Workflow bestellen

1. Workflow bestellen 8 april 2009, Jacob Heeren

2. Overzicht presentatie • Inventarisatie richtlijnen • Workflow monografieën • Via Aleph-Acquisitie • Via Approval Plan • Via Web ordering • Workflow tijdschriften • Workflow e-journals • Workflow e-resources

3. Inventarisatie richtlijnen • Reacties van andere bibliotheken (Sinologie en TCJK) en een drietal conservatoren BC • UB: veel handleidingen/richtlijnen boeken • Tijdschriften: gedeeltelijk in de hoofden (UB) • E-resources (2007) • E-journals (2008) • E-books ??

4. Workflow monografieën • Via Aleph-Acquisitie • Via Approval Plan • Via Web ordering

5. Workflow Aleph-Acquisitie Oud: • VR maakt bestelrecord en stuurt naar ACQ • ACQ voert controles, 50% ongewijzigd door Voorstel: • VR stuurt ‘complete’ records direct door • Records die aanvulling behoeven gaan nog naar ACQ • Afspraken over criteria ‘compleet’

6. Workflow Aleph-Acquisitie Voordelen: • Doorvoersnelheid (ca. 0,5 – 1 dag) • Budgetbeheer; actueel, direct feedback bij overschrijding • Efficiencyvoordelen acquisitie Voorwaarde nieuwe werkwijze: - Heldere afspraken met vakreferenten maken en bewaken

7. Workflow Aleph-Acquisitie Prijscontrole (steekproefsgewijs) - Leveranciers signaleren prijsafwijkingen van 50% (was 10%) • Voordeel: reductie van correspondentie tussen leveranciers, acquisitie en vakreferent Vereenvoudiging handmatige tellingen - ARC?

8. Workflow approval plan • AP opgesteld door vakreferent (VR) • Bijstelling continu in overleg met profiler • Bestelinformatie is voorzien van budgetcode • Periodieke ontvangst van de boeken met een verzamelfactuur

9. Workflow approval plan 5. Melding aan VR 6. Beoordeling zending door VR 7. Goedgekeurde boeken met geleidebon waarop door VR budgetcode, plaatsing en onderwerpsontsluiting staan vermeld

10. Workflow approval plan 8. Besteltitels en exemplaarblok worden aangemaakt in het GGC en van evt studiezaalsignatuur en onderwerpsontsluiting voorzien 8. Bestelrecords worden in Aleph geladen via OUF. Ontvangst en factuurregistratie door Acquisitie in Aleph. Print van de diagnostiek gaat in het boek. 10.Boek door naar catalograaf voor afcatalogiseren

11. Workflow approval plan 9. Afgekeurde boeken + geleidebon op kosten van de leverancier retour. Van de teruggestuurde boeken wordt in de Acquisitie module een line-item aangemaakt, credit-nota’s worden in Aleph Acq verwerkt.

12. Workflow approval plan 2009/2010 • In de toekomst zal met elk boek een volledig marc record worden ontvangen. Stap 8 wordt dan: een medewerker VOM verwerkt de marc records in Aleph-ACQ en voorziet de records van studiezaalsignatuur (indien nodig) en onderwerpsontsluiting. Ontvangst en factuurregistratie door dezelfde medewerker VOM in Aleph. Boeken gaan door naar plaatsing.

13. Workflow web ordering • Aanleiding snellere levering door leveranciers • Verzoek vakreferent Arabisch en Chinees • Rekening gehouden met de toekomstige mogelijkheden van metadata inladen

14. Workflow web ordering 1. Web ordering systemen (WO-systemen) worden door Acquisitie geselecteerd aan de hand van vastgestelde selectiecriteria

15. Workflow web ordering 2. Een vakreferent (VR) selecteert in het WO-systeem. De VR noteert de inhoudelijke gegevens (onderwerpsontsluiting, budget en plaatsing) in het notes-veld van de bestelling. Bestelling wordt in het WO-systeem klaar gezet voor ACQ.

16. Workflow web ordering 3. ACQ verwerkt bestelling in GGC/Aleph ACQ. Gegevens uit het notes-veld worden overgenomen. ACQ verzendt in WO-systeem

17. Workflow web ordering 4. Ontvangst boek; verwerking door ACQ in Aleph-ACQ. Bij betaling per factuur volgt tevens betaalregistratie in ACQ. Print van de diagnostiek gaat in het boek. Print van de diagnostiek gaat in het boek. 5. Verdere verwerking door catalograaf. Boeken met V-status kunnen direct door naar M&K.

18. Workflow web ordering 2009-2010 • Een vakreferent (VR) selecteert in het WO-systeem. De VR noteert de inhoudelijke gegevens in het notes-veld van de bestelling. De VR verzendt de bestelling. 3. ACQ ontvangt bestelrecord en verwerkt deze in Aleph-ACQ.

19. Workflow web ordering 2009-2010 4. Er zal nu ook een volledig marc record zijn ontvangen, dat het oorspronkelijke bestelrecord vervangt. De medewerker VOM kan beoordelen of dit record het minimum kwaliteitsniveau heeft. Bij deze werkwijze vervalt het overdrachtsmoment van acquisitie naar catalogisering

20. Workflow tijdschriften, e-journals en e-resources Geen wezenlijke veranderingen in de workflows Kenmerkend is dat bij het werken met deze workflows nu al in teams gewerkt wordt. Bestellen en beschrijven zijn geïntegreerd en vallen onder één afdeling Workflow tijdschriften (p) • VOM wil zelf kastnummers toekennen • Leveranciers optimaliseren !? • Saneren ruiladministratie

21. Workflow e-resources Recente beschrijving uit 2008 aanwezig Voorstellen: • Verbetering formulieren (verplichte velden, opmerkingenveld per stap, eenduidige naamgeving formulier) • Tracking verbeteren (rappelleren) • Aantal actoren terugbrengen (nu: 4 VOM, 4 DD-Beheer en vele vakreferenten) • Handleiding Aleph-Acq bijwerken • Gratis en te verwijderen bronnen (verkorte route) 2010: update MetaLib -> Aleph?

22. Workflow e-journals Recente beschrijving uit 2008 aanwezig Voorstellen: • Verbetering informatie titels in licenties (inclusief transfertitels) • Criteria minimaal aan te leveren metadata van besteltitels • Organisatie onderhoud SFX-KB verbeteren (meer fte!?, overname taken) 2010: update van SFX naar Aleph (ipv GGC)

23. Workflow e-books Nog geen uitgewerkte procesbeschrijving voorhanden. Trial Jörgen/Hugo leert dat hier ook integratie van allerlei VOM-disciplines bijeen komen: licenties, SFX, catalogiseren, metadatabeheer

24. Hartelijk dank voor uw aandacht! Vragen/opmerkingen? j.j.heeren@library.leidenuniv.nl