جایگاه خط مشی و اصول خط مشی نویسی در مدیریت سلامت

1. جایگاه خط مشی و اصول خط مشی نویسی در مدیریت سلامت تهیه و تدوین: سیدمحمدحسن رضوی اصل کارشناس بهداشت حرفه ای مرکز بهداشت استان

2. مدیریت در بیمارستان تحت تاثیر دو عامل اساسی است: شرایط سیاسی کشورها و تبعات تغییر در نظام مدیریتی در سطح کشور ویژگیهای مربوط به صاحبان فرایند )بهره هوشی مناسب، سطح دانش و مهارت، قابلیت مدیریت شرایط پراسترس و..) لذا بر این اساس استفاده از ابزار قابل قبول برای کاهش تاثیر دو عامل فوق و استانداردسازی و یکنواخت سازی نظام مدیریت سلامت در سطح جهان ضروری است. مقدمه :

3. برنامه استراتژیک برنامه عملیاتی خط مشی روش اجرایی دستورالعمل راهنمای های بالینی در واقع استفاده از این تکنیک ها یک نظام راهنمای رفتاری را در اختیار پرسنل قرار می دهد که هر کدام مکمل دیگری است. ابزارهای استانداردسازی شامل :

4. کوششی است ساختار یافته برای اتخاذ تصمیم های اساسی و انجام اعمالی که ماهیت سازمان، نوع فعالیت ها و دلیل آن فعالیت ها را توسط سازمان شکل داده و ميسر می بخشد. برنامه ریزی استراتژیک

5. مقدمه چشم انداز رسالت ارزش ها ذی نفعان تحلیل وضعیت موجود براساس روش (SWOT ) تعیین وضعیت سازمان تعیین موضوع استراتژیک پیش روی سازمان 9 . استراتژی ها 10 . اهداف استراتژی فرمت برنامه استراتژیک:

6. فرمت برنامه استراتژیک:

7. فرمت برنامه استراتژیک:

8. 6- تحلیل وضعیت موجود براساس روش (SWOT ) نقاط قوت(Strengths ) : مجموعه منابع و توانمندی های داخل سازمانی است که سازمان را در جهت نیل به اهداف خود یاری می کند. نقاط ضعف ( Weaknesses) : مجموعه ای از عوامل داخل سازمانی است که مانع از تحقق اهداف سازمان می گردند . فرمت برنامه استراتژیک

9. 6- تحلیل وضعیت موجود براساس روش (SWOT ) فرصت ها (opportunities ) : مجموعه ای از امکانات بالقوه خارج از سازمان که در صورت بهره گیری از آنها توانمندی های سازمان افزایش خواهد یافت . تهدیدها (threats ) : مجموعه ای از عوامل موثر و مداخله گر خارج از سازمان که مانع از اجرای برنامه ها و تحقق اهداف سازمان می گردند . فرمت برنامه استراتژیک

10. عوامل داخلی ( SW ) : مجموعه نقاط قوت و ضعف سازمان را عوامل داخلی گویند . عوامل خارجی (OT ) : مجموعه فرصت ها و تهدیدهای سازمان را عوامل خارجی گویند . استراتژی های ST: استراتژی هایی که باعث کنترل تهدیدها و تبدیل آنها به فرصت می شوند . استراتژی های SO: استراتژی هایی که با استفاده از نقاط قوت در جهت بهره گیری از فرصت ها تدوین می شوند. فرمت برنامه استراتژیک

11. استراتژی های WT: استراتژی هایی که سازمان را در برابر تهدیدها حفظ کرده و توانمندی سازمان را جهت کنترل و یا تبدیل تهدیدها به فرصت افزایش می دهند . استراتژی ها WO: استراتژی هایی که جهت استفاده از فرصت ها و رفع کمبودها تدوین می شوند . فرمت برنامه استراتژیک

12. تعیین وضعیت سازمان : استراتژی توسعه : در این حالت مرکز بهداشتی درمانی وضع مطلوبی از حیث وضعیت داخلی و خارجی دارد و باید به فکر توسعه باشد . استراتژی محافظه کارانه : در این وضعیت مرکز بهداشتی درمانی باید شایستگی های اصلی خود را حفظ کند و خود را در معرض خطرهای بزرگ قرار ندهد . فرمت برنامه استراتژیک

13. ادامه تعیین وضعیت سازمان : استراتژی رقابتی: در این حالت مرکز بهداشتی درمانی باید با استفاده از نقاط قوت داخلی خود بر تهدیدات محیطی غلبه نماید و از فرصت های موجود بهترین بهره برداری را انجام دهد . استراتژی تدافعي: مرکز بهداشتی درمانی در این وضعیت باید نقاط ضعف داخلی را اصلاح کند و از تهدیدات خارجی پرهیز کنند. فرمت برنامه استراتژیک

14. 8 ) تعیین موضوع استراتژیک پیش روی سازمان: مثال : بودجه و اعتبارات نظام پرداخت پرسنلی .... 9) استراتژیها : مثال : استراتژی تغییر و تقویت سیستم پیگیری مطالبات استراتژی واگذاری برخی امور به بخش خصوصی فرمت برنامه استراتژیک

15. 10 ) اهداف استراتژی : مثال : ارتقاء سیستم فناوری اطلاعات بیمارستان توسعه مشارکت بخشهای خصوصی و خیرین در امور بیمارستان فرمت برنامه استراتژیک

16. متشکل از «چگونگی رسیدن به هدف»بخشی از مرحله برنامه ریزی استراتژیک است . تعریف جامعی از استراتژیها و اقدامات اجرایی برای انجام برنامه استراتژیک است . این برنامه جزئیات روش ها، یا استراتژی هایی را که برای انجام اهداف آرمانی و ماموریت های یک سازمان و برنامه های آن مورد استفاده قرار می گیرد را به دقت تشریح می کند. وظایف و مسئولیت ها به صورت SMART ( مخفف واژه های اختصاصی، قابل اندازه گیری ، فعال ولی دست یافتنی ، نتیجه مدار و وابسته به زمان ) مشخص گردیده است . برنامه های عملیاتی باید جامع باشند . برنامه عملیاتی :

17. مقدمه هدف کلی اهداف اختصاصی استراتژی ها فعالیت ها : - مسئول اجرای هر فعالیت - زمان انجام فعالیت - شاخص پایش فرمت برنامه عملیاتی :

18. عنوان کننده ساختار ، اصول و راهنمایی های لازم برای ارایه فعالیتهای صورت گرفته در راستای مراقبت از بیمار است و به منزله بنیانی برای یکنواخت سازی تصمیم های مربوطه به هر فرایند و مدیریت صحیح منابع موردنیاز آن محسوب می گردد. خط مشی ( Policy )

19. روش اجرایی شامل یکسری از مراحل است که با ترتیبی منظم و ویژه اجرای یک خط مشی را ترسیم می کند. چگونگی اجرای سیاست بخش یا بیمارستان را بیان می کند. بیانگر سیاست عملکردی بیمارستان است . تحت تاثیر خط مشی مدیران در زمینه فرایند موردنظر می باشد. روش اجرایی :

20. مجموعه ای از استانداردهای عینی و قابل اندازه گیری هستند که روند یک فرایند اجرایی را مشخص می کنند . پروتکل ها بار قانونی داشته و الزام اجرایی دارد . دستورالعمل (پروتکل ها )

21. مجموعه ای از استانداردها و یا قوانین منظم است که به تصمیم گیری در مورد چگونگی اجرای یک خط مشی کمک می کند. گاید لاینها اغلب زیربنای خط مشی محسوب شده و بهترین شکل اجرای یک فرایند را تعریف می کنند که ممکن است ارتباطی با خط مشی سازمان نداشته باشد .(رفرنس اجرایی) گاید لاینها صرفاً جنبه علمی داشته و الزام قانونی برای اجرا ندارد. راهنمای بالینی (گاید لاین ) :

22. مقایسه خط مشی، روش اجرایی، گاید لاین و پروتکل

23. مقایسه خط مشی، روش اجرایی، گاید لاین و پروتکل

24. توجه : فرایند نیز روش انجام یک فعالیت را در یک الگوی نظام یافته ترسیم می کند . 1- در یک فرایند از ابتدای شروع یک فعالیت یعنی مراجعه خدمت گیرنده تا آخرین مرحله یعنی خروج خدمت گیرنده از سیستم دیده شده و توالی زمانی و فرد مسئول در فلوچارت با فرمت تعریف شده ثبت می شود. اما در روش اجرایی مدیریت فرایند توضیح داده می شود که شامل ساختار، خود فرایند، پیامد و نحوه ارزیابی می باشد. 2-روش اجرايي اغلب شامل چند فرايند است. مقایسه فرایند با روش اجرایی

25. جایگاه خط مشی در نظام مدیریت

26. خط مشي در حقيقت سياستهاي سازمان و روش اجراي آن را بيان ميكند. خط مشي در نظام مديريت پس از تعيين رسالت سازمان ،اهداف و استراتژي ها قرار مي گيرد. جایگاه خط مشی

27. یک پله پایین تر از استاندارد و یک پله بالاتر از تصمیمات فردی می باشد. در واقع آنچه که هویت هر بیمارستان را ساخته و پرداخته می نماید و آن را متمایز می کند . مفاهیم خط مشی از رسالت سازمان منشا می گیرد . جایگاه خط مشی

28. دارای ثبات و در عین حال انعطاف پذیرباشد.( ثبات بدین معنی است که غیرقابل تغییر است مگر اینکه تغییری زیربنایی در شرایط حاکم ایجاد شود. انعطاف پذیر است بدین معنی که برای سلیقه و تصمیمات مدیر سازمان جایگاه قائل است ) دارای زبانی ساده روشن و قابل فهم است . ویژگیهای خط مشی

29. خط مشی مورد تائید مدیراني است که مسئول تصمیم گیری های اجرای سازمان هستند . ( درصورتی که خط مشی کاربرد وسیع بیش از یک بخش داشته یا هزینه قابل ملاحظه ای دارد، مورد تائید مدیر ارشد سازمان نیز قرار می گیرد . ) ویژگیهای خط مشی

30. واضح و مختصر با جملات کوتاه از به کار بردن افعال مجهول خودداری مي شود . استفاده از آن مفید و راحت است . از پرداختن بیش از حد به جزئیات پرهیز می کند . ویژگیهای خط مشی

31. ایجاد حافظه ثابت از تخصص های یک سازمان پرهیز از دوباره کاری و موازی کاری کاهش نیاز پرسنل به جستجو و تبادل نظر با همکاران و پیشکسوتان کاهش احتمال اعمال سلیقه فردی در ارائه خدمات درمانی تشویق کننده پرسنل برای ارائه کارها به شکل تیمی نه انفرادی کمک کننده به نهاد یا سازمان برای نیل به اهداف استراتژی فواید خط مشی

32. خط مشی در سطح سازمان مثال : رسیدگی به شکایات خط مشی در سطح چندین بخش مثال : اندازه گیری عوامل زیان آور محیط کار خط مشی در سطح یک بخش مثال : کالیبراسیون تجهیزات سطوح خط مشی

33. فرمت خط مشی

34. 1 ) عنوان : موضوع اصلی خط مشی را تشریح می کند و به صورت یک عبارت بدون فعل بیان می شود . عناوین خط مشی در کتاب اعتبار بخشی مشخص شده است . مثال: معاینات پزشکی قبل از استخدام 2)کد: حروف اول اصطلاح علمی و یا ترجمه لاتین عنوان انتخاب و با حروف بزرگ نوشته می شود و سپس به ترتیب تدوین خط مشی قرار می گیرد و در کتابچه خط مشی از شماره 100به بعد شماره گذاری می شود. مثال : CBE 101 بخش های یک خط مشی

35. 3)صفحه : تمام صفحات خط مشی باید شماره گذاری شود. مثال : صفحه 1 از 3 4) تاریخ تدوین: تاریخی است که خط مشی برای اولین بار تدوین شده است. 5) تاریخ بازنگری : در صورتی که خط مشی مورد بازنگری قرار گرفته تاریخ آخرین بازنگری ذکر می شود. بخش های یک خط مشی

36. 6) تاریخ بازنگری ثانویه: به طور متوسط هر خط مشی هر 2سال یکبار باید مورد بازنگری قرار گیرد. مسئول اصلی یا صاحب خط مشی باید طی این دو سال برنامه ممیزی خط مشی را طراحی و چرخه آن را اجرا نماید . در این چرخه ممیزی اولیه خط مشی می بایست طی 6 ماه اول اجرا شده و ممیزی ثانویه در ماه های آخر سال دوم اجرا شود و نتایج مورد تحلیل قرار گرفته و در اختیار طراح خط مشی قرار گیرد تا نتایج در بازنگری ثانویه لحاظ نماید. بخش های یک خط مشی

37. 7) تعریف : با توجه به اینکه برخی فرایندها کاملاً اختصاصی بوده و توسط تمامی پرسنل قابل درک نیستند یا دارای معنایی متفاوت از اصطلاح رایج در سطح جامعه می باشند لذا عنوان خط مشی می باید به شکلی جامع و مانع توضیح داده شود . مثال: احیاء قلبی ریوی :فرایندی که برای بازگرداندن عملکرد قلب و ریه در بیمارانی که دچار ایست قلبی – ریوی شده اند انجام می گردد. بخش های یک خط مشی

38. 8 ) هدف : در این بخش فلسفه و مقصود روش کار فرایندی که در مورد آن خط مشی نوشته شد بیان می گردد. مثال:ارتقاء کیفیت خدمات درمانی و ايمني بیمار نیازمند احیاء قلبی –عروقی 9 ) مخاطبین : مجموع افرادی که در اجرای خط مشی دخیل می باشند و یا فرایند موردنظر به طور مستقیم به آنان مربوط می شود. مثال: کلیه پرسنل پرستاری و پزشکان بیمارستان بخش های یک خط مشی

39. 10 و 11) محتوای خط مشی و روش اجرا : در خط مشی سیاست های اجرایی بیمارستان در مور یک فرایند مشخص می گردد و در روش اجرا فعالیت های موردنیاز برای اجرای خط مشی به صورت گام به گام و مستند همراه با تعین جزئیات و فرد مسئول اجرا بیان می گردد. برای آنکه آنچه تدوین می گردد جامع و کامل باشد در مورد فرایندی که قصد دارید خط مشی و روش اجرا بنویسید ابتدا سوالات ذیل را مطرح و به طور کامل به همه پاسخ دهید . بخش های یک خط مشی

40. 1. ساختار مورد نیاز اجرای فرایند چیست؟ 2. روش انجام فرایند چگونه است؟ 3. آیا ثبت ، بایگانی و گزارش دهی در زمینه فرایند انجام می شود؟ 4. آیا فرایند نیاز به آموزش دارد؟ 5. ایا در این زمینه پژوهشی صورت گرفته است ؟ 6. آیا در زمینه فرایند نظارت، ارزیابی و پایش وجود دارد؟ 7. اقدامات ابتکاری در زمینه فرایند چیست؟ محتوای خط مشی و روش اجرا (ادامه)

41. اکنون متن کاملی از کلیه سیاستهای بیمارستان و جزئیات اجرای آن پیش روی شماست . سپس سوالات ذیل را در مورد هر یک از بخش های ساختار، روش اجرا، آموزش و ... مطرح کنید . What ( سیاست بیمارستان چیست ؟ ) Why (چرا چنین سیاستی اتخاذ شده است ؟ ) How ( این سیاست چگونه اجرا می شود ؟ ) Who ( توسط چه کسی اجرا می شود؟ ) ادامه

42. 5. How often ( هر چند وقت یکبار اجرا می شود؟ ) 6. When (چه زمانی اجرا می شود ؟ ) 7. Where ( در چه مکانی اجرا می شود ؟ ) در هر قسمت از متنی که نگاشته اید آن بخش هایی که پاسخ به what و why می باشد در خط مشی و پاسخ به سایر پرسش ها در روش اجرا خواهد آمد . ادامه

43. ساختار موردنیاز انجام فرایند چیست؟ - برای اجرای معاینات قبل از استخدام یک گروه ویژه دارای مهارت کافی تحت عنوان گروه طب کار در نظر گرفته شده است . این تیم به محض نیاز به انجام معاینات بدو استخدام در سطح بیمارستان و در هر یک از بخش ها با معرفی فرد توسط مدیر اداری بیمارستان به واحد بهداشت حرفه ای فرم موردنظر جهت معاینات بدو استخدام را برای وی تکمیل می کنند. مثال:مدیریت فرایند انجام معاینات سلامت شغلی

44. اعضاء تیم عبارتند از : یک متخصص طب کار یا پزشک دوره دیده طب کار – کارشناس بهداشت حرفه ای -کارشناس ادیولوژی -کارشناس اپتومتری - آزمایشگاه - کارشناس اپتومتری چنانچه همزمان دو الی چند مورد اعلام گردد توسط همان تیم تحت پوشش قرار می گیرند. ادامه :

45. نحوه تعیین اعضاء تیم به این صورت است که در ابتدای هر سال یا با خرید خدمت از بخش خصوصی اعضاء تیم تامین می گردد یا با استفاده از امکانات بیمارستان ( آزمایشگاه ، پزشک دوره دیده و سایر پاراکلینیک تامین می گردد و قرار داد يا لیست آن به تائید رئیس بیمارستان برسد . ادامه :

46. برای تیم انجام معاینات تقسیم وظایف انجام شده و اعضاء به 7 دسته تقسیم می شوند : مسئول تکمیل پرونده و تکمیل گزارش عوامل زیان آور مسئول انجام معاینات بالینی و اظهارنظر نهایی مسئول انجام آزمایشات مسئول انجام شنوایی سنجی مسئول انجام بینایی سنجی مسئول انجام اسپیرومتری مسئول انجام رادیوگرافی در صورت نیاز که هر کدام در هنگام انجام معاینات وظایف مشخصی را عهده دار هستند. مدیریت فرایند انجام معاینات سلامت شغلی

47. در این متن برای اجرای معاینات قبل از استخدام یک گروه ویژه دارای مهارت کافی تحت عنوان کد طب کار در نظر گرتفه شده است پاسخ به پرسش « what » است و در خط مشی ذکر می شود سایر توضیحات پاسخ به سوالات « who» « how » (اعضاء تیم معاینات نحوه تعیین اعضاء تیم و تقسیم وظایف) می باشند ، بنابراین در روش اجرا می آیند. ادامه :

48. فرایند معاینات بدو استخدام در بیمارستان طبق پروتکل انجام معاینات سلامت شغلی ابلاغی از وزارت بهداشت و درمان و آموزش پزشکی انجام می شود بخشی از پروتکل که مربوط به نحوه انجام معاینات است در قالب الگوریتم انجام معاینات و به صورت پوستر تهیه و توسط کارشناس بهداشت حرفه ای به امور اداری و اعضاء تیم ابلاغ شده است . نحوه انجام فرایند چگونه است ؟

49. رئیس امور اداری پوستر مربوطه را در اتاق کار خود و اعضاء تیم نصب نموده است . کلیه کارکنان موظفند طبق تقسیم کار انجام شده توسط مسئول تیم و مراحل مندرج در پوستر فوق معاینات را انجام دهند . در این متن جمله فرایند انجام معاینات بدو استخدام در بیمارستان طبق پروتکل انجام معاینات سلامت شغلی انجام می شود پاسخ به سوال what می باشد و لذا در خط مشی به آن اشاره می شود . سایر بخش های پاسخ به پرسش های who و how است . نحوه ابلاغ و افراد دخیل در اطلاع رسانی پروتکل به پرسنل ، و در روش اجرا ذکر می شود. ادامه : نحوه انجام فرایند چگونه است ؟

50. روند فرایند معاینات ( زمان آغاز و پایان عملیات، وسایل و اقلام مصرفی، توالی انجام اقدامات و ... ) در فرم های مربوطه ثبت می شود . نتیجه معاینات نیز در فرم معاینات ثبت و در قسمت مربوطه در بهداشت حرفه ای ثبت می گردد . فرم های کاغذی توسط کارشناس بهداشت حرفه ای در پایان عملیات انجام معاینات پس از امضاء رئیس تیم در پرونده وی ثبت می شود. در این قسمت پاراگراف اول پاسخ به سوال whatاست و سایر مطالب توضیح how ، who و whom می شود که در روش اجرا مطرح می شود. آیا فرایند موردنظر در مکانی ثبت و بایگانی می شود؟