« Арсенал демократии »

1. «Арсенал демократии» Андрей Алексеевич Линев, Генеральный директор, компания «ИнтерТраст» (495) 956-7928, alinev@intertrust.ru «Новые способы и методы совместной работы над документами, делами и задачами в современных системах электронного документооборота»

2. Цели «Стратегии развития информационного общества» • Гос. услуги и открытость ФОИВ и РОИВ • Повышение качества и доступности услуг предоставляемых ОГВ организациям и гражданам, упрощение процедуры и сокращение сроков их оказания. • Снижение административных издержек со стороны граждан и организаций, связанных с получением услуг, а также внедрение в ОГВ единых стандартов обслуживания граждан. • Повышение открытости информации о деятельности ОГВ и расширение возможности доступа к ней. • Качество управления • Повышение качества административно-управленческих процессов в ОГВ за счет применения современных информационных и коммуникационных технологий. • Совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых в ОГВ решений на всех уровнях их управления, обеспечение оперативности деятельности ОГВ и обеспечение требуемого уровня информационной безопасности работы ОГВ.

3. Правительство Самарской области – 2300 р.м.; Правительство ЯНАО – 2500 р.м.; Администрация Омской области – 1300 р.м.; Администрация Ульяновской области – 1200 р.м.; Администрация Красноярского края – 1200 р.м.; Администрация Пензенской области – 500 р.м.; Администрация Костромской области – 300 р.м.; Правительство Оренбургской области – 300 р.м.; Администрация Воронежской области – 300 р.м. Администрация Тверской области – 200 р.м. Опыт внедрения CompanyMedia • Государственная Дума ФС РФ (заказная разработка) • Пенсионный Фонд РФ (заказная разработка) • ФСФР -1500 р.м. • Росимущество -1200 р.м. • Роспотребнадзор – 220 р.м. • Администрация г. Нижневартовск – 300 р.м.; • Администрация г. Омск – 600 р.м.; • Администрация г. Калуга – 300 р.м.; • Администрация г. Пензы – 300 р.м.; • Администрация г. Красноярска 550; • Администрация г. Новый Уренгой и др.

4. В нашем понимании время классических СЭД прошло. • 20 лет СЭД добросовестно наводили порядок в работе с документами, повышали качество контроля, облегчали поиск информации и документов, ускоряли их движение внутри организации. Эти важные задачи и сейчас не потеряли своей актуальности. • Классические СЭД по-прежнему необходимы для структурирования значимой для организации информации (документов), а ЕСМ-системы по-прежнему сохраняют свое значение в деле управления корпоративным контентом (интеллектуальными активами предприятия). • НО!!! Давайте признаем, что роль СЭД/ЕСМ в повышении конкурентоспособности и эффективности предприятий вторична – они лишь сопровождают основной бизнес организации.

5. В нашем понимании время классических СЭД прошло. • СЭД/ЕСМ должны превратиться из изолированных, информационных систем, заставляющих управленцев выполнять дополнительную работу, в удобный для их работы инструмент – «сервис документирования», который должен необременительно обслуживать основные деловые процессы сотрудников организации: • работу с задачами, которые они решают • планами, которые они создают и исполняют • информацией, нужной им в деловой практике. • Если мы ставим перед собой задачу повышения эффективности работы сотрудников организации, то должны изменить и саму СЭД, и подход к работе в ней пользователей. • Пришло переместить СЭД/ЕСМ в иерархии информационных систем предприятия на подобающее им место в соответствии реалиями жизни и здравым смыслом!

6. Вот так мы видим эту трансформацию: Разрыв! • Как сейчас: Функции: Документирование Обеспечивающие системы: СЭД/ЕСМ. Функции: Основные деловые процессы сотрудников организации Обеспечивающие системы: CRM, ERP, SCM, спец. системы • Как должно быть: Основные деловые процессы сотрудников организации Документирование • На первом плане должны быть основные деловые процессы сотрудников организации: кейсы, контент, планы и личные задачи, а СЭД должна играть роль инфраструктуры, помогающей их обслуживать: • атрибутировать – для облегчения поиска, управления доступом, обеспечения подлинности (подпись), маршрутизации и др., • напоминать/контролировать исполнение – для аналитики и оценки эффективности работы, • обеспечивать актуальность – поддержка жизненного цикла документов.

7. Новое предназначение СЭД • Ключевая фигура в любой ИС – человек. Для повышения эффективности его работы ему должно быть предоставлено удобное рабочее место с простым, дружественным и красивым интерфейсом, интегрирующее в себе все передовые подходы к организации работы: • Кейс-менеджмент – как способ организации работы, наиболее близкий к реальным рабочим процессам при решении задач, связанных с управлением. • Методология «GettingThingsDone» – как подход к организации всех личных и коллективных дел, планов, задач и времени пользователя. • Персональная коллекция документов – как средство организации персональной информации для облегчения поиска и борьбы с информационным шумом. • Мобильность – доступ к своим делам и информации из любого места в любое время. • Социальная среда (SocialBusiness), обеспечивающая возможность найти нужного сотрудника, документ или задачу в привычном для современного человека формате социальных сетей. Это дополнение существующей в любой СЭД поддержки вертикали управления горизонтальным взаимодействием всех участников деловых процессов в организации. • Новые аналитические инструменты для принятия решений, основанных на фактах.

8. Новое предназначение СЭД • Современная СЭД должна иметь полнофункциональную подсистему документирования, с которой работают только документоведы организации, которая играет роль базовой инфраструктуры. • В СЭД должна быть обеспечена организация хранения контента в промышленных ECM-системах с целью долговременного, неуничтожимого хранения информации и ее использования через инфраструктуру ЕСМ (FileNet, OpenText, Alfresco) в интересах других информационных систем заказчика. • СЭД должна обеспечивать «обязательную программу»: • Интеграцию с системой межведомственного документооборота (МЭДО) • Поддержку взаимодействия органов власти и граждан (СМЭВ) • Поддержку открытого контура взаимодействия организаций (ГОСТ Р 53898-2010) • Электронная подпись (ФЗ №63, 65 и 210) • Соответствие требованиям к информационным системам электронного документооборота (Приказ Минкомсвязи РФ от 2 сентября 2011 г. N 221).

9. Итак: Ключевые компоненты • Современный пользовательский интерфейс: • Управление задачами, временем, активностями • Кейс менеджмент: • Управляемая нацеленность на результат • Персонализация контента: • Персональные динамические коллекции документов • Документирование как сервис: • корпоративная архитектура • мультиязычность • безопасная СЭД • «кроссвзаимодействие» (межведомственность) • Социальная среда: • Сервис обсуждения • Мобильная СЭД: • Доступ из любого места в любое время • Аналитика контента: • Принятие решений, основанное на фактах

10. О компании ИнтерТраст • 19 лет на рынке разработки систем электронного документооборота и делопроизводства, около 3000 успешно реализованных проектов. • Компания с 1996 года имеет статус IBM PremierPartner по всем направлениям, включая авторизованное обучение и техническую поддержку. • 8-10% российского рынка систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства. • Программное обеспечение «CompanyMedia™» & «OfficeMedia™» входят во все списки лидеров рынка, как по категории решений для крупного и среднего бизнеса, так и для малых предприятий.

11. Благодарю за внимание! Андрей Алексеевич Линев, Генеральный директор, компания «ИнтерТраст» (495) 956-7928, alinev@intertrust.ru