E-arved avaliku sektori üksustele alates 1. juulist 2019

1. E-arvedavaliku sektori üksustele alates 1. juulist 2019

2. Miks me räägime täna e-arvetest? • 20. veebruaril 2019 võeti vastu Raamatupidamise seaduse muudatus, mille kohaselt 1. juulist 2019 peab Eesti raamatupidamiskohustuslane esitama avalikule sektorile, sh kohalik omavalitsus ja tema valitseva mõju all olevad üksused, arveid üksnes e-arvena. • Mitteresidentidele e-arvete väljastamise kohustus ei laiene. Nemad võivad edastada arveid jätkuvalt kas PDF failina või paberkandjal. • Seaduse muudatusega võetakse üle Euroopa Parlamendi ja Euroopa Nõukogu direktiivist 2014/55/EL tulenev kohustus, et võrgustiku sektori hankijad peavad olema võimelised vastu võtma ja töötlema Euroopa Liidu standardile vastavaid e-arveid.

3. Mis on e-arve? • Masinloetava arve (e-arve) mõiste tuleneb Raamatupidamise seadusest (RMTPS §7) • E-arveon XML formaadis e-arve standardile vastav masinloetav arve, mis liigub läbi operaatorfirma arve esitaja masinast arve saaja masinasse ilma, et inimene arve andmeid käsitsi töötleks. • E-arvevorming ja tehnilised nõuded on sätestatud Rahandusministri määrusega kehtestatud masintöödeldava algdokumendi juhendis (RMTPS §71 lg10) • Seega e-posti teel saadetav PDF arve ei ole e-arve! PDF-arve puhul tuleb arvel kajastuv info arve saaja infosüsteemi uuesti käsitsi ümber trükkida.

4. Milline näeb välja e-arve? • E-arve XML fail näeb välja järgmine: Arve esitaja nimi

5. E-arvele lisatud pdf arve näidis • E-arvele (XML fail) saab arve koostaja lisada ühe PDF formaadis nn manuse, milleks on arve PDF pilt: • NB! Muud dokumendi (nt saatelehe) peab asutus ise Arvekeskusesse ostuarve manusena lisama.

6. Kuidas jõuab e-arvemeieni? • Avaliku sektori üksustel on juba alates 1. märtsist 2017 seadusest tulenev kohustus tagada e-arvetevastuvõtmisevalmidus. • Linna asutused ja raamatupidamiskeskuses teenindatavad linna äriühingud, sihtasutused ja MTÜ võtavad e-arveid vastu üksnes operaatorfirma (Omniva) vahendusel. • Meile ei saa saata e‑arveid e‑posti teel! • NB! Oma töötajate kuluaruanded (majanduskulu ja lähetuskulu aruanded, sõidupäevikud jms) ning muud õiendid esitatakse jätkuvalt PDF formaadis!

7. Kuidas peaks lepingus olema e-arve edastamine sätestatud? • Arve esitamise säte tarnijatega sõlmitavates uutes lepingutes: • Täitja esitab tellijale (linna asutusele) arve e-arvena. • Linn ei sõlmi oma koostööpartneritega e-arvete vastuvõtmiseks teistsuguseid kokkuleppeid! • Varasemaid, teisiti sõnastatud lepinguid massiliselt muutma ei hakata, vajadusel tegeletakse juhtumipõhiselt.

8. Kuidas ma tean, kas arve saadeti PDF arvena või e-arvena? • Arvekeskuses ostuarvete nimekirjas on oleku veerus vastavad märgid: • (@) e-posti teel saadetud PDF arve • (e) XLM formaadis e-arvena saadetud dokument

9. Üleminekul e-arvetele … • Palume asutustel ja osturaamatupidajatel olla tähelepanelikud, et ostuarveid ei esitaks meile topelt: • jätkuvalt nii PDF arvena kui ka • XML formaadis e-arvena • Meie varasem praktika näitab, et e-arvetele üleminekul võib juhtuda, et tarnija saadab arved esialgu topelt, kuna ta ei ole oma süsteemis kõiki arve edastamisega seotud seadistusi koheselt korrektselt teinud!

10. E-arve … • … on loodussõbralik (võrreldes paberarvega) • … edastamine on kiire - arve info liigub mõne sekundiga otse arve koostaja infosüsteemist teise nii, et arve infot ei pea uuesti käsitsi ümber sisestama ega ühtegi e-kirja saatma • … puhul (erinevalt nt e-posti teel saadetavast PDF arvest) on arve väljastajal suurem kindlus, et arve on kohale toimetatud - oluline õigeaegse tasumise seisukohast • … puhul jääb ära arvete käsitsi töötlusega kaasnev inimlike eksimuste risk • … vastuvõtmine (võrreldes paberarve või PDF arvega) on soodsam

11. Kui e-arvel on nii palju eeliseid, siis miks võib tekkida e-arvetele üleminekul vastuseisu? • Seaduse muudatus on tehnilist laadi ning seaduse tekst vajab „tõlkimist“ • (Kes on masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja? Mis siis ikkagi on e-arveja kuidas seda edastada saab? Mida peab arve koostaja selleks tegema, et tema arve oleks e-arve ja jõuaks saajani masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja kaudu jne). • Riigi poolne kommunikatsioon erasektorile on olnud tagasihoidlik

12. Kui e-arvel on nii palju eeliseid, siis miks võib tekkida e-arvetele üleminekul vastuseisu? • Koostööpartnerite juhendamist on vaja, kuna tegemist on suuremahulise muudatusega. Näiteks: • linna konsolideerimisgrupis e-arve saajaid ca 270 linna asutust, 9 äriühingut, 12 sihtasutust, 1 MTÜ • aasta jooksul arveldab ainuüksi linn enam kui 10 tuhande koostööpartneriga • linnal kuni 20 tuhat ostuarvet kuus, sh saabub e-arvenatäna ca 1/3

13. Kui e-arvel on nii palju eeliseid, siis miks võib tekkida e-arvetele üleminekul vastuseisu? • Meie tarnijad on väga erineva arvepidamisega, st osade jaoks võib olla tegemist suure muudatusega. Näiteid meile esitatud arvetest: • NB! Täna esitavad osad tarnijad paberkandjal arve-saatelehe, mille saaja esindaja allkirjastab, seejärel dokument skaneeritakse ja saadetakse PDF formaadis arvena Arvekeskusele. Kuidas edaspidi, saateleht peaks ju ikka jääma …?

14. Kui e-arvel on nii palju eeliseid, siis miks võib tekkida e-arvetele üleminekul vastuseisu? • Kas seaduse muudatuse jõustumise tähtaeg oleks võinud olla pikem ning mitte jääda puhkuste perioodi? • E-arvekoostamise ja edastamise teenuse pakkujaid ja uusi nn tooteid/lahendusi tuleb turule järjest juurde ning uuesinfos orienteerumine võtab aega. • Meie, arve saajatena, ei pruugi olla kursis kõikide viimaste arengutega, mis antud valdkonnas turul toimub ning seega me saame koostööpartnereid vaid suunata otsima omale sobivaimat lahendust e-arvetele üleminekuks.

15. Meie soovitused koostööpartneritele • 1. Võtke palun ühendust oma majandustarkvara teenuse pakkujaga. • Paljud majandustarkvara teenuse pakkujad on juba ise sõlminud lepingud e‑arve operaatoritega ning teie poolt nende majandustarkvaras koostatavad e‑arved edastatakse automaatselt teie kliendile, ilma, et teil endal oleks vaja sõlmida eraldi e‑arve edastamise kokkuleppeid operaatorfirmaga. • Sageli sisaldub e-arvekoostamise võimaldamine ja kliendile edastamine majandustarkvara kasutamise põhipaketi hinnas ning eraldi tasu selle eest ei küsita.

16. Meie soovitused koostööpartneritele • 2. Juhul kui te ei kasuta oma raamatupidamises majandustarkvara või kui teie majandustarkava teenuse pakkuja ei paku e‑arvete edastamise teenust: • 2.1 tutvuge palun riigi poolt pakutava e‑arveldajakeskkonnaga: https://www.rik.ee/et/e-arveldaja(sobib enamasti neile, kellel on vaja avaliku sektori üksusele koostada üksikuid arveid) või • 2.2 võtke ühendust mõne e‑arve operaatorteenust pakkuva ettevõttega (nt Omniva, Tieto Estonia, Telema, Fitek), kes võimaldavad koostada müügiarve e-arvena otse nende portaalis või ka XML-arvet üles laadida ja pakuvad e-arvekliendile edastamise teenust jms.

17. Meie soovitused koostööpartneritele • 2.3 võtke ühendust oma pangaga. Meile teadaolevalt pakuvad siseriiklikku e-arve edastamise teenust ka mitmed suuremad pangad. • Näiteks kirjutab Swedbank oma kodulehel: • 2.4 võtke ühendust mõne muu e-arvete tasuta koostamist ja edastamist võimaldava teenuse pakkujaga. • E‑arvete koostamise ja edastamise teenust pakkuvaid ettevõtteid lisandub hetkel turule pidevalt juurde, konkurentsi tihenedes muutuvad teenuse hinnad kliendile soodsamaks või on teenus teatud dokumentide mahtudeni isegi tasuta.

18. Kuidas oleme seni kommunikatsiooni korraldanud? • 2.04.2019 Infonupuke linna asutustele intrasse • e-kirjad ametiasutustele • 14.05.2019 Informatiivne e-kiri kõigile koostööpartneritele • 4.06.2019 Intras uuendatud infonupuke • lisatud korduma kippuvad küsimused (KKK) • 5.06.2019 ametiasutustele infokiri • (KKK, automaatteavituse tellimine Omnivast) • 10.06.2019 Omnivas automaatteavitus PDF dokumentide saatjatele • Juunis Infotunnid finantsteenistuses? Kellele veel ja millal?

19. Kuidas edasi? Mis juhtub 1. juulist PDF arvetega? • PDF arveid esialgu tagasi ei saada • Pärast puhkuseperioodi täpsustame edasise tegevuskava, sh: • - kaasame ametiasutusi suhtlemisel oma koostööpartneritega • (sh alustame suurematest, regulaarselt kaupu tarnivatest ja teenust osutavatest koostööpartneritest) • - teeme kokkulepped, mis ajast hakkame ka PDF arveid tagasi saatma • - välistatud ei ole praeguste e-posti aadresside sulgemine Arvekeskuses • - tuleb leida lahendus nn pisifirmadele, kes ei ole võimelised isegi • e-arveldajas arvet koostama

20. Kellele suunata asutuste ja koostööpartnerite küsimused? • E-arvete teemal saab küsimused saata ostusektor@tallinnlv.ee • (e-posti haldavad Merje ja Juno, vajadusel abistab Kaja) • Juriidilistes küsimustes (nt küsimused seoses varasemates lepingutes sõnastatud arve esitamise sätetega) vastab linna õigusteenistus, Merike Alep • Asutusi võib suunata lugema järgmist infot: • Veebis finantsvaldkonna all infonupuke ja korduma kippuvad küsimused ja vastused: • https://www.tallinn.ee/est/finantsteenistus/Kontaktandmed,-TP-koodid,-arvelduskontod-ja-viitenumbrid • Intrasriigihangete ja õigusabi rubriigis - lepingu vormid on hetkel uuendamisel • Rahandusministeeriumi leht: https://www.rahandusministeerium.ee/et/riigihaldus/e-arved

21. Aitäh!