VJEŠTINA VOĐENJA SASTANAKA

1. VJEŠTINA VOĐENJA SASTANAKA Pripremio: Zoran Pavletić

2. Što želim poboljšati pri vođenju sastanaka? • Na čemu još trebam raditi? • Što trebam promijeniti? • Kako me skupina doživljava?

3. Kako učitelji sjede na sastancima? Koliko učitelja sudjeluje u diskusijama? Koliko ih se javlja za aktivnosti? Koliko su redoviti na sastancima? Što mislite, gdje su s mislima? Jesu li upoznati s dnevnim redom? Organiziram li na sastancima timski rad? Govore li ljudi otvoreno na sastacima? Koristite li vizuelna sredstva? Je su li zaključci dostupni svima? Primjenjuju li se zaključci u rokovima? Osjećam li se stručnim započeti sa timskim sastancima?

4. VRSTE SASTANAKA • Konzultacije – utvrđuju se i rješavaju problemi • Timski dogovor (kolegij, konzilij) – sastanak stručnjaka u kojem su kratke rasprave i daju se operativni zadaci • Sjednica – temeljita priprema, veći broj sudionika, analiziraju se problemi i iznose mišljenja, materijali se ranije dostavljaju • Konferencija, savjetovanje, simpozij, kongres – skup veće grupe ljudi u svrhu rasprave o nekom problemu i donošenja zaključaka • Sabor, skupština, konvencija – prikaz aktualnih problema širem broju ljudi.

5. Tehnička priprema Vrijeme, Mjesto, Prostorija, Sjedala, Tehnička pomagala, Osvježenje, Poziv, Materijali, Zapisnik, Obavještavanje Sadržajna priprema Cilj sastanka, Problem, Način rada, Moguća rješenja, Stručne osobe, Izvršitelji i rokovi, Kontrolni mehanizmi PRIPREMA SASTANKA

6. KOMUNIKACIJA NA SASTANKU Prava umjetnost konverzacije je govorenje i slušanje! Dozvolite i drugima da dođu do riječi Poštujte tuđe stavove Koristite otvorena pitanja

7. Uspjeh sastanka ponajviše ovisi o voditelju sastanka koji mora znati pripremiti, voditi i analizirati sastanak

8. PRILAGODBA SUDIONICIMA SASTANKA Kakvi su njihovi interesi i potrebe? Imaju li dovoljno stručnog znanja? Kakvo im je iskustvo glede rada i sastanaka? Što misle o problemu/ misle li drugačije od voditelja? Kako ih navesti da se zainteresiraju za problem? Govore li diskutanti u svoje ili u ime neke grupe? Kako potaknuti šutljive na djelovanje? Kako će glasati šutljiva većina? Kako izaći na kraj s teškim sudionicima?

9. STILOVI VOĐENJA SASTANAKA DIKTATORSKI STIL Voditelj se ne obazire na sudionike, autoritaran, sugestivan, sudionici ne javljaju jer vjeruju da su rasprava i zaključak formalna stvar, unaprijed određeni. Prihvatljiv stil samo za informativne sastanke, neproduktivan je ukoliko sudionici trebaju sudjelovati u aktivnostima.

10. STILOVI VOĐENJA SASTANAKA KONFUZNI STIL Očit u neplaniranim sastancima, njime se gubi vrijeme. Svatko govori što hoće, najglasniji imaju glavnu riječ, ostali se povlače, problemi se ne rješavaju, rasprave su preduge. Donekle primjenjiv stil u manjim grupama ljudi približno jednakih sposobnosti i visokog stupnja odgovornosti.

11. STILOVI VOĐENJA SASTANAKA DEMOKRATSKI STIL Radni materijal se pravodobno dostavljeni tema ukratko izložena, rasprava o temi, svatko ima pravo reći svoje mišljenje, vlada snaga argumenata, voditelj je prvi među jednakima, odluke su izraz volje većine.

12. OPHOĐENJE S ‘’TEŠKIM’’ SUDIONICIMA Kontrolirajte reakcije sebe i grupe Nastojte u izlaganju naći nešto vrijedno Nađite pogrešne dokaze i izložite grupi Razgovarajte s njim izvan sastanka Vrlo sklon dokazivanju Kad uzima dah zahvalite mu, te na pristojan način upozorite da se udaljio od teme Govori izvan predmeta rasprave “Shvaćam da tako mislite, no pogledajmo je li to u skladu sa stvarnom situacijom” Nije u pravu

13. OPHOĐENJE S ‘’TEŠKIM’’ SUDIONICIMA Pita vas kao voditelja za mišljenje Izbjegavajte dati rješenje umjesto grupe. Naglasite točke slaganja i tako umanjite neslaganje. Otvoreno zatražite da ne diskutira osobno. Prekinite ga izravnim pitanjem o problemu. Sukob ličnosti “Ako sam dobro shvatio, vi ste rekli...” i ponovite to jasnije. Ne mijenjajte misao, nego ju bolje izrazite. Nejasan

14. ZNAKOVI NEUČINKOVITIH SASTANAKA • članovi kasne na dogovore • sastanci predugo traju • sastanci su dosadni • prisutni ne pridonose mnogo raspravi • predugo se zadržava na jednoj točki dnevnog reda, a ona se brzo kroz sve ostale • članovi se osjećaju ljuto, frustrirano, iscrpljeno, bez ideja i imaju osjećaj gubljenja vremena

15. ZNAKOVI NEUČINKOVITIH SASTANAKA • članovi koji su trebali doći se ne pojave (bez isprike ili je jasno da su isprike izmišljene) • jedan ili dvoje ljudi dominira cijelim sastankom • sastanci se koriste kao forum na kojem se skupljaju „osobni bodovi“ kod šefa • odluke se ne donose ili su nametnute od voditelja nakon što rasprava nije urodila zaključkom • sudionici ne slušaju što se govori

16. UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA Slaba priprema sastanka Slabo izlaganje cilja i teme sastanka Slabo vođena diskusija Slabo određene odgovornosti

17. Što prvo želim poboljšati pri vođenju sastanaka? • Na čemu još trebam raditi? • Što trebam promijeniti? • Kako me skupina doživljava?

18. UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA I Slaba priprema sastanka - tehnička - stručna - sadržajna - nepravodobno upoznavanje sudionika s temom sastanka - preopširan dnevni red - smanjena pozornost zbog okolnosti

19. LIPANJ U ŠKOLI 03. - 06. - zamjena ravnatelja (Dezi Karlić – Došen) 12. - 12:30 – sjednica RV 13. - 12:30 - sjednice PN, UV 14. - skraćeni satovi, čitanje ocjena učenicima 17. - početak radova na održavanju zgrade - zajedničk izlet radnika škole 20. -popravni ispiti za osmaše - potpisivanje svjedodžbi učenika VIII razreda 21. – 10:00 podjela svjedodžbi osmašima 26. –9:00popravni ispiti 28. - 9:00 podjela svjedodžbi I – VIIr - sjednica UV 10:00 Ostali poslovi: sređivanje pedagoške dokumentacije izrada nastavničkih izvješća zamjena 6 prozora Copelitom, polukat premještaj zida u kabinetu TZK i preuređenje u učionicu premještaj vrata na učionici HJ bojanje hodnika, učionica HJ i B i Praputnjak postavljanje SPLIT sistema grijanja u učionicama - Praputnjak postavljanje vrata iz dvorane u učionicu EJ preuređenje učionice EJ u svlačionice i kabinet TZK potraga za sponzorima za putovanje u Švedsku (ravnatelj, tajništvo) Cijena marende:55,00 kn uplata do 10.06. Dežurstvo učenika: 03. - 07. VII, VIa 09. - 14. VIIb, VIb Dnevni red: Analiza rada u proteklom mjesecu 2. Lipanj u školi 3. Razno IZ PRAKSE.....

20. Hvala na pažnji, Zoran

22. UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA II Slabo izlaganje cilja i teme sastanka - čitanje teza - preopširne teze - čitanje izlaganja - slabo izražavanje

23. UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA III Slabo vođena diskusija - voditelj gubi konce, diskutanti ne diskutiraju u vidu rješenja, niti argumentirano - ne razjašnjavaju se alternativna rješenja - odluta se od teme - ne vlada demokratska nego uvredljiva ili autoritarna atmosfera

24. UZROCI NEUČINKOVITIH SASTANAKA IV Slabo određene odgovornosti - nisu precizirani izvršitelji, točni zadaci, rokovi - nisu određeni kontrolni mehanizmi

25. KAKO POPRAVITI SASTANKE • - prethodno se utvrdi i podijeli dnevni red • - sastanci počinju i završavaju na vrijeme • - vođenje sastanka se dobro pripremi • formuliraju se jasni zaključci o akcijama i kriterijima provjere njihovog ostvarivanja na sljedećem sastanku • - posljednjih 10 min se posveti sažimanju sastanka i pojašnjavanju dogovora

26. KAKO POPRAVITI SASTANKE - uvođenje procesa rješavanja problema kao sastavnog dijela donošenja odluka - posvetiti vrijeme „procesnim pitanjima“, tj. opažati kako grupa radi, kako se članovi osjećaju u grupi, kakvi su njihovi međusobni odnosi

27. ŠTO URADITI? • Organizirajte što manje sastanaka. • Odredite koji je cilj sastanka i držite se teme. • Tražite da se ne kasni na sastanke. • Držite disciplinu na sastanku – samo jedna osoba smije govoriti. • Ne dozvolite prekidanje sastanaka.

28. ŠTO URADITI? • Načelno, sastanak ne bi trebao trajati dulje od 90-100 minuta. • Ako želite da vaš prijedlog prođe organizirajte sastanak kada su već svi umorni.

29. KAKO ZAVRŠITI SASTANAK • Napravite rezime sastanka i sastavite pisani zapisnik sa sastanka. • Na osnovu sastanka formulirajte konkretne zadatke koji se moraju ispuniti do slijedećeg sastanka. • Na idućem sastanku prvo provjerite da li su provedeni zaključci sa prethodnog sastanka (motivacija).