1 / 12

Documents essencials

Documents essencials. Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra. Què és un document essencial de la UPF?.

maribel
Download Presentation

Documents essencials

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Documents essencials Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra

  2. Què és un document essencial de la UPF? • Document o expedient indispensable per al funcionament de la Universitat (actes d’òrgans de govern, actes de notes, expedients d’estudiants i tots aquells documents o expedients que rebin aquesta consideració) i que asseguraria la continuïtat de les seves activitats després d’un desastre. Reglament de l’Arxiu

  3. Un programa de documents essencials, perquè? • Per protegir certs tipus de documents únics i originals de qualsevol organisme, mitjançant la duplicació o el traspàs d’informació en diferents suports i a diferents dipòsits, en previsió d’una pèrdua fortuïta o ocasional d’informació. • A la UPF aquest programa s’emmarca en l’article 13.2 del Reglament, en el qual s’esmenta que s’establiran les mesures oportunes a fi de protegir i de preservar els documents essencials de la Universitat.

  4. QUÈ CAL FER PER PROTEGIR ELS DOCUMENTS ESSENCIALS? • En primer lloc, cal identificar els documents imprescindibles de ser conservats i a la presa de mesures especials davant la possibilitat o la previsió de qualsevol tipus de catàstrofes, de danys irreparables o d’incidents que poguessin afectar els documents de la UPF. • Identificació: • 1. Mitjançant el quadre de classificació • 2. Mitjançant l’estudi de les sèries documentals

  5. LLISTA • FUNDACIÓ DE LA UPF • 1001 Documents constitutius • ÒRGANS DE GOVERN • 1003 Claustre • 1004 Juntes • 1005 Internes • 1007 Consells • 1008 Interns • 1010 Comissions • 1011 Internes • 1013 Nomenaments i cessaments • ORGANITZACIÓ ADMINISTRATIVA I DOCENT • 1019 Plantilla • 1020 Catàleg de llocs de treball • 1024 Organigrama funcional • 1025 Organigrama pressupostat • 1028 Relació de llocs de treball • 1030 Memòria • 1031 Memòria anual de la Universitat • 1034 Convenis i acords

  6. GESTIÓ DE LA QUALITA • 1483 Planificació Pla director UPF Plans directors de Departaments, Centres i Instituts • 1485 Organigrama • 1494 Quadre de Comandament Integral • 1496 Avaluació Institucional • INFORMÀTICA •  1079 Aplicacions informàtiques •  1080 Gestió dels bancs de dades • GESTIÓ DE LES COMUNICACIONS • 1082 Telecomunicacions • GESTIÓ DELS RECURSOS HUMANS • 1145 Convocatòria i concursos • 1152 Nomenaments • 1153 Expedient de personal • 1162 Remuneració del personal • 1163 Nòmines • GESTIÓ DELS RECURSOS ECONÒMICS • 1228 Elaboració del pressupost • 1230 Programació econòmica • 1231 Planificació del pressupost • 1241 Aprovació

  7. GESTIÓ DELS BÉNS IMMOBLES • 1306 ADQUISICIONS DE BÉNS IMMOBLES • 1307Compra • 1308 Donació • 1309 Traspàs • 1310Expropiació forçosa • 1311 Arrendament • 1312 Construcció i adequació • 1313 Inventari dels béns immobles • 1457 Intervenció en edificacions • NORMATIVA DE LA UNIVERSITAT • 1328 Estatuts • GESTIÓ DELS RECURSOS ACADÈMICS • 1368 Expedients d'estudiants • 1369 Actes de notes • 1370 Actes de les tesis • 1375 Expedició de títols • 1376Llibre de registre de títols • 1377 Títols oficials • 1378 Títols propis de la Universitat

  8. ORGANITZACIÓ DE LA DOCÈNCIA • 1399 Programació universitària • 1400 Autorització de nous estudis • 1401 Creació de centres i instituts • 1439 Homologació de nous estudis • 1479 Adscripció de centres • 1402 Gestió dels plans d'estudis • 1403 Directrius • 1404 Programes docents • ORGANITZACIÓ DE LA RECERCA •  1427 Política científica

  9. Fases del projecte • Identificació dels documents essencials, mitjançant: el sistema de classificació i un formulari. • Actuació sobre unes certes tipologies documentals: els documents d’òrgans de govern de la Universitat (programa inicial), les actes acadèmiques de les qualificacions (proposta de programa). • Elaboració d’un pla general de desastres dels dipòsits de documents d’arxiu.

  10. Duplicats • Simples còpies o duplicats del suport original (majoritàriament paper) • Còpies o duplicats en microformes • Còpies o duplicats en CD-Roms (digitals) • Combinació de microfilms i CD-Roms.

  11. La seguretat de les instal·lacions • La millor protecció pels documents essencials és el propi edifici o les instal·lacions més adequades de l’Arxiu que garanteixen la seva conservació en condicions. • La seguretat comença per uns equipaments adients i homologats per a la preservació dels documents d’arxiu (principalment els armaris compactes, els contenidors especials, etc.).

  12. Propostes: • Continuar efectuant les còpies en suports de seguretat i de substitució de les actes dels òrgans de govern de la Universitat, cada dos o tres anys. • Emprendre les actuacions oportunes per microfilmar i per digitalitzar les actes de les qualificacions de les assignatures i enquadernar-les posteriorment.

More Related