מסגרת תהליך הרכש

1. מסגרת תהליך הרכש מבוא ד"ר שי רוזנס

2. מטרת השיעור הבנת מסגרת תהליך הרכש התהליך שילמד הינו לפריטים אסטרטגיים בעלי חשיבות גבוהה ועלות גבוהה לארגון. תהליך הרכש לפריטי שגרה יגזרו מהתהליך הכולל. הארגון יבנה את תהליך הרכש בהתאמה לצרכיו תוך הבנה שישנם מרכיבים בתהליך שככל שינתן עבורם זמן ליישום כך יבוצעו באיכות גבוהה יותר (התאמה לארגון).

3. מיפוי הצרכים מיפוי הצרכים ובניית תוכנית עבודה שנתית מאפשרות הכנה טובה יותר ליישום הרכש בפועל. מטרת מחלקת הרכש להיות מוכנה לדרישות על כל סוגיהן תוך ראייה כוללת אסטרטגית ויעדי הארגון

4. התהליך – מדרישה להזמנה המשך דרישה קריטריונים לבחינה ומשקלם איתור ספקים אישור מכרז כתיבת RFP קבלת ההצעות תנאי סף ומיון ניתוח ההצעות הפצת RFP משא ומתן המשך הזמנה

5. הדרישה הארגון יגבש תהליכי דרישה לרכש על כל סוגיו: מחוללי דרישה דרישה לרכש ייחודי דרישה לחו"ג דרישה בהיבט מסחרי/שיווקי

6. הדרישה הדרישה צריכה לעבור את האישורים נדרשים ע"פ מדיניות הארגון הדרישה צריכה להוות קדם למפרט הכולל ולמסמך הבקשה להצעה המפורטת על הדרישה לכלול את כל הפרטים הנדרשים ליצירת תחילת תהליך הרכש על הדורש לספק את כל המידע שישנו בשלב מוקדם ככל שניתן הרכש צריך להמשיך את תהליך איתור מקורות אספקה והכרת הענף בהתאם לפרטים שקיבל

7. איתור מקורות - מטרות איתור המקורות יחל כבר עם הבנת הצורך ובהתאם לתוכנית העבודה השנתית. על הרכש להשתמש בכל הכלים הידועים בכדי להגדיל את ההכרות עם מגוון הספקים ומקורות האספקה הקיימים. כוחו של הרכש הינו בידיעה על מקורות האספקה הפנים הארגוניים והחוץ ארגוניים בארץ ובעולם. ניתוח ערך הרכישה יוכל להתבצע תוך הבנת השוק והיכולות הקיימות.

8. איתור מקורות – מושגים RFI – request for information RFD – request for demonstration RFQ – request for qualification's

9. איתור מקורות – כלים תערוכות כנסים מקצועיים ספרות מקצועית חברות למידע עסקי ממליצים ניסיון נצבר פרסומים מנועי חיפוש פורומים ועוד..

10. כתיבת הבקשה – מושגים RFP – request for proposal RFQ – request for quotation מכרז ב.ל.מ

11. כתיבת הבקשה – תכולה מפרטים היבט מסחרי היבט משפטי

12. קריטריונים לסינון ספקים ראשוני – תנאי סף היבט גאוגרפי תקנים גודל הספק ניסיון/ליבה המלצות שליליות – הורדה מרשימה

13. הפצת הבקשה ניתוח מיקום הלקוח מול הספק ליבת פעילות הספק פוטנציאל אסטרטגי מטרד ניצול עלות העסקה/פעילות

14. קביעת קריטריונים למשקל וניתוחם יקבעו קריטריונים בשיתוף רכש והדורש ינתן משקל לכל קריטריון ינתן ציון איכות לספק/מוצר יבוצע ניתוח עלות תועלת מכל התקשרות בהתאם לחשיבות העסקה

15. משא ומתן Best Alternative to a Negotiated Agreement (BATNA) יקבעו מטרות יקבעו אסטרטגיה וטקטיקה לתהליך משא ומתן נדרשת הבנה שתהליך המו"מ הינו כלי עבודה להבנת הרכישה ותאום הציפיות בין הדורש לספק.

16. הזמנה סגירת כלל הפרטים שסוכמו במו"מ מעמד "ניצע" (בהתאם לאפשרות) יש לשמור עליו תחילתו של תהליך ניהול הספק