关于海博股份在内控制度

1. 关于海博股份在内控制度 建设方面的一些思考 ——上海海博股份有限公司 徐金荣 2011年11月

2. 一、公司基本情况介绍 • 海博股份公司作为一家从事出租车客运和现代物流的公众上市公司，于1996年6月6日在上海证券交易所正式挂牌交易，公司注册资本51037万元,旗下有独资或控股企业65家，在职员工12800人。

3. 二、公司内控情况介绍 • 起步较早，建立了完善的公司治理结构； • 设立了符合公司经营管理需要的组织机构； • 遵循不相容职务分离的原则，合理设置部门和岗位，科学划分职责和权限； • 建立了诸多内控制度； • 设立了专门的内审部门，配备了专职审计人员。

4. 股东大会 监事会 董事会 战略委员会 董事会秘书 薪酬与考核委员会 总裁 提名委员会 财务总监 副总裁 审计委员会 海博出租公司 海博物流公司 办公室 安全保卫科 信息中心 计划财务部 人力资源部 投资发展部 法律事务部 审计室 组织机构图

5. 内控随着企业的发展需进一步完善： 1、股份公司为寻求发展，不断实施对外收购兼并，公司经营规模不断壮大，管理的范畴和难度也逐渐扩大； 2、许多内部控制制度内容需进一步延伸和拓展，科学性和系统性需进一步加强；

6. 3、各类权力、各项业务过程、各个操作环节和有关人员的行为都需在有效的内部制约和监督之下,使内控制度具有必要的刚性和严肃性；3、各类权力、各项业务过程、各个操作环节和有关人员的行为都需在有效的内部制约和监督之下,使内控制度具有必要的刚性和严肃性； 4、内部控制存在固有的局限性，它的有效性随着公司内、外部环境及经营情况的改变而改变，只有不断的有效更新完善才可能避免因内部控制失控给企业带来的损失。

7. 三、完善公司内控体系的具体措施 （一）、加强在全公司范围内的内控规范宣传力度 （二）、建立以财会控制为核心的内控机制 （三）、完善具有公司特色的相关内控制度

8. （一）、加强在全公司范围内的内控规范宣传力度（一）、加强在全公司范围内的内控规范宣传力度 （1）目的是提高员工尤其是管理者对内控的认识 ； （2）确保公司的每一个岗位及人员、每一项业务或流程、环节都能按规定的制度办理； （3）将内部控制制度的建设作为一项长期任务来抓。

9. 预算管理 财会控制 管理目标 考核 （二）、建立以财会控制为核心的内控机制 • 我们根据企业的自身特点，高度重视预算管理、财会控制和管理目标考核三个环节，努力将这三个环节搭建成一个完整的内部控制链 ；

10. 财会控制 • 建立科学严密的管理制度，实行规范化管理； • 梳理业务流程，建立岗位责任制； • 建立事前、事中、事后监督体系。

11. 管理目标考核 公司按不同的业态制订了管理目标考核办法，规定每年必须根据经营环境的变化要对相关管理目标进行更新，而财务管理的考核处于整个体系的核心地位，占考核的50%。

12. 财务管理目标考核的内容 • 会计核算的规范； • 财务预算的偏差率； • 资金管理； • 制度执行和财务分析； • 内部审计部门对于考核结果变动大的指标，有重点的给予关注督查。

13. 以财会控制为核心的内部控制机制，为内控体系的建设提供了可操作性的依据 : • 有效保证公司总部各部门、基层企业经营管理合法合规； • 保证了企业经营活动的有序进行，保证资产安全； • 保证了财务报告及相关信息的真实完整； • 防止、发现、纠正错误与舞弊； • 提高了经营效率和效果，促进了公司实现发展战略；

14. （三）、完善具有公司特色的相关内控制度 （1）统一规范公司货币资金的管理制度 （2）规范公司收银制度 （3）规范物资采购的管理制度 （4）规范营运事故管理制度

15. （1）统一规范公司货币资金的管理制度 采用了集权和分权相结合的资金管理制度 • 集权管理体现 • 出租营运分公司的资金限额分配

16. 涉及对外筹资事项，统一由股份公司行使对外筹资功能涉及对外筹资事项，统一由股份公司行使对外筹资功能 • 规定公司内部一般单位不得擅自贷款，由股份公司集中管理。公司可以充分利用整体优势，取得较好融资条件。 • 2010年度公司综合银行借贷资金平均使用成本为基准贷款利率下浮12.7%，其中信用贷款37.29%，应该说成效明显。

17. 分权管理体现 • 对非出租车公司，独立拥有资金的经营权和决策权，我们采取市场化管理，而不是行政命令，各单位如有多余资金，可存放在公司财务部，财务部将按照银行同期贷款利率按日予以结息，以充分调动下属单位经营者的积极性。

18. 成效： • 最大幅度的减少了整个公司现有的银行账户数量，改变了以往多头开户和管理上的困难局面； • 达到了优化资金结构，拓宽融资渠道； • 盘活沉淀资金，提高资金使用效果，从资金来源和运用中找出了最佳经济效益； • 使公司的财务管理工作迈上了新的台阶，使公司的内控制度更趋完善。

19. （2）规范公司收银制度 • 为了加强出租公司的营收管理，我们在出租营运分公司设立了收银岗位，由于该岗位每天经手大量现金，需要重点监管。所以，我们设计收银制度，用来规范操作流程，使公司的营收能及时足额到位，保障出租公司的营收资金的安全。

20. 出租公司收银流程图： 80%卡收 20%在收银柜台收取现金 收款，编制每日 营收统计表 张榜公布 每月20-25日，如驾驶员有异议，解释调整 收银员 编制 凭证入账 出纳员 月底由财务对营收 收缴情况进行分析核对 复核 财务 劳资 统计员 根据驾驶员考勤 编制营收表

21. （3）规范物资采购的管理制度 • 公司每年需要采购大批的汽配、燃料，为加强采购业务流程管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端和风险，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益，制定了具体采购业务操作流程。

22. 请购部门 每月28日根据实际需要 提供下月采购计划、申请 分管领导 未 通 过 初审月度 采购计划 通过 审批（续下页） 主要领导 物资采购、计划流程图：

23. 采购比价、验收和结算流程图： 主要领导 采购业务统一由汽销公司负责 审批(接上页) 通过 选择供货商 每年通过2 次 招标，确定采购价格和供应商 未 通 过 采购比价 确定供方 通过 确定供方 需提供经财务负责人审核，总经理批准的《采购付款申请单》及相关凭证 采购实施及物资验收 结算

24. 成效： （1）由于建立了以上的采购监管流程，使采购风险得到了有效的控制，降低了采购成本。 （2）充分利用了公司整体车辆资源和团购优势，可以以品牌代理或合作经营的方式取得低于市场的价格，建立起配件销售的市场优势； （3）使公司内部营运车辆的修理成本大幅降低；（4）采购的配件质量好，保证了公司营运车辆的车况，延长了车辆使用寿命，在车辆更新处置旧车时售价较高，可取得较好的处置收益。

25. （4）规范营运事故管理制度 为了提高车辆事故的管理水平，降低企业成本，规范有序地操作车辆事故的业务、账务处理流程，及时、正确地核算、监控事故的理赔、损失等，具体规定了以下的流程。

26. 意外伤亡强制险事故发生 安全员办理 垫付款的手续 相应凭证 入财务账 支付款项 给安全员 分公司经理审核 通过 财务 规范事故处理的业务流程 （a）事故发生流程图

27. （b）责任确认流程图 安全员 责任确认单 复印件 财务确认理赔金额 判断是否参加 事故互助基金 否 是 通知驾驶员 个人承担 事故互助基金 予以补贴

28. （c）事故已结案流程图 上交 保险理赔 申报单 安全员 保险公司 上交保险理赔 申报单复印件 支付理赔款 分公司财务 总公司财务 内部往来单据 划付分公司 申报单确认的 保险理赔额结 转理赔金额。 分公司财务对账，并根据 相应情况入账或清理进当期损益

29. 强化营运分公司事故管理 为了系统正确的反映各分公司的事故发生情况，公司财务部要求各单位按每起事故进行手工明细账记录，每月按每起事故再进行电脑合计数统计，确保保险理赔的准确性。

30. 成效： （1）由于加强了事故处理流程的监管，明确了各方职责，提高了事故理赔的到位率，减少了事故损失； （2）事故数据的及时准确反映，对公司起到了风险警示作用，可以及时加强相关预防措施； （3）使驾驶员安全意识加强，交通违法率大幅降低，使公司营运事故风险得到有效控制。 2010年度公司全年交通违法率同比下降了19.23%，有责事故发生率同比下降了24.28%。

31. 四、加强对投资项目的管控 • 首先是加强对投资项目的风险评估，确保投资项目科学民主决策，完善投资行为的事前、事中、事后监管体系。 • 其次是确保每项投资的有效性，严格遵循每个投资项目是从公司发展战略出发，重点围绕公司的主业组织投资，加强投资计划管理和预算管理，防止投资随意化和盲目多元化。 • 最后是在投资项目时密切关注公司的财务状况，谨记对外投资不可超过公司自身财务能力，因为过度投资导致资金链断裂的案例举不胜举。

32. 结束语 公司自2009年以来，在内控制度落实上逐渐推进，渐进完善，确保了控制活动对公司各项经营管理活动的全方位、全过程覆盖，为有效防范各类风险提供了安全保障，最终使公司的经营合规合法，营运高效，风险可控。 “得控则强，失控则弱，无控则乱，不控则败”

33. 谢谢！