Download
1 / 48
E N D
Taktiskt inköpares vardag Taktisk inköpare För ett längre uppdrag hos en av våra större kunder söker vi nu en Taktisk inköpare.I din roll kommer du att kvalificera, upprätthålla och leda en leverantörsbas samt säkerställa att basen är finansiellt stark, tekniskt kompetent och strategiskt anpassad.Dina arbetsuppgifter kommer också att innefatta upprättning av avtal och upphandlingar, analysering av affärsprocesser och att leda processförbättringar. Detta innebär även att säkerställa uppfyllnad av inköpspolicys, inköpsprocedurer och efterlevnad av etiska krav, lagar och regler. Du kommer att ansvara för in- och utfasning av leverantörer och produkter, samt sätta strategier för långsiktig flexibilitet och leveransförmåga inom en uttalad inköpskategori.
Vad är ett avtal • Anbud (offert) + påtecknad anbudskopia = avtal • Anbud + beställningserkännande = avtal • Avtalsförslag + returnerat (påtecknat) avtal = avtal • Muntligt anbud + bekräftelsebrev + tidsfrist = avtal (tyst accept) • Mötesprotokoll + parternas signatur = avtal • Muntligt anbud + omedelbar muntlig accept = avtal
Avtal Bikupa Varför skriva avtal
Avtals gruppen Källa: van Weele (2005)
Avtalsstruktur Bas skrivelse Appendix 1 Appendix 2 Appendix 3 Appendix 4
SLA - Service Level Agreement • IT och Telekom • Underhåll • Städning • Bevakning • ”Call centers”
Outsourcingavtal • Tydligt och precist • Komplett – undvik omförhandlingar • Incitament för leverantören (bonus?) • Balanserat • Flexibelt – anpassat till förändringar
Letter of Intent (LoI)Se avsiktsförklaring • AB X och AB Y undertecknar en avsiktsförklaring (Letter ofIntent) där det står att AB X har för avsikt att köpa hälften av aktierna i AB Y:s dotterbolag i syfte att inleda ett nära samarbete med AB Y. En vecka senare för AB X ett annat erbjudande och meddelar därför AB Y att ett samarbete inte längre är aktuellt. Kan AB Y kräva att AB X köper aktierna?
Letter of intent – Memorandum of understanding • LOI eller MOU – avsiktsförklaring. • Ytterligare ett sätt ”att komma igång”. • Uttrycker och i vissa fall reglerar en gemensam ambition att komma överens och skriva avtal. • Symbolvärde. • Generellt inte bindande.
Code of conduct • All anställning hos leverantören skall vara frivillig • Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder • Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka. • Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar • Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal • Alla anställda måste behandlas humant • Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut • Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler • Leverantören måste ha en beredskapsplan • Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler • Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.
Ericsson Code of Conduct • English • Chinese • French • Portugese • Spanish • Swedish • Supplier environmental requirements • English • Chinese • French • Portugese • Spanish • Swedish
Ericsson Other sourcing conditions and guidelines • General Purchasing Conditions (GPC) • General Conditions for Services (GCS) • General Conditions for Software Licensing • The Ericsson List of Banned and Restricted Substances • Supplier guide to Material Declarations • Compliance with REACH regulation – supplier actions expected • Material Composition Declaration – IPC-1752-1 v1.1a • Material Composition Declaration – IPC-1752-2 v1.1a • Supplier Users Guide IPC-1752 Class 3 and 4 • Supplier Users Guide IPC-1752 Class 5 and 6
Att tänka på vid användning av standardavtal • Standardavtalets språk • Pris versus risk och avtalsstyrka • Avtalets komplexitet versus leveransens • Tid och kostnad för upphandling, förhandling och kontraktsskrivning • Standardavtalets acceptans på marknaden
Att tänka på vid användning av standardavtal • för typ av köp det är avsett för • måste delges motparten före avtalets slutande • måste alltid kombineras med en kontrakts-blankett och ev. särskilda kontraktsvillkor. • Extra noggrann kontroll av branschavtal • I vissa fall bör avtalet kontrolleras mot lagrum
Händelser under avtalsprocessen Tidsaxel Anbudsbegäran Avtal Anbud Sekretessavtal Förberedande avtal (start av tidiga aktiviteter) Materialbemyndigande (beställning av ledtidskritiskt material) Avsiktsförklaring (LoI) Avtalskorrespondens, kommentering Allt bakomliggande material skall beaktas vid avtalstolkning.
Engelsk terminologi Avropsorder • sub order • blanket-release • call-off • call • notice to deliver Ramavtal • supply agreement • multiple purchase agreement • call-off agreement • frame agreement • yearly agreement • master agreement
Avtalsterminologi • Förtida uppsägning • Hävningsklausul • Leveransböter • Nyttjanderätt • Uppsägning • Äganderätt • Avsiktsförklaring • Befrielsegrunder • Definitioner • Depositionsavtal • Exklusivitetsavtal • Friskrivningsklausul • Förlikningsavtal
Kommersiellt minimikrav på innehållet i ett skriftligt avtal. • Vilka parter som ingår avtal och dess formalia. • Syfte med avtal och dess omfattning inklusive kraven som stipulerar när avtalet är fullgjort. • Giltighetstid och avslutande. • Signaturer.
Leveransomfattning Systemspecifikation Komponentspecifikation Eget åtagande Kapacitet Miljökrav Tidplaner Övertagandevillkor och prover Exempel på kontrakts innehåll.
Utbildning Leveransdokumentation Antaganden, begränsningar och exkluderingar Utrustningsgaranti Prestanda garanti Skador Betalnings utlösande händelser Exempel på kontrakts innehåll.
Ansökningar till myndigheter Leveransbestämmelser Ändringar, ändringsprocedurer Dokumentation Konsekvenser vid försenad leverans Force Majeure Skatter, tullar och avgifter Leveransvillkor Exempel på kontrakts innehåll.
Hävning Övertagande Tvister Priser Betalningsvillkor Säkerheter, bankgarantier Valutarisk Försäkringar Exempel på kontrakts innehåll
Exempel på mer generella skrivelser • Force Majeure • Avtals giltighet och uppsägning • Tvister • Betalning • Prisjustering
Force Majeure ”Fullgörandet av något av parternas åtaganden enligt beställning eller dessa villkor kan förhindras av omständigheter som parterna ej kan råda över såsom betydande arbetskonflikt, krig, mobilisering eller militärinkallelser av större omfattning, rekvisition, valutarestriktioner, uppror och upplopp, inskränkningar ifråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi samt fel eller försening i leveranser från underleverantör på grund av omständigheter som har angivits. Detta utgör befrielsegrund, som medför rätt till tidsförskjutning av godkännande eller leverans och befrielse från vite samt andra påföljder. Det åligger part, som åberopar denna punkt, att omedelbart skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst eller upphörande av sådan händelse.”
Avtals giltighet och uppsägning. ”Detta avtal gäller fr.o.m2009-05-30 t.o.m 2011-05-29. Sägs inte avtalet upp senast sex (6) månader före avtalstidens slut löper avtalet tillsvidare med sex (6) månaders uppsägningstid.”
Avtals giltighet och uppsägning. • Vardera parten har rätt att säga upp ingånget avtal till omedelbar upphörande om motparten blivit försatt i konkurs, trätt i likvidation, inlett ackordsförhandlingar eller inställt sina betalningar eller eljest kommit på obestånd. • Vardera parter äger rätt att helt eller delvis häva ingånget avtal om den andra parten bryter någon icke oväsentlig bestämmelse i avtalet och underlåter att vidta rättelse inom 30 dagar från erhållande av skriftlig anmodan (innefattande redogörelse för avtalsbrottet).
Betalning • Betalning skall ske 30 dagar netto från faktura datum. • Efter förfallodag debiteras dröjsmålsränta med diskonto + 8%. • Fakturering sker två (2) gånger per månad.
Prisjustering ”XXX äger rätt att utan prisförhandling årligen justera priserna med högst 10%. Vid prishöjning överstigande 10% äger kunden rätt att säga upp avtalet med en månads varsel. Uppsägningen får dock ej ske senare än en dag innan prishöjningen träder ikraft.” En kanske inte så vanlig variant
GrupparbeteSIEMENS Granska och kommentera Siemens inköpsvillkor daterade juni 2012
Tvister • Tvister i anledning av detta avtal, vilka ej kan göras upp i godo, skall slutligt avgöras enligt reglerna för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. • Skiljedomsförfarandet skall, om ej annat överenskommits, äga rum i Stockholm med tre skiljemän och med tillämpning av svensk lag och på svenska.
Konsekvenser av avtalsvillkor • Betalningar • Leveranser • Övergång av immateriella rättigheter • Säkerheter, bankgarantier, remburser • Försäkringar • Andra affärsrisker, ex. konsekvensskador
Vanligaste leverantörstvisterna • Definition av fel samt reklamation • Skadestånd till följd av fel eller produktansvar • Avtals ogiltighet • Äganderätts- och riskövergång • Prisets bestämmande • Fordran och betalning • Hävningsrätt
Avtalstolkning • Läsning av skriftliga avtal, vilket har mycket stor betydelse • Tolkning till nackdel för författaren av oklara bestämmelser • Tolkning som innebär minsta möjliga belastning • Ändamålstolkning, dvs. vad kan bestämmelsen tänkas ha för ändamål blir viktigare än den exakta ordalydelsen • Individuella villkor går före standardvillkor • Preciserade villkor går före generella villkor • Rimlighetstolkning, dvs. domstolen försöker komma till ett rimligt resultat
Avtalslagen och elektronisk handel Några svårigheter: • När sker avsändande av ett meddelande och när har det kommit mottagaren tillhanda? • Hur lång är en acceptfrist? • Vad händer vid befordringsfel? => BÖR REGLERAS I ETT EDI-AVTAL
Avtalsförvaltning • Undertecknandet av ett avtal markerar övergången från ”Avtalsfasen” till ”Leveransfasen” • ”Contract Mgt” (CM) är en eftersatt verksamhet i många organisationer • CM avser dels att få ut full effekt av avtalade fördelar, dels att hantera avslut/förlängning
