Projektorientering

Projektorientering Aarhus Universitet d. 23/5 - 2006 A A R H U S U N I V E R S I T E T

Formålet med dagens møde • At orientere interesserede om projektet og elementerne i det, samt status på nuværende tidspunkt • Dermed også at skabe en opmærksomhed om projektet, der kan være med til at sikre den bedst mulige gennemførelse A A R H U S U N I V E R S I T E T

Agenda • Præsentation af projektet overordnet • Præsentation af udvalgte elementer • Spørgsmål og dialog • Næste skridt A A R H U S U N I V E R S I T E T

Formål med projektet • Ideen bag projektet er at udnytte de stærke rollemodeller, som ansatte i relevante jobfunktioner kan være for dem, der er lige ved at blive færdige med deres uddannelse, eller som netop har afsluttet den. • Ved at matche de jobsøgende med en ”mentor” tror vi, at mange flere vil få mod på at finde et job – og se nye muligheder • De vil desuden have en uvurderlig støtte i en kontaktperson, der kan træde til, når der er spørgsmål eller problemer, som det kan være svært at komme frem med på ens arbejdsplads eller på ens gamle institut • Det er sigtet, at arbejdet med dette projekt ikke kun er fokuseret på at gennemføre pilotprojektet, men derudover samtidig at skabe fundamentet for mulig videreførelse af projektet • Det er derfor ligeledes formålet at skabe et struktur og styringsmæssigt stærkt fundament, som efterfølgende kan sættes i drift uden f.eks. overdreven brug af ressourcer A A R H U S U N I V E R S I T E T

Projektets målgrupper • De studerende • Studerende ved Aarhus Universitet • Mentorer/virksomheder • Virksomheder, primært i lokal og regionsområde med jobfunktioner, der kunne være relevante for studerende fra Aarhus Universitet • Mentorer som arbejder i stillinger relevant for de studerendes fremtidige karriere samt er interesseret i at hjælpe/støtte/ inspirere studerende • Selvom fokus som udgangspunkt er den enkelte mentor, er det også hensigten at åbne for en langsigtet relation til en virksomhed, der dermed kan ”levere” et antal mentorer løbende A A R H U S U N I V E R S I T E T

Overordnet koncept og projektforløb • Det overordnede koncept samles i en form som nærværende præsentation, hvor forløb og enkeltelementer tydeligt fremgår • På baggrund heraf laves projektplanlægning, herunder rolle og ansvarsfordeling, der sikrer udviklingen af de rette elementer • Der gennemføres et pilotprojekt i (pilot)projektet for at få de rette erfaringer og sikre den bedste gennemførelse • Der aftales løbende opsamlingsmøder mellem projektdeltagere samt andre relevante interessenter i projektet • Information om projektet og relevante dokumenter publiceres løbende på www.?.dk. Der udsendes information, hver gang siden opdateres A A R H U S U N I V E R S I T E T

Oversigt over projektet Overordnede elementer IT platform begyndes Første pilot gennemføres Samlet evaluering og justering af koncept Afsluttende evaluering Løbende afvikling samt justering af koncept Evaluering af jobsøgnings kompetencer Studerende til pilot findes Studerende rekrutteres Evalueringer/måling Evaluering / måling Konceptstruktur og plan udarbejdes Justering af infomateriale Infomøder Infomøde Studerende Maj Juni Juli Aug. Sept. Dec. Mentorer Infomøde Infomøder Justering af brochure og infomateriale Brochure udarbejdes Evaluering/ måling Evalueringer/måling Virksomheder/mentorer til pilot findes Virksomheder / mentorer kontaktes Projektgruppe møder Møde Møde Møde Møde Møde A A R H U S U N I V E R S I T E T

Mentorprocessen • Nedenfor ses i overblik et mentorforløb mellem studerende og mentor Accept af tilbud Evt. infomøde Matchning Møde 1 Evaluering Møde 3 Evaluering Kontakt og materiale Kontakt og materiale Aftale – 3 datoer Eventuelt næste skridt Materiale Møde 2 Evaluering 3 måneder A A R H U S U N I V E R S I T E T

Konceptuddybning • På de følgende slides uddybes konceptelementerne samt konceptfaserne i detaljer: • Brochure • IT Platform • Udvælgelse af virksomheder og studerende til pilotprojekt • Mentorkoncept • Koncept til studerende • Infomøde koncept • Evaluering og målepunkter • Evaluering af jobsøgningskompetencer • Revideret brochure • Generel kontakt til mentorer/virksomheder • Generel kontakt til studerende A A R H U S U N I V E R S I T E T

Brochure • Formål: • Der udvikles brochuremateriale til brug i kontakten til virksomhederne med det formål at • Inspirere til deltagelse • Forklare indholdet i forløbet • Brochurerne gives i forbindelse med eller efter direkte kontakt til virksomheden/mentoren • Indhold: • Beskrivelse af projektet • Inspiration A A R H U S U N I V E R S I T E T

IT Platform • Formål: • Det er hensigten at skabe en bred IT platform for projektet med det formål at • Præsentere projektet udadtil samt give løbende information til studerende og mentorer (WWW) • Strukturere og lagre informationer om (aktive) studerende og virksomheder (database) • Synliggøre ”emner” for mentorerne (database/web) • Styre kontakt til virksomheder (database – light CRM del) • Styre den løbende mentoring proces (database/e-mail/statistik) • Infomail efter matching • Mødedatoer • Påmindelser • Evalueringer efter hvert møde • Opfølgning efter endt forløb A A R H U S U N I V E R S I T E T

IT Platform - detaljeret • Præsentere projektet udadtil samt give løbende information til studerende og mentorer • Generel præsentation, nyhedsmodul, download info mm • Strukturere og lagre informationer om (aktive) studerende og virksomheder (database) • Virksomheder og mentorer • Kategorisering af kontakterne(virksomheder, mentorer) – Emne/Kontakt etableret/Interesseret/Aktiv • Styre kontakt til virksomheder (database – light CRM del) • Historik – kontaktdato/noter/næste kontakt/materiale sendt • Udtræk af ”next step” lister / kalender funktion / dagsopgaver • Synliggøre ”emner” for mentorerne (database/web) • Synlig del af profilen, søgemulighed på web (login mm.), evt muglighed for at tilkendegive interesse i flere studerende (klikke af) • Styre den løbende mentoring proces (database/e-mail/statistik) • Infomail efter matching • Indtaste mødedatoer som styres i kalendermodul og linkes til infomail og evalueringsmail. Udtræk af mødeoversigt på uge / månedsbasis • Udsendelse af påmindelser • Evalueringer efter hvert møde • Opfølgning efter endt forløb A A R H U S U N I V E R S I T E T

Udvælgelse af virksomheder og studerende til pilotprojekt • Formål: • Før mentorprojektet og rekrutteringen af virksomheder, mentorer og studerende udrulles til en bred målgruppe gennemføres et mindre pilotprojekt på basis af en mindre gruppe studerende og mentorer. Der opnås derved en mulighed for at høste erfaringer på baggrund af dette forløb, som kan bruges til at justere og forbedre processen efterfølgende • Forløbet vil derfor, i højere grad end de efterfølgende forløb, følges og evalueres tæt • Da denne del af projektet står alene og sigtes gennemført inden sommerferien vil det i højere grad være en ”ført” match mellem studerende og virksomhed, end det egentlig er tilsigtet i projektet A A R H U S U N I V E R S I T E T

Udvælgelse af virksomheder og studerende til pilotprojekt • Indhold: • AU finder 15 studerende som individuelt informeres om projektet og rammer for at deltage i piloten • På baggrund af disse studerendes baggrund identificeres mulige virksomheder, som kan kontaktes • Virksomhederne tjekkes i AU’s database • Der rekrutteres 15 virksomheder/mentorer gennem • Kanvas • Netværk • Andre muligheder A A R H U S U N I V E R S I T E T

Mentor koncept • Formål: • At skabe en samlet informationspakke der skal sikre at mentoren får den nødvendige information og baggrund for at kunne gennemføre et godt forløb • At sikre et ens udgangspunkt for mentorforløbene og dermed en konsistens i afholdelsen af dem A A R H U S U N I V E R S I T E T

Mentor koncept • Indhold: • Opstartsinformation • De første informationer som udleveres / sendes på mail, når interesse for projektet udvises. Skal give en overordnet forståelse af formål med og udbytte af deltagelsen. Er evt. indeholdt i brochuren • Guide for processen • En tydelig forklaring af, hvad forløbet vil indeholde og hvad de første skridt er, samt hvordan det hele skal gennemføres. En slags brugsanvisning / guide med formål, indhold, advarsler, frekvensforslag osv. • Derudover skal der til virksomhederne / mentorerne informeres om uddannelser og retninger på AU for at give et bedre kendskab til mulighederne virksomhederne har for at rekruttere nye kandidater • Profiludfyldelse til databasen • Forberedelse til processen • Forberedelsesmateriale, der sikrer, at mentoren er klar over rollen og hvordan han/hun kan udfylde den. På denne måde sikres, at mentoren har det bedst mulige udgangspunkt for at gennemføre mødet samt at forventningerne er afstemt A A R H U S U N I V E R S I T E T

Koncept til studerende • Formål: • At skabe en samlet informationspakke, der skal sikre, at den studerende får den nødvendige information og baggrund for at kunne gennemføre et godt forløb • At synliggøre den nødvendige indsats fra de studerende side og dermed en høj involveringsgrad og gode resultater A A R H U S U N I V E R S I T E T

Koncept til studerende • Indhold: • Opstartsinformation • De første informationer som udleveres / sendes på mail, når interesse for projektet udvises. Skal give en overordnet forståelse af formål med og udbytte af deltagelsen • Guide for processen • En tydelig forklaring af, hvad forløbet vil indeholde og hvad de første skridt er, samt hvordan det hele skal gennemføres. En slags brugsanvisning / guide med formål, indhold, advarsler, frekvensforslag osv. • Profiludfyldelse til databasen • Forberedelse til processen • Forberedelsesmateriale, der sikrer, at den studerende møder op til møderne velforberedt og med tanker for, hvad han/hun vil have ud af det. På denne måde sikres, at den studerende på mødet har det bedst mulige udgangspunkt for at gennemføre mødet samt at forventninger er afstemt A A R H U S U N I V E R S I T E T

Infomøde koncept • Formål: • Infomøderne holdes som udgangspunkt separat for studerende og mentorer. Møderne har til formål at give deltagerne den nødvendige viden og tryghed til at gennemføre den efterfølgende mentorproces. Infomøderne er ikke obligatoriske men henvender sig til de deltagere, som gerne vil ”klædes” bedre på inden forløbet • Indhold: • Rammer for afholdelse af et infomøde • Agenda • Præsentation • Materiale til udlevering A A R H U S U N I V E R S I T E T

Evaluering og målepunkter • Formål • For at kunne evaluere projektet bedst muligt skal der opstilles både kvalitative og kvantitative målepunkter, som kan bruges gennem hele processen. Hvor relevant opstilles specifikke succeskriterier for disse • Evalueringen har til formål • At få tilbagemeldinger fra deltagerne, så processen og konceptet løbende kan justeres og forbedres • At kunne følge og vurdere resultaterne af projektet og dermed dets succes og eksistensberettigelse • At kunne informere relevante interessenter om projektet og resultaterne af det • Resultaterne vil løbende blive publiceret på projektets hjemmeside A A R H U S U N I V E R S I T E T

Evaluering og målepunkter • Indhold: • Der er opsat følgende målepunkter • Generelle målepunkter: • Besøgende på web siden N/A • Antal virksomheder kontaktet N/A • Antal virksomheder interesseret og registreret Min. 75 • Antal studerende registreret Min. 75 • Antal infomøder Min. 4 • Antal artikler i dagspressen (ifht PR indsats) N/A A A R H U S U N I V E R S I T E T

Evaluering og målepunkter • Målepunkter i mentorprocessen • Antal møder gennemført (opdelt på møde 1, 2 og 3) Min. 180 • Antal afsluttede forløb Min. 60 • Antal fortsat interesseret N/A • Evaluering efter hvert møde, f.eks.: N/A • Hvordan vurderer du dit udbytte af mødet? (skala 1-5) 4 • Hvordan vurderer du dit eget bidrag? 4 • Hvordan vurderer du din mentor/mentes bidrag? N/A • Har du forslag til forbedringer? N/A • Udvidet evaluering efter sidste møde • Hvordan vil du beskrive dit udbytte af hele forløbet? N/A A A R H U S U N I V E R S I T E T

Evaluering af jobsøgningskompetencer • Formål: • En del af formålet med projektet er at afklare de studerendes kompetencebehov i forhold til jobsøgning og derigennem skabe et grundlag for at igangsætte målrettede tiltag • Indhold: • De 15 studerende fra pilotprojektet interviewes omkring / evaluerer gennem spørgeskemaer, hvordan deres kompetenceniveau er i forhold til de krav deres jobsøgning stiller A A R H U S U N I V E R S I T E T

Revideret brochure • Formål: • Den reviderede brochure skal virke som inspirationsmateriale, der sendes ud bredt til virksomheder inden en eventuel første kontakt • Den skal derfor både kunne stå alene og inspirere virksomheder / mentorer til af egen drift at kontakte projektet men også tjene som inspirationsmateriale, der gør den første kontakt / rekruttering nemmere • Indhold: • Brochuren tager udgangspunkt i den allerede udviklede brochure og justeres i henhold til tilbagemeldinger fra pilotprojektet • Derudover tilføjes udtalelser fra studerende og mentorer som har taget del i pilotprojektet A A R H U S U N I V E R S I T E T

Kontakt til virksomheder • På baggrund af de første erfaringer begyndes en mere bred kontakt til virksomheder • Kontakten til virksomhederne struktureres gennem et koncept/script • På baggrund af de løbende erfaringer med forskellige kontaktformer og tilbagemeldinger fra virksomhederne justeres og vælges den/de mest effektive form for kontakt(/kombination) for det fremtidige forløb. Det er her vigtigt at inddrage andre interne kanaler og muligheder til at skabe kontakten hvor relevant • Hvis muligt linkes dette til hele IT platformen A A R H U S U N I V E R S I T E T

Kontakt til virksomheder • Der holdes fokus på, at virksomheder som er interessenter ifht. universitetet i andre sammenhænge holdes udenfor med mindre andet aftales med dem, som på nuværende tidspunkt har relationen • Der markedsføres i relevante interne medier såsom alumni-bladet • Det er målet at kunne igangsætte minimum yderligere 60 forløb på baggrund af kontakten til virksomhederne A A R H U S U N I V E R S I T E T

Kontakt til studerende • På baggrund af de første erfaringer begyndes en mere bred kontakt til de studerende • Kontakten til virksomhederne struktureres gennem et koncept/script • Relevante databaser og organer på universitet bruges i processen, herunder fakulteterne • Der markedsføres i relevante interne medier • Det er målet at kunne igangsætte minimum yderligere 60 forløb på baggrund af kontakten til de studerende • Det er ligeledes målet at skabe interesse og opmærksomhed omkring projektet for at danne basis for, at relevante studerende selv vil melde sig som mentorer, når de er kommet ud i erhvervslivet A A R H U S U N I V E R S I T E T

Oversigt over elementer der udvikles • Brochure • IT platform • Informationspakke til studerende • Informationspakke til mentorer • Infomødekoncept • Evalueringskoncept inkl. målepunkter • Revideret brochure • Kanvas koncept for kontakt til virksomheder A A R H U S U N I V E R S I T E T

Projektorientering