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寫英文 Email 實用的小秘訣

寫英文 Email 實用的小秘訣. 國際化 的現今，寫好英文 email 已成為 上班族 不可或缺的 條件 之 一 然而許多人卻因為寫不出清楚明確的 email ，而在職場生涯發展上受挫，更失去平等的競爭力。 或 你 已經寫英文 mail 多 年 ， 但 還有一些困惑 …. 寫的英文書信不知道正不正式 ？ 在主旨的擬定上有困難 ？ 不知該如何寫，才能簡潔扼要，方便對方閱讀 ？. 這裡理出的要項，是為了讓您輕鬆英文 E-mail 的小秘訣 … 本文由英國文化協會 Andrea Hales 老師提供. 秘訣 1 ： 牢記 KISS 原則.

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寫英文 Email 實用的小秘訣

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Presentation Transcript

  1. 寫英文Email實用的小秘訣 國際化的現今，寫好英文email已成為上班族不可或缺的條件之一 然而許多人卻因為寫不出清楚明確的email，而在職場生涯發展上受挫，更失去平等的競爭力。 或你已經寫英文mail多年，但還有一些困惑…. 寫的英文書信不知道正不正式？ 在主旨的擬定上有困難？ 不知該如何寫，才能簡潔扼要，方便對方閱讀？ 這裡理出的要項，是為了讓您輕鬆英文E-mail的小秘訣… 本文由英國文化協會Andrea Hales老師提供

  2. 秘訣1：牢記KISS原則 K-I-S-S為 Keep It Short and Simple 的縮寫，意即『盡量簡短』。 現今的生活步調非常快，也意味著大部分的人在工作上都很忙碌，沒有時間讀取冗長、凌亂無章、無法表達寄件者重點的email。因此，讓您的意思正確地傳達是很重要的。如果您有很多訊息想傳達給收件者，那麼最好把這些訊息放在附件裡。 X 不好的範例： I am writing to you to inform you of the fact that Comtek Industries is implementing a brand new ordering system for online orders. Henceforth, you will have the opportunity to use this APC system to place your orders, thereby saving you a great deal of time in your ordering process. V 好的範例： Comtek Industries now offers you the opportunity to place your orders online.

  3. 秘訣2：如果沒有必要 不需要使用正式的語法 KISS的部份原則為使用清楚的語言。 所以 如果沒有必要，盡量不要用複雜或正式的語法。

  4. 秘訣3：讓您的主旨欄清楚且有用 當某人快速瀏覽新進來的email時，他/她只會先看主旨欄， 所以要確定您清楚地概述您的意圖。您要確定您的email 引人注目且被讀取，所以一個清楚、引人入勝的主旨是一個很好的方法。

  5. 秘訣4：謹慎使用大寫字母 不要全都用大寫字母寫email， 這樣看起來像是您在大聲喊叫。 只有在您想要強調的重點才使用大寫字母。 記得，如果您每一點都強調，那就沒有重點了。 URGENT！ I NEED…..

  6. 秘訣5：仔細檢查 • 在您送出email前， • 花幾分鐘仔細檢查是否有任何錯誤是很重要的。 • 錯別字會讓您看起來很不專業。 • 同時記得用拼字檢查，但是注意有些字是拼字檢查無法查出的錯誤，例如: • they’re / their / there • to / too / two to/ • it’s / its

  7. 寫英文Email實用的小秘訣 你在工作上是否經常需要與國外客戶用E-mail交流？ 透過這五大秘訣，是否讓你對英文mail不再懼怕？ 如果你有任何英文E-mail的實戰問題，歡迎上網留言！ 我們將請英國文化交流協會Andrea Hales老師為你解答！ 立即上網【語言大補帖】 下週預告：下星期我們將討論用email安排以及確認事情所用的特定語言。

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