OpenSOFT

1. OpenSOFT « Inventer, c’est penser à côté » Albert Einstein Patrick Barantalversion 5Juillet 2008

2. MicroCRM

3. Introduction • MicroCRM est le fruit de 12 mois de travail intensif associant nos développeurs et notre communauté. • La conjugaison de ces différents efforts a permis de finaliser un nouveau logiciel rassemblant dans un même produit la CRM la GED • CRM : customer Relationship Management ou GRC Gestion Relation Client • GED : Gestion Electronique de Documents

4. MicroCRM Cette version baptisée MicroCRM reste fidèle à nos valeurs : Simplicité d’utilisation et Innovation. MicroCRM c’est aussi les produits dérivés adaptés à chaque profession : MicroAvocat : gestion des dossiers du cabinet MicroBE : pour les bureaux d‘études MicroNotaire MicroCourtier ; courtier en assurance + votre métier

5. Le client patrimoine de l’entreprise • La valeur d’une entreprise est fondée sur ses actifs de type brevets, usines,outils ou son savoir faire et la qualité des équipes… • Mais aussi sa capacité à trouver des prospects et à fidéliser les clients existant • C’est ce que l’on nomme communémentle fond de commerce. MicroCRM d’une façon simplevous aidera à accroître ce patrimoine

6. Définition • MicroCRM inclut le Mot CRM acronyme de :Customer Relationship Management • également nommé GRC pour :Gestion Relation Client • Le terme de Customer Relationship Management est relativement récent. Le concept qu’il recouvre remonte au tout début des années 2000 et est le résultat des efforts commerciaux fournis par les sociétés de logiciels et de consultance pour promouvoir leurs solutions de nombreuses entreprises connaissent remarquablement leur clientèle et ont développé, comme M. Jourdain faisait de la prose sans le savoir, un excellent CRM.

7. Les fonctionnalités de MicroCRM Suspect • Prospection téléphonique optimisée . • Créer votre propre fichier de prospection : gratuitement • Classer vos prospects par type d’activité et secteur géographique • Le meilleur outil de prospection • Courrier et mailing personnalisés • Gestion des relances • Suivi de toutes les actions avec archivage documents pour chaque phase • Filtre et tri Ultra rapide : Accéder rapidement à l’information • Gestion simple des dossiers clients. • Routage des documents par courriel Prospect Client

8. Le cycle MicroCRM Suspect • À la conquête de nouveaux clients . • En effet MicroCRM est un produit global qui gère le cycle complet du client : • Découvrir : c’est la phase suspect • Connaître : c’est la phase prospect • Acquérir : c’est la phase succès • Fidéliser : c’est la phase à ne pas négliger. Prospect Client

9. Prospect Client Suspect • Import de Fichiers • Pages Jaunes • Dune & Bradstreet • CCI • Etc… Les 3 étapes MicroCRM Connaissance des Contacts de l’entreprise Suivi des actions Victoire : Suivi du client Offres personnalisées

10. Définition du suspect • Le suspect :Provient d'une liste ou d'un fichier, (exemple : les pages jaunes ou les pages pro) c'est une personne ou une entreprise que l'on ne connaît pas à qui l'on va adresser un mailing, en souhaitant une réponse. • Un module d’import automatique permet l ’acquisition rapide de sources de données qu’il suffit d’adresser dans un premier temps par mailing postal. Savoir cibler, attirer et conserver les bons clients sont des facteurs déterminant pour le succès de l’entreprise

11. Acquisition des suspects Exemple d’une source de données : les pages jaunes Il suffit de déterminer : la cible et le secteur géographique

12. Import dans MicroCRM • D’un simple Clic sur le bouton d’import • Une fenêtre Vous demande l’endroit ou se trouve le fichier « aspiré »

13. Résultat de l’importation

14. Définition du prospect • le suspect devient un prospect lorsqu'on a identifié des contacts à l’intérieur de l’entreprise • Suivi des actions • Saisie des produits existant chez ce client • Ajustement de l’offre personnalisée • Archivage simple de tous les documents durant ce cycle • Propositions • Devis • Offres spéciales • Etc….

15. Le Client • Le prospect devient client à la réception de sa première commande : • MicroCRM permet le suivi du client • MicroCRM vous sera d’une aide précieuse pour organiser vos visites client grâce à sa fonction de géolocalisation et de calcul d’itinéraire basée sur Google Maps

16. Localisation des clients • D’un simple clic droit de la souris localiser le client

17. Organiser vos tournées • Localiser vos clients sur une carte

18. Facilité administration OrientéUtilisateur Annuaire Unifié des contacts Informationrapidementaccessible Plate-formePapyrus Archive Tous les types de fichiers Produitévolutif MicroCRM en résumé

19. La CRM et la GED dans le même logiciel • Micro CRM c’est : • La CRM + la GEDdans un même logiciel

20. Suivi des actions détaillé • MicroCRM permet un suivi de toutes les actions, aussi bien d’un prospect que d’un client • Avec possibilité d’archiver des documents: proposition commerciale, devis, contrat etc.. À chaque étape de votre travail de commercial • Gestion automatique des relances

21. Suivi des produits concurrents • MicroCRM permet d’enregistrer les produits existant chez un client avec les critères suivant: • Marque • Modèle • Type de produit • Type achat ( achat, leasing etc….) • Date début contrat • Date de fin de contrat • + un formulaire détail • Avec bien entendu archivage de documents

22. Un produit intuitif Armoire > Rayon > Dossier > Document A une armoire correspond un rayon, A un rayon correspond un dossier, et à un dossier des documents. La logique reste la même que pour l’organisation des dossiers physiques.

23. Une organisation simple MicroCRM applique les règles d’organisation du Client. De cette façon la certitude est acquise que chaque intervenant sera capable de retrouver l’information ou le dossier… L’important n’est pas de ranger le document mais que tout le monde puisse le retrouver.

24. Principe du produit • Une application de la Gamme Papyrus est toujours constituée de 2 fichiers • Un fichier de l’application : le frontal client • Un fichier des données : le fichier à sauvegarder

25. Parfaite gestion des scanners MicroGED permet de rapatrier les documents à partir d’un répertoire de travail. Un simple bouton sur la plate forme multifonction envoie le document sur votre poste de travail dans un répertoire : Documents entrants Un simple clic droit de la souris et vous classez ce document qui sera déplacé dans votre répertoire d’archivage.

26. D’un simple Clic droit de la souris le Document est transféré dans MicroGED et le document est déplacé dans une Zone d’Archivage Le Document devient accessible à Tout le monde Le document original ne sera pas égaré Le document électronique arrive dans un dossier Documents entrants Sur le poste Chaque utilisateur L’utilisateur Scanne le Document au lieu de le photocopier Le circuit MicroCRM La copie électronique Postes MicroGED(consultant) Station MicroGED

27. MicroCRM en poste autonome En mono poste Le fichier de l’application: MicroCRM.mde Et Le fichier des données :Data-MicroCRM.mdb Sont présents sur la même machine Il suffit de sauvegarder uniquement le fichier DATA_MicroCRM.mdb

28. Numérisation MicroCRM en réseau Attache des bases Au premier lancement de l’application Serveur de données MicroCRM Clients MicroCRM Données à sauvegarder En plus de vos documents Le ou les fichiers DATA-MicroCRM.mdb Chaque poste client possède le fichier Application Papyrus.mde

29. L ’accès sécurisé de MicroCRM • En activant l’accès sécuriséA chaque utilisateur, est associé un profil Administrateur Superviseur Utilisateur Consultation • C’est l’administrateurqui est habilité à créer les utilisateurs et leur affecter un profil

30. Administrateur possède tous les droits Les 4 profils MicroCRM Le superviseur possède tous les droits sauf la suppression d‘un courrier L’utilisateur : opérateur de saisie, ne peut créer les entrées dans les fichiers annexes Consultation : ne peut que visualiser les courriers

31. Utilisateur Administrateur Retour des Administrateurs Retour des Utilisateurs Support Minimisé Facilité Fiabilité Evolutivité Adaptabilité Sécurité Productivité Performance Facilité Fiabilité • Interface simpleet puissant • Navigation en 3 D • Une nouvelleversion par an • Remontée des utilisateurs • Solution éprouvée • Puissance dansla recherche • Reproduit les processus classiques de gestion du courrier • Routage par mail • Héritage despermissionsexistantes • Accès sécurisé aux données • Basé sur les standard del’informatique • Ne modifie pas les documents existant • Interface intuitive • Facilité denavigation Productivité Adaptabilité • SupportUtilisateursminimisé • Formationen ligne Support Minimisé Performances Evolutivité Sécurité MicroCRM La solution de votre entreprise

32. Fonctionnalités du produit • Nombre d’armoires illimité • Nombre de rayons illimité • Nombre de dossiers illimité • Nombre de documents illimité MicroCRM, Une technologie éprouvée basé sur un puissant moteur de recherche Excellentes performances : 1 document retrouvé parmi 100 000 en 2 secondes !

33. Charte graphique Papyrus Dans une zone déroulante sur fond jaune indique qu’il est possible d’accéder au détail de la fiche par un simple double clic La flèche Bleue permet d’ajouter un élément n’existant pas dans la liste Un fond bleu indique en champ verrouillé, son contenu est mis à jour depuis un autre formulaire

34. Bénéfices Client •  Reproduction à l’identique du process d’organisation en place •  Gain de temps (20%) : • en classement • en recherche • en contrôle •  Gain de place : • Dématérialisation • Compression •  Sécurité du dossier par sauvegarde.

35. La GED, facteur de compétitivité pour les PME Véritable outil de productivité, la gestion électronique de documents connaît à ce jour une révolution en s’ouvrant aux PME. Les systèmes de GED se décomplexifient en effet et deviennent désormais plus accessibles.

36. MicroGED un produit évolutif •  MicroGED bénéficie d’une mise à jour par an. •  Cette mise à jour, c’est la concrétisation des remontées et des remarques utilisateurs : • On questionne et on écoute nos clients • Création d’un club d’utilisateurs •  MicroGED intègre les dernières technologies • Intégration de la recherche Plein Texte • Module de formation en ligne au format Flash •  MicroGED est bâti sur des standards de l’informatique professionnelle.

37. Les avantages de MicroCRM Facilité Rapidité Traçabilité Qualité Parfait suivi du déroulement des différentes phases du processus Une interface très Conviviale Et Intuitive Traitement Automatique des tâches longues et fastidieuses Retrouvez à tous Moment un document

38. Conclusion Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours…