행정정보관리체계 - DBMS 와 IRM -

<행정정보체계론 강의안: 13주> 행정정보관리체계 - DBMS와 IRM - 담당교수: 김 현 성

I 데이터베이스관리시스템 II 정보자원관리의 정의 및 특징 강 의 순 서

I 데이터베이스관리시스템

데이터베이스 관리시스템 • 의의 • 자료는 전자의 형태로 보조기억장치에 저장됨 • 이 자료를 찾기 위해서는 특정한 프로그램이 반드시 있어야 함(바늘과 실) • 자료의 구성 • 자료항목(이름, 주소, 성적 등), 자료항목의 집합인 레코드, 레코드의 집합인 file • 과거에는 one-data one-program이었으나 중복으로 인한 낭비 때문에 이를 해결하기 위한 것이 바로 데이터베이스임 • DB • 일반적으로 특정 조직이 관리하고 있는 모든 자료의 집합 • 그러나 협의로는 컴퓨터시스템에 기억 또는 저장된 자료의 집합체로 이해

기존의 자료저장방식인 file system의 문제점 부서별로 독자적으로 개발하여 자료처리에 다음과 같은 문제점 : 자료의 중복성, 자료의 복잡성, 자료내용에 대한 혼란, 프로그램과 자료의 상호의존성, 프로그램 개발 및 관리비용의 과다, 유연성의 결여, 보안 결여 및 프라이버시 보호 곤란, 자료의 공유성과 활용 성 결여, 무결성(integrity)의 문제

DB의 특성 중복 없는 통합된 data 저장된 data 자료의 집중화를 통해 중복 자료를 최소화함으로써 조직의 다양한 응용분야를 효율적으로 지원할 수 있도록 체계적으로 구성된 컴퓨터 기억장치 내에 모아 놓은 것 (Laudon and Laudon) 운영 data 공용 data • DB 정의

DB의 장/단점 장점 단점 • 자료중복의 최소화 • 자료간의 불일치 해소 • 자료독립성의 확보 • 자료에 대한 접근의 간편성 • 자료의 안정성 • 강력한 h/w, s/w의 필요에 • 따른 비용증가 • DB전문가의 부족 • 자료 안정성 확보에 있어서 • 의 취약점

DB가 갖추어야 할 요건(안) DB설계 시 고려할 사항 * 자료와 프로그램이 분리되어 있어야 함 * 공동의 자료기지를 위해서는 데이터베이스언어 필요함 * 자료조정인과 자료관리인 (항목선정과 입출력) 필요함 1) 이용자가 이용하기 쉬어야 함(user friendly database) 2) 응답시간이 빨라야 함 또한 일정해야 함 3) 변동자료의 입력 및 수정이 용이해야 함 4) 자료항목의 중복이 가능한 한 적어야 함 5) 자료의 원상복구가 가능해야 함 6) 자료항목의 보안과 비밀유지가 가능해야 함(DOS에서 하거나 DBMS에서 할 수 있음) 7) 자료기지의 확장가능성을 고려해야 함 8) 자료항목의 이용빈도에 대한 통계를 자동적으로 기록하고, 이를 토대로 하여 보조기억장치 내에서 자료항목을 이동시킬 수 있어야 함

논리적 모형 tree structure, root parent self, 1 대 多 hierarchical model network 구조, 망상(plexus)구조, node간의 多 대 多 network model table 구조 : theory of relations라는 수학적 이론에 바탕 둠, 단순성, 다양한 응용분야에서 이용 relational model DB설계를 위한 3단계 모델 * 외부모델(external model) * 개념모델(conceptual model) * 내부모델(internal model), 그리고 mapping • DB구축을 위한 data model : physical model 과 logical model

3모델의 비교

사용자 DBMS s/w DB DBMS Administrator 데이터베이스 시스템의 구성요소 1. 비 프로그래밍사용자 2. 비일상적 사용자(casual user) : 훈련 안받은 관리자, 일반인 3. 파라미터 사용자 : 정해진 절차에 의해 구조화된 방법으로 시스템과 interface 4. 일상적 사용자 : 자료검색과 갱신을 위해 일반화된 프로그램 모쥴과interface 5. 프로그래밍사용자 : DBMS 언어 프로그래머, 전통적 응용 프로그래머, DBMS 시스템 프로그래머

DBMS DBA: DB관리자 – DB구축과 운영에 관한 전반적인 직무를 수행, 기획, 개발, 운영, 유지, 평가, 감시, 보호 DB를 통제하고 관리하는 전산시스템 기능 DB정의(file 이름 구분, data file list 작성) DB형성(DB구조 설계, 데이터간 관계 설정, 연결) DB접근 데이터 변환 데이터 관리(검색, 추가, 갱신) • 향후 방향 • -- 분산 DBMS 분할과 복제 -- PC에서 DBMS 사용

II 정보자원관리의 특징

IRM의 개념 • 과거에는 h/w, s/w 등 개별적 정보자원 관리, 70년대 후반부터 전산업무 적체 및 전산비용 증대가 심각한 문제로 대두 • 그래서 전통적 정보자원 관리방식으로는 이를 충족하지 못해서 정보나 기술에 대한 통합적 관리개념인 IRM 등장 • 실체(entity)라기 보다는 하나의 concept, idea, perspective • 체제보다는 체제에 의해 창출되는 정보에 관심을 집중하는 새로운 시도 • 1979년 Diebold에 의해 처음으로 학술지에 소개됨

J. R. Diebold, "Information Resource Management - The New Challenge,” Infosystems, 1979 • 정의 : 조직의 정보체계와 관련된 h/w, s/w, 인력, DB, 원거리 통신시스템, 조직구조 및 절차 등을 관리하고 조정하는 것 (Stair, 1992) • 이 개념은 모든 조직에 새롭게 도전해야 할 영역 • 정보 -> 자금, 시설, 임금, 원자재 등과 마찬가지로 비용과 가치를 동시에 수반하는 조직의 자산(asset)으로 간주되어야 하고 그에 따라서 계획, 통제, 보존되어야 함을 강조. 과거 노동력과 자본을 중요 자원으로 관리했었던 것처럼 지금은 정보 즉, 자원으로서의 정보 관리 • 과거에는 자료처리에 관계된 정보만을 관리, 지금은 포괄적 (DP, OA, Telecomm.)

Synnott와 Gruber • : IRM을 다양한 훈련과 기술, database 및 그 밖의 정보취급자원 • (information handling resources)을 통합하는 것으로 이해 • * 다음 사항을 통합하는 것 • 1) 기획측면의 통합 • : 업무와 체제가 조직의 목표를 합동으로 달성할 수 있도록 통합 • 2) 인간측면의 통합 • : 조직 내 다양한 관리집단들이 공유된 관리와 분산자원에 대한 통제를 통합 • 3) 기술측면의 통합 • : computer, terminals, comm, dbase등 technical delivery system 통합

종합하면 1) 정보는 특정 활동의 부산물이 아니라 자원으로 간주됨 2) 정보는 그것을 창출하거나 수용하는 해당부서만의 자원이 아닌 조직 전체(entire org.)의 자원 3) 정보는 전통적인 자료처리활동으로만 얻어지는 것이 아니라 많은 source 있음 • 너무 광범위한 정의를 하면 정보관리와 구분 불명확함 • 정보원을 조직의 자원으로 간주하고 정보 및 이를 위한 정보 • 관련 기술들을 통합, 관리

유사점 획득에 비용 소요 정보의 총 가치가 총비용을 초과할 때만이 획득해야 함 2) 정보는 자원수익을 가짐 3) 기회비용 초래 보유하지 않으면 기회비용 발생 4) data를 모으면 각 요소의 단순합계 보다 더 큰 부가가치를 창출함 5) 정보의 효과적인 이용을 위해서는 적절히 조직, 관리되어야 함 - IRM의 본질 차이점 소비, 마모되지 않기 때문에 추가사용 시 낮은 marginal cost 그래서 정보는 더욱 귀중한 자원 2) 정보는 무형이므로 관찰, 측정 어려움. 따라서 IRM필요 정보와 다른 자원의 유사점과 차이점

IRM의 기본원칙 • 정보는 조직의 전략적 자원 중 하나 • 정보자원에 대한 책임소재 분명히 하고 권한 의무계통 명확히 해야 함 • 정보자원관리계획은 조직의 전략계획과 밀접히 연계되어야 함 • 조직구성원 전체가 정보의 생산자이자 소비자임을 명심하여야 함 IRM의 필요성 1) 정보처리집단의 정보체계지배에 대한 관리자집단의 반작용 2) 정보체계기능의 발전단계상의 현상 : Nolan의 정보체계 활용단계 이론에 의하면 initiation, contagion, control 등 단순한 컴퓨터관리로부터 조직전체의 정보자원관리로 바뀌는 전환점을 거치게 된다고 함 그 후 integration, data administration, maturity로 발전해 감. 그래서 IRM 은 필수적임 3) 정보관련기술이 급속한 진보하기때문에 이에 맞는 새로운 관리방식 필요함

IRM의 대상 및 기능 Davis와 Olson - data processing, data communication, office automation 정보자원관리 - 정보관리, 기술관리, 분산관리, 기능관리, 전략관리 전산요원의 인력관리 • 문제 - 우수한 인력의 부족, 높은 이직률, 높은 급여상승률 : 공공은 더욱 심각함 • 과거에는 한 사람의 전문가가 담당 - 오늘날은 고도로 세분화된 기능 담당해야 함 • 전산요원의 분류(Ahituv and Neumann) • 1. 운영지향적 직무 - 현존시스템이 정상적으로 운영될 수 있도록 해주는 역할 • key operator, computer operator, file librarian, audit and control clerk • 2. 기술지향적 직무 - 전문교육과 높은 기술수준 • application programmer, system programmer, communication specialists • 3. 시스템지향적 업무 - 사용자와 이들의 요구가 주요 관심사항, 거시적 접근 • information analyst, system designer, DB administrator • 정부는 시스템분석가(SA), 프로그래머(PG), 컴퓨터조작요원(OP), 키펀처(KP), • 행정지원요원으로 나눔. 이중 앞의 셋만 전산전문요원이라 부름

IRM의 경향 집권화 필요(유도요인) 분권화 필요 • 사용자중심의 사무통제/운영가능 • 개발업무의 적체해소 • 정보체계의 운영에 대한 사용자 • 통제 가능 • 심리적 및 조직행태적 요소 • - 지역적 통제욕구 • 저렴한 기술의 사용가능성 • 전산요원의 전문성 제고 • 자료의 통합적 관리확보 • 기술적 능력 배양과 연구강화 • 규모 경제에 따른 비용상 이점

IRM의 이점 및 문제점 이점 문제점 • IRM은 life cycle의 매 단계 • 즉, 정보요구결정단계, 정보수집 • 단계, 정보처리단계, 정보저장단계, 정보활동단계, 그리고 정보폐기 • 단계마다 정보를 식별, 측정, 비용을 파악할 수 있게 함 • 2) 적실성 높은 정보를 요구하는 최고관리자들의 관심을 획득하기에 충분한 정보기획을 가능하게 해 줌 • 3) 정보에 관한 예산을 편성할 수 있게 함, 정보비용을 다른 예산과 균형되게 함 • 4) 정보를 관리의 대상으로 하게 함 • 회계검사와 감사를 가능하게 함 • (책임 부과하므로) • 정보의 적실성을 사전에 결정하기 • 쉽지 않다, • 2) 정보사용에 대한 정의 어려움 • 정보의 가격이나 비용을 결정하기 • 쉬지 않음 • 4) 경제적 측면 이외에 윤리적, 정치적 • 고려 필요함

IRM의 제약점 • 개념상 제약점 • 정보는 무형이고 과정지향적이기 때문에 관리될 수 없다. (재무와 인사도 처음에는 관리 불가능하여 불필요성이 제기되었으나 지금은 일반화 되었음) 2) 정보조작과 과도한 통제를 발생시켜 창조성을 저해하고 프라이버시 침해우려 • 도구적 제약점: “정보란 그 가치측정이 불가능하다” • 정치적 제약점: 관련 당사자의 저항 가능성 매몰비용에 의한 기존 방식의 고수 • 구조적,기능적 제약점: 구체적 기법이 아직 없는 상태 • 법률적 제약점: 프라이버시와 정보공개와의 관계 • 재정적 제약점: 단기적으로 재정지출의 증가 • 인적 제약점: 변화에 저항, 전통적 업무처리방식, 경력관리

IRM 성공요인 • 업무환경파악 • 관리적 문제(기술적 문제가 아님)인 것을 인식 • 장기적인 정보자원관리전략의 수립 • 조직지도자의 정치, 경제, 그리고 관리성향과 조화의 필요성 • 점증적 접근 • 행정변화에 대한 조기 관심과 계획 • 최고관리자의 일관된 리더십

행정정보관리체계 - DBMS 와 IRM -