Overdragelsesforretningen

1. Overdragelsesforretningen Bygninger Inventar Flytning Arkivalier Scanning

2. Bygninger • Amtsgården inkl. miljøhal og værksted på Olfert Fischers Vej • overdrages til Odense Kommune • nedsat styregruppe mellem Odense Kommune og Fyns Amt vedr. overdragelse af Amtsgården • Den blå lagune • opsagt pr. 31.12.2006 • Ørbækvej 268 • opsagt pr. 28.2.2007 overtages muligvis af den Statslige Fødevareregion • Børstenbindervej • opsagt pr. 31.1.2007

3. Servicekontoret • Servicekontoret har opsagt alle driftskontrakter på Amtsgården inkl. satelitter til udløb den 31.12.2006 med option på forlængelse, hvis de modtagende myndigheder ønsker at overtage kontrakten • Forestår en løbende tilpasning af lokalebehov i 2006 • Gør plads til de afdelinger der skal være kørende fra 1. jan på Amtsgården

4. Egeparken • Lejekontrakten som løber frem til 1/5 2015 overdrages til Odense Kommune • nedsat styregruppe mellem Odense Kommune og Fyns Amt vedr. overdragelse af lejemålet • plads til 270 pers. inkl. servicepersonale • planlægger successiv indflytning i 2006, begyndende aug/sep med sundhedscentret

5. Fremtidig anvendelse af Amtsgården • Børn & ungeforvaltningen, Odense Kommune (200 pers.) • Ældre & Handicap, Odense Kommune (200 pers.) • Statslige MiljøCenter (100 pers.) • EU-agenturet (10 pers.) • Jordforureningskontor, Regionen (10 pers.) • Trykkeriet ? • Mellemarkivet ? • 26 servicepersonaler er fordelt til Odense Kommune hvoraf flere vil følge bygningen

6. Inventar • Arbejdspladsen (bord, stol, reol, skrivebordslampe, pc) følger personen til den modtagende myndighed – hvis de ønsker at overtage inventaret • Øvrigt inventar følger bygningen (mødelokaler, kantine mm.) • Særlige retningslinier vedr. kunst, bibliotek m.m under udarbejdelse • Nov./dec. indretning af mødelokale med ad-hoc arbejdspladser

7. Flytning • Servicekontoret koordinerer flytningerne med de modtagende myndigheder, lave flytte-instruks, hjælper med det praktiske m.m. • Primo juni overordnet rundspørge til afdelingerne vedr. antal personer, der skal flyttes, geografi, forventet flyttedato, om de medbringer inventar og hvor meget – som grundlag for indhentning af tilbud • Finansieringen aftales mellem afgivende og modtagende myndighed • I efteråret laves endelig flytteplan i samarbejde med afdelingerne og de modtagende myndigheder

8. Logistik • Amtsgården, 620 pers. • Ørbækvej 268, 110 pers. • Børstenbindervej 12A, 35 pers. • Den blå lagune, 27 pers. • I alt ca. 800 personer

12. Arkivalier (sager) • at sager før 1992 afleveres i Landsarkivet • at øvrige sager i videst muligt omfang afsluttes og overføres til mellemarkivet (papir) og det landsdækkende e-arkiv (elektronisk arkiv) • at den enkelte modtagende myndighed får en liste over sager, der ikke har kunnet afsluttes, og erindringssager • at det enten af disse sager eller på anden måde fremgår, hvad den modtagende myndighed skal tage vare på

13. Planlagt informationsmøde for superbruger om fremgangsmåde • Hver medarbejder tager udgangs-punkt i listen oprydningslisten, når du skal rydde op • Listen er som hovedregel lig ”Mine Åbne Sager” • Der kan være erindringssager til dig selv eller andre sagsbehandlere

14. Sagsoverdragelse • Gennemgå liste over egne sager • listen over ”Mine åbne sager” eller • erindringssager

15. Oprydning i sagsmateriale Aktive og Åbne sager • Aktive sager skal viderebehandles i den nye myndighed • Åbne sager er sager, du endnu ikke er færdig med, og som enten bliver færdige i amtets levetid eller skal viderebehandles i den nye myndighed

16. Aktive sager skal gøres fuldt digitale • Manuel scanning af udvalgte dokumenter fra gammel sag • Luk gammel sag • Opret ny sag med udvalgte ”gamle” dokumenter • Scanning af hele sagen

17. Scanning • Bestil tid til scanning i journalen i perioden 8. maj til 1. september • Opmærk sagen med skilleblade • Udfyld ny myndighed og sagsstatus senest 7. dec. 2006 • Oprettelse af overdragelsesnotat (kun hvor den nye myndighed har initiativpligt)

18. http://amtsinfo.fyns-amt.dk/wm185389 Overdragelsesportalen