avec la collaboration des Associations du monde municipale • Une démarche de travail concertée et participative • Pourquoi? • L’élaboration, la pertinence et l’accueil de notre projet de formation demandaient l’adhésion immédiate du monde municipal, car : • Répondre aux deux enjeux majeurs de ce milieu: • une relève bien formée; • valorisation des carrières. • Assurer la complémentarité de notre offre avec celle déjà offerte par le milieu municipal lui-même • Faire consensus sur les clientèles à desservir et sur les fonctions de travail ciblées

10. La conception du programme avec la collaboration des Associations du monde municipale • Une démarche de travail concertée et participative • Comment? 4 étapes  • Création d’un comité de coordination où siègent les associations sectorielles municipales • 2. Recours à une analyse de situation de travail (AST) réunissant 11 employées municipales exerçant les fonctions ciblées par la formation envisagée • 3. Validation, par les associations des éléments suivants : • les champs de compétences retenus; • les contenus de formation envisagés; • le dépôt de deux guides pédagogiques. • 4. Collaboration des associations aux efforts de promotion

11. Le programme de l’AEC Techniques en administration municipale • Les trois objectifs du programme Permettre à la personne de reconnaître le cadre de la gouvernance (volet politique) et de la gestion municipale (volet administratif) de même que les obligations légales et réglementaires de ce milieu; Permettre à la personne de reconnaître les différentes fonctions de travail rassemblées sous l’appellation « adjoint administratif municipal » et d’en exécuter les tâches; Permettre à la personne de développer les habiletés et d’adopter les attitudes et comportements requis pour exercer ces fonctions. • Pour répondre à 9 fonctions de travail

12. Reconnaître la structure administrative de fonctionnement d’une municipalité locale Analyser la structure d’organisation municipale au Québec Reconnaître la structure administrative de fonctionnement d’une MRC Analyserla fonction d’adjoint administratif municipalau Québec Reconnaître les qualités et les aptitudes, les attitudes et les comportements requis pour exercer une fonction d’adjoint administratif municipal au Québec Reconnaître les cadres organisationnels provincial, local et fédéral à l’intérieur desquels se situe une municipalité Reconnaître les ressources humaines et matérielles sur lesquelles les gestionnaires municipaux et leurs adjoints peuvent compter dans l’exercice de leurs fonctions Reconnaître le cadre légal auquel les gouvernants et les gestionnaires municipaux, ainsi que leurs adjoints, doivent se conformer dans l’exercice de leurs fonctions les 9fonctions de travail Adjoint administratif municipal

13. Capable d’effectuer une recherche d’information Capable de reconnaître mon rôle comme secrétaire de direction d’une administration municipale Capable d’assurer le premier service de soutien à la gouvernance ou la gestion municipale Capable d'assurer le secrétariat de direction d’une administration municipale Capable de soutenir le personnel de secrétariat (et de messagerie) des divers services de la municipalité locale ou de la MRC Capable de produire des rapports d’information Capable d’assurer le premier lien de communication auprès des personnes qui se présentent à mon bureau Capable de collaborer à l’archivage des documents du service de secrétariat les 9fonctions de travail Secrétaire de direction d’une administration municipale

14. les 9fonctions de travail Adjoint municipal aux communications • Capable d’apporter un soutien à l’uniformité de la représentation visuelle officielle de la municipalité locale ou de la MRC Capable d’apporter un soutien à l’élaboration du plan de communication de l’administration municipale dont je fais partie Capable reconnaître les objectifs et le contenu d’un plan de communication d’une administration municipale Capable d’apporter un soutien au respect des règles en matière de protocole, d’étiquette et de préséance Capable d’assurer un soutien au service des communications d’une administration municipale Capable de collaborer à la production de documents manuscrits, électroniques et iconographiques de communication de la municipalité Capable de collaborer à l’archivage des documents du service des communications Capable de collaborer à l’organisation et à la tenue d’activités de communication, à l’interne et à l’externe Capable d’assurer un premier lien de communication avec les ministères et organismes avec lesquels la municipalité doit travailler

15. les 9fonctions de travail Adjoint municipales aux ressources humaines Capable d’apporter un soutien dans le processus de négociation des conditions de travail du personnel Capable d’accueillir un nouveau membre du personnel Capable de collaborer au suivi de l’application de la convention collective et des contrats de travail non régis par celle-ci Capable d’apporter un soutien dans le processus de dotation du personnel Capable de produire des rapports relatifs au service des ressources humaines Capable d’assurer un soutien au service des ressources humaines d’une municipalité locale ou d’une MRC Capable d’apporter un soutien au suivi du plan de sécurité et de protection de la santé au travail de la municipalité Capable de collaborer à l’archivage des documents du service des ressources humaines Capable d’échanger de l’information avec les instances externes concernées relativement au temps et aux conditions de travail dupersonnel Capable d’apporter un soutien à la formation du personnel

16. les 9fonctions de travail Adjoint aux comptes recevables d’une municipalité Capable d’exécuter les opérations relatives à la production des factures des quotes-parts des municipalités locales envers la MRC Capable d’exécuter les opérations relatives à la production des comptes de taxes d’une municipalité locale ou d’un TNO Capable de produire des factures diverses et des états de comptes Capable de reconnaître les règles de comptabilisation des revenus d’une municipalité locale ou d’une MRC Capable d’administrer les comptes recevables d’une municipalité locale ou d’une MRC Capable de sécuriser des données Capable de reconnaître les transferts gouvernementaux devant être perçus par une municipalité locale ou une MRC Capable de classer les pièces justificatives Capable d’exécuter les opérations relatives à la perception des paiements Capable d’exécuter les opérations relatives aux fonds réservés et aux réserves financières

17. les 9fonctions de travail Adjoint à la paie et aux comptes payables d’une municipalité Capable de produire les feuilles de paies Capable d’effectuer le suivi des registres de déductions à la source (DAS) Capable de reconnaître les règles de comptabilisation des charges d’une municipalité locale ou d’une MRC Capable d’exécuter les opérations relatives au paiement des comptes fournisseurs Capable d’administrer la paie et les comptes payables d’une municipalité locale ou d’une MRC Capable de produire les déclarations périodiques de TPS – TVQ Capable de sécuriser des données Capable de classer les pièces justificatives Capable d’exécuter les opérations relatives auxengagements financiers de la municipalité locale ou de la MRC Capable de collaborer à la production de rapports complémentaires

18. les 9fonctions de travail Adjoint en aménagement du territoire et en urbanisme

19. les 9fonctions de travail Adjoint au greffe municipal • Capable d’assurer un soutien à la préparation, à la tenue et au suivi des séances du conseil Capable d’assurer un soutien à la préparation, à la tenue et au suivi des comités pléniers • Capable d’assurer un soutien à la préparation, au suivi de l’approbation et au suivi de l’application des règlements municipaux Capable d’assurer un soutien au service du greffe municipal Capable d’assurer un soutien à la gestion des appels d’offres d’une municipalité locale ou d’un MRC Capable d’assurer un soutien à la célébration d’une union ou d’un mariage civil présidé par le greffier municipal • Capable d’assurer un soutien à la conservation des documents d’une municipalité locale ou d’un MRC

20. les 9fonctions de travail Adjoint au greffe d’une cour municipale Capable d’analyser la fonction d’adjoint au greffe d’une cour municipale Capable de reconnaître le rôle d’une cour municipale et celui du greffe qui lui est associé • Capable d’assurer la saisie des données, le suivi de l’information et la perception des amendes liées aux constats d’infraction Capable d'assurer un soutien au service du greffe d’une cour municipale Capable d’apporter un soutien à la préparation d’une séance de la Cour municipale et à la perception des sommes pour les jugements rendus Capable d’assurer un soutien à l’archivage des documents de la Cour municipale Capable decollaborer au processus de perception des sommes inhérentes à l’exécution d’un jugement

21. Le programme de l’AEC Techniques en administration municipale • La clientèle de ce programme : • Personne désirant rentrer dans le monde municipal • Personnel des municipalités désirant acquérir des outils et des connaissances pour compléter leur compétences • Formation offerte à temps partiel, à distance en mode hybride : • Mode synchrone : Classes virtuelle en directe avec une plateforme Internet (VIA Svi Solutions) • Mode asynchrone avec plateforme Internet Moodle

23. FIN Période de questions