L’infrastruttura tecnologica di IBM ECM per gestire documenti e procedimenti

1. L’infrastruttura tecnologica di IBM ECMper gestire documenti e procedimenti Soluzioni per la Pubblica Amministrazione Locale • Giorgio Sicurella, IBM Italia • Bari, 20 novembre 2007

2. Agenda • La Pubblica Amministrazione Locale: problemi all’ordine del giorno • Tecnologia IBM ECM • Contenuti • Procedimenti • Federazione • Posta elettronica • Soluzioni • Conservazione sostitutiva • Protocollo

3. La Pubblica Amministrazione LocaleProblematiche tecnologiche e organizzative • Gestione di documenti non strutturati, informazioni vitali alla gestione della Pubblica Amministrazione Locale • Richieste di informazioni, Pagamenti, Ricerche di Identità, Pratiche amministrative, Nazionalizzazioni, Ordini, Gestione Fornitori, Gestione ciclo passivo fatture, Dematerializzazione, Archiviazione sostitutiva, Fax e corrispondenza, Gestione eMail e Posta Certificata, etc... • Difficoltà nella ricerca e reperimento delle informazioni • I sistemi informatici aziendali devono spesso fare a meno di informazioni rilevanti perché queste si trovano altrove • Ogni impiegato deve passare buona parte del suo tempo lavorativo nella ricerca o nell’attesa di informazioni essenziali al suo lavoro • Questo grava sull’efficienza interna e sui costi di gestione • Sicurezza, controllo e garanzia sulla tracciabilità di accesso al patrimonio informativo • Fruibilità dei contenuti attraverso una molteplicità di canali • Predisposizione dei contenuti “nel contesto” dei procedimenti

4. Meta Dati Web Pages Documenti elettronici Foto, Grafici, Video PrintOutput Documenti cartacei & Files Enterprise Applications (Fatture, etc.) Forms Email Fax Cosa si intende per “contenuto” e gestione del contenuto? Creare Accedere Collaborare Ricercare Gestire il ciclo di vita Gestire la sicurezza Archiviare

5. Gestione documentale: benefici • Risparmio di costi per la gestione dei documenti: • Carta, Stampati, Fotocopie,Telefono,spazio adibito all’archiviazione • Eliminazione del rischio derivante da errata riclassificazione del documento • Maggiore efficienza nella gestione delle informazioni : • Risparmio di tempo nella ricerca e nello smistamento delle pratiche • Consultazione simultanea della stessa pratica da parte di tutti gli interessati • Consultazione di documenti di tipologia diversa ma tra loro correlati • Consultazione dei documenti di una pratica nella loro giusta sequenza di immissione nel ciclo aziendale • Nuove opportunità nella gestione delle informazioni: • Possibilità di consultare documenti mediante criteri di selezione nuovi • Controllo dell’avanzamento di una pratica ( eliminazione dei tempi morti ) • Informazione distribuita a più utenti per gestire la pratica in parallelo • Migliore qualità del servizio fornito ai clienti: • Rispondere in tempo reale alle richieste di informazioni che arrivano dall’esterno dell’organizzazione • Definire una libreria WEB come mezzo pubblicitario o comunque aperta all’utenza esterna

6. Content Manager Business Process Manager IBM ECM Portfolio CLIENTS LOB & ISV Solutions INTEGRATION Desktop Applications Email clients Portals & Web Apps Email Manager Archiviazione email Capture Scan and fax solution OmniFind Search & Discovery eForms form management OnDemand Report Management Records Manager ERP SERVICES CRM @ Content Engine Process Engine EMAIL SERVER IBM Information Integration Content Edition (IICE) Federation/Integration LEGACY IBM CM Repositories IBM FileNet Image Services SharePoint Repositories Other Repositories REPOSITORIES

7. Content Management | Caratteristiche • Classificazione e archiviazione dei contenuti • Modifica dei contenuti (check-out, check-in) • versioni a due livelli • Ciclo di vita • Sicurezza sui singoli documenti e cartelle • Funzioni di ricerca avanzate • proprietà • contenuti (full-text) • Relazione logiche tra documenti • Funzionalità di auditing, tracciamento degli accessi

8. Content Management | Classificazione e archiviazione • Classificazione • Definizione di classi documentali • Ereditarietà delle proprietà (sottoclassi) • Gestione folder virtuali • Archiviazione • RDBMS • File system • device ottici/magnetici esterni (HSM, NAS, SAN, Jukebox)

9. Approvazione Revisione, & Pubblicazione Portale Notifica dei cambiamenti Notifica email Aggiornamento dei records Content Management | Sistema a oggetti ed eventi • L’evento gioca un ruolo chiave • Creazione, update, check-out, check-in, cancellazione dei contenuti • Riconoscimento dell’evento e “attivazione” dei processi o applicazioni • Elimina latenza dei processi

10. Business Process Management | Caratteristiche Gestione procedimenti (processi) • Disegno, automazione, integrazione e ottimizzazione dei processi • Nativa integrazione con moduli elettronici • Nativa integrazione tra processi e contenuti • Tracciamento dei processi in uso • Strumenti di analisi e simulazione dei processi

11. Business Process Management | Gestione forms • Sviluppo “Drag & drop” • Soluzione creata per un rapido deployment di forms elettroniche • Fedeltà di rappresentazione • Facilità di accettazione da parte degli utenti • Web / XML based • Gestione a più pagine • Compliance con standard di mercato • Archiviazione diretta in Content Manager • Integrazione diretta con BPM • Funzionalità di calcolo • Integrazione con Database (HTTP/JDBC)

12. Business Process Management | Gestione forms

13. Federazione / Integrazione dei contenuti | Caratteristiche • Interfaccia unificata a molteplici repository documentali • Servizi di integrazione • Connettori bidirezionali ai principali repository (EMC2 (Documentum), OpenText (Hummingbird), IBM (FileNet, Lotus) • Servizi di federazione • Ricerche federate, repository virtuale, conversione on-the-fly per visualizzazione, Single Sign-On • Servizi di sviluppo • Singola interfaccia applicativa di accesso indipendente dal repository (Web components, JSR 168 portlets, Java API, Web Services API)

14. Gestione e-mail | Caratteristiche • Applicazione server per l’archiviazione e gestione delle email • Completamente integrato con Microsoft Exchange/Outlook, Domino/Lotus Notes e Groupwise • La cattura delle email avviene in maniera automatica e/o manuale, basata su definizioni di Regole e Profili • Catalogazione delle email e degli allegati in relazione alle informazioni interne delle email (soggetto, spedito da / a, cc, ecc…) • Gli allegati possono essere archiviati come documenti separati • Email archiviate come oggetti in Content Manager • Sicurezza: le email possono essere lette da utenti non in copia direttamente

15. Portals & Web Apps LOB & ISV Solutions Desktop Applications CLIENTS Search & Discovery Business Process Management Collaboration & Communication Gestione del Personale Revisione e approvazione contenuti Web Web Pages Forms Audit Consistenza e Controllo Automazione e Ottimizzazione Simulazione e Analisi Gestione Eccezioni Electronic Documents Cattura/Creazione Accessi Ricerche Ciclo di vita Archiviazione Sicurezza Content Services Print FileNet ECM FileNet BPM Reclami Paper Documents & Files SERVICES Photos, Videos eMails Records Fatturazione Federation/Integration Nell’intera Azienda Fax Databases IBM CM Repositories IBM Domino Repositories FileNet Repositories SharePoint Repositories Other Repositories Revisione dei Contratti Assistenza agli Utenti REPOSITORIES Architettura di RiferimentoGestione di contenuti e procedimenti

16. Conservazione Sostitutiva • Obiettivo: Mantenere e garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità e la leggibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente e garantendone la validità legale nel tempo. • La soluzione: • Progettata interamente per l’ambiente Web • Integrata nativamente con le diverse soluzioni di firma digitale e posta certificata • Caratterizzata da accessi controllati ai documenti e livelli di sicurezza personalizzabili • Integrabile con i sistemi gestionali più diffusi sul mercato e dedicati alla fatturazione (es. SAP) • Integrabile con gli altri sistemi IT presenti nell’organizzazione • Integrata con il sistema di posta elettronica • Localizzabile nativamente in diverse lingue

17. Protocollo Informatico • Obiettivo: Garantire il controllo dei flussi documentali per favorire l’Efficienza organizzativa dell’amministrazione, la Trasparenza interna ed esterna l’Interoperabilità e la cooperazione tra le Pubbliche Amministrazioni • Lasoluzione: • Gestione del Protocollo Informatico e gestione Elettronica dei Documenti a valenza legale, realizzata in conformità con le vigenti normative CNIPA. • L’applicazione consente la gestione delle attività di protocollazione per più Enti all’interno di una unica installazione. La soluzione risponde alle necessità di catalogazione della documentazione cartacea e non, con registrazione di dati strutturati e immagini dei documenti associati, in entità logicamente centralizzate. • Tra le funzioni principali sono previste: • autenticazione mittenti e contenuti; • protocollazione documenti in entrata e in uscita (segnatura); • assegnazione (smistamento); • classificazione e fascicolazione; • trattamento (procedimenti amministrativi); • archiviazione

18. ARCHIVIO DI ARCHIVIO ARCHIVIO ARCHIVIO DI LAVORO STORICO CORRENTE DEPOSITO Protocollo Classificazione Classificazione Versamento Scarto Protocollo Informatico Modello di Gestione Documentale della PA